Tout ce que vous devez savoir sur Microsoft SharePoint Premium

D'ici 2025, il y aura 130 milliards de téraoctets de contenu, allant des contrats et des factures aux designs et aux vidéos.

Cependant, de grandes quantités de contenu et un traitement manuel entraînent une baisse de productivité, des opportunités manquées et une hausse des coûts d'exploitation.

Pour organiser et gérer ce volume de contenu, il est essentiel d'automatiser la classification et le traitement. Lors de la conférence Microsoft Ignite 2023, Microsoft a présenté Microsoft SharePoint Premium, une plateforme d'intelligence artificielle destinée à transformer vos expériences de contenu dans le cloud. SharePoint Premium est l'évolution de Microsoft Syntex.

Dans notre article, découvrez comment l'IA permet l'intelligence du contenu, optimise les processus métier critiques, améliore la gouvernance et prépare votre contenu pour Copilot.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint jusqu'à aujourd'hui

Avant de dévoiler les fonctionnalités avancées de SharePoint Premium, explorons les fondamentaux de cette plateforme.

SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Disponible depuis 2001, il est principalement utilisé par les entreprises. Il fournit un ensemble de services qui permettent aux organisations de partager et de gérer efficacement les documents, les informations et les idées au sein de l'organisation.

SharePoint permet la création de sites Web intranet pour faciliter la collaboration au sein des équipes, le stockage et la gestion des documents, ainsi que le suivi des versions. La plateforme propose également des fonctionnalités avancées telles que des forums, des formulaires, des flux de travail et des analyses commerciales.

Il existe deux types de produits :

- SharePoint en ligne: la version SaaS du produit, hébergée dans les centres de données Microsoft et maintenue par Microsoft.

- Serveur SharePoint: la version serveur classique à installer sur les parcs de serveurs.

En résumé, SharePoint vous permet de collaborer, d'informer et de diffuser grâce à des sites dynamiques, des actualités personnalisées et un partage de fichiers sécurisé.

Collaborez : Renforcez les équipes grâce à des sites dynamiques dans Microsoft Teams. Synchronisez et partagez en toute sécurité des fichiers, des données et des ressources.

Informer: publiez des informations et des ressources sur votre intranet. Racontez votre histoire grâce à des sites personnalisés attrayants et à des actualités ciblées et personnalisées.

Distribuez: Accédez, gérez et stockez du contenu collaboratif et transactionnel sur la plateforme cloud flexible et à grande échelle intégrée à Microsoft 365.

SharePoint Premium

SharePoint Premium introduit des approches innovantes pour interagir avec votre contenu de grande valeur, en le gérant et en le sécurisant tout au long de son cycle de vie. Il contribue également à optimiser la valeur du contenu en garantissant sa sécurité et en fournissant une structure appropriée, en le préparant à Copilot pour Microsoft 365, l'assistant IA révolutionnaire qui redéfinit la productivité.

Expériences et solutions en matière de contenu :

Améliorez la productivité des employés, améliorez les processus métier en actualisant le contenu, encouragez la découverte et collaborez sur différents types de fichiers. Optimisez les processus documentaires critiques tels que les contrats et les factures grâce à l'IA, à la sécurité et aux flux de travail.

Traitement du contenu :

Organisez votre contenu pour maximiser sa valeur à l'aide d'une automatisation guidée par l'IA pour la création, la classification et l'étiquetage des documents, préparant ainsi le contenu pour Copilot.

Gouvernance du contenu :

Résolvez de manière proactive les problèmes liés au partage excessif et à la prolifération de contenus en gérant le cycle de vie du contenu et en contrôlant l'accès à l'aide d'outils simples mais puissants.

L'expérience du contenu

Les systèmes de gestion de contenu doivent aller au-delà du simple stockage de fichiers. Ils devraient fournir des solutions complètes pouvant être utilisées pour n'importe quel fichier tout au long du cycle de vie de vos documents de grande valeur.

Microsoft étend la puissance de la collaboration Office à la visionneuse de fichiers intégrée. Avec la prise en charge de plus de 400 types de fichiers, vous pourrez bientôt ajouter des annotations, des commentaires, des mentions, des tâches et bien plus encore à tout type de fichier pris en charge, comme vous le faites aujourd'hui pour les documents Office.

Dans le nouveau Application de documents commerciaux Teams, vous pouvez collaborer sur des contrats, des cahiers des charges, des commandes, des factures et bien plus encore. Vous avez également la possibilité de consulter la liste complète des documents importants dans une vue unifiée. Vous recevrez des informations exploitables, telles que alertes en temps opportun pour les contrats qui expirent bientôt ou qui nécessitent une attention particulière.

Vous pouvez créer de nouveaux contrats dans Word à l'aide de modèles standard qui tirent parti de l'assemblage de contenu pour renseigner les principaux détails des nouveaux contrats. Vous pouvez également comparer un contrat avec des contrats connexes à l'aide du nouveau moteur de déviation des règles piloté par l'IA, en mettant en évidence les modifications qui peuvent nécessiter une attention particulière ou présenter des risques. Une fois approuvés, les contrats peuvent être envoyés pour signature en utilisant Signature électronique SharePoint. Les informations restent sécurisées (dans Microsoft 365) : elles ne quittent pas votre locataire et vous pouvez faire appel à des tiers pour signer et approuver le document.

Vous pouvez télécharger de grands volumes de documents de grande valeur, et le nouvel analyseur de clauses piloté par l'IA analysera et simplifiera automatiquement les contrats à haut risque qui nécessitent votre attention ainsi que les risques identifiés.

Vous pouvez également étendre votre contenu aux fournisseurs, fournisseurs et clients externes grâce à la nouvelle Portail de documents. Le portail documentaire vous permet de créer un site externe facilement accessible, personnalisé en fonction de votre marque, vous permettant de collaborer en toute confiance avec des entreprises ou des consommateurs sur des documents sélectionnés.

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Traitement du contenu

Dans le cadre de Microsoft Syntex, Microsoft présente de nouvelles façons de tirer parti de l'IA pour classer, baliser et sécuriser vos documents, ainsi que pour créer de nouveaux documents à l'aide de modèles automatisés pour la création de contenu à grande échelle.

Signature électronique SharePoint numérise en toute sécurité vos flux de travail d'approbation de documents. Il sera généralement disponible et déployé au premier trimestre 2024, en commençant par les locataires aux États-Unis. Si votre organisation utilise actuellement d'autres services de signature électronique, Microsoft a annoncé qu'Adobe et DocuSign sont des partenaires de lancement pour SharePoint eSignature. L'intégration tierce avec Adobe Acrobat Sign et DocuSign sera généralement disponible début 2024.

Des services tels que le traitement de documents, l'assemblage de contenu, la reconnaissance optique de caractères, le traitement d'images et le balisage taxonomique sont tous disponibles sous la marque Syntex et feront désormais partie de SharePoint Premium.

Les nouveaux services (payants à l'utilisation) suivants pour SharePoint Premium seront disponibles d'ici la fin du mois de décembre 2023 :

Traduction de fichiers et de vidéos en streaming: convertissez des fichiers et diffusez des transcriptions vidéo dans des dizaines de langues prises en charge automatiquement et à grande échelle. Microsoft a annoncé de nouveaux services de traduction pour les vidéos en streaming dans SharePoint et une nouvelle fonctionnalité d'amélioration vidéo alimentée par l'IA qui supprime automatiquement les pauses dans les enregistrements.

Mais il y en a encore d'autres à venir au cours du premier semestre 2024 :

• Colonnes à remplissage automatique : Ajoutez dynamiquement une nouvelle colonne à une bibliothèque de documents et utilisez l'IA pour renseigner automatiquement les valeurs découvertes.
• PII Détection (informations personnelles identifiables) : signalez les fichiers contenant des informations personnelles identifiables telles que des adresses, des numéros de téléphone, des informations de carte de crédit, etc.
• Classificateur multi-étiquettes: exécutez un modèle d'IA unique pour définir automatiquement le type de contenu et déterminer le bon modèle à appliquer pour une extraction et une analyse complètes des données.
• Recherchez et supprimez la visibilité de certaines informations sensibles : telles que les noms, les adresses, les numéros de sécurité sociale, lors de la visualisation de contenu.
  

Enfin, les API Microsoft Graph pour SharePoint Premium sont désormais disponibles, vous permettant d'intégrer le traitement des documents, l'assemblage de contenu et les services associés dans vos applications personnalisées.

Tous ces services sont accessibles à tous les utilisateurs de Microsoft 365 sans nécessiter de licence supplémentaire, selon un modèle de tarification basé sur l'utilisation.

Gouvernance du contenu‍

Compte tenu de l'augmentation du contenu provenant de différents services/départements, il est essentiel de s'assurer que les bonnes informations sont partagées et que les informations sensibles ne sont pas partagées par inadvertance ou exposées dans les résultats de recherche ou dans Copilot.

Le partage excessif de sites et de contenus peut entraîner des accès non autorisés et des risques opérationnels pour les organisations. Informations présentes dans Gouvernance de l'accès aux données peut être utile. Ses rapports fournissent une vue d'ensemble des sites potentiellement surpartagés (le filtrage se fait par le biais de la politique de partage, des sites connectés à Teams, de la confidentialité, etc.). Les sites contenant un contenu commercial de grande valeur peuvent également être mis en avant, car ils nécessitent souvent des politiques et des évaluations plus strictes.

Les rapports ne constituent qu'une partie du processus. Avec SharePoint Premium, l'équipe informatique peut déclencher des contrôles d'accès pour les contenus potentiellement risqués, en demandant aux propriétaires de ce contenu de accès à la révision, apportez les modifications nécessaires et vérifiez que les sites sont partagés de manière appropriée.

Pour les sites trop partagés, vous pouvez activer le nouveau Contrôle d'accès restreint politique en spécifiant les groupes de sécurité autorisés à y accéder.

L'IA peut transformer non seulement la productivité, mais également la gouvernance et l'administration. Recommandations politiques basées sur l'IA peut comparer un ensemble d'exemples de sites dotés de politiques d'accès bien gérées à d'autres sites du Tenant, en procédant à une correspondance sémantique, puis recommander des politiques d'accès optimales.

D'autre part, Informations sur le contenu et les événements vous permettent de repérer les moments « intéressants » du cycle de vie du contenu, tels que le partage de gros volumes ou les volumes de téléchargement importants.

En conclusion, l'arrivée de SharePoint Premium marque une étape significative dans l'évolution des solutions de gestion de contenu au sein de l'écosystème Microsoft 365. Les services de traitement de contenu, tels que le traitement des documents, la signature électronique et la détection des informations personnelles, sont déjà disponibles sous la marque Syntex, et une transition vers SharePoint Premium est prévue en 2024, sur la base d'une tarification basée sur l'utilisation pour la plupart des forfaits Microsoft 365.

De nouvelles fonctionnalités telles que l'application Business Documents, Documents Hub et le visualiseur de fichiers amélioré, ainsi que « SAM », seront disponibles sous forme de services sous licence que vous pourrez ajouter aux forfaits Microsoft 365, les prix devant être annoncés lors de la disponibilité générale en 2024.