La collaboration, c'est-à-dire travailler ensemble sur un projet commun, est essentiel au fonctionnement d'un entreprise. En fait, n'appelons-nous pas habituellement les différentes parties prenantes de l'organisation des collaborateurs ?
Aussi essentiel soit-il, la collaboration au travail représente néanmoins un véritable défi pour la direction. La direction doit encourager le développement de la collaboration interne et maintenez-le, y compris dans des situations de travail à distance ou hybrides.
Pour relever ce défi, les managers peuvent s'appuyer sur différents outils de travail collaboratifs.
À cet égard, le Microsoft 365 La suite est bien entendu une référence. Et pour cause, c'est complémentaire progiciels combiner pour former un véritable plateforme de travail collaboratif qui facilite la communication interne et des synergies entre collègues.
Vous souhaitez en savoir plus sur Microsoft et ses logiciels pour stimuler la collaboration commerciale ? Jint, en tant que partenaire Microsoft, partage son expertise sur cette question. Bonne lecture !
La collaboration interne dans l'entreprise : un enjeu majeur au cœur des préoccupations de Microsoft
La collaboration interne est un mode d'organisation du travail dans lequel les employés participent à la réalisation d'un projet ou d'une mission commun en partageant les tâches de manière flexible.
D'après un Étude Ipsos et OpenMind Kfé publié en 2018, 69 % des employés interrogés ont déclaré que le travail collaboratif favorise le partage des connaissances, 65 % ont déclaré qu'il augmentait la productivité des équipes, 62 % ont indiqué qu'il facilite la résolution de problèmes, 60 % ont affirmé qu'il est un facteur de motivation et 59 % ont estimé qu'il stimule la créativité.
Il est généralement admis que la collaboration interne a un impact positif sur le travail d'équipe, l'intelligence collective,l'engagement des employés et même la productivité. La mise en place de ce style d'organisation constitue donc un défi majeur pour les employeurs.
Véritable fournisseur de solutions pour les entreprises, Microsoft semble particulièrement intéressé par la collaboration interne . L'éditeur de logiciel développe des applications simples et sécurisées pour le travail d'équipe, en présentiel et à distance.
Quels sont donc les outils de travail collaboratifs développés par Microsoft ? C'est ce que nous allons découvrir.
Suite Microsoft Office, version collaborative
Vous connaissez sans doute le célèbre Microsoft Suite bureautique logiciel. Mais saviez-vous qu'il vous permet de créer différents types de contenus de manière collaborative ?
Grâce à Suite Microsoft Office, il est en effet possible de partager vos documents Word, tableaux Excel, présentations PowerPoint, blocs-notes OneNote et Microsoft Forms avec plusieurs personnes (collègues, sous-traitants, clients, etc.).
Surtout, les outils de la suite Microsoft Office offrent aux employés la possibilité de travailler et de modifier en même temps sur le même support. Un dispositif de création collaboratif baptisé »Co-auteur«.
Mieux encore, avec le Suite Office 365, les contributeurs peuvent accéder à une version mise à jour du fichier co-édité à tout moment, de n'importe où et depuis n'importe quel appareil (PC, téléphone, tablette, etc.). De plus, les modifications apportées par les différents utilisateurs sont clairement identifiées. Chacun peut donc facilement suivre l'évolution du document partagé.
Le savais-tu ? Le logiciel de la suite Microsoft Office peuvent être interconnectées. En combinant Forms et Excel, vous pouvez, par exemple, collecter des données à partir de votre collègues, fournisseurs, partenaires ou clients, puis analysez-les directement dans Excel.
Tasks & Planner & Project, les outils de gestion de projet de Microsoft
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour le travail collaboratif . Qu'ils travaillent sur site ou à distance, les employés doivent coordonner leurs actions, connaître l'état général du projet et partager des documents et des rapports visuels avec leurs pairs.
Là encore, Microsoft répond aux besoins des organisations avec trois outils de travail collaboratifs intégré dans Office 365 et dédié à la gestion de projet : tâches, planificateur et projet.
Avec l'application de planification Planner, facilitez le travail d'équipe en créant des tableaux Kanban qui permettent à chaque partie prenante de suivre facilement l'avancement du projet.
Synchronisées avec Planner, le logiciel Task centralise et hiérarchise les tâches collectives (générées dans Planner) et les tâches individuelles (saisies via To Do) à compléter.
L'application Tasks, elle-même intégrée à Teams, regroupe toutes les données provenant des différents Applications Microsoft (Agenda, tâches, listes, etc.) en un seul endroit. Il s'agit d'un véritable gain de temps pour les employés qui peuvent facilement utiliser ces outils sans avoir à les ouvrir un par un.
Et pour vos projets les plus complexes, facilitez la collaboration avec l'application Microsoft Project. Cet outil complet de gestion de projet est incontournable pour assurer la bonne gestion des ressources, leur allocation, le suivi et l'analyse du projet.
Tableau Kanban, diagramme de Gantt ou tableaux de bord : ce logiciel propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion d'un projet gourmand en ressources et en temps (transformation interne par exemple).
💡 Pour aller plus loin, lisez notre article sur comment planifiez vos tâches dans Teams avec l'application Tasks
Mais jetons un coup d'œil à Teams, le ' « étoile » plateforme de travail collaborative de Microsoft 365.
Teams, l'outil de collaboration ultime pour Microsoft 365
En termes de facilitation du travail collaboratif , Microsoft mise beaucoup sur Teams.
Une vrai plateforme de travail collaboratif, Teams propose de nombreuses fonctionnalités essentielles pour les opérations sur site et à distance.
Par exemple, le logiciel Teams peut être utilisé :
Pour échanger via un chat, dans à deux ou en équipe
Teams permet d'abord aux employés de discuter en binôme ou en équipe en utilisant bavarder . Utilisé de manière synchrone ou asynchrone, cet outil facilite l'interaction et la résolution de problèmes.
Selon une étude de Forrester, citée par Microsoft, l'utilisation de bavarder réduit le nombre de réunions de 18,9 % en moyenne.
Un véritable « plus » à l'heure où, selon un enquête réalisée par OpinionWay pour Empreinte Humaine, seule une réunion sur deux (52 %) est considérée comme productive par les collaborateurs.
Pour organiser des vidéoconférences
Le logiciel Teams est désormais bien connue pour ses réunions à distance.
Et pour cause, de nombreuses entreprises ayant adopté un mode de travail hybride (moitié présence sur site, moitié télétravail) utilisent la fonctionnalité de visioconférence de Teams pour faciliter la collaboration à distance entre leurs employés.
La vidéoconférences Teams permet de réunir jusqu'à 1000 participants dans différents lieux (bureaux, salles de réunion, maisons, etc.) à l'aide de différents appareils (écran, ordinateur, tablette, téléphone).
Mais ce n'est pas tout. Les réunions augmentées des équipes sont un excellent moyen de dynamiser intelligence collective et la productivité, notamment grâce à l'intégration de divers fonctionnalités telles que le WhiteBoard Microsoft.
Prenez des notes lors de réunions et co-créez des visuels avec le tableau blanc Microsoft
Selon un Étude de Wisembly et de l'IFOP publiée en 2018, 42 % des managers considèrent que les réunions auxquelles ils assistent ne sont pas suffisamment préparés et 48 % déclarent avoir rarement accès aux procès-verbaux.
Teams fournit à nouveau une réponse aux besoins exprimés par les employés :
Avec Teams, il est en effet possible de prendre des notes lors d'une réunion directement dans l'application et de récupérer le compte rendu par la suite via l'invitation à l'événement.
De plus, les réunions Teams peuvent être optimisées avec le Tableau blanc Microsoft.
Le tableau blanc virtuel de Microsoft vous permet de créer ou de co-créer des aides visuelles personnalisées avant, pendant et après la réunion.
Cela vous permettra de bien préparer vos échanges, de stimuler l'intelligence collective lors de réunion, conservez une trace de vos interactions et continuez même à travailler ensemble de manière asynchrone.
Pour créer des chaînes dédiées pour les équipes de projet
Teams permet également la création de canaux Teams réservées aux membres d'une équipe de projet spécifique et à ses « invités ».
De cette manière, les employés peuvent discuter entre eux et retrouver en un seul endroit tous les documents (Word, PowerPoint, etc.), les plannings (Tâches), les budgets (Excel) ou les connaissances (wiki) nécessaires à la réalisation de leur mission commune.
Et comme un projet implique souvent des personnes externes (clients, prestataires de services, partenaires, etc.), celles-ci peuvent également être invitées à rejoindre le canal du projet, avec des degrés d'accès variables aux différents fichiers partagés.
Bon à savoir : en tant qu'extension naturelle de Microsoft, Jint intègre Teams à la Digital Workplace. Notre solution centralise les informations, les notifications et les messages. Cela facilite grandement la recherche de documents, ainsi que la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe de projet.
Pour un accès plus rapide aux applications personnelles
Enfin, Teams est conçu comme un véritable système d'exploitation (OS), conçu pour centraliser et articuler une diversité de programmes informatiques, d'applications et de ressources numériques.
Cela permet aux utilisateurs de Teams de sélectionner les applications dont leurs équipes ont besoin directement depuis le Teams Store et d'intégrer ces outils dans Teams pour une expérience fluide.
Au niveau individuel, chaque employé peut même épingler son logiciel préféré dans son espace Teams. Ainsi, ils peuvent accéder plus facilement à leurs applications personnelles, sans avoir à quitter la plateforme Teams.
Il en résulte un réel gain de temps pour les employés et une expérience de travail optimisée.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment votre équipe passe au niveau supérieur avec Teams.
L'organigramme avec photos ou annuaire de l'entreprise, un outil collaboratif à la puissance insoupçonnée
Le organigramme avec photos, ou annuaire des entreprises est un indispensable outil collaboratif pour n'importe quelle organisation. Il permet aux parties prenantes d'identifier rapidement les noms, les postes, les missions et les compétences de leurs collègues et de les contacter en quelques clics.
Cet outil de collaboration hébergé sur votre intranet est particulièrement utile pour les nouveaux employés et simplifie grandement leur intégration. Ils peuvent se familiariser avec les différents membres de l'entreprise (visage, rôle, fonctions, expertise, etc.) et obtenir leurs coordonnées facilement.
Mieux encore, l'annuaire des entreprises permet de rechercher des compétences au sein de l'organisation. Idéal pour trouver efficacement le bon expert interne, même au sein de grands groupes.
💡 Comme nous l'expliquions dans un précédent article, grâce au Espace de travail numérique conjoint tu peux créez facilement un organigramme, directement sur votre intranet SharePoint.
Les outils collaboratifs Microsoft, leviers d'inclusivité
Là encore, Microsoft est à l'écoute des employés. Le logiciel publisher propose toute une gamme de solutions d'accessibilité permettant à tous les employés de participer pleinement aux projets de l'entreprise.
Grâce aux sous-titres et aux notes de réunion automatiques, les personnes malentendantes peuvent participer à des visioconférences sans difficulté. Le contraste des couleurs des documents et SharePoint les sites et la lecture immersive de documents sont conçus pour les malvoyants. Enfin, l'écriture à commande vocale permet aux employés en situation de handicap moteur de rédiger des textes.
Un logiciel Microsoft qui stimule la collaboration interne de l'entreprise : conclusion
Comme vous pouvez le constater, Microsoft propose une large gamme de logiciel pour stimuler collaboration interne dans les entreprises .
Parmi ces outils collaboratifs, certains, comme le Suite Office 365 , sont dédiés à la co-création de contenus. D'autres, comme Planner et Tasks, permettent la gestion de projet. D'autres, comme Teams, facilitent la communication entre les parties prenantes, et d'autres encore sont des vecteurs d'inclusivité.
Pour une expérience encore plus fluide, l'essentiel est d'intégrer ces logiciels dans votre DigitalWorkplace. C'est le moyen idéal pour obtenir votre une collaboation interne optimisée.
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