Comment mettre en place une culture d'entreprise numérique ?

Qu'est-ce que la culture numérique dans une entreprise ?

Culture d'entreprise fait référence à l'ensemble des caractéristiques et spécificités qui régissent le mode de fonctionnement d'une entreprise. Concrètement, il s'agit des comportements et des dynamiques des personnes qui y travaillent, mais aussi des méthodes de travail, des outils utilisés au quotidien, de la manière de communiquer en interne et en externe, etc.

La culture numérique dans les entreprises fait référence à l'utilisation de nouvelles technologies (objets connectés, réseaux sociaux, outils numériques, plateformes de messagerie instantanée...) au sein d'une organisation. Ce n'est pas qu'une question d'outils : c'est aussi un état d'esprit et une manière d'appréhender cette transformation numérique.

Le développement d'une culture numérique est aujourd'hui d'une importance capitale pour toutes les entreprises. En effet, il est impossible de se passer du numérique, véritable facteur de création de richesse : innovation accrue, productivité et performance accrues, développement de nouvelles solutions...

Cependant, il ne suffit pas de mettre en œuvre de nouveaux outils pour développer la culture numérique. Les collaborateurs doivent également y prendre part, et plus encore, l'intégrer à leurs pratiques et à leurs réflexes. Cela implique de modifier en profondeur les processus organisationnels de l'entreprise.

Pourtant, selon une enquête menée en 2020, seule 22 % des entreprises interrogées affirment disposer des compétences nécessaires pour réussir leur transformation numérique. Dans le même temps, 63 % des entreprises de plus de 20 employés perçoivent la transformation numérique comme opportunité.

Il existe donc un écart entre ce que souhaitent les entreprises (un développement accru de leur culture numérique), ainsi que les ressources dont ils estiment disposer à cet effet. Cependant, la mise en œuvre d'une telle culture ne nécessite pas nécessairement de grandes ressources. Comme nous l'avons vu, il s'agit avant tout d'un état d'esprit.

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Pourquoi est-il important de créer et de maintenir une culture d'entreprise numérique ?

Ce n'est un secret pour personne : le numérique est omniprésent et régit de nombreux usages. Dans ce contexte, les entreprises doivent s'adapter. Nous avons vu qu'ils y étaient parvenus lors de la crise de la Covid-19, qui les a contraint à mettre en place (lorsque cela était possible) le télétravail et la dématérialisation des documents.

En développant leur culture numérique, les entreprises en retirent de nombreux avantages :

• Ils renforcent leur présence en ligne, consolident leur image et acquièrent de nouveaux clients ;
• Elles attirent de nouveaux talents, grâce à leur image en ligne et à la multiplication des canaux de recrutement (via les réseaux sociaux, par exemple) ;
• Ils conservent leur talent en proposant des outils et des méthodes de travail de pointe.
• Ils protègent les connaissances internes en créant une base documentaire partagée (ce que l'on appelle la gestion électronique des documents) ;
• Ils encouragent l'innovation et la créativité ;
• Ils réalisent des gains de productivité ;

En d'autres termes, la culture numérique est autant un outil de rétention des talents qu'un moyen de favoriser l'innovation, la performance et le développement de la marque.

Comment mettre en place une culture d'entreprise numérique ?

Développer une culture d'entreprise numérique n'est pas si compliqué : il suffit d'un plan d'action solide et précis. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :

• Établissez un plan de numérisation clair sur la base d'une enquête de terrain. Quelles sont les attentes et les craintes de chacun ? De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour se numériser ? (De plus, quels processus peuvent être numérisés ?) Y a-t-il des obstacles (culturels, organisationnels...) ?
• Choisissez bien vos outils. Il est recommandé de s'appuyer sur un espace de travail numérique sécurisé qui est performant et compatible avec les outils de collaboration intégrés les uns aux autres. Microsoft 365 et Équipes en sont de bons exemples. Pour implémenter ces nouveaux outils, pensez à impliquer le service informatique et les responsables, et faites appel à un intégrateur.
• Former une équipe de projet et planifie ses actions. L'utilisation d'un outil de planification inversée est généralement judicieuse. Quelles mesures devraient être mises en œuvre et dans quel délai ?
• Former les managers aux nouveaux outils mais également à la nouvelle culture d'entreprise. À ce titre, ils peuvent être considérés comme des « facilitateurs » : ce sont eux qui animeront et promouvront la culture numérique auprès des autres employés.
• Digitalisez les outils métiers, département par département.
• Communiquez largement avec l'ensemble du personnel, en vous adaptant à la cible. Il ne sert à rien de mettre en place de nouveaux outils et de nouvelles pratiques si peu de personnes les connaissent !

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Voici quelques exemples d'outils à mettre en œuvre :

• Un intranet et des réseaux sociaux d'entreprise, à des fins de communication interne ;
• Gestion de projet tableau de bord pour centraliser tous les outils et documents afin de faciliter la collaboration
• Un Who's Who, un intranet RH et des fiches de paie numérisées pour les RH ;
• Un tableau de bord personnel pour tous ;
• Réunion participative des applications pour faciliter les échanges et communication avec employés à distance

Bien entendu, la nature de ces outils varie en fonction des caractéristiques, des besoins et de la taille de l'entreprise. Il n'existe pas de solution standard pour culture d'entreprise numérique, uniquement des solutions personnalisées.

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Et à long terme ? Quelques pistes à suivre

Élaboration d'une culture culture d'entreprise numérique est importante. Mais l'entretenir est tout aussi important !

Dans votre plan d'action, n'oubliez pas de prendre en compte le long terme.

Voici quelques pratiques à mettre en place pour pérenniser votre culture numérique :

• Impliquez les utilisateurs lors de la configuration du logiciel avec votre intégrateur afin que les outils répondent parfaitement aux besoins de l'entreprise. S'ils sont convaincus que ces outils simplifieront leurs missions quotidiennes et qu'ils ont leur mot à dire, ils seront plus à l'aise avec le changement ;
• Communiquer en interne régulièrement, notamment sur des sujets numériques importants pour l'entreprise ;
• Accompagner le changement sur le long terme par une formation continue et un soutien à ceux qui en ont besoin ;
• Proposez des logiciels de pointe, tels que Microsoft 365, dont les utilisations sont infinies et dont les fonctionnalités sont régulièrement enrichies ;
• Prévoyez du temps pour la réflexion. La société transformation numérique ne doit pas être rigide et se limiter à cocher des cases sur un plan d'action. Il est donc recommandé d'organiser des réunions régulières (une fois par mois, une fois par trimestre...) afin de recueillir les avis et suggestions des équipes de projet, et même de la part de certains employés. Cela permet de la culture numérique de l'entreprise à co-construire et surtout à ajuster dans le temps.
• Mesurez le succès de votre stratégie en suivant votre KPI. Définissez les objectifs et associez des KPI à ces objectifs. Vous pourrez ensuite ajuster vos décisions en fonction des résultats que vous obtiendrez afin de garantir le succès de la mise en œuvre d'une culture numérique.

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Conclusion

Une culture d'entreprise numérique est un moteur de performance et un véritable atout pour une organisation. Mais il ne faut pas le construire au hasard : outre l'établissement d'un plan d'action précis, il est important de choisir les bons outils et de s'appuyer sur une équipe de projet bien définie. De plus, il est essentiel de se rappeler qu'une culture numérique ne fait pas uniquement référence aux outils numériques mis en place dans l'entreprise : c'est aussi une façon de voir les choses, de travailler, de communiquer, qui doit être transmise à tous les collaborateurs. Il s'agit donc également d'une révolution culturelle, qui doit être construite sur le long terme.