Comment créer un Dashboard employé sur Microsoft ?

Le Dashboard employé (ou Dashboard personnel) est l’un des pivots de la Digital Workplace. Ce tableau de bord centralise en effet l’ensemble des informations et applications des collaborateurs, formant un espace de travail moderne et polyvalent. 

Vous souhaitez profiter des fonctionnalités de votre environnement Microsoft en mettant en place un Dashboard employé ? Voici tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’un Dashboard employé ? 

Un Dashboard employé est une interface qui permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des ressources de l’entreprise depuis un seul et même endroit. Les utilisateurs peuvent y trouver leur profil, leurs outils, leurs applications, ainsi que des contenus personnalisés (actualités ciblées, tâches à accomplir, etc.). 

Les avantages d’un Dashboard employé

In fine, le Dashboard employé permet de simplifier la circulation de l’information et la navigation entre tous les outils de l’entreprise, en centralisant tout dans une seule et même page. 

À la clé : 

• Gains de productivité (les collaborateurs ne perdent plus de temps à rechercher l’information) ;
• Amélioration de la collaboration interne (les tâches sont mieux organisées et les messages circulent de façon fluide) ; 
• Mais aussi amélioration de l’engagement. 

Il est important de comprendre que chaque collaborateur a des besoins différents en termes d’applications et de communication. Offrir à vos équipes la possibilité d’avoir un espace de travail personnalisé en fonction de leur utilisation permet de renforcer leur bien-être au travail, et donc d’améliorer la productivité. 

☀️ Pour aller plus loin, découvrez en quoi le Dashboard personnel est l'allié de votre Digital Workplace

Le tableau de bord de Viva Connections

En tant qu’écosystème d’outils intégrés les uns aux autres, Microsoft365 est particulièrement pertinent pour créer des Dashboards employé. Il offre également une sécurité maximale, et permet d’intégrer facilement des applications complémentaires. 

Le saviez-vous ? Viva Connections est une solution de Microsoft permettant de créer des Dashboards employé à destination des collaborateurs. Elle se présente sous la forme d’un tableau de bord, qui offre un accès simple et rapide à l’information de l’entreprise. Le contenu de ce tableau est issu de SharePoint et peut être personnalisé, grâce à des cartes (Adaptive Cards) qui relient les utilisateurs aux applications Teams et externes. 

Le module Viva Connections permet donc de créer un cadre de Dashboard employé, donnant accès à toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et SharePoint. 

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L'application Jint pour Teams, pour aller encore plus loin

Jint for Teams est une application Microsoft Teams qui complète Viva Connections. Il facilite l'accès à l'intranet, au portail d'informations et au catalogue de formation.

Avec Jint pour les équipes, vous pouvez concevoir, créer et personnaliser des tableaux de bord en quelques clics, grâce à un déploiement Plug & Play. Jint for teams vous permet de :

• Améliorez et synthétisez vos communications internes ;
• Centralisez les informations et les outils métiers pour vos employés ;
• Centralisez les informations essentielles de votre groupe Teams ;
• Faciliter la Intégration de nouveaux arrivages
  

Contrairement à Viva, Jint pour les équipes ne nécessite pas de configurations ni d'intégrations avancées et peut être personnalisé directement par l'utilisateur final. ‍

 Quelles sont les étapes pour mettre en place un Dashboard employé ?

Définissez les cas d’usages 

Il est important de définir vos cas d’usage avant de mettre en place vos Dashboards employés. Aussi appelé cas d’utilisation, un cas d’usage est une description d’une situation ou d’un scénario dans lequel un produit, un système ou une technologie est utilisée pour répondre à un besoin spécifique. Il s'agit d'un moyen de décrire comment un utilisateur réel ou hypothétique interagit avec un produit ou une solution donnée pour atteindre un objectif ou résoudre un problème particulier.

Voici quelques exemples de cas d’usage de Dashboards Jint:

Communication interne 

En créant un Dashboard sur mesure avec Jint, vous pourrez hiérarchiser l'information, la diffuser spécifiquement auprès d'une audience cible et notifier les collaborateurs des publications importantes. Jint aide à pallier les problèmes de communication interne en fournissant les données nécessaires aux employés sans les submerger de données inutiles. 

Productivité

Avec Jint, créez des tableaux de bord personnalisés, fournissant à chaque équipe les informations et les liens nécessaires pour mener à bien leur projet, ce qui facilite la collaboration et aide à atteindre plus aisément les objectifs fixés. 

Onboarding 

Jint permet de fluidifier le processus d'Onboarding en créant un tableau de bord éphémère dédié au nouvel arrivant dans Teams. Le Dashboard permet au nouvel employé d'obtenir facilement des informations administratives, de contacter son manager et ses collègues en quelques clics seulement.

Optimisation pour les équipes terrain

Jint permet de créer un Dashboard simple et complet intégré à l'application Teams mobile pour que les employés sur le terrain puissent suivre les actualités de l'entreprise, consulter leur liste de tâches et regarder le flux de réseaux sociaux de l'organisation directement depuis leur Smartphone.

Intégrez le Dashboard collaborateur au reste de votre Digital Workplace

Vous l’avez compris : avoir un Dashboard personnel est un réel avantage pour les employés et pour les entreprises. Mais si celui-ci n’est pas intégré au reste des outils de travail, il sera sous-exploité, puis progressivement abandonné. Heureusement, comme nous l’avons mentionné précédemment, il est possible de le lier à plusieurs outils, tels que : 

• Teams,
• Le trombinoscope de l’entreprise,
• L’intranet de communication interne, 
• Yammer,
• Etc. 
  

En intégrant votre Dashboard aux outils de votre choix, vous vous assurez ainsi du fait qu’il soit facilement accessible, et régulièrement utilisé. N’oubliez pas, par ailleurs, que vous avez la possibilité de lui apporter des améliorations régulières si de nouveaux besoins émergent. 

Conception du Dashboard personnel : choisir les bons widgets

Passons maintenant aux choses sérieuses !

Une fois vos besoins identifiés, vous pouvez sélectionner les composants qui feront de votre Tableau de bord un véritable outil de travail numérique, indispensable à vos équipes au quotidien.

Dans la pratique, le Tableau de bord est composé d'une grille de Widgets. UNE Widget est un petit élément interactif qui peut être intégré à une page Web ou à une application pour fournir une fonctionnalité ou des informations spécifiques. Les widgets sont généralement des graphiques, des formulaires, des boutons, des menus déroulants, des calendriers, des listes de tâches, etc.

Chacun apporte une fonctionnalité différente et, ensemble, ils forment un tableau de bord. Certaines fonctionnalités sont adaptées à l'utilisateur et à son profil.

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Les fonctionnalités essentielles d'un Dashboard des employés

Voici une liste des principales fonctionnalités de notre application Jint for Teams Dashboard, intégrée à Microsoft Teams.‍

Consultez et lisez vos e-mails depuis le Dashboard grâce à la fonction « Mails »

Cette fonctionnalité affiche les Tableau de bord e-mails de l'utilisateur. Vous pouvez définir le nombre de mails à afficher. Un bouton « Afficher tout » redirige l'utilisateur vers Outlook.

Pratique pour accéder rapidement et facilement à tous vos messages.

Afficher votre Liste des choses à faire depuis le Dashboard avec « liste des tâches ».

Cet outil propose une planification quotidienne intelligente, avec des suggestions personnalisées pour aider les employés à mettre à jour leurs listes de tâches. Liste des choses à faire propose également un affichage centralisé de toutes les tâches associées à un compte Microsoft.

Résultat : une meilleure concentration tout au long de la journée.

‍ Consultez votre calendrier depuis le Dashboard avec « réunions » et « événements ».«.

Ce composant affiche les prochaines réunions de l'utilisateur. Le bouton « Afficher tout » redirige les utilisateurs vers leur calendrier Outlook. Inutile de perdre de longues minutes à chercher des informations : cette fonctionnalité affiche clairement toutes les réunions et événements à venir.

Affichez vos groupes de travail depuis le Dashboard avec « Groupe de travail »

Les groupes de travail sont des espaces d'échanges thématiques entre les employés. Le groupe de travail Widget fournit un accès rapide à tous ces groupes. Le résultat : un meilleur partage des connaissances et des liens plus étroits entre les employés.

Consultez vos chaînes Teams depuis le Dashboard avec “mes canaux Teams”

Les canaux de discussion font référence à des thèmes de travail, en fonction de l'équipe créée. Des annonces peuvent être faites et des options ajoutées. Un canal « Général » est présent par défaut et peut être utilisé comme interface principale pour les conversations et les annonces génériques. Cela permet aux employés d'être mieux connectés et aux informations de circuler de manière fluide et efficace. ‍

Consultez un fil d'actualité personnalisé à partir du Dashboard avec « Mes flux ».

La fonctionnalité « Mes flux » permet aux utilisateurs de s'abonner à des thèmes spécifiques. Une fois les abonnements choisis par l'utilisateur, la fonctionnalité affichera les derniers contenus relatifs à ces thèmes.

Pour les utilisateurs, cela signifie un accès permanent à des informations personnalisées et personnalisées.

Consultez vos documents de travail depuis Dashboard avec « Mes derniers documents ».

Ce composant permet aux utilisateurs d'accéder à tous leurs derniers documents de travail, optimisant ainsi leur gestion des connaissances.

⭐ Pour en savoir plus, consultez comment transformer SharePoint en GED

Accès facile à vos outils préférés grâce aux raccourcis « Mes applications »

« Mes applications » est une fonctionnalité qui affiche les applications préférées des utilisateurs, à l'aide de vignettes avec des liens rapides. Ces raccourcis permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement aux applications qu'ils utilisent le plus au quotidien. En l'absence de favoris, les premières applications sont affichées à la place, dans l'ordre défini par les administrateurs.

Conclusion

Grâce aux Dashboard Teams, les employés peuvent accéder à toutes les ressources de l'entreprise depuis un seul endroit et moderniser considérablement leurs habitudes de travail. Inutile d'utiliser différents logiciels pour des finalités différentes : tous les outils utilisés au quotidien sont regroupés dans une seule interface, pour un réel gain d'efficacité.

En outre, la personnalisation de Dashboard (tant au niveau de l'entreprise qu'au niveau des employés) nous permet de fournir les outils les plus pertinents et d'accroître la satisfaction globale des utilisateurs.

Un véritable atout à l'heure où la digitalisation nous oblige à repenser complètement nos méthodes de travail.