Le guide pour optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams

Les défis et les outils de la gestion de projet dans les entreprises

Gestion de projet, peut être définie comme l'activité qui consiste à organiser différents tâches et ressources (humain, budgétaire, matériel) afin de réaliser un objectif dans un laps de temps donné.

Problèmes de gestion de projet

Qu'il s'agisse d'un événement, du lancement d'un nouveau produit, d'un projet client ou d'un projet de transformation interne, gestion de projet est essentiel dans les entreprises.

Et pour cause, toutes les organisations doivent réaliser des projets, grands ou petits. Mais sans structure gestion de projet , ces projets risquent d'échouer.

Selon une étude publiée par le Institut de gestion de projet (PMI) en 2020, les organisations qui ne considèrent pas gestion de projet un compétence stratégique ont un taux d'échec des projets 67 % plus élevé que les entreprises qui en ont connaissance l'impact de la gestion de projet.

Cela a de sérieux conséquences financières. Selon la même enquête, 11,4 % des investissements produits par les entreprises sont gaspillés en raison d'un mauvais projet performance.

Le rôle clé des outils de gestion de projet

Face à ce problème, la mise en place d'un culture d'entreprise qui valorise gestion de projet et la formation des employés est essentielle. Mais ces efforts ne suffisent pas.

Ils doivent être couplés à l'adoption de méthodologies (méthode en cascade, méthode Agile, Gestion allégée, etc.) etoutils de gestion de projet (diagramme de GANTT, matrice RACI, tableau Kanban, etc.) ad hoc.

Mais avant tout, pour réussir, les projets doivent être soutenus par La technologie et plus précisément, par logiciel de gestion de projet .

En fait, selon une étude publiée en 2007 par PWC, 77 % des projets les plus réussis sont basés sur logiciel de gestion de projet .

Logiciel de gestion de projet : un choix (pas si) difficile

Alors lequel logiciel de gestion de projet Devriez-vous choisir ? Dans ce domaine, la décision est a priori d'autant plus difficile que l'offre est très large.

De nombreux logiciels de gestion de projet existent : Trello, Asana, Microsoft Project (MS Project) ou Monday pour n'en nommer que quelques-uns.

De plus, pour une bonne communication entre les parties prenantes du projet, ces logiciels doivent être couplés à plateformes de collaboration tels que Teams ou Slack.

Autant d'outils qui peuvent s'accumuler et compliquer le quotidien des collaborateurs. La solution ? Restez simple et utilisez le Suite Microsoft pour son plein potentiel.

🚀 Pour aller plus loin, consultez notre article consacré à la problèmes et méthodes de gestion de projet dans Microsoft Teams.

Outils de gestion de projet dans l'écosystème Microsoft

Microsoft s'intéresse à gestion de projet et propose des solutions dans ce domaine depuis plusieurs décennies.

Pour preuve, le célèbre logiciel de gestion de projet MS Project est sur le marché depuis 1984.

Teams, un logiciel de gestion de projet à haute valeur ajoutée

Plus important encore, depuis 2017, Microsoft commercialise Teams, un application de communication collaborative qui a une réelle valeur pour gestion de projet .

Plus précisément, selon une étude menée par Forrester pour le compte de Microsoft en 2019 :

• Teams permet aux employés d'économiser 4 heures par semaine grâce à un meilleur partage des informations et à une collaboration plus fluide ;

• Teams réduit le nombre et la durée des réunions de 18,9 % chaque semaine grâce à sa fonction de visioconférence fiable ;

• Pour les managers, Teams accélère la prise de décision de 17,7 % grâce à un accès facilité aux données stratégiques ;

• Enfin, avec Teams, toutes les applications et ressources dont les employés ont besoin se trouvent au même endroit, ce qui leur permet d'économiser plus d'une heure par semaine.

Des équipes, une centre pour la gestion de projet

Oui, l'un des grands points forts de Teams est que l'application centralise tous les outils et ressources qui membres de l'équipe de projet doivent accomplir leurs missions.

Plus précisément, il est possible d'utiliser les fonctionnalités d'autres logiciels directement dans Teams, ce qui représente un réel gain de temps pour les parties prenantes du projet.

Ils peuvent organiser une réunion par vidéoconférence, utiliser un tableau blanc Microsoft, consulter une liste de tâches créée sur ToDo ou consulter un plan de projet Microsoft Planner, le tout sans quitter l'application Teams.

🚀 Pour aller plus loin, nous vous recommandons de lire notre article sur Outils de collaboration internes Microsoft.

Gestion de projet avec Microsoft Teams

Comme nous l'avons vu, Microsoft Teams offre de nombreux avantages pour gestion de projet.

Alors, en pratique, comment utilisez-vous cette application pour vos projets ? Allons-y.

Comment préparer les équipes à un nouveau projet ?

👉 Pour configurer Teams pour un nouveau projet, commencez par ajouter toutes les parties prenantes de votre projet à un Equipes, équipe.

👉 Puis, au sein de cette équipe, créez chaînes dédié aux différents sujets liés au projet : budget, livrables, événements, réunion, suivi, communication, etc.

La création de chaînes thématiques présente deux avantages principaux :

• Il offre un réel gain de temps aux membres de l'équipe du projet puisque le cloisonnement des discussions garantit la clarté et facilite la recherche d'informations ;

• Il vous permet de contacter les bonnes personnes au bon moment, sans saturer les boîtes aux lettres de toutes les parties prenantes.

👉 Enfin, au sein de votre équipe, lister les outils utilisés dans le projet et créez des raccourcis pour y accéder.

Ainsi, vos employés seront plus productifs, car ils pourront facilement passer d'un logiciel à l'autre.

De plus, les personnes qui rejoindront le projet en cours de route pourront Embarqué et passez à la vitesse supérieure plus rapidement.

Si la création d'équipes et de chaînes Teams n'est pas votre point fort, sachez que des solutions telles que NBold.com existent pour vous faciliter la tâche. En quelques clics, vous pouvez publier des équipes parfaitement adaptées au type de projet sur lequel vous travaillez, sur la base de modèles prêts à l'emploi.

Comment gérer l'avancement d'un projet dans Teams ?

👉 Pour piloter un projet dans Teams, créez d'abord listes de tâches et des tâches subordonnées dans l'application ToDo et/ou l'outil Planner.

Puis attribuer les tâches à chaque membre de l'équipe du projet, en prenant soin de préciser le délai dans lequel ils doivent être achevés.

Pour faciliter le travail des employés, leur faire gagner du temps et éviter les erreurs, lien SharePoint documents aux différentes tâches définies.

👉 Cela étant dit, n'hésitez pas à utiliser toutes les fonctionnalités des outils Teams pour déployer votre méthodologie de gestion de projet.

Vous pouvez, par exemple, créer un onglet MS Project dans un canal Teams.

Si aucun outil ne répond à vos besoins, ajoutez des applications supplémentaires. Mais attention à ne pas créer de confusion en submergeant votre équipe d'outils.

👉 Enfin, suivez l'avancement de votre projetdirectement dans Teams à l'aide de la vue « Graphiques ».

Les diagrammes vous permettront de visualiser le degré d'achèvement de chacune des phases de votre projet.

Cela permet de détecter facilement les dysfonctionnements et de trouver rapidement des solutions pour que le projet respecte les délais et le budget.

Comment collaborer sur la documentation d'un projet dans Teams ?

Teams est un très bon outil pour créer, valider et mettre à la disposition de l'équipe de projet des livrables et des documents pratiques liés au projet(processus, meilleures pratiques, etc.).

👉 Avec l'application Teams, vous pouvez en effet créer un document partagé puis :

• Gérer les droits d'accès ;
• Modifiez-le avec plusieurs personnes ;
• Suivre les modifications apportées par les co-auteurs ;
• Ajoutez chacun des commentaires ;
• Identifiez les membres de l'équipe du projet pour les informer d'un changement ou d'un problème ;
• Enregistrez le fichier en ligne afin que vos collègues puissent y accéder de n'importe où et à tout moment, simplement en se connectant avec leur compte Microsoft ;
• Consultez les différentes versions, afin de revenir en arrière par exemple.

👉 Teams vous permet également de configurer processus de validation pour vos documents.

Une fois terminé, le contenu peut être vérifié et approuvé par la partie appropriée (votre N-1 puis vous, par exemple).

👉 Mais ce n'est pas tout. Sur Teams, il est également possible de créer Wikis, c'est-à-dire des pages informatives, dans vos chaînes.

Un Wiki peut, par exemple, documenter des commentaires ou de bonnes pratiques de travail afin de les partager avec l'équipe.

Attention toutefois : les wikis créés dans les chaînes Team ne sont pas accessibles à l'ensemble de l'entreprise.

Ainsi, pour diffuser l'information auprès de tous les employés, il est préférable de mettre en place une base de connaissances partagée avec l'ensemble de l'entreprise.

👉 Enfin, Teams vous permet de mener enquêtes ou questionnaires à l'aide de Microsoft Forms.

Cette fonctionnalité est idéale pour collecter et organiser des données telles que les données clients commentaires , les résultats des tests effectués par les utilisateurs, les rapports de bogues, etc.

🚀 Pour aller plus loin, pensez à consulter notre article "Comment créer un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint ? ".

Un espace pour chaque projet

Chaque projet implique de nombreuses personnes, des échanges, des outils, des documents et des délais.

Pour gagner en productivité et en confort de travail, nous vous recommandons vivement de dédier un espace de travail à chacun de vos projets.

Cet espace de travail peut être une chaîne Teams, un site de projet SharePoint, un tableau de bord de projet ou même un dossier partagé sur un lecteur.

Centralisez les échanges, les informations et les ressources

Quelle que soit l'option choisie, elle vous permettra de centraliser les conversations, les documents et les informations concernant chaque projet dans un seul outil.

Les mots de passe, les listes de contacts des prestataires de services, les comptes rendus des réunions, les livrables et les contrats associés à un projet seront facilement accessibles.

De multiples avantages

👉 Résultat : un charge mentale plus légère pour les membres de l'équipe du projet.

En effet, ils n'ont plus à jongler entre les projets. Ils peuvent se concentrer sur chacun d'entre eux en temps opportun et être plus efficaces.

👉 Mieux encore, toutes les parties prenantes du projet ont accès à l'information à propos du projet.

En cas d'absence, les employés peuvent rapidement se mettre à jour et même passer en revue une réunion manquée.

Finis les e-mails récapitulatifs incomplets et les informations oubliées, les réunions peuvent être utilisées pour discuter, décider, débloquer des situations, bref, pour faire avancer efficacement le projet en cours.

👉 De plus, la meilleure pratique consistant à créer un espace par projet permet de plus facile Intégrationet éventuellement remise du projet.

Les employés peuvent accéder facilement à toutes les ressources et aux échanges associés au projet. La continuité du projet est ainsi assurée.

👉 Enfin, comme tous les éléments sont centralisés, il est facile deglobal liés au projet et au budgetKPI.

Dès lors, il devient beaucoup plus simple de suivre ses progrès et de s'adapter aux imprévus afin d'atteindre les objectifs fixés.

🚀 Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire notre article sur suivi des KPI de votre espace de travail numérique

Optimisation de la gestion de projet dans Microsoft Teams : conclusion

Microsoft Teams est un outil très puissant outil de gestion de projet.

Chefs de projet seront certainement satisfaits de cette application, qui leur permet d'organiser un projet, de suivre son avancement et de le documenter, le tout à partir d'un interface unique .

Pour les titulaires de licences Microsoft, en choisir un autre solution de gestion de projet serait donc à la fois coûteuse et contreproductive.

Le logiciel Teams vous semble-t-il un peu austère ?

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