Comment transformer SharePoint en un outil collaboratif ?

SharePoint est une plateforme qui vous permet de partager et de gérer du contenu pour optimiser travail d'équipe. Découvrez ici comment vous pouvez en faire un véritable outil collaboratif et favorisez ainsi la cohésion d'équipe au sein de votre entreprise !

Bref historique de SharePoint

Une première version de SharePoint a été lancé en 2001, dans le but de fournir Microsoft les utilisateurs disposent d'un moyen de gérer et de partager des documents de manière centralisée, facilitant ainsi le travail collaboratif grâce au déploiement rapide et facile de sites d'équipe.

Auparavant, des services tels que Microsoft Frontpage étaient utilisés pour partager des informations entre utilisateurs.

SharePoint a donc été développé pour répondre à un besoin croissant d'un outil central contenant des applications, des fichiers et des documents.

Deux versions différentes de SharePoint ont été publiées en 2001 : Services d'équipe SharePoint (STS), qui a été développée à partir de Microsoft Frontpage et est une solution offrant des fonctionnalités de base pour créer des intranets afin de gérer les sites d'équipe au sein des entreprises. Serveur de portail SharePoint (SPS) est un outil de travail collaboratif qui facilite la création de contenu, la recherche d'informations et la gestion de documents. Mais ces solutions ont été considérées comme imparfaites, ce qui a conduit au développement de SharePoint en 2003, la première version à être considérée comme une solution véritablement intégrée pour le partage d'informations au sein d'un réseau.

En 2012, en réponse à la vague de Nuage informatique, Microsoft a annoncé la sortie de SharePoint en ligne à 100 % SaaS offre.

SharePoint en ligne est un service hébergé par Microsoft, dont l'offre est dédiée aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour créer des intranets, ainsi que pour la gestion de contenu et la gestion électronique de documents.

Les avantages et les limites de SharePoint

SharePoint vous permet de créer intranets et des applications professionnelles, ainsi que le partage de fichiers, de documents, de données et de ressources. Il favorise le travail d'équipe en créant des sites dédiés à chaque équipe, département ou division. Ces sites peuvent être personnalisés. En plus de rendre l'organisation de l'entreprise plus flexible, SharePoint favorise également le partage et la coordination des informations au sein des équipes de travail. Par exemple, en utilisant les fonctionnalités d'un Intranet SharePoint, il est possible de trouver (mais aussi de modifier et de partager) des documents en quelques secondes. Cela fait gestion des documents plus facile.

La sécurité est également assurée : il est possible de collaborer avec tous les membres de l'équipe, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise, quel que soit l'appareil utilisé (PC, Mac, tablette, smartphone). Par exemple, SharePoint Online possède fonctionnalités de sécurité avancées qui authentifient les utilisateurs et empêchent tout accès non autorisé. En fait, selon l'étude de Vanson Bourne pour Last Past Trend, 92 % des les entreprises rencontrent des difficultés pour s'authentifier sur les plateformes de leur entreprise. En conséquence, l'adoption de ALORS ( Authentification unique) est la solution à ce problème. Là encore, SharePoint permet d'utiliser cette méthode d'identification fiable et sécurisée. Les utilisateurs peuvent se connecter une seule fois à leur espace SharePoint et naviguer d'une application à l'autre sans avoir à s'authentifier à nouveau, limitant ainsi risque de cyberattaques.

L'un des principaux avantages de SharePoint est donc la création d'un environnement de travail agréable et efficace, notamment pour le télétravail, qui s'est fortement développé ces dernières années : 38 % des employés ont télétravaillé en 2021. Un autre avantage est la centralisation des outils de l'entreprise, qui permet d'augmenter l'efficacité et la productivité.

Dans l'ensemble, SharePoint a été conçu pour optimiser l'efficacité de l'entreprise.

Cependant, certaines limites doivent être prises en compte. Par exemple, l'installation SharePoint dans une organisation peut potentiellement modifier la façon dont les gens travaillent et susciter une certaine résistance au changement. De plus, SharePoint a la capacité d'interagir avec différents outils, mais ceux-ci doivent être compatibles entre eux. Il est donc important de privilégier Microsoft outils afin de garantir leur compatibilité. Enfin, SharePoint présente certaines limites graphiques (notamment en termes de conception et de personnalisation) ainsi que certaines limitations fonctionnelles. En fait, tous les besoins en matière de communication, de collaboration et de gestion des connaissances ne sont pas couverts par les fonctionnalités de base proposées par Sharepoint.

Comment dépasser les limites de SharePoint avec Jint ?

Jint est une extension naturelle de SharePoint (c'est-à-dire un plugin) qui vous permet de créer intranets collaboratifs. À ce titre, Jint ajoute des fonctionnalités à SharePoint et lui permet d'atteindre son plein potentiel.

Ainsi, les fonctionnalités proposées par Jint offrent la possibilité d'aller encore plus loin dans l'utilisation de SharePoint 365 et pour créer de nouveaux usages :

• Tableaux de bord: Grâce à la Digital Workplace, les employés peuvent rechercher du contenu et accéder à des communautés et à des applications en un seul endroit ;
• Murs d'actualités: Vous pouvez créer de magnifiques murs d'actualités et tirer parti des fonctionnalités avancées de Jint dans SharePoint en ciblant vos fils d'actualités par sujet ou par public. Vous pouvez également intégrer vos flux LinkedIn, Facebook, Instagram ou Youtube dans vos espaces SharePoint et Teamspaces. Le résultat : une communication optimisée ;
• Répertoire des entreprises: l'annuaire affiche le profil de l'utilisateur et lui permet de rechercher d'autres utilisateurs par nom, département, localisation ou compétences. Il peut être configuré pour diverses utilisations, telles que la présentation des membres d'un département ou des nouveaux arrivants, la recherche de compétences spécifiques, la mise en relation des employés, etc.
• Groupes communautaires : ils permettent de se réunir autour d'intérêts et d'expertises spécifiques, ce qui crée des liens entre les employés et facilite le travail à distance ;
• Centralisation des documents: configurez simplement votre centre de recherche avec les filtres que vous choisissez pour obtenir une expérience de recherche sur mesure et optimiser la gestion de vos documents ;
• Intranet RH: pour diffuser les actualités, les offres d'emploi internes, la mobilité ;
• Etc.

L'utilisation de Jint peut donc améliorer et optimiser l'expérience SharePoint, notamment dans les domaines suivants :

• Communication interne ;
• Collaboration en équipe ;
• Gestion des connaissances.

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Jint et SharePoint : pour un espace de travail numérique attractif

En plus de surmonter les limites fonctionnelles de SharePoint, Jint vous permet de contribuer au contenu de la Digital Workplace et de créer un intranet personnalisé qui répond aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Vous pouvez donner vie à la culture de votre entreprise en créant un intranet attrayant au design moderne.

💡 Pour aller plus loin et connaître toutes les bonnes raisons de créer votre intranet avec Sharepoint dans Microsoft, lisez notre article dédié!

Jint et SharePoint 365 sont, en somme, révolutionnaires collaboration interne dans les entreprises. Une culture de collaboration bien établie au sein de l'entreprise peut avoir un impact positif sur le partage des connaissances (pour 69 % des employés), la productivité des équipes (65 %), la motivation générale (60 %) et la créativité (59 %).

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous trouverez toutes les informations relatives à la collaboration interne sur notre site.

Comment implémenter SharePoint 365 dans votre entreprise ?

SharePoint en ligne est un dans le cloud Solution SaaS. Inclus dans l'abonnement Microsoft, il permet aux employés d'accéder à leurs documents et à leurs informations n'importe où et n'importe quand.

Serveur SharePoint, sa version locale, peut être utilisée avec un Microsoft 365 abonnement. Il propose des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises. Cependant, sa dernière version date de 2019 et ne reçoit plus de mises à jour.

Quelle que soit la version choisie, SharePoint 365 est totalement sécurisé et peut être partagé via des autorisations. Cela signifie que l'accès aux fichiers est contrôlé et que chaque employé peut suivre les modifications apportées aux documents et l'avancement du travail de ses collègues grâce à l'historique partagé.

Conclusion

Avec SharePoint, les entreprises de toutes tailles peuvent créer intranets, des applications métiers et des sites d'équipe, ainsi que le partage de fichiers et de documents et la facilitation de la transmission d'informations. SharePoint peut être utilisé pour optimiser gestion du travail collaboratif et améliorez le bien-être des employés, notamment lorsqu'ils travaillent à distance. À l'heure où la culture collaborative devient un facteur de succès pour les entreprises, cela est particulièrement important. En effet, pour un salarié sur quatre, une culture collaborative est synonyme de une façon innovante de traiter les problèmes (étude IPSOS/OpenMind Kfé).

Et avec Jint, vous pouvez exploiter toute la puissance de SharePoint en bénéficiant de fonctionnalités plus avancées. Cela permettra d'améliorer encore la expérience collaborative.