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Le rôle du annuaire des entreprises va bien au-delà d'une liste d'employés. Il doit être conçu comme un véritable outil permettant d'accélérer les échanges et la collaboration.
La définition d'un Espace de travail numérique est désormais bien connu : il repose sur un environnement Cloud ergonomique qui propose de multiples travail collaboratif outils intégrés aux applications d'entreprise. Dans ce lieu de travail de nouvelle génération, le annuaire des entreprises joue un rôle clé : omniprésent dans les outils de communication et d'échange, il est essentiel pour une bonne communication et une bonne collaboration entre les équipes.
Le travail hybride entraîne naturellement l'émergence de silos
Ce rôle crucial du répertoire est devenu particulièrement évident lorsque le télétravail occupe une place de plus en plus importante dans le quotidien des employés vit. Le travail hybride, qui combine les phases de travail sur site et à domicile, place l'espace de travail numérique au cœur de la collaboration. L'utilisation de Microsoft Teams a explosé pendant la phase de confinement, avec un chiffre record de +775 % pour Microsoft Teams dans certains pays tels que l'Italie. Le Étude de Microsoft Research a été menée auprès de plus de 60 000 employés de Microsoft lors du premier confinement. Il a souligné l'importance des outils de collaboration pour un travail à distance efficace. Cependant, parallèlement à l'essor du travail de groupe sur Internet, les chercheurs ont constaté une réduction du nombre d'interactions à l'échelle de l'entreprise : les employés interagissent beaucoup plus avec leurs collègues directs, mais beaucoup moins avec ceux des autres équipes de projet et départements. Chez Microsoft, par exemple, les chercheurs ont mesuré une baisse de 25 % du temps de collaboration entre les différents groupes de travail.
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Un outil tel que le réseau social d'entreprise (CSN) Yammer permet à l'utilisateur d'être informé en permanence de l'activité des membres de son réseau et de recevoir des notifications à chaque nouvelle publication. Parallèlement, les phases de télétravail entraînent une absence d'échanges informels à la machine à café ou en marge des réunions. Cela conduit à ce que les chercheurs appellent la fragmentation des échanges. Grâce aux outils numériques, les employés communiquent de plus en plus fréquemment au sein de leur cercle de travail, mais beaucoup moins au-delà ! Les chercheurs ont ainsi constaté la formation de clusters d'utilisateurs entre lesquels la communication est beaucoup moins fréquente.
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Ils considèrent que la fragmentation des utilisateurs et ce fonctionnement en silo constituent des obstacles majeurs à l'innovation. Les nouvelles idées et les innovations de rupture naissent souvent de la confrontation des points de vue et de l'accélération des échanges entre les services. C'est pourquoi la mise en place d'une Digital Workplace doit s'accompagner de mesures visant à stimuler les échanges entre les groupes de travail.
Transformer l'annuaire en un véritable outil de collaboration
L'annuaire est un outil clé pour lutter contre cette fragmentation des échanges dans une entreprise. Le rôle de la Digital Workplace est de fournir à l'utilisateur des outils efficaces pour entrer en contact avec n'importe qui dans l'entreprise afin de l'aider à accomplir sa mission. En ce sens, le répertoire doit refléter l'organisation de l'entreprise en intégrant l'organigramme et les liens entre les employés. Un collaborateur qui souhaite avoir plus d'informations sur un futur produit devrait pouvoir contacter facilement le bureau d'études. De même, un message envoyé par un client au centre d'appels ou via un réseau social doit pouvoir circuler rapidement vers la bonne personne afin que le problème puisse être résolu le plus rapidement possible. La fonction Trombinoscope de Jint permet de trouver rapidement un collaborateur dans l'organisation, ce qui fluidifie les échanges internes sur la plateforme.
L'espace de travail numérique doit exploiter les informations « tacites »
Au-delà des services aux membres et des liens hiérarchiques de chacun, le répertoire doit véritablement modéliser le savoir-faire de chacun. Une extension telle que Jint peut aller plus loin avec SharePoint et apporter de nouvelles fonctionnalités à la suite Microsoft 365. Par exemple, dans le cas de l'annuaire, Jint peut mieux afficher les compétences et les expériences de chaque personne.
Comme Frédéric Veldeman, stratège numérique et responsable chez Keyrus, l'a expliqué lors de la Webinaire organisé par Jint le le rôle de la Digital Workplace dans la gestion des connaissances, 5 % des connaissances sont explicites et 95 % sont tacites. Ce dernier est constitué de l'expérience professionnelle de chaque salarié, des connaissances qu'il a pu acquérir pendant sa garde, lors d'échanges informels ou encore pendant ses loisirs. Le rôle d'un espace de travail numérique moderne est de permettre à chacun d'utiliser ces informations pour trouver le bon contact au bon moment. Le moteur de recherche de l'intranet doit être capable de faire le lien entre les profils utilisateurs de l'annuaire et tous les contenus et commentaires publiés par chacun. Toutes ces contributions informelles sur les outils sociaux mis à disposition par l'entreprise constituent un ensemble de connaissance tacite ce qui permet d'étendre la recherche à toutes les compétences réelles des employés.
En ce sens, il est essentiel d'encourager les experts commerciaux à partager autant de contenu que possible sur la plateforme intranet. Leurs contributions et commentaires sont d'une aide précieuse pour les autres membres de l'organisation et contribueront à élever le niveau d'expertise de leurs collègues. D'une part, cette communication spontanée génère des échanges et améliore ainsi la circulation directe des informations au sein de l'entreprise. D'autre part, dans un espace de travail numérique basé sur Microsoft 365, ce contenu alimente les Apprentissage automatique algorithmes de la plateforme. L'algorithme apprendra à reconnaître les employés sur la base des données de base saisies dans l'annuaire, mais également sur la base du contenu publié sur l'intranet. Ainsi, dès qu'un utilisateur recherche un expert dans un domaine précis, l'algorithme sera en mesure de proposer une liste d'experts correspondant à sa demande.
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Teams, une plateforme conçue pour faciliter le partage
Selon l'édition 2021 du Observatoire de l'intranet et de l'espace de travail numérique Arctus, 72 % des entreprises françaises ont choisi de s'appuyer sur les solutions Microsoft pour créer leur Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent compter sur les outils inclus dans Microsoft 365 pour interagir avec leurs collègues. Ils peuvent choisir entre le RSE Yammer, les outils SharePoint et surtout Office Delve, un outil essentiel pour identifier l'expert sur un sujet. Souvent négligé, Office Delve est un outil graphique qui exploite les algorithmes d'intelligence artificielle de la plateforme Microsoft. Il est extrêmement puissant car il aide les utilisateurs à trouver la bonne personne sur Microsoft 365. Plus un document est pertinent, plus il est consulté et commenté par d'autres utilisateurs, plus son auteur sera considéré comme un expert en la matière.
Plus centré sur les individus, Microsoft Teams propose des offres avancées chercher outils dans l'annuaire de l'entreprise via son bot « Who ». Ainsi, la requête « Qui est » vous permet de trouver une personne, « Qui sait » vous permettra de trouver les experts sur un sujet donné. Il est également possible d'identifier le supérieur hiérarchique d'une personne ainsi que tous les employés ayant eu des échanges avec elle. Enfin, il est possible de retrouver tous les participants à une réunion Teams et ainsi de poursuivre les échanges avec eux et de capitaliser sur les informations échangées lors d'une visioconférence Teams.
La plateforme Microsoft propose plusieurs outils de collaboration et des moyens d'explorer les données des utilisateurs. Le composant Trombinoscope de Jint vous permet de trouver un collaborateur par son nom, ses compétences, ses intérêts... directement depuis SharePoint. Vous pourrez voir son équipe, le contacter via Outlook pour Teams et consultez tous les échanges, documents communs ou publications publiques avec ce collaborateur.
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Le rôle d'une solution Digital Workplace telle que Jint est d'apporter davantage de fonctionnalités à celles proposées par SharePoint en mode natif. Ainsi, l'interface est plus cohérente, complète et ergonomique. À cet égard, l'annuaire d'entreprise s'inscrit pleinement dans cette volonté d'offrir aux utilisateurs un environnement de travail totalement unifié et épuré, qui est la définition même d'une Digital Workplace moderne.
Choses à retenir
L'annuaire des entreprises :
📌 Favorise le travail collaboratif ;
📌 Humanise la relation de travail dans un contexte de travail hybride ;
📌 Transcrit les compétences d'une entreprise ;
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