SharePoint Online et OneDrive

Connaissez-vous la gestion des connaissances ? Ce terme fait référence au processus d'organisation, de stockage et de mise en relation des connaissances au sein d'une entreprise. Ce processus est essentiel pour assurer le partage et la diffusion de l'information, améliorant ainsi l'efficacité au sein des organisations. Elle permet d'optimiser la productivité des employés, d'améliorer la prise de décisions, de renforcer la collaboration entre les équipes et de réduire le risque d'erreurs.

On estime qu'en moyenne, le temps de recherche d'informations est de 1,8 heure par jour, ce qui représente une perte de productivité pour l'entreprise. D'un point de vue purement financier, le coût nécessaire pour récupérer un simple document est de 90 euros !

D'où l'importance, vous l'aurez compris, de s'entourer des bons outils. En termes de gestion des connaissances, l'environnement Microsoft est à la pointe, avec des outils tels que SharePoint et OneDrive notamment.

Mais comment faire un choix, sachant que chacun a ses particularités et ses avantages ? Dans cet article, nous proposons une comparaison détaillée entre SharePoint Online et OneDrive. Suivez le guide.

SharePoint en ligne

Descriptif

SharePoint est une plateforme collaborative intégrée à la suite Office 365. Plus précisément, il s'agit d'une solution permettant de créer des sites d'équipe ou de communication, qu'ils prennent la forme d'un intranet, d'un extranet ou d'espaces de projet. SharePoint propose également de nombreuses fonctionnalités avancées, notamment en termes de gestion des documents.

Les entreprises apprécient particulièrement SharePoint pour la possibilité qu'il offre de mettre en place un intranet entièrement personnalisé. Les informations de l'entreprise sont ainsi communiquées et partagées de manière fluide et efficace, dans le but de renforcer le travail collaboratif. De plus, les utilisateurs peuvent ajouter des documents depuis n'importe quel ordinateur.

Fonctionnalité

SharePoint propose une infrastructure unique pour créer des intranets 100 % personnalisés qui reflètent les valeurs de l'entreprise. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :

• Gestion des documents : SharePoint facilite la gestion des documents en les rassemblant tous en un seul endroit. Les utilisateurs ont accès à toutes les informations nécessaires en quelques clics. Bonus : vous pouvez définir la structure de centralisation des documents.
• Rechercher : les utilisateurs peuvent rechercher du contenu (informations, données commerciales, collaborateurs, etc.) au sein d'une plateforme intégrée.
• Création d'intranets et intégration de tableaux de bord.
• Création d'applications métier.
• Espaces de projet : SharePoint permet de créer des espaces collaboratifs par groupe d'utilisateurs et de les dupliquer en quelques clics.
• Flux de travail : Tous les processus de travail sont automatisés pour une efficacité maximale.

Les avantages de SharePoint

Avec SharePoint, les équipes peuvent facilement collaborer, partagez, diffusez et gérez des documents et informations importants.

Rationalisation de la communication et de la collaboration

L'un des principaux avantages de SharePoint est sa capacité à rationaliser la communication au sein d'une entreprise. Les équipes peuvent partager des documents et des informations, collaborer sur des projets et rester informées des échéances importantes, le tout de manière rapide et intuitive. Par exemple, une équipe travaillant sur un projet peut créer une bibliothèque de documents partagée dans SharePoint, où tous les membres peuvent modifier les mêmes documents en temps réel. Il n'est plus nécessaire de créer plusieurs versions d'un même document.

Intégration avec d'autres outils

SharePoint présente également l'avantage majeur de s'intégrer aux autres outils et logiciels utilisés par l'entreprise. Par exemple, SharePoint peut être intégré à Microsoft Office, aux systèmes RH ou aux logiciels CRM et de gestion de projet.

Sécurité garantie

SharePoint offre une sécurité et une conformité complètes, ce qui en fait un outil idéal pour les entreprises opérant dans des secteurs réglementés. Par exemple, SharePoint peut être configuré pour limiter l'accès aux données sensibles, avec des autorisations spécifiques.

Personnalisation des sites SharePoint

Enfin, SharePoint propose de nombreuses options de personnalisation, permettant aux entreprises utilisatrices d'adapter l'outil à tous leurs besoins.

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OneDrive

Descriptif

OneDrive est un outil de stockage de documents en ligne. Il permet d'accéder à tous vos dossiers et documents de travail, où que vous soyez. Cela en fait l'outil idéal pour les travailleurs hybrides, qui travaillent à temps partiel à distance et à temps partiel dans les locaux de leur entreprise. Ainsi, l'accès à OneDrive fonctionne depuis tous les appareils : smartphone, ordinateur, tablette, etc.

Le stockage de différents types de documents est entièrement sécurisé sur OneDrive. Chaque utilisateur possède un compte, avec lequel il a la possibilité de :

• Stockez des documents;
• Partagez des documents ou des dossiers avec autorisation d'accès à un autre collaborateur ;
• Création d'une bibliothèque de travail partagée, accessible depuis SharePoint et Teams.

OneDrive facilite ainsi le travail collaboratif et la gestion des documents, mais il ne s'agit pas d'un intranet. Ses fonctionnalités sont donc plus limitées que celles de SharePoint.

Fonctionnement

Pour utiliser OneDrive, il vous suffit d'avoir un compte Microsoft. Une fois votre compte créé, vous pouvez synchroniser le dossier OneDrive de votre ordinateur pour accéder aux fichiers stockés dans le cloud. Il est également possible d'utiliser l'application OneDrive sur les smartphones et les tablettes.

Plus précisément, voici certaines des fonctionnalités de OneDrive :

• Synchronisation : Les utilisateurs peuvent travailler sur des documents depuis leur ordinateur, tandis que les modifications sont synchronisées en temps réel avec le cloud.
• Partage de documents : Cette fonctionnalité vous permet de voir les documents que vous avez partagés avec d'autres personnes, qu'ils soient internes ou externes à l'entreprise. De plus, dans les documents partagés, il est possible d'accéder à des documents qui ont été partagés par un tiers.
• Bibliothèques partagées : OneDrive est basé sur le partage de documents, grâce auquel il est possible d'accéder aux documents de toutes les bibliothèques SharePoint auxquelles l'utilisateur a accès.
• Protection des données : OneDrive garantit la protection et la sécurité de tous les documents sans avoir besoin d'applications tierces.

Les avantages de OneDrive

OneDrive offre de nombreux avantages, notamment :

• Collaboration en temps réel sur les documents,
• La possibilité d'accéder à vos documents à tout moment et de n'importe où ;
• Accès aux versions précédentes des documents ;
• La création et l'édition de documents en ligne ;
• La possibilité de partager des fichiers rapidement et facilement ;
• Sécurité des données ;
• Le système de sauvegarde automatique.

SharePoint et OneDrive : comparaison des fonctionnalités

Gestion des documents

SharePoint vous permet de rassembler tous vos documents en un seul endroit et d'y accéder en quelques clics. Il en va de même pour OneDrive, qui permet d'accéder rapidement aux fichiers et documents de travail depuis n'importe quel outil. Il est également possible de créer une bibliothèque de travail partagée accessible depuis SharePoint. Sur ce point, les deux outils sont équivalents.

Collaboration

Avec SharePoint, les équipes peuvent facilement collaborer sur différents projets et partager des fichiers, des informations et des documents en temps réel. Ils peuvent également les modifier sans avoir à créer plusieurs versions du même fichier, ce qui se traduit par des gains d'efficacité significatifs.

OneDrive propose également des fonctionnalités de partage de fichiers, que ce soit en interne ou avec des partenaires externes. La co-création de fichiers en temps réel est également disponible.

Enfin, à l'instar de SharePoint Alert, OneDrive vous permet de recevoir des notifications lorsque certains documents sont mis à jour. Dans l'ensemble, SharePoint présente toutefois l'avantage, car ses fonctionnalités en tant qu'interface de création d'intranets personnalisés sont plus nombreuses et plus avancées.

Sécurité et conformité

SharePoint garantit une sécurité complète aux entreprises. Il peut être configuré pour limiter l'accès aux données confidentielles, avec des autorisations spécifiques.

D'autre part, OneDrive propose également des fonctionnalités de contrôle d'accès restreint. En outre, il fournit un système de récupération des données perdues.

Enfin, en tant qu'administrateur SharePoint ou administrateur dans Microsoft 365, il est possible de bloquer le téléchargement des fichiers de réunion Teams depuis des sites SharePoint ou OneDrive.

Tarification

Le premier plan d'abonnement SharePoint commence à 4,70€ hors TVA par utilisateur et par mois. Le plan Microsoft 365 Business Standard, quant à lui, est proposé au prix de 11,70€ hors TVA par utilisateur et par mois. L'abonnement est annuel et basé sur un mode de renouvellement automatique.

L'offre OneDrive, quant à elle, est incluse dans Microsoft 365 Basic, avec 100 Go de stockage. Cela ne suffit-il pas ? Un abonnement à Microsoft 365 Personal, au prix de 69€ TTC par an, donne accès à 1 To d'espace de stockage.

Conclusion : 2 outils pour 2 utilisations différentes

SharePoint Online et OneDrive proposent des solutions complémentaires mais distinctes pour la gestion et le partage de fichiers au sein des entreprises.

Alors que OneDrive est un outil idéal pour le stockage de fichiers et la collaboration sur des documents personnels, SharePoint permet la création de sites d'équipe 100 % personnalisés, garantit une gestion documentaire complexe et facilite le travail collaboratif sur des projets plus importants.

OneDrive peut ainsi être utilisé pour stocker des documents individuels ou collaboratifs (par exemple : des rapports mensuels à partager avec son équipe). Ces rapports peuvent être partagés avec d'autres collègues en les déplaçant vers un emplacement SharePoint spécifiquement dédié au projet.

Une fois le rapport dans SharePoint, les membres de l'équipe peuvent y accéder, le lire et apporter les modifications nécessaires en temps réel. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même document. En outre, SharePoint propose des fonctionnalités avancées de gestion des documents, telles que la possibilité de créer des flux de travail pour l'approbation des documents ou de suivre l'historique des versions.

Dans cet exemple, nous voyons que OneDrive est utilisé pour la création et le stockage de documents, tandis que SharePoint est utilisé pour le travail d'équipe et la gestion des documents. Ces deux outils fonctionnent donc de manière complémentaire pour fournir un environnement de travail collaboratif sécurisé.

Le choix entre chaque outil dépend alors des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est toutefois possible (et même recommandé) de combiner les fonctionnalités de SharePoint et de OneDrive dans le but d'améliorer l'efficacité opérationnelle.