Au Québec, la conformité linguistique ne se limite pas à l’affichage ou aux documents externes. Avec la Loi 96 (modernisation de la Charte de la langue française), la langue française devient un enjeu concret de communication interne et de gouvernance des contenus, notamment dans les outils numériques utilisés au quotidien par les employés (SharePoint, Teams, intranet, procédures, RH…).
Et c’est là que beaucoup d’entreprises se retrouvent coincées : leur intranet est riche, mais pas toujours structuré pour garantir que le français reste la langue de travail et de communication, tout en répondant à des réalités très fréquentes (bilinguisme, équipes internationales, employés anglophones, etc.).
Dans cet article, on vous explique comment aborder la conformité des lois 96 & 101 avec une méthode simple et des bonnes pratiques applicables directement dans Microsoft365 et SharePoint.
Loi 96 & Loi 101 : la gestion des langues devient un sujet stratégique
La Loi 96 vient moderniser et renforcer la Charte de la langue française. Elle s’inscrit dans un objectif clair : faire du français la langue normale et habituelle du travail, des communications et des affaires au Québec.
Et dans les faits, la conformité linguistique ne dépend plus seulement de documents légaux ou d’affiches visibles : elle touche directement les espaces où les employés travaillent, apprennent et accèdent à l’information:
- communications RH
- guides d'intégration
- politiques internes
- procédures opérationnelles
- pages intranet
- actualités internes
- contenus de formation
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Autrement dit : l’intranet est désormais un terrain majeur de conformité linguistique.
Enfin, à partir d’un certain seuil d’effectif, les obligations se structurent aussi dans une démarche de francisation (ex : inscription OQLF), ce qui renforce l’importance de maîtriser la langue dans les communications internes et l’organisation du travail.
Le vrai problème : votre intranet n’est pas “bilingue”, il est fragmenté
Beaucoup d’organisations pensent être en règle dès lorsqu’elles ont :
- quelques pages en français
- quelques documents traduits
- un intranet “à peu près” bilingue
Le problème ? Un intranet n’est pas un PDF figé. C’est un système vivant : actualités, mises à jour, procédures qui évoluent, pages modifiées chaque semaine.
Traduire manuellement crée une dette invisible
Les traductions manuelles entraînent presque toujours
- du délai (donc des versions en décalage)
- des incohérences
- des doublons
- des contenus obsolètes
- une charge élevée sur les RH, la com interne, et les TI
Résultat : l’entreprise perd le contrôle de son contenu
Le bilinguisme n’est pas conforme si l’information est inégale
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Même animé des meilleures intentions, un intranet bilingue sans gouvernance claire peut rapidement devenir un risque opérationnel. Certaines procédures ne sont disponibles qu’en anglais, des communications RH sont diffusées uniquement en anglais, les parcours d'intégration manquent d’alignement entre les langues et des contenus jugés prioritaires restent accessibles dans une seule version linguistique.
La solution : mettre en place une gouvernance linguistique
Pour rester à la fois conforme et efficace, le bon réflexe consiste à mettre en place une véritable gouvernance linguistique.
Voici une méthode simple structurée autour de quatre piliers.
Pilier 1 : Standardiser
Avant même de penser à la traduction, il est essentiel de définir un cadre clair :
- Quelle est la langue source de référence ?
- Quels contenus doivent systématiquement exister en français ?
- Qui est responsable de la validation des contenus ?
- Quels termes clés doivent être harmonisés à travers un glossaire commun ?
Exemple : toutes les pages RH, SST et les procédures critiques doivent être publiées en priorité en français.
Pilier 2 : Traduire
La traduction doit être rapide et reproductible, sans créer de dette à chaque modification. L’objectif est d’éviter que la traduction devienne un projet ponctuel, pour en faire plutôt un mécanisme opérationnel intégré au quotidien.
Pilier 3 : Contrôler
Une gouvernance linguistique solide repose sur une cohérence terminologique, avec les mêmes termes utilisés partout, une logique claire de validation des contenus, ainsi que la capacité de corriger et d’optimiser en continu.
Pilier 4 : Prouver
La conformité ne consiste pas seulement à avoir traduit les contenus, mais aussi à pouvoir expliquer l’organisation et les règles en place, démontrer la disponibilité des contenus en français et garantir que chaque mise à jour suit le même processus.
Microsoft 365 & SharePoint : pourquoi la conformité linguistique bloque
Microsoft 365 constitue souvent le socle de l’environnement de travail numérique, notamment à travers SharePoint et Teams. C’est aussi à ce niveau que les difficultés apparaissent : trop de contributeurs, trop de pages, trop de micro-sites, trop d’actualités et trop de versions.
Dans SharePoint, une page peut être modifiée en quelques secondes, tandis que sa traduction peut prendre plusieurs jours. Sans automatisation, la conformité devient rapidement un véritable problème d’exécution.
Traduire votre intranet à grande échelle avec Jint Translator
Dans la plupart des organisations, gérer la conformité linguistique de manière manuelle devient rapidement un véritable casse-tête. Entre les mises à jour fréquentes, les contenus dupliqués et le manque de cohérence, les méthodes traditionnelles atteignent vite leurs limites.
L’automatisation s’impose alors comme la seule approche viable pour traduire rapidement l’ensemble des contenus, mettre à jour les pages sans délai, éliminer les doublons inutiles et garantir une cohérence linguistique à l’échelle de l’organisation.
C’est exactement l’objectif de Jint Translator : offrir une traduction fluide, directement intégrée à SharePoint et à l’environnement Microsoft 365. Conçu pour les usages en entreprise, il permet de traduire instantanément les pages SharePoint, d’automatiser les traductions pour assurer une cohérence globale du contenu et de profiter d’une expérience entièrement intégrée, sans recourir à un outil externe.
Résultat : la conformité linguistique devient un processus continu, fluide et durable, plutôt qu’une contrainte ponctuelle.
Checklist : 7 contenus à traduire en priorité
Pour démarrer vite, voici les contenus qui devraient généralement être disponibles (et maintenus) en français de façon prioritaire :
- Documents d’accueil et d'intégration
- Politiques RH (absences, harcèlement, télétravail…)
- Santé & sécurité (SST, procédures d’urgence)
- Procédures internes (qualité, opérationnel)
- Formulaires employés (demandes, validations, TI…)
- Communications internes officielles (notes de direction, infolettres.
- Pages intranet “essentielles” (annuaire, avantages sociaux…)
Conclusion : la conformité linguistique, c’est avant tout les bons outils
La Loi 96 fait de la langue un véritable enjeu opérationnel. Pour rester conforme sans ralentir votre organisation, il est essentiel de ne pas aborder ce sujet comme un simple projet de traduction ponctuel, mais de mettre en place une gouvernance linguistique structurée, d’industrialiser la traduction dans SharePoint et de sécuriser la cohérence ainsi que la mise à jour continue des contenus.
Si vous souhaitez déployer une gestion des langues efficace dans SharePoint, Jint Translator vous permet de traduire et de maintenir vos pages à grande échelle, directement dans Microsoft 365. Demandez une démo de Jint Translator.
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