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Une newsletter interne en entreprise est l’un des canaux de communication les plus efficaces pour transmettre des informations importantes aux salariés. Une bonne infolettre digitale permet en effet de diffuser des messages clairs, structurés et ciblés directement dans la boîte mail des collaborateurs. Grâce à cet outil de communication interne, les organisations peuvent renforcer la productivité et l’engagement des collaborateurs. Ceux-ci savent en effet ce qui est attendu d’eux, ont toutes les clés en main pour évoluer de manière fluide dans l’entreprise, peuvent s’aligner sur les objectifs de cette dernière et se sentent appartenir à un collectif. Pour porter ses fruits, un bulletin d’information interne doit cependant être conçu avec soin. Dans cet article, Mozzaik vous révèle les bonnes pratiques et les erreurs à éviter pour utiliser efficacement la newsletter interne dans votre entreprise, exemples et cas d’usage à l’appui.
Les différents types de newsletters internes en entreprise
Une journal Newsletter interne en entreprise peut répondre à différents objectifs, par exemple : aligner les collaborateurs sur les objectifs stratégiques de l’entreprise ou favoriser le travail collaboratif et la cohésion entre les services. En fonction du but que souhaite atteindre votre organisation, vous pourrez créer différents types de bulletins d’information. Attention cependant à ne pas additionner tous ces modèles de newsletter dans une ou plusieurs publications, au risque de générer une surcharge informationnelle et de perdre vos lecteurs.
Newsletter RH : informer sur les recrutements, avantages, événements internes
Une infolettre interne de type newsletter RH diffuse des messages relatifs aux processus RH de l’entreprise, mais aussi aux collaborateurs eux-mêmes. Elle permet d’améliorer l'expérience des employés, le sentiment d’appartenance et la fidélisation des talents. Grâce à elle, les salariés reçoivent les renseignements RH dont ils ont besoin pour évoluer sereinement dans l’organisation, par exemple :
- Les offres d’emploi interne, les opportunités de mobilité et le programme de parrainage ;
- Les formations, conférences, programmes de mentorat et autres ressources éducatives à leur disposition ;
- Des rappels pour bien utiliser leurs avantages sociaux (épargne salariale, mutuelle, etc.) ;
- Des conseils pour bien comprendre les politiques et processus RH (dépôt des jours de congé, demande de télétravail, gestion de la paie, etc.).
Pour être attrayante et rassembler les employés, une lettre d'information sur les ressources humaines peut également inclure un contenu plus axé sur l'humain :
- Des portraits des nouvelles recrues avec leur photo, leur rôle et une courte biographie ;
- Des citations ou de courtes interviews d’experts internes ou de dirigeants ;
- Des chiffres clés comme le taux de satisfaction des employés ou le nombre de recrutements ;
- La présentation d’un service ou d’un département de son entreprise et de ses missions ;
- Des sondages ou enquêtes concernant par exemple les politiques RH et avantages sociaux.
Besoin d’inspiration ? Une infolettre RH réussie pourrait par exemple ressembler à ceci :
Bulletin d'information sur le leadership : communiquer la vision et la stratégie
Une newsletter interne d’entreprise consacrée aux messages de la direction permet d’aligner les salariés sur les objectifs stratégiques de l’organisation. Grâce à ce type d’infolettre, les collaborateurs se sentent impliqués dans les processus décisionnels de leur organisation et comprennent le sens de leurs missions. Résultats, ils sont plus engagés et plus productifs au travail ce qui améliore la performance organisationnelle. En pratique, une newsletter interne Direction peut inclure différentes sortes de contenus :
- Un message du PDG ou du comité exécutif décrivant la vision et les objectifs trimestriels ;
- Un aperçu des résultats financiers et des indicateurs clés de performance tels que les taux de satisfaction des clients ou les taux de conversion des prospects en clients ;
- Présentations des principaux projets en cours et des priorités stratégiques (par exemple, développement de nouveaux produits, expansion du marché, etc ;)
- Annonces de changements organisationnels, tels que l'acquisition d'une autre entreprise ou un changement à la tête de l'entreprise ;
- Des projecteurs sur les employés les plus performants, les équipes qui réussissent ou les projets qui obtiennent des résultats exceptionnels.
En pratique, une lettre d'information sur le leadership pourrait ressembler à ceci :
Newsletter Équipe : favoriser la collaboration entre services
Une newsletter Équipe vise à encourager la cohésion et le travail collaboratif au sein des équipes et départements, et surtout entre eux. Les contenus qu’elle propose permettent de briser les silos et d'éviter les problèmes de communication interne. Grâce à elle, les lecteurs savent comment les autres services fonctionnent, quelles sont leurs missions et quels sont leurs enjeux. Une infolettre de ce type peut ainsi comporter des rubriques consacrées :
Les projets en cours, leur état d'avancement et les défis auxquels l'équipe concernée est confrontée ;
- Aux process et outils utilisés par l’équipe dont il est question (méthodologie de travail, logiciels, etc.) ;
- Aux témoignages d’équipes sur leurs succès et leurs apprentissages récents ;
- À la collecte de feedbacks collectifs via des sondages relatifs par exemple aux méthodes de travail collaboratif ;
- Aux prochains événements internes à venir (afterworks, team buildings, séminaires).
- Les événements internes à venir (afterworks, team buildings, séminaires).
Voici un exemple de lettre d'information d'équipe pour vous inspirer :
Newsletter Corporate : relayer les actualités générales de l’entreprise
Une newsletter digitale Corporate permet de diffuser les valeurs, la mission et plus largement la culture d’entreprise auprès des salariés. L’objectif : renforcer le sentiment d’appartenance à l’égard de l’entreprise, donner du sens au travail et, finalement, améliorer l’engagement des collaborateurs. Pour cela, le bulletin d’information Corporate peut relayer différentes catégories de contenus :
- Des communications à propos des partenariats et collaborations de l’organisation ;
- Des annonces relatives aux événements internes et externes (salons, conférences, webinaires) ;
- Des cas clients ou témoignages mettant en valeur des projets réussis et impactants ;
- Des articles de presse ou des ressources traitant de l’entreprise, de ses produits ou de ses salariés ;
- Des publications consacrées aux actions RSE et aux initiatives durables de l’organisation.
Concrètement, une newsletter interne Corporate pourrait ressembler à ceci :
Newsletter Formation : accompagner le développement des compétences
Une lettre d’information interne dédiée à la formation a pour vocation d’aider les salariés à monter en compétences. Elle contribue à l’épanouissement professionnel de ces derniers, favorise une bonne expérience collaborateur et participe à la fidélisation des talents. Si vous créez ce type de newsletter ou ajoutez une rubrique dédiée à l’apprentissage dans votre newsletter digitale, vous pouvez y intégrer les contenus suivants :
- Des présentations des nouvelles formations internes et externes proposées aux salariés ;
- Des témoignages d’employés ayant suivi ces formations et leurs bénéfices ;
- Des encarts expliquant les compétences clés à acquérir pour l’avenir ;
- L’annonce des ateliers, webinaires et sessions de mentorat que votre audience cible pourrait suivre ;
- Des listes de formations en ligne, de certifications ou de ressources utiles (podcasts, chaînes YouTube, médias, études, blogs, etc.).
Une newsletter interne d’entreprise consacrée à la formation pourra ainsi prendre la forme suivante :
25 idées de contenus pour vos newsletters internes d’entreprise
En fonction du type de newsletter interne que vous souhaitez mettre en place, vous pouvez intégrer dans vos infolettres une grande diversité de contenus. Par exemple :
- Des portraits ou des interviews de nouvelles recrues au format texte, vidéo ou audio ;
- Des portraits ou des interviews d’experts internes au format texte, vidéo ou audio ;
- Les offres d’emploi à pourvoir en interne ;
- Des informations concernant votre programme de parrainage ;
- Les annonces des promotions, changements de poste et mobilités en interne ;
- Les anniversaires d’entreprise (dix ans d’un salarié dans l’entreprise ou d’un produit dans votre catalogue par exemple) ;
- Des listes de ressources (médias, études, livres, moocs, etc.) ou d’outils (application mobile, matériel de bureau, fonctionnalité sur votre plateforme collaborative, etc.) ;
- Des listes de formations, de logiciels ou de ressources proposées par votre organisation ;
- Les articles les plus consultés sur votre intranet d’entreprise ;
- Les événements (conférences, séminaires, afterworks, etc.) à venir en interne ou externe ;
- Les innovations produit de votre entreprise ;
- Les actualités relatives à votre marché (innovations, tendances, enjeux, etc.) ;
- Un résumé de votre veille concurrentielle ;
- Des témoignages écrits, audio ou vidéo de clients satisfaits ;
- Des cas clients au format vidéo, audio, texte voire infographie ;
- Des interviews ou « success stories » de collaborateurs ou d’équipes performantes ;
- Une boîte à idées pour améliorer vos méthodes de travail ou vos processus RH par exemple ;
- Des sondages pour recueillir du feedback qualitatif et quantitatif qui éclairera vos décisions ;
- Des quizz pour engager les lecteurs et évaluer leur niveau de connaissance dans un domaine ;
- Des citations inspirantes de vos dirigeants, de salariés ou de personnalités ;
- Des tops de formations, médias, outils ou encore personnes à suivre sur les réseaux sociaux ;
- Des conseils pour bien travailler sous forme de vidéos, d’articles, ou encore d’infographies ;
- Des anecdotes à propos de l’histoire de votre entreprise, de ses membres ou de son produit ;
- Le chiffre ou le KPI de la semaine ou du mois (satisfaction client, croissance des ventes, etc.) ;
- Une revue de presse des publications mentionnant votre entreprise.
Les erreurs à éviter pour votre newsletter interne d’entreprise
La newsletter est un support de communication interne relativement simple à mettre en place, efficace et qui offre de nombreuses possibilités. Cependant, pour bien l’utiliser et en tirer pleinement profit, vous devez éviter de commettre quelques erreurs courantes :
Un contenu inadapté
Pour être ouverte puis lue par les collaborateurs, votre infolettre interne doit comporter des contenus à forte valeur ajoutée. Bien entendu, les sujets et les formats qui conviennent à certains salariés ne vont pas nécessairement intéresser les autres. Pour assurer le succès de votre périodique, vous devez par conséquent segmenter votre audience cible, c’est-à-dire la découper en différents groupes présentant des caractéristiques communes (les managers, les salariés de terrain, les employés du siège, etc.). Ensuite, vous devez envoyer à chacun de vos segments d’audience une newsletter contenant des informations qui lui sont utiles
Pour obtenir l’adhésion de vos lecteurs internes, votre newsletter doit par ailleurs être claire et digeste. Le niveau de langage que vous employez doit être adapté à votre audience. Vous devez également éviter les longueurs et bien structurer l’information pour que les destinataires puissent lire votre périodique sans effort et rapidement. Pensez par exemple à faire des rubriques, avec des titres courts, des descriptions synthétiques, et à hiérarchiser les informations en plaçant la plus importante en premier. Enfin, lorsque vous souhaitez apporter des détails, insérez un lien externe et placez un bouton d’appel à l’action clair pour inciter les collaborateurs à cliquer sur ce dernier.
Un mauvais design
Un design peu attrayant peut également décourager les employés de lire votre lettre d'information interne. Vous devez donc accorder une attention particulière à la présentation graphique de votre lettre d'information. Elle doit être moderne et refléter l'identité visuelle de votre entreprise (logo, polices de caractères, couleurs, etc.).
Pour la rendre agréable à lire et capter l'attention des salariés, intégrez des images, des vidéos, des infographies ou encore des GIF. Mais attention : veillez toujours à ce que votre newsletter numérique soit responsive, c'est-à-dire qu'elle s'affiche correctement sur tous les types d'écran (smartphones, tablettes, ordinateurs). Pour vous en assurer, utilisez des modèles de newsletter responsive et n'oubliez pas de prévisualiser vos emails avant de les envoyer.
Une surcharge d'information
Le choix du moment est un facteur clé du succès d'une lettre d'information interne. Les employés sont très sollicités et reçoivent de nombreux courriels chaque jour. Votre lettre d'information ne doit pas être un autre courriel de masse qui encombre leur boîte de réception. En plus de fournir un contenu de grande valeur, vous devez également ajuster la fréquence de votre lettre d'information avec soin.
En fonction des messages que vous souhaitez faire passer et des objectifs de votre lettre d'information, celle-ci peut être envoyée chaque semaine, chaque mois ou même chaque trimestre. Pour aligner la fréquence d'envoi sur les besoins et les habitudes de votre public cible, interrogez-le et suivez vos indicateurs de performance en matière de communication. Si vous constatez que le taux d'ouverture ou de lecture de vos courriels internes est faible, il est probable que vous deviez ajuster la fréquence pour éviter de submerger votre public.
Un manque d'interaction
Enfin, pour être véritablement engageante, votre newsletter interne ne doit pas seulement être un canal de communication descendante. Lorsqu’il est intégré avec votre plateforme de communication ou à votre intranet, ce support peut inclure des sondages, des quizz ou encore des boîtes à idées. Utilisez tous ces formats pour engager la conversation avec vos lecteurs, recueillir leurs feedbacks et les impliquer dans vos processus décisionnels. De cette façon, ils se sentiront pris en considération et seront plus assidus dans la lecture de votre newsletter.
Comment utiliser efficacement la newsletter interne en entreprise ? Conclusion.
Dans le cadre de la digitalisation des entreprises, la newsletter est devenue une solution de communication digitale incontournable. Simple à mettre en place et à administrer (à condition d’être équipé d’un bon logiciel d’emailing), l’infolettre peut prendre plusieurs formes adaptées à différents objectifs :
- Newsletter de Direction pour aligner les salariés sur la stratégie de l’entreprise ;
- Newsletter RH pour améliorer l’expérience collaborateur à travers la clarification des processus RH ;
- Newsletter Formation pour aider les salariés à monter en compétences et s’épanouir ;
- Newsletter Corporate pour diffuser et consolider la culture d’entreprise ;
- Newsletter Equipe pour briser les silos et favoriser le travail collaboratif.
Ces différents types de newsletters internes peuvent éventuellement se cumuler ou se combiner en une seule infolettre contenant plusieurs rubriques. Mais attention, pour remporter l’adhésion des salariés et leur être utile, votre bulletin d’information doit :
- Contenir uniquement des messages digestes et à forte valeur ajoutée, adaptés à chacun de vos segments d’audience cible ;
- Présenter un design attractif et responsive, que chacun pourra apprécier sur son application mobile de messagerie, son laptop ou sa tablette ;
- Être envoyé à un rythme raisonnable, adapté à vos objectifs, mais aussi aux habitudes de consommation des membres de votre entreprise ;
- Être interactifs, avec des questionnaires, des sondages et des enquêtes afin d’établir une connexion avec les lecteurs et de renforcer leur engagement.
La nouvelle fonctionnalité Mozzaik Newsletter vous permet de créer sans effort une lettre d'information interne qui répond à tous ces critères. Intégrée à votre intranet Microsoft365, cette solution vous permet de concevoir, de distribuer et d'analyser facilement vos campagnes d'emailing internes, vous aidant ainsi à atteindre vos objectifs RH de manière efficace. Cliquez ici pour en savoir plus.
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