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1 salarié sur 3 ne se sent pas suffisamment informé de l'actualité de l'entreprise et est mécontent de la méthode utilisée pour communiquer en interne, selon une enquête Inside - Opnionway réalisée en 2022. De plus, 77 % des employés considèrent même que c'est une priorité.
L'importance de la communication interne n'est plus remise en question. Au-delà de la simple transmission d'informations aux collaborateurs, il s'agit d'un véritable levier de collaboration et de motivation. Cependant, toutes les entreprises ne disposent pas des outils nécessaires pour mettre en place une communication interne efficace, ou ne savent pas quelles solutions mettre en œuvre.
Et si Teams était l'outil dont vous aviez besoin ? Cet article explique en détail comment améliorer votre communication interne avec Teams, et comment aller encore plus loin avec notre nouvelle application Jint for Teams. Suivez le guide !
Pourquoi la communication interne est-elle importante ?
La communication interne ne se limite pas à transmettre des informations aux employés. Il s'agit au contraire d'un véritable cercle vertueux qui améliore l'engagement des employés (connu sous le nom de défense des intérêts des employés) et crée une véritable cohésion d'équipe. La communication interne fait office de porte-voix de l'entreprise : elle peut ainsi transmettre des messages et des valeurs, mais aussi contribuer à la création d'une identité collective et à créer un sentiment d'appartenance chez les employés.
On pourrait penser qu'à l'ère du numérique, il serait facile de mettre en place une stratégie de communication interne efficace. Cependant, de nombreux défis compliquent la tâche aujourd'hui. Tout d'abord, travail hybride (un mode de travail flexible qui combine présentiel et télétravail) peut créer une asynchronie entre les employés présents sur site et ceux qui travaillent à distance. Comment pouvons-nous faire circuler l'information et transmettre des messages importants dans ce contexte ? Ensuite, nous assistons depuis plusieurs années à une prolifération d'outils numériques qui, loin de fluidifier la communication interne, aboutissent parfois à diffuser trop d'informations. Une communication interne excessive ou insuffisante, ou qui contient des incohérences, peut créer un risque de
méfiance et manque de motivation des employés.
Nous sommes de plus en plus submergés par les notifications, qu'elles proviennent de notre téléphone portable ou notre boîte aux lettres. Selon Microsoft, il nous faut plus de 16 longues minutes pour nous concentrer à nouveau après avoir traité un seul e-mail. Dans ce contexte, il est essentiel pour une entreprise d'utiliser de nouveaux moyens de communication pour transmettre des informations de la manière la plus optimale possible.
Ainsi, utiliser un outil de communication collaboratif comme Teams permet de gagner beaucoup de temps. Mais ce n'est pas le seul avantage.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez le guide pour communiquer efficacement en interne | Conseils
Pourquoi utiliser Microsoft Teams ?
En 2016, Microsoft a développé son propre outil collaboratif, Teams. Cet outil, qui fait partie intégrante de la suite Office 365, offre la possibilité d'utiliser d'autres logiciels Microsoft pour étoffer les tâches à accomplir.
Il permet aux utilisateurs de collaborer en temps réel, de communiquer via des appels vocaux et vidéo, de partager des fichiers et travailler sur des projets à distance en équipe. L'outil est conçu pour tous les types d'entreprises, des petites et moyennes entreprises aux très grandes entreprises, qui souhaitent simplifier les interactions entre les membres d'une même structure et faciliter la circulation de l'information.
Le nombre d'utilisateurs de Teams a presque doublé entre 2021 et 2022, passant de 145 millions à 270 millions. Il faut dire que la crise de la Covid-19 a largement démocratisé l'utilisation du travail à distance et des outils collaboratifs. Aujourd'hui, ces outils sont très fréquemment utilisés dans les entreprises.
🤩 Pour aller plus loin, consultez 5 cas d'utilisation incontournables de Microsoft Teams
Quelles sont les fonctionnalités de Teams ?
Voici quelques-unes des fonctionnalités proposées par Teams dont les entreprises peuvent bénéficier dans le cadre de la mise en œuvre de leur stratégie de communication interne.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez tous les conseils et raccourcis Teams à connaître
Conversations privées
Il s'agit de conversations privées pour communiquer avec un collaborateur ou un groupe, en dehors des équipes habituelles. Les messages ne sont visibles que par les participants à la conversation, afin qu'ils puissent se concentrer sur les tâches qui leur sont spécifiquement dédiées et rechercher plus facilement des informations.
Les commandes Teams
Voici la liste des tâches les plus fréquentes, accessible directement dans la barre de recherche. Tapez simplement /files pour accéder aux fichiers récents, /mentions pour voir les mentions et /recorded pour accéder aux messages enregistrés.
Le mode « ne pas déranger »
Ce mode permet de désactiver toutes les notifications pour avancer sereinement sur un projet et ne pas être interrompu. L'objectif : augmenter votre concentration et donc votre productivité.
Enregistrez vos messages
Cette fonctionnalité vous permet de sauvegarder les messages importants afin de pouvoir les retrouver plus facilement par la suite. Il vous suffit de placer le curseur dans le coin supérieur droit du message, de cliquer sur les trois petits points et de sélectionner Enregistrer ce message. Cela est particulièrement utile pour les projets d'équipe.
Formater les messages et ajouter des titres
Vous pouvez y ajouter des titres à vos messages afin qu'ils soient immédiatement vus par vos collègues et/ou qu'ils attirent leur attention sur un problème spécifique. D'autres options de mise en forme sont disponibles : mettre le texte en gras, en italique, souligné, modifier la taille de la police, etc.
Envoyer des messages urgents ou importants
Cette fonctionnalité vous permet de marquer les messages comme importants ou urgents et de faciliter ainsi la circulation de l'information.
Épingler les équipes et les chaînes préférées
Cette fonctionnalité permet d'accéder plus facilement aux informations importantes et de gagner un temps précieux.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez 11 outils Teams à intégrer de toute urgence (jint.co)
Créez des équipes dédiées pour les actualités internes
Ici, il s'agit de regrouper toutes les annonces relatives aux informations et actualités de votre entreprise dans une équipe dédiée dans l'application Teams.
Mettre en œuvre une communication interne réussie sur Teams
Voici quelques moyens de mettre en place une communication interne efficace sur Teams, fonctionnalité par fonctionnalité.
Enquêtes
La fonction Sondages vous permet de recueillir l'avis de tous les collaborateurs rapidement et facilement. C'est particulièrement intéressant pour les projets d'équipe.
Le mode de réglage
Il s'agit d'une expérience de réunion dans laquelle les participants s'assoient virtuellement dans la même pièce pour une réunion plus conviviale. De cette façon, même les employés qui travaillent à distance peuvent avoir l'impression d'être avec leurs collègues. Idéal pour renforcer la cohésion d'équipe.
💡 Pour aller plus loin, découvrez Comment créer et animer une réunion Microsoft Teams ?
Notes de réunion
Les notes de réunion sont utilisées pour enregistrer les éléments importants qui ont émergé d'une réunion.
Le tableau blanc collaboratif
Le tableau blanc collaboratif permet aux collaborateurs de créer des diagrammes, des tableaux, des graphiques et des annotations, puis de présenter leurs projets à tous les participants.
Viva Connections
Viva Connections est une application intégrée à Teams qui permet à chaque employé de rassembler les informations, les conversations et les outils dont il a besoin au quotidien.
🤩 Pour aller plus loin, consultez le guide pour améliorer votre gestion de projet sur Microsoft Teams
Viva Engage
Viva Engage est la dernière fonctionnalité de Teams, qui se présente sous la forme d'une plateforme de connexion et de socialisation pour les membres d'une entreprise. Il permet aux utilisateurs de publier des messages et de télécharger des photos, des vidéos et de multiples contenus. L'objectif est de créer une communauté et un engagement, à l'image des réseaux sociaux que nous connaissons tous.
Amplifier Viva
Viva Amplify est une application de communication interne qui augmente l'impact de la communication au sein de l'entreprise en créant des messages plus forts, des campagnes internes et des notifications visuelles claires dans l'environnement Microsoft 365.
Communicateur d'entreprise
L'application Company Communicator vous permet de créer et d'envoyer des messages à plusieurs équipes ou à un grand nombre de personnes via une seule conversation. Il peut être utilisé pour accueillir les nouveaux arrivants, annoncer des informations importantes ou diffuser des messages à grande échelle.
Comment aller plus loin avec Jint pour les équipes dans Microsoft Teams ?
La nouvelle application Jint for teams ajoute de nouvelles fonctionnalités à Teams et répond aux nouveaux défis de communication interne auxquels les entreprises sont confrontées.
Face à une surabondance d'outils numériques et à la fragmentation des informations qui en résulte, Jint for teams vous permet de créer des tableaux de bord intuitifs et 100 % personnalisables intégrés à Teams. Sa valeur ajoutée ? Son caractère intuitif et son haut niveau de personnalisation. L'objectif est de créer un environnement de travail simple entièrement adapté à vos besoins, et ainsi d'améliorer votre productivité au quotidien.
💫 Pour aller encore plus loin, découvrez transformer Teams en une plateforme d'expérience utilisateur.
Un tableau de bord personnalisé en quelques clics
Jint for teams est une application 100% SaaS, qui permet de créer tableaux de bord entièrement personnalisés en 2 clics. Les employés peuvent créer leur propre environnement de travail à l'aide de plusieurs modèles disponibles et se concentrer sur l'essentiel de leurs tâches, sans risquer de se laisser distraire par un afflux d'informations.
Le tableau de bord peut être mis à la disposition de tous les employés, ou seulement de certains d'entre eux. Il peut également être utilisé pour la phase d'intégration, une étape délicate et cruciale pour les entreprises.
Centralisation des informations essentielles
Jint for teams centralise toutes les informations dont les employés ont besoin en un seul endroit.
De nombreuses fonctionnalités peuvent ainsi être ajoutées à Teams, telles que :
- Mes tâches,
- Mes prochaines réunions,
- Mes e-mails,
- mur de réseaux sociaux,
- Actualités,
- Mes applications préférées.
Le résultat est un tableau de bord personnalisé dans lequel les informations peuvent être sélectionnées, classées par ordre de priorité, puis distribuées à tous les employés ou uniquement à certaines populations.
💪 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser l'expérience des employés avec Microsoft Teams (jint.co)
Une expérience mobile optimale
Jint for Teams est disponible sur les appareils mobiles, pour une expérience fluide et optimale. Tous les employés peuvent en bénéficier, y compris les équipes de terrain, les télétravailleurs et les travailleurs en déplacement.
Tout cela pour améliorer et optimiser la communication interne de votre entreprise.
Conclusion
La communication interne est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Pourtant, avec la multiplication des outils numériques, il peut être difficile de mettre en œuvre une stratégie à la fois appropriée et efficace. En centralisant les informations et en permettant aux employés de personnaliser leur environnement numérique, Teams offre une expérience de communication interne optimale. Pourquoi ne pas essayer ?
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