Comment optimiser la gestion de vos projets avec Teams et Microsoft 365 ?

Did you know? According to McKinsey, 70% of transformation projects fail.

Project management is indeed a technical subject which requires the use of adapted tools. However, the choice of these tools and the way they interlock is a real challenge for managers. And for good reason, from one type of project to another (event, product launch, transformation project, etc.) the needs vary greatly.

Microsoftis particularly sensitive to this issue, and offers a wide range of project management software, which can be combined to meet the needs of each project team. Better still, these applications are built around the Microsoft365 ecosystem and Teams in order to offer employees a fluid and seamless user experience, conducive to greater engagement.

Do you want to know how to better manage your projects with Teams and Microsoft 365 project management tools? To understand everything and identify the applications that fit your needs, read on.

1. Project management: a priority for Microsoft

Project management is one of Microsoft's strategic priorities. The software distributed by the publisher is designed to help people work together. With this in mind, Microsoft offers its customers increasingly sophisticated services:

• Project, a tool which is 100% dedicated to project management , created in 1984;
• SharePoint, a collaborative application dedicated to the sharing and management of various contents (documents, applications, etc.), revealed in 2001;
• Skype, the popular software for phone calls and video meetings, released in 2003;
• Teams, the famous collaborative communication application, released in 2017;
• Viva, an employee experience platform facilitating teamwork, launched in 2021;
• Loop, a collaboration platform designed for project management, is gradually becoming available.

And the success is there: in 2022, the Microsoft365 suite is used by no less than 1 million organizations worldwide and in January of the same year, the unavoidable Teams tool exceeded 270 million monthly active users. A record!

Why is there so much enthusiasm for the Microsoft 365 ecosystem and for Teams, especially among project teams? That's what we'll look at.

2. Teams and Microsoft 365 project management tools

Event, product launch, customer project, internal transformation project, etc. There are several project management methodologies depending on the scope of each project.

Thanks to its wide range of project management softwares, Microsoft is able to adapt finely to each type of project, hence its success with companies.

Does this all sound abstract to you? Let's take a look at the main project management tools Teams and Microsoft 365 and their respective uses.

2.1. Microsoft Project, for managing the most complex projects  

Project is an advanced project management tool that allows you to manage tasks, resources (time, manpower, etc.) and budgets.

The Project application offers many advantages:

• It allows each employee to view their current project(s), their objectives and the status of their various personal tasks on a single page. The ideal way to increase individual productivity and commitment;
• It also offers different types of support to make it easier for the stakeholders to coordinate their actions: a Kanban board to follow the tasks accomplished by everyone, a Gantt chart to visualize the chronology of the whole project, etc;
• It includes features designed to simplify project management: a dashboard offering an overview of project resources and their allocation, a general project timeline, reporting, etc. A real "plus" for project leaders and their managers.

In short, Microsoft Project allows you to manage key resources (labour, material and cost), allocate costs to these resources, analyze data and communicate project information.

This comprehensive project management software is suitable for complex and lengthy projects, such as internal transformation projects.

2.2 Microsoft Teams, the hub for teamwork

Teams is Microsoft's star collaborative communication application.

This software is a must-have for project management. More than a simple internal communication platform, Teams is a true hub that brings together in one place all the features and resources that a project team needs to work effectively.

With Teams, stakeholders can exchange information synchronously (video meetings, calls) and asynchronously (messaging, comments and chat) . Collaborators can also share and co-edit documents (PowerPoint presentations, Excel files, etc.) and access all their tools (Tasks, List, Project, WhiteBoard, etc.) in one click.

💡 To go further, discover 5 uses of Microsoft Teams that you must know

Teams is ideal for working with others, no matter how complex the project. This collaborative software allows you to structure even the most complex projects:

• Either by grouping all the employees in the same team and creating different channels corresponding to the different projects carried out by the group;
• Or by setting up a team for each project and subdividing each team into thematic channels, dedicated to various topics related to the project.

As an added bonus, with Teams, the project manager can invite external stakeholders (contractors, consultants, clients, etc.) and manage their access.

2.3 Microsoft Planner, for managing tasks in a team

Planner is an application designed to facilitate the management of tasks in teams. It is mainly based on a Kanban board that allows you to easily visualize, assign and prioritize tasks within a project.

Grâce à ce logiciel, les tâches peuvent être assignées très simplement aux parties prenantes du projet. Mieux encore, diverses pièces jointes peuvent être ajoutées, des modèles peuvent être créés pour les tâches récurrentes et des rappels automatiques peuvent être programmés.

Avec Planner, chaque membre de l'équipe de projet sait donc ce qu'il doit faire et suit l'avancement des autres tâches. Ce logiciel de gestion de projet est donc un allié important pour renforcer la productivité individuelle et collective dans les projets.

C'est simple outil de gestion de projet, parfaitement intégré aux outils de la suite Microsoft 365, sera adapté à l'organisation d'un événement interne (webinaire, team building, etc.). Il sera ensuite synchronisé avec Teams afin de faciliter la communication entre les parties prenantes du projet.

Mais ce n'est pas tout. Le planificateur peut également être utilisé pour planifier des projets plus complexes (lancement de produit ou projet client par exemple). Dans ce cas, il convient de le coupler à d'autres applications (Teams mais également Viva et SharePoint) afin de répondre à tous les besoins qui ont été exprimés.

📌 Pour aller plus loin, découvrez 6 bonnes pratiques pour bien gérer votre équipe de télétravail

2,4. Microsoft ToDo, permettant à chacun d'organiser ses tâches

L'application ToDo est un outil permettant de créer des listes de tâches. Ce logiciel a été conçu pour faciliter la gestion des tâches individuelles au quotidien.

Dans le détail, ToDo aide chaque employé à identifier et à hiérarchiser ce qu'il doit faire. Il permet aux employés de répertorier leurs différentes « missions » (finaliser une présentation, remettre un livrable, suivre une formation, etc.) et se voient automatiquement proposer des tâches personnalisées.

Les utilisateurs de ToDo peuvent également décomposer chaque tâche afin de savoir comment la réaliser étape par étape, ajouter des fichiers, définir des rappels et même partager une liste de tâches avec des collègues.

Cela améliore non seulement la concentration et la productivité, mais réduit également la charge mentale des employés en les aidant à mieux s'organiser.
‍

2,5. Microsoft Tasks, pour hiérarchiser toutes les tâches à effectuer

L'application de gestion des tâches est conçu pour hiérarchiser toutes les tâches à réaliser dans le cadre d'un projet plus ou moins complexe.

Tasks intègre des tâches individuelles, qui sont saisies dans ToDo, et des tâches collectives, qui sont saisies dans Planner.

Enfin, le module Tâches, accessible dans Teams, permet de centraliser et d'ordonner les tâches afin d'offrir une meilleure visibilité aux membres de l'équipe de projet.

2.6. Microsoft List, pour collecter un ensemble deObjets

Comme son nom l'indique, la fonction Liste vous permet de créer, de partager et de suivre des listes contenant une grande variété d'informations : tâches, contacts, ressources, etc.

Les listes créées avec cet outil est facilement accessible via l'application elle-même. Ils peuvent également être liés à un intranet SharePoint ou à une équipe Teams.

Le logiciel List peut être utilisé pour compiler une liste de personnes à contacter, avec leurs noms, leurs coordonnées, leur rôle, l'état de la demande, etc. Mais ce n'est pas tout. Ce logiciel peut également être utilisé pour créer et dupliquer de vrais flux de travail, qui sont très utiles pour le travail d'équipe.

Grâce à List, un chef de projet pourra, par exemple, répertorier tous les bogues à rectifier sur un produit numérique et indiquer, pour chacune d'entre elles, le détail des modifications à apporter, le développeur concerné, le validateur éventuel, l'état de la tâche, etc.

2.7. Microsoft SharePoint pour la gestion des documents et la création de sites d'équipe personnalisés

SharePoint est un logiciel de gestion de documents, mais également éditeur de sites d'équipe et intranets.

L'application SharePoint facilite le travail d'équipe. Il permet à chaque groupe de projet de disposer de son propre site de projet ou d'équipe dynamique et personnalisé. Cela permet aux employés d'accéder aux ressources du projet (listes, formulaires, fichiers, applications, etc.) de n'importe où.

Des applications tierces telles que HelloSign, Power BI ou Facebook Integration peuvent être intégrées au site SharePoint de l'équipe de projet. Ainsi, tous les outils dont les employés ont besoin pour travailler sont centralisés en un seul endroit. Les membres de l'équipe peuvent choisir des applications parmi un large éventail de solutions en se rendant simplement sur le SharePoint Store.

De plus, SharePoint facilite le partage et la co-édition de documents. En créant votre DMS avec SharePoint, vous pouvez supprimer les échanges d'e-mails et les pièces jointes qui se perdent ou ne parviennent pas. Les membres de l'équipe de projet peuvent consulter et modifier les documents de travail et la documentation directement sur leur site SharePoint. Un véritable gain de temps.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en un véritable EDM?

Microsoft SharePoint est principalement utilisé pour des projets présentant un degré de complexité relativement élevé. Par exemple, il pourrait être utilisé dans un projet de construction pour créer et partager une bibliothèque de documents techniques et réglementaires.

2,8. Microsoft Viva, pour améliorer l'expérience des employés

Microsoft Viva est une plateforme d'expérience pour les employés (ou EXP), conçu pour améliorer l'engagement, la productivité et le bien-être des employés, en particulier pendant les projets.

Cette plateforme regroupe tous les outils permettant de répondre aux besoins des employés et leur propose une expérience fluide au quotidien.

En détail :

• Le module Viva Connexion, intégré à Équipes, fait communication entre les employés encore plus fluide, notamment dans le cadre de projets.
• Le module Viva Insight aide les parties prenantes à garder une vision claire de leurs objectifs et de leurs missions, tout en évitant le stress.
• Le module Viva Topics facilite l'accès aux connaissances et aux experts. Il vous permet de créer des fiches thématiques qui peuvent être partagées, par exemple, en équipe.
• Enfin, le module Viva Learning permet aux employés de se former en cours de projet si nécessaire. Grâce à ce centre de formation intégré à Teams, l'employé peut, par exemple, trouver des cours en ligne recommandés par le chef de projet.

3. Un environnement de gestion de projet flexible, efficace et collaboratif

Comme vous pouvez le constater, le outils de gestion de projet présentés ci-dessus sont mieux utilisés ensemble pour répondre aux besoins de chaque équipe de projet. Ces applications logicielles, intégrées à Microsoft 356, se combinent pour offrir aux utilisateurs un environnement de gestion de projet collaboratif, flexible, efficient et efficace.

Les différents composants du Microsoft 365 L'écosystème peut être articulé de différentes manières en fonction des besoins du groupe de projet. Par exemple, un projet complexe, tel que la mise en place d'un ERP interne(Planification des ressources d'entreprise) ), peut nécessiter l'utilisation de :

• Projet, pour une gestion de projet à 360° ;
• Répertorier, pour inventorier les contacts ou les ressources à gérer en parallèle ;
• SharePoint, pour stocker et partager un large éventail de documents ;
• Viva Learning, pour former les parties prenantes ;
• Teams, pour centraliser toutes les communications et tous les outils.

📌 Pour aller plus loin, découvrez quels outils Microsoft utiliser pour renforcer la collaboration interne au sein de votre entreprise

Conclusion : Faciliter l'adoption et l'utilisation des outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365

Comme nous l'avons vu, Logiciels de gestion de projet Microsoft sont nombreux et proposent un large éventail de fonctionnalités. Cependant, cela peut être intimidant pour les utilisateurs.

Jint résout ce problème. Cette extension de SharePoint, qui peut être utilisée dans Teams, vous permet de créer des environnements numériques attrayants et conçus tout en restant dans Microsoft 365.

Elle facilite l'adoption de outils de gestion de projet de la Suite Microsoft et simplifie leur utilisation en les rendant plus efficaces et en les centralisant dans un environnement de travail unique et sécurisé.