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Microsoft SharePoint est logiciel qui permet aux entreprises de créer intranets et les sites d'équipe pour améliorer leur communication interne, leur collaboration interne et leur gestion des connaissances internes. Cette technologie a déjà attiré plus de 200 000 entreprises dans le monde entier.
Vous souhaitez également créer l'intranet de votre entreprise et utiliser SharePoint pour la gestion de votre contenu ? Sachez que SharePoint est disponible en deux versions : en ligne et sur site (ou serveur).
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-premise ? Et surtout, quelle est la meilleure solution intranet pour votre entreprise ? Jint vous fournit les clés pour choisir le produit SharePoint le mieux adapté aux besoins de votre organisation, en termes de coût, de facilité de mise à jour et de sécurité des données. Bonne lecture !
SharePoint Online : présentation
SharePoint Online est la première option disponible pour les entreprises qui souhaitent disposer d'un intranet « sexy » basé sur la plateforme SharePoint de Microsoft.
Définition de SharePoint Cloud
SharePoint Online, ou SharePoint Cloud, est le version en ligne de l'outil de travail collaboratif de Microsoft SharePoint. Cette application est incluse dans l'abonnement Microsoft 365.
Architecture et hébergement dans le cloud
La principale caractéristique de la solution SharePoint Online est qu'elle repose sur le Microsoft Cloud.
Utilisation de l'infrastructure Microsoft 365
SharePoint Online est hébergé sur les serveurs de Microsoft. Les données de l'entreprise sont stockées dans des centres de données sécurisés et les sauvegardes sont gérées par Microsoft.
Mises à jour automatiques
Microsoft est responsable de l'évolution de la solution SharePoint Online au fil du temps. Avec SharePoint Cloud, les mises à jour et les mises à niveau sont automatiques. L'entreprise bénéficie de Les nouvelles fonctionnalités de SharePoint dès leur sortie.
Avantages de SharePoint Online
SharePoint Cloud possède plusieurs points forts qui peuvent faire pencher la balance en faveur de ce logiciel Web lorsqu'il s'agit de choisir la meilleure solution pour créer l'intranet de votre entreprise.
Accessibilité et flexibilité
Par rapport à SharePoint On-premise, SharePoint Online présente l'avantage majeur d'être accessible de n'importe où et depuis n'importe quel appareil (ordinateur de bureau, smartphone, ordinateur portable, tablette, etc.) tant qu'il existe une connexion Internet.
La version en ligne de SharePoint convient donc aux entreprises qui pratiquent travail hybride, des organisations internationales ou des structures qui ont besoin de collaborer ou de partager des ressources avec leurs clients, partenaires ou prestataires de services.
Des coûts qui évoluent avec l'utilisation
L'application SharePoint Online est incluse dans l'abonnement Microsoft365. Le logiciel de travail collaboratif peut également être acheté indépendamment. Dans tous les cas, le prix de SharePoint Cloud dépend du nombre d'utilisateurs.
De plus, l'adoption du logiciel SharePoint Online ne nécessite aucun investissement en matériel. Par conséquent, la configuration de la version cloud de SharePoint est plus économique que l'installation de SharePoint sur site.
Inconvénients de SharePoint Online
Malgré ses points forts, SharePoint Cloud présente certaines faiblesses à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution intranet pour votre entreprise.
Dépendance à la connectivité Internet
En tant qu'application basée sur le cloud, SharePoint Online nécessite une connexion Internet pour fonctionner. Si vos bureaux sont situés dans une zone où la couverture du réseau Internet est faible, la version Cloud de SharePoint n'est donc pas la meilleure option pour créer votre espace de travail numérique.
Limitations en matière de personnalisation par rapport à SharePoint On-Premise
La principale faiblesse de la solution SharePoint Online est son manque de personnalisation par rapport à SharePoint On-premise. Cependant, cette limitation peut être facilement surmontée en installant un logiciel supplémentaire, tel que Jint. Jint est une extension de SharePoint Online qui permet d'ajouter des fonctionnalités à un intranet SharePoint Online et de modifier sa conception pour créer un intranet personnalisé, intuitif et attrayant.
SharePoint On-Premise : présentation
SharePoint On-premise est la deuxième option disponible pour les entreprises qui souhaitent créer un intranet à l'aide du logiciel Microsoft SharePoint.
Définition de SharePoint On-Premise
SharePoint On-premise est la version sur site de l'outil de collaboration interne de Microsoft SharePoint. Il est également appelé « SharePoint sur site », « SharePoint sur site », « SharePoint sur site » ou « SharePoint Server ».
Architecture et déploiement de SharePoint sur site
Comme son nom l'indique, la principale caractéristique de SharePoint On-premise est qu'il s'agit de la version « sur site » de SharePoint
Serveurs locaux
SharePoint On-premise est hébergé sur les serveurs de l'entreprise. Par conséquent, les informations de l'organisation sont stockées sur son réseau local ou sur des serveurs accessibles via Internet. Cette solution convient aux structures qui souhaitent garder la maîtrise de la protection de leurs données.
Gestion des mises à jour
Les mises à jour et les mises à niveau liées à SharePoint On-premise sont gérées par le service informatique de l'entreprise. De ce fait, les nouvelles fonctionnalités ne sont disponibles qu'après l'intervention du service informatique. De plus, Microsoft ne publie qu'une version de SharePoint Server tous les mois. Par conséquent, SharePoint On-premise comporte moins de mises à jour que la version en ligne.
Avantages de SharePoint On-Premise
SharePoint On-premise présente plusieurs atouts à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution pour création de votre intranet SharePoint.
Contrôle total de l'infrastructure
Avec SharePoint On-premise, l'entreprise conserve le contrôle total de l'infrastructure de son intranet et de la gestion de ses données. À condition que les compétences nécessaires soient disponibles en interne, l'organisation assure la sécurité de ses données.
Personnalisation approfondie
SharePoint On-premise présente également l'avantage d'être hautement personnalisable. Cette solution s'adapte aux besoins et aux contraintes de l'organisation, notamment en termes d'espace de stockage des données.
Inconvénients de SharePoint On-Premise
Malgré ses points forts, la version sur site de SharePoint présente certaines faiblesses qui pourraient influencer le choix de votre solution intranet.
Coûts initiaux élevés
L'un des principaux inconvénients de SharePoint On-premise est le coût de son installation. Pour adopter la variante sur site de SharePoint, l'entreprise doit en effet acquérir du matériel spécifique, notamment des serveurs locaux.
Maintenance et gestion complexes
L'autre inconvénient majeur de SharePoint On-premise est la complexité de sa maintenance et de sa gestion quotidienne. Ces opérations incombent en effet au service informatique interne. L'organisation doit donc disposer des compétences nécessaires.
Fonctionnalités plus limitées
Enfin, le dernier inconvénient majeur de SharePoint On-premise est que cette version ne donne pas accès à toutes les fonctionnalités de SharePoint.
Comparaison des fonctionnalités
Les fonctionnalités de base de SharePoint Online et de SharePoint On-premises sont les mêmes. Cependant, les deux solutions de création d'intranet diffèrent en termes de gestion des coûts et de la sécurité.
Gestion de contenu
SharePoint Online et SharePoint On-premise sont deux technologies conçues pour améliorer la gestion de contenu, le partage des connaissances au sein des entreprises et la collaboration interne.
Stockage et organisation des documents
Les solutions SharePoint Cloud et SharePoint On-premise permettent de partager, de stocker, de gérer, d'organiser et d'accéder à des documents de manière sécurisée et centralisée. Cependant, contrairement à SharePoint sur site, SharePoint Online ne permet pas un stockage de données illimité.
Flux de travail et automatisations
Les deux versions de SharePoint permettent également de créer des flux de travail pour rationaliser les processus internes, augmenter la productivité des employés et améliorer l'expérience utilisateur. SharePoint On-premises est plus personnalisable et légèrement plus efficace pour concevoir des flux de travail spécifiques.
Collaboration et communication
Dans sa version cloud comme dans sa variante sur site, Microsoft SharePoint facilite le travail collaboratif et communication interne.
Partage et collaboration
Outils Les deux versions de SharePoint permettent de créer des intranets, des sites d'équipe ou des portails de communication internes afin d'améliorer le partage d'informations, de faciliter le travail collaboratif et de renforcer la culture d'entreprise.
Intégration avec d'autres applications
La version en ligne de SharePoint s'intègre parfaitement aux autres applications de la suite Microsoft365, notamment Microsoft Teams, Outlook et PowerPoint. L'intégration de Microsoft 365 à SharePoint On-premise est également possible. Cette solution hybride doit être configurée par les administrateurs internes.
Sécurité et conformité
En termes de sécurité des données, SharePoint On-premise et SharePoint Online présentent des différences notables.
Mesures de sécurité dans SharePoint On-Premise
Avec SharePoint On-premise, la sécurité des données est gérée par l'entreprise elle-même.
Contrôle d'accès
Le service informatique de l'entreprise conserve le contrôle des droits d'accès à son intranet. Pour permettre aux utilisateurs externes de se connecter à la plateforme, le service informatique doit créer une infrastructure de connexion sur mesure.
Chiffrement des données
Les entreprises qui optent pour la solution SharePoint On-premise stockent leurs données sur leur réseau local. L'équipe informatique interne est chargée de protéger les informations et de crypter les données.
Mesures de sécurité dans SharePoint Cloud
Avec SharePoint Online, Microsoft est responsable de la protection des données de ses clients.
Politiques de sécurité Microsoft 365
Lorsqu'une entreprise opte pour la solution SharePoint Online, ses informations sont conservées dans les centres de données de Microsoft et sont soumises aux politiques de sécurité de Microsoft 365.
Conformité aux normes réglementaires
Microsoft protège les données des clients de SharePoint Online conformément aux normes réglementaires et de conformité du secteur. En outre, Microsoft aide ses entreprises clientes à respecter leurs obligations en matière d'audit et de conformité.
Coûts et modèles d'abonnement
En termes de coûts et de modèles d'abonnement, SharePoint Online et SharePoint On-premise sont soumis à des régimes très différents.
Coûts associés à SharePoint On-Premise
Les coûts associés à SharePoint On-premises sont relativement importants. L'entreprise doit en effet réaliser un investissement initial pour s'équiper de serveurs locaux adaptés à ses besoins et acquérir une licence (perpétuelle) auprès de Microsoft.
Une fois la solution SharePoint On-premise déployée dans l'environnement informatique de l'organisation, celui-ci doit également prendre en charge les coûts de maintenance et engager des dépenses pour garantir la sécurité des données.
Coûts associés à SharePoint Cloud
Les employeurs qui optent pour la solution intranet SharePoint Online paient simplement une redevance mensuelle, calculée en fonction du nombre d'utilisateurs.
SharePoint Online contre SharePoint sur site : principaux points à retenir
Lorsque vous choisissez entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise pour votre entreprise, la réponse dépend des besoins de votre organisation et de ses contraintes. En résumé :
- SharePoint sur site convient aux organisations qui souhaitent avoir un contrôle parfait sur la protection de leurs données, qui souhaitent s'équiper d'un environnement de travail numérique 100 % personnalisé et qui disposent de compétences informatiques internes ainsi que d'un budget conséquent.
- SharePoint Cloud est la meilleure solution intranet pour les entreprises qui privilégient la rapidité d'installation, la facilité de maintenance, l'accessibilité et une intégration parfaite avec les outils de la suite Microsoft365, tout en garantissant un haut niveau de sécurité.
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