Planifier des tâches en équipe avec Tasks

L'application Tasks on Teams permet aux utilisateurs de visualiser leurs tâches individuelles et d'équipe dans une seule application. Il propose de nombreuses fonctions : listes, graphiques, tableaux, horaires... Ce aide les employés à mieux planifier leurs tâches, à une époque où les nouvelles méthodes de travail nécessitent une organisation optimisée. Par ailleurs, une étude de l'Institut Sapiens montre que la productivité des employés travaillant à distance a augmenté de 22 %. Ainsi, apporter une solution à l'organisation du travail à distance ne peut qu'avoir des conséquences positives sur la croissance de l'entreprise.

Dans cet article, nous allons découvrir comment les tâches peuvent être utilisées pour coordonner les processus de travail et faciliter la répartition des tâches entre les employés, et s'adapter ainsi aux nouveaux usages du travail hybride et de la digitalisation des processus.

La nécessité de structurer son travail et de s'organiser, même à distance

La crise sanitaire a entraîné l'émergence de nouvelles méthodes de travail, tout en démocratisant le télétravail. Si cet allègement des contraintes a apporté de nombreux avantages (flexibilité, créativité et productivité accrues, diminution du stress, etc.), il a également bouleversé les repères des employés. Cela a également créé quelques difficultés pour les managers qui doivent désormais gérer des équipes à distance, avec toutes les conséquences (positives et négatives) que cela implique.

Ces dernières années, les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) ont déjà profondément modifié le paysage du travail. Le succès de certaines formes d'organisation du travail, comme le flex office (dans lequel aucun poste de travail n'est attribué aux employés, contrairement à une forme d'organisation traditionnelle dans laquelle chacun a une place désignée), a également modifié les comportements et contraint les employés à structurer leur travail d'une nouvelle manière.

Parallèlement, il a été observé que la massification du télétravail pouvait entraîner une forme d'isolement. L'absence de liens physiques avec les collègues, la difficulté de maintenir la cohésion d'équipe et la généralisation des outils de communication dématérialisés (chats, emails, visioconférences, etc.) obligent à réinventer le travail tel que nous l'avons toujours connu. C'est évident : les nouvelles méthodes d'organisation du travail présentent de nombreux avantages et bénéfices. Mais il n'est pas toujours facile de passer d'une organisation structurée, avec un emplacement physique fixe et une présence constante de collègues et de responsables, à une organisation plus flexible, où le travail est effectué à distance et avec un certain degré d'indépendance. Il est donc essentiel d'utiliser de nouveaux outils pour faciliter cette transition.

La création d'outils pour répondre à ce besoin

Pour répondre à l'émergence de ces nouveaux besoins, Microsoft a mis en place de nouveaux outils. Il s'agit notamment de :

• Listes: à l'aide de modèles prêts à l'emploi, les listes de favoris peuvent être affichées, suivies et gérées où que vous travailliez. Ces listes peuvent être personnalisées en fonction des besoins des équipes, puis partagées avec d'autres. L'avantage : ils peuvent être consultés dans différents affichages (grilles, calendriers, galeries, etc.).
• Planificateur: Cette application permet d'augmenter la productivité en créant des tableaux Kanban et en facilitant la gestion des tâches pour chaque employé. Les plans sont composés de tâches qui incluent les détails attendus tels que les dates d'échéance.
• Tâches: L'application Tasks permet d'intégrer des tâches individuelles optimisées par Microsoft To Do et des tâches d'équipe optimisées par Planner en un seul endroit, dans le but de hiérarchiser les tâches à accomplir.
• À faire: Il s'agit de créer un emploi du temps quotidien intelligent, y compris des suggestions intelligentes et personnalisées qui permettent aux employés de mettre à jour leur liste de tâches. En outre, To Do permet d'afficher de manière centralisée toutes les tâches associées à un compte Microsoft. Le résultat est une meilleure concentration tout au long de la journée.

Centralisation des groupes de travail et des tâches dans Teams

L'intégration de ces outils dans Teams permet de centraliser les tâches et les groupes de travail, tout en rationalisant leur utilisation.

Cette centralisation des informations de travail en un seul endroit simplifie le flux d'informations, réduit les silos et facilite le travail effectué par les employés. Sans l'intégration de ces outils, des informations importantes peuvent être isolées ou perdues, et le travail peut être dupliqué. Pire encore, les employés perdent un temps précieux à passer d'un outil à l'autre, ce qui alourdit leur charge de travail.

Avec l'application Tâches de Teams, les informations provenant d'autres applications Microsoft sont regroupées en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent ensuite créer des tâches dans les différentes applications Microsoft sans avoir à les ouvrir séparément : ils peuvent par exemple créer des listes ainsi que des tâches à l'échelle de l'entreprise à envoyer à des équipes ciblées. Enfin, l'une des fonctionnalités de Tasks est la possibilité de modifier une tâche simultanément sur le bureau et dans les applications Web. Auparavant, nous ne pouvions pas voir les tâches qui nous étaient assignées dans Planner ou To Do, mais maintenant elles se trouvent toutes au même endroit : Tâches.

Mais comment utilisez-vous réellement les tâches ?
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1- Dans l'onglet « Mes tâches », vous trouverez toutes les tâches qui vous sont assignées

2- En dessous, dans l'onglet « Plans partagés », se trouvent les tâches d'un groupe ou d'une équipe.

3- Dans l'onglet de droite, vous pouvez ajouter une tâche, choisir son niveau de priorité et sa date limite. Une fois la tâche ajoutée, vous pouvez inclure des notes et des sous-tâches.

4- Voulez-vous retrouver une tâche que vous avez déjà accomplie ? Pas de panique, vous pouvez changer le mode d'affichage de « Actif » à « Terminé ». Voulez-vous savoir quelles tâches doivent être effectuées la semaine prochaine ? La vue filtrée permet également de ne voir que les tâches en fonction de leur date d'échéance : aujourd'hui, demain, cette semaine, sans date d'échéance...

5- Vous pouvez également filtrer les tâches par : niveau d'importance, ou afficher uniquement les tâches qui ont une date d'échéance.

6- Vous avez besoin de créer une nouvelle liste ou un nouveau plan ? C'est également possible ! La liste sera une liste individuelle qui affichera vos tâches personnelles pendant que le plan est attribué à un groupe. Vous pouvez ainsi créer une liste de vos tâches personnelles comme « Va acheter du pain », « Faire 30 minutes de sport »...

☝️ M Les conseils d'ozzaik365:

Pour accéder rapidement à l'application, vous pouvez l'épingler dans la barre de votre application : simple et efficace.

Exemples d'utilisation de tâches avec Teams

L'application Tâches, disponible sous forme d'application et d'onglet, apporte une expérience de gestion des tâches pertinente à Microsoft Teams. En tant qu'agrégation des applications couramment utilisées pour la gestion et le suivi des plannings (Planner et To Do), il inclut des fonctionnalités qui permettent de cibler, de publier et de suivre les tâches des collaborateurs.

Par exemple, les chefs d'entreprise peuvent créer et publier des listes de tâches ciblées sur des sites spécifiques et suivre les progrès grâce à des rapports en temps réel. Cela donne aux employés une liste des tâches qui leur sont assignées, directement sur leur mobile ou leur ordinateur.

Les responsables peuvent attribuer des tâches à leurs employés et diriger les activités depuis leur ordinateur. Tasks s'adapte aux nouvelles pratiques de travail en facilitant l'attribution et la réalisation de différentes tâches.

Conclusion

C'est un fait : la crise sanitaire a rebattu les cartes dans le monde du travail. L'essor du télétravail, l'émergence d'un nouveau modèle de travail hybride (c'est-à-dire la combinaison du télétravail et du présentiel), l'éloignement géographique des employés, etc. Avec ces nouvelles méthodes de travail, il appartient aux employés de faire face aux nouvelles pratiques, dont l'adaptation nécessite un certain temps. Mais également l'utilisation d'outils de gestion et de suivi des tâches, à la fois efficaces et simples d'utilisation.

L'utilisation de ces outils devrait permettre aux employés de simplifier l'organisation de leurs tâches quotidiennes et de se concentrer sur l'essentiel. Avec Teams, les employés disposent d'un large éventail de fonctionnalités qui les aident à accomplir leurs tâches et à gérer leurs priorités. Mieux encore, l'application Tasks permet d'intégrer les tâches optimisées par To Do et Planner en un seul endroit, permettant ainsi de hiérarchiser les tâches.

Il en résulte de réels gains de temps et d'efficacité, et un sentiment de bien-être pour les employés, qu'ils travaillent individuellement ou en équipe.

Choses à retenir

📌 Les outils de gestion et de suivi des tâches permettent aux employés de simplifier l'organisation de leurs tâches et de faciliter le travail hybride

📌 Microsoft a développé de nombreuses applications pour répondre à ce besoin : Tasks, Planner, Lists, To Do.

📌 L'application Tasks permet d'intégrer en un seul endroit des tâches individuelles optimisées par Microsoft To Do et des tâches d'équipe optimisées par Planner.