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Selon un rapport du cabinet de conseil Deloitte en 2021, gestion des connaissances est l'un des trois principaux défis qui influent sur le succès des entreprises. La préservation et la transmission des connaissances sont des moteurs essentiels de la productivité, de la fidélisation des clients et même de la fidélisation des employés. Les conséquences d'un mauvais système de gestion des connaissances peuvent être redoutables. Selon une étude publiée en 2018 par la plateforme vidéo Panopto, un partage d'informations inefficace coûte aux grandes entreprises américaines (17 700 employés) pas moins de 47 millions de dollars par an.
Pour rester compétitives, les organisations doivent adopter une culture du partage des connaissances et investissez également dans un solution de gestion des connaissances. Le défi ? Le marché de la technologie KM est vaste. Selon Market Research, le marché mondial de la gestion des connaissances devrait atteindre 2 100 milliards de dollars d'ici 2030, soit une croissance de 18,3 % sur la période allant de 2022 à 2030. Pour vous aider à trouver le logiciel de gestion des connaissances qui vous convient, Jint présente ses meilleurs outils de gestion des connaissances et fournit des informations pour vous aider à choisir la bonne solution de gestion des connaissances qui répond aux besoins et aux contraintes de votre entreprise. Bonne lecture !
Quels sont les défis de la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances en entreprise consiste à identifier, collecter, organiser, stocker, diffuser et mettre à jour les connaissances qui émergent au cours de son fonctionnement (données clients pertinentes, informations sur le marché, processus commerciaux, etc.) et qui sont pertinentes pour son activité. Un outil de gestion des connaissances est un logiciel qui permet de dimensionner et de systématiser ce processus de gestion des connaissances. L'utilisation des technologies de gestion des connaissances est essentielle pour diverses raisons.
Améliorez la satisfaction des clients et fidélisez les clients
Tout d'abord, une gestion efficace des connaissances constitue un véritable atout en termes de satisfaction et de fidélisation des clients. La collecte, la conservation et la transmission des données clients, par exemple via un logiciel de gestion de la relation client (CRM), permettent de proposer des propositions personnalisées, un service client et même des campagnes marketing à différents segments de clientèle.
Une base de connaissances ou un système de gestion de contenu (CMS) et un système de gestion de documents permettent également au service client de fournir des réponses rapides, précises, fiables et cohérentes aux problèmes rencontrés par les acheteurs. Un tel outil de gestion des connaissances peut également être utilisé pour fournir aux clients une documentation leur permettant de trouver des réponses à leurs questions en quelques clics sans même avoir à contacter le support de l'entreprise. Cela permet aux clients et aux représentants du service client de gagner du temps, qui peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
🔍 Pour en savoir plus, découvrez notre article sur stratégie de gestion des connaissances : le guide
Améliorez l'expérience des employés, impliquez et fidélisez les employés
La gestion optimisée des connaissances améliore également l'expérience des employés, ce qui se traduit par un meilleur engagement et une meilleure rétention. Selon une enquête menée par Panopto, 60 % des employés déclarent avoir des difficultés à accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. En conséquence, 81 % d'entre eux expriment de la frustration, 26 % se sentent dépassés, 12 % désorientés et 9 % perdus. Ces sentiments négatifs peuvent avoir un impact significatif sur l'engagement des employés.
Un robuste système de gestion électronique des documents (EDMS), outil de gestion de contenu, ou un base de connaissances peut résoudre ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les employés peuvent facilement accéder aux ressources nécessaires pour une exécution fluide des tâches. De plus, ces applications logicielles permettent aux organisations de fournir à leurs employés du contenu actualisé, luttant ainsi contre la surcharge d'informations qui touche un salarié français sur dix.
En prime, certains outils de gestion des connaissances (comme Jint) permettent aux employés de partager leur expertise sans effort, par exemple en créant des pages wiki pour la communauté des employés. L'opportunité de partager des connaissances et de contribuer au développement d'un patrimoine intellectuel collectif favorise le sentiment de reconnaissance et renforce la motivation des employés.
Améliorez la qualité du travail et la productivité
Il est certain que les outils de gestion des connaissances ont le mérite d'améliorer la qualité du travail et la productivité de la main-d'œuvre. Selon Panopto, les employés perdre en moyenne 5 heures par semaine à attendre des informations. Les bases de connaissances et les systèmes de gestion des documents permettent de résoudre ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les ressources sont centralisées, organisées et mises à jour. Certains outils, comme Jint, intègrent même un moteur de recherche personnalisable et un système de balisage qui simplifie encore davantage la récupération des documents.
Dans un contexte de travail hybride ou de télétravail, les logiciels de gestion des connaissances deviennent encore plus indispensables. C'est permet d'accéder aux documents de travail depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) de manière fluide et sécurisée. Qu'ils travaillent dans les locaux de l'entreprise ou à distance, les employés ont accès à tous leurs fichiers mis à jour. Ils peuvent progresser dans leurs tâches sur la base de données complètes, fiables et actualisées. Le risque d'erreur est réduit et les employés sont pleinement productifs.
🌟 Pour approfondir, découvrez comment le télétravail a transformé la gestion des connaissances.
Renforcer la collaboration interne et l'intelligence collective
Les outils de gestion des connaissances sont de précieux alliés pour encourager le travail collaboratif, développer l'intelligence collective et favoriser l'innovation. Les systèmes de gestion du contenu et des documents rationalisent la transmission des informations en le rendant accessible à tous les collaborateurs autorisés, facilitant ainsi le travail d'équipe.
Par exemple, Microsoft SharePoint permet aux utilisateurs de collaborer sur des fichiers en temps réel (co-création), de promouvoir l'émulation, de générer de nouvelles idées et de faciliter la résolution de problèmes. L'extension Jint transforme SharePoint en un véritable centre de gestion des connaissances. Les employés peuvent facilement partager leur expertise à l'aide de modèles de documents personnalisables et reproductibles, permettant aux collègues de différents services ou équipes de travailler plus efficacement et d'innover.
Faciliter l'intégration et la rétention des employés
La mise en œuvre d'une stratégie de gestion des connaissances solide basée sur un logiciel de gestion des connaissances efficace constitue un levier pour réussir l'intégration des nouveaux employés et les fidéliser dans l'organisation. L'étude Panopto révèle que dans le premier mois suivant leur date de début, les nouveaux employés passent en moyenne 50 heures à demander de l'aide à des collègues plus expérimentés.
L'utilisation d'outils de gestion de contenu et de documents réduit ces frictions et améliore l'expérience des employés dès la phase d'intégration. Grâce à ces solutions, les talents peuvent facilement accéder aux informations et aux ressources nécessaires pour s'installer, se former à leur propre rythme et augmenter leur productivité.
Protéger l'entreprise contre la perte de connaissances
Enfin, l'adoption d'une bonne solution de gestion des connaissances est essentielle pour sécuriser les données, la documentation et les connaissances de l'organisation. Les connaissances des employés sont régulièrement collectées et enregistrées, ce qui élimine le risque de perte de connaissances en cas de départ d'un employé.
De plus, un bon outil de gestion des connaissances protège également l'entreprise contre la perte de documents et d'informations critiques en les stockant en toute sécurité. Il vous permet également de configurer l'accès aux ressources afin de préserver leur confidentialité.
Comment choisir son outil de gestion des connaissances ?
Il existe une grande variété de solutions de gestion des connaissances. Voici les caractéristiques à prendre en compte pour choisir le bon outil de gestion des connaissances pour votre entreprise :
Fonction de recherche
Selon un rapport publié en 2012 par McKinsey, les travailleurs du savoir passent en moyenne 20 % de leur temps à rechercher des informations internes ou à rechercher des collègues capables de les aider dans des tâches spécifiques. L'un des principaux objectifs d'un outil de gestion des connaissances est de résoudre ce problème.
Une solution de gestion des connaissances efficace doit disposer d'une fonction de « moteur de recherche », permettant aux employés de accéder rapidement aux données et aux documents à partir d'un point d'entrée unique. Idéalement, vous devriez choisir une technologie qui, comme Jint, propose un centre de recherche personnalisable avec la possibilité de configurer des filtres et des verticales de recherche personnalisées.
💫 Pour en savoir plus, découvrez notre article sur la gestion des connaissances : Microsoft Tools
Accessibilité et convivialité
Un bon logiciel de gestion des connaissances est convivial et accessible à tous les employés. Lors du choix de votre outil de gestion des connaissances, vous devez vous assurer qu'il est compatible avec les différents appareils utilisés par les employés (ordinateurs de bureau, portables, smartphones, etc.). Ainsi, vos employés peuvent tirer parti de la solution et collaborer de manière fluide, même lorsqu'ils travaillent à distance.
La technologie choisie doit également être conçue et intuitive pour offrir une expérience utilisateur optimale et faciliter son adoption par les employés. Une bonne idée est d'investir dans un outil intégré à votre environnement de travail numérique existant pour permettre à vos équipes de s'adapter sans effort.
Fonctionnalités de collaboration et convivialité
Comme on l'a vu, l'un des principaux défis de la gestion des connaissances est de faciliter le transfert de connaissances entre les membres de l'organisation, notamment pour stimuler l'intelligence collective et l'innovation. Pour y parvenir, votre outil de gestion des connaissances doit être doté de fonctionnalités collaboratives et conviviales qui encouragent le partage et la diffusion des connaissances, telles que :
- Fonction d'aide à la contribution avec des modèles de documents permettant aux employés de formaliser et de partager leurs connaissances en douceur.
- Fonction de co-édition permettant aux collaborateurs de travailler ensemble sur des fichiers partagés.
- Intégration aux canaux de communication de l'entreprise pour permettre aux utilisateurs de commenter, d'interagir et de diffuser des informations sans friction.
Intégration aux autres outils utilisés par les employés
L'intégration de la solution choisie avec le logiciel déjà utilisé par les employés est un critère crucial dans le choix de votre outil de gestion des connaissances. Intégrée aux outils existants, la technologie KM est plus facilement adoptée par les employés.
De plus, une bonne intégration est également un gage de productivité au quotidien. Les employés peuvent rechercher des informations dans leur espace de travail numérique à partir d'un point unique et passer facilement d'un outil à l'autre. L'adoption d'une technologie de gestion des connaissances intégrée à votre espace de travail numérique (telle que l'extension Jint pour SharePoint) est une étape clé dans la création d'un environnement unifié et fluide.
Gestion électronique des documents (EDM)
Un bon outil de gestion des connaissances est avant tout une ressource efficace pour la gestion des documents. Il doit permettre aux employés d'accéder facilement et en toute sécurité à des données actualisées et fiables. Pour y parvenir, le logiciel KM choisi doit inclure des fonctionnalités de gestion électronique des documents (GED) permettant de contrôler le cycle de vie des documents numériques (création, indexation, stockage, mises à jour, archivage, suppression).
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformez votre SharePoint en une véritable GED | Le guide ultime
Sécurité des données
La sécurité des données est un critère crucial dans le choix de votre outil de gestion des connaissances. Le capital intellectuel et les informations confidentielles de votre organisation doivent être confiés à un prestataire garantissant un haut niveau de sécurité, que ce soit lors du stockage ou du partage des données. Hébergement sur un cloud sécurisé, conformité au RGPD, ou Certification ISO 27001:2013 constituent de précieuses garanties pour se prémunir contre les risques liés à l'information.
Tarification
Enfin, la tarification est un élément à prendre en compte lors du choix de votre solution de gestion des connaissances. La tarification proposée doit correspondre au budget de votre entreprise. Cependant, n'oubliez pas qu'un logiciel de gestion des connaissances est un investissement qui devrait améliorer la productivité de votre organisation et vous permettre de réaliser des économies (réduction des heures de travail perdues, meilleure gestion des ressources humaines, etc.). Par conséquent, le coût de la solution doit être évalué par rapport aux gains escomptés et aux pertes évitées.
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Meilleures solutions de gestion des connaissances
Compte tenu des défis liés à la gestion des connaissances et à la multiplication des solutions, le choix d'un logiciel de gestion des connaissances (KM) constitue un véritable défi. Pour vous aider à relever ce défi, nous vous présentons une sélection des meilleurs outils de gestion des connaissances pour les entreprises.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint est un outil de collaboration conçu pour stocker, organiser et partager des informations en toute sécurité. Il crée des sites d'équipe centralisant le contenu, les informations et les applications nécessaires au travail collaboratif. SharePoint s'intègre parfaitement aux autres outils de la suite Microsoft, offrant un accès direct aux bases de données dans Microsoft Teams. La co-édition de fichiers Word, Excel, OneNote ou PowerPoint s'effectue de manière fluide sur le site d'équipe SharePoint.
👉 Pour plus d'informations, découvrez 4 étapes pour créer votre intranet SharePoint 365 | Guide 2024
Joint
Jint est une extension SharePoint Online qui étend les fonctionnalités de SharePoint, transformant les intranets en un espace de travail numérique unifié. Faciliter la collaboration interne, la communication et le partage des connaissances, Jint fait de SharePoint un centre de gestion des connaissances bien conçu, fonctionnel et sécurisé.
Il offre des fonctionnalités essentielles telles que la création de wiki, l'aide à la contribution, la gestion électronique des documents (GED) et un moteur de recherche avancé, personnalisable et sans code.
Confluence
Confluence est un logiciel de travail collaboratif doté d'un système de gestion des connaissances du développeur de logiciels australien Atlassian. Il permet la création, l'organisation, le partage, la modification et le commentaire collaboratif du contenu via des « wikis » (sites d'équipe).
Le moteur de recherche de Confluence utilise l'intelligence artificielle (IA) pour accélérer les recherches de documents et fournir des réponses instantanées grâce à des résumés de pages automatisés. Confluence s'intègre à plus de 3 000 logiciels, dont Slack, Jira, Trello et Microsoft.
Hibou des connaissances
KnowledgeOwl est un logiciel américain de création et de gestion de bases de connaissances. Il permet partage sécurisé de contenu interne ou partage avec un public externe. Adapté aux entreprises souhaitant partager la documentation de leurs produits avec leurs clients ou créer un centre d'aide accessible, KnowledgeOwl est apprécié pour son interface conviviale, sa rentabilité et son service client de qualité.
Notion
Notion est une application de productivité californienne renommée qui va au-delà de la simple prise de notes. C'est gère les projets, suit les tâches, crée des wikis et des bases de données. Avec Notion, les entreprises peuvent stocker, organiser, récupérer et diffuser leurs connaissances internes sans compromettre la sécurité. L'interface conviviale de Notion est facile à apprendre et à utiliser. En outre, l'API de Notion permet l'intégration à de nombreux outils, notamment Jira, Slack et GitHub.
Haiilo
Haiilo est un plateforme de communication interne tout-en-un basée en France. Il facilite la création d'une base de connaissances, de bibliothèques de documents et de wikis. Cette solution comprend un moteur de recherche permettant de trouver rapidement des informations dans l'espace de travail et un système de gestion de contenu. Les utilisateurs apprécient la simplicité, la convivialité et le service après-vente de la plateforme.
Base de connaissances HubSpot
HubSpot est un logiciel de marketing et de gestion de la relation client (CRM) renommé. Les entreprises peuvent utiliser HubSpot pour créer des bases de connaissances en ligne pour leurs clients. La fonction de création de rapports analyse les recherches afin d'identifier les éventuelles lacunes dans la documentation fournie. L'objectif de cet outil est d'améliorer la satisfaction des clients grâce à l'auto-assistance et d'augmenter la productivité des équipes du service client en libérant du temps pour les requêtes plus complexes.
Intalio
Intalio est un éditeur de logiciels américain âgé de 30 ans qui propose gestion électronique des documents (GED) ou des solutions de gestion de contenu d'entreprise. Cet outil basé sur l'IA permet aux organisations de gérer et de contrôler l'ensemble du cycle de vie de leurs documents et contenus (collecte, stockage, archivage, analyse, etc.).
Document 360
Document360 est un SaaS britannique qui permet aux entreprises de créer, partager et gérer des bases de connaissances pour les clients (documentation technique, didacticiels, FAQ en libre-service, etc.) et leurs équipes de service client et de développeurs (guides de dépannage, bases de connaissances de support, documentation d'intégration). Cette solution basée sur l'IA se distingue par sa facilité d'utilisation et son service client de qualité.
Points clés à retenir sur les meilleurs outils de gestion des connaissances
La gestion des connaissances (KM) représente un défi de taille pour les organisations, car elle représente un levier crucial pour la compétitivité et la performance. Les outils de gestion des connaissances jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de stratégies de gestion des connaissances efficaces. En général, ces solutions logicielles permettent la création, le stockage, l'organisation, la mise à jour, l'archivage et la suppression de documents et d'informations. Ils facilitent également la diffusion de ces connaissances en interne et, dans certains cas, à un public externe.
Le choix d'une technologie de gestion des connaissances nécessite une attention particulière. Plusieurs caractéristiques et caractéristiques doivent être présentes, notamment :
- Un moteur de recherche puissant pour retrouver facilement les informations pertinentes.
- Une plateforme facile à utiliser qui favorise la collaboration.
- Intégration avec d'autres outils utilisés par les collaborateurs.
- Capacités de gestion électronique des documents (GED).
- Sécurité de l'information.
- Un bon équilibre entre qualité et prix.
Jint excelle dans tous ces domaines et figure incontestablement parmi les meilleurs outils de gestion des connaissances disponibles sur le marché. Pour découvrir tous les avantages de notre solution, demandez une démonstration en cliquant ici.
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