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SharePoint Knowledge Agent est une fonctionnalité mise en place par Microsoft en septembre 2025. Ce service est inclus dans la Licence Microsoft 365 Copilot et accessible en activant le paiement à l’utilisation.
Les « Agents de Connaissances SharePoint » sont des assistants d’intelligence artificielle intégrés aux sites SharePoint. Ils simplifient la gestion et l’exploitation des documents stockés sur la plateforme ainsi que l’administration des portails SharePoint.
Ces assistants IA prêts à l’emploi facilitent l’usage de Microsoft SharePoint pour les utilisateurs comme pour les administrateurs, ainsi que l’adoption de l’IA en entreprise. Ils transforment Sharepoint en une Digital Workplace intelligente, plus agréable et plus fiable.
Alors, que pouvez-vous attendre des Agents de Connaissances SharePoint ? Et comment pouvez-vous les prendre en main pour tirer profit au maximum de votre intranet SharePoint et en faire un pilier de votre transformation digitale?
Dans cet article, Jint fait le point sur les SharePoint Knowledge Agents : intérêt, principaux cas d’usage, conditions d’accès, configuration, fonctionnalités clés et bénéfices pour les organisations.
Bonne lecture !
Pourquoi Microsoft a créé les SharePoint Knowledge Agents ?
Microsoft a développé les SharePoint Knowledge Agents pour simplifier l’utilisation de sa plateforme de gestion documentaire phare (Microsoft SharePoint), la rendre plus efficace, plus fiable et plus attractive, et finalement augmenter le retour sur investissement pour les organisations clientes.
Transformer SharePoint en plateforme de GED intelligente
L’ajout des Knowledge Agents à SharePoint fait passer la solution de collaboration et de gestion électronique des documents (GED) de Microsoft à la vitesse supérieure. Avec l’intégration des chatbots et des automatisations IA, SharePoint se transforme en GED intelligente.
Grâce aux assistants IA directement accessibles depuis les sites et bibliothèques de documents SharePoint, l’utilisation du logiciel est plus simple et les informations fournies plus sûres et plus compréhensibles. Avec les Agents de Connaissances SharePoint, les utilisateurs peuvent en effet :
- Trouver, prendre connaissance et comprendre rapidement les informations et documents internes. Ils gagnent un temps précieux lorsqu’ils recherchent la réponse à une question. Ils n’ont pas à ouvrir et lire des dizaines de dossiers. Pour obtenir une information fiable, issue de sources actualisées et pertinentes, il leur suffit d’interroger leur assistant conversationnel en employant un langage naturel. Ceci améliore leur expérience digitale et leur permet de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Créer de nouveaux contenus en quelques clics. Avec les SharePoint Knowledge Agents, les utilisateurs disposant des autorisations requises peuvent produire automatiquement des pages intranet, ajuster leur apparence grâce aux suggestions de l’IA générative, et même les alimenter en un clin d’œil grâce à l’éditeur de texte. Ils sont donc non seulement délestés de leurs tâches répétitives, mais aussi plus productifs lorsqu’ils réalisent des missions stratégiques, réclamant de la créativité.
- Organiser et maintenir à jour la base de connaissances interne. Grâce aux SharePoint Knowledge Agents, les administrateurs de sites et de bibliothèques de documents gardent ces bases de données propres et structurées, le tout sans efforts. L’intelligence artificielle étiquette les fichiers, classe les documents en colonnes, repère les liens brisés et les pages obsolètes et fait même des suggestions aux gestionnaires pour enrichir les contenus disponibles. Résultat, les données SharePoint sur lesquelles s’appuient les Agents de Connaissances IA pour fournir des réponses aux utilisateurs sont saines, ce qui améliore la fiabilité des informations délivrées.
Garantir la sécurité des données stockées sur Microsoft SharePoint
L’un des principaux bénéfices de SharePoint Knowledge Agent pour les organisations est la robustesse de la protection des données confidentielles garantie par cette IA sécurisée. Et pour cause, les agents IA d’entreprise intégrés à SharePoint sont soumis aux mêmes politiques de sécurité et aux mêmes paramètres de contrôle des identifiants et des autorisations d’accès que le reste de la plateforme.
Une personne qui n’a pas les permissions SharePoint ad hoc pour consulter un document ne peut pas y accéder par le biais d’un Assistant IA de Connaissances, même si celui-ci est partagé sur un canal de discussion Teams par exemple.
Booster le retour sur investissement (ROI) de SharePoint
Avec ses agents IA basés sur Microsoft Copilot et intégrés aux sites SharePoint, le géant de Redmond aide les organisations à optimiser la gouvernance de leur base de connaissances et l’exploitation de leurs données SharePoint. À la clé, une efficacité individuelle accrue, une meilleure expérience collaborateur, une productivité collective en hausse, une prise de décision facilitée et améliorée, et finalement, une croissance de la performance globale.
On peut ainsi émettre l’hypothèse qu’avec les Knowledge Agents, Microsoft a souhaité aider les entreprises à tirer pleinement profit de SharePoint et à augmenter le retour sur investissement (ROI) associé à cette solution.
À quoi sert un SharePoint Knowledge Agent ?
Les SharePoint Knowledge Agents ont trois intérêts majeurs qui profitent à quatre grandes catégories de collaborateurs.
Quels sont les principaux usages de SharePoint Knowledge Agent ?
Les SharePoint Knowledge Agents ont trois vocations majeures :
- Faciliter l’accès à la connaissance interne et son exploitation. Une simple requête en langage naturel, adressée au chatbot, permet aux collaborateurs d’obtenir des réponses personnalisées et contextualisées à leurs questions. L’outil extrait des données d’un fichier ou d’une bibliothèque de documents et résume les informations instantanément. Il analyse le rôle, le point d’entrée et les actions des utilisateurs pour leur fournir des réponses adaptées à leurs besoins spécifiques.
- Générer rapidement des contenus cohérents. Les SharePoint Knowledge Agents permettent aux administrateurs d’intranets, aux créateurs de contenus et aux utilisateurs autorisés de produire des pages SharePoint, des posts d’actualité, des FAQ ou encore des synthèses à moindre effort. Un simple clic ou un prompt basique, en langage naturel, leur permet d’obtenir le livrable de leur choix. Les templates et les suggestions de design de l’IA favorisent la production de contenus cohérents et qualitatifs.
- Fluidifier et optimiser la gestion documentaire. Les Agents de Connaissances SharePoint aident les administrateurs de votre intranet à organiser et mettre à jour les fichiers, les bibliothèques de documents et les sites SharePoint. Ils leur signalent par exemple les contenus manquants et enrichissent les documents en métadonnées pour mieux structurer la connaissance interne. Les gestionnaires peuvent en outre modifier l’architecture d’un dossier ou ses règles de gouvernance sans avoir à coder, avec une simple requête. Les entreprises disposent ainsi de bases de connaissances saines, dont les agents IA peuvent extraire des réponses fiables.
A quels utilisateurs SharePoint Knowledge Agent est-il destiné ?
Les Assistants IA de Connaissances SharePoint ont été conçus pour quatre grands types de publics :
- Les administrateurs de sites qui sont guidés dans la conception et la mise à jour des portails dont ils ont la responsabilité (signalement de lien cassé par exemple) et peuvent procéder aux modifications suggérées sans effort ;
- Les gestionnaires de contenus qui peuvent organiser les bibliothèques de documents et mettre en place des flux de travail (approbation par exemple), en adressant une simple invite au chatbot associé à leur jeu de fichiers ;
- Les créateurs de contenus qui peuvent générer et customiser des pages intranet, des sections, des FAQ, des posts d’actualité ou encore des synthèses en faisant une demande écrite à leur Agent de Connaissances SharePoint ;
- Les consommateurs de contenus qui peuvent poser une question aux robots intégrés aux bibliothèques de documents et pages SharePoint pour obtenir une réponse personnalisée, actualisée et crédible immédiatement.
Exemples de cas d’usage des SharePoint Knowledge Agents
Les cas d’utilisation des Agents de Connaissances SharePoint en entreprise sont nombreux :
- Une chef de projet peut demander à SharePoint Knowledge Agent de synthétiser un rapport et de comparer deux versions d’un tableau Excel pour préparer une réunion d’équipe sans perdre de temps à lire des dizaines de pages et sans commettre d’erreur
- Les membres d’une équipe projet peuvent partager un Agent SharePoint dans leur canal Teams pour avoir accès à leurs informations et documents de travail plus facilement, collaborer de manière plus fluide, et atteindre leurs objectifs plus efficacement
- Un responsable de la communication peut s’adresser au chatbot en langage naturel pour lui demander de générer automatiquement une nouvelle page pour l’intranet, alignée avec l’identité visuelle et la marque employeur, puis améliorer un billet d’actualité (ton, longueur, etc.) qui sera posté sur cette page
- Une responsable RH peut formuler une requête auprès de SharePoint Knowledge Agent pour générer une offre d’emploi ou une fiche de poste à partir des informations contenues dans la base de données RH de l’entreprise
- Un chargé des RH peut utiliser la recherche intelligente SharePoint pour obtenir la liste des politiques internes qui seront impactées par l’entrée en vigueur d’une nouvelle réglementation, sans avoir à rechercher, ouvrir, lire et analyser l’intégralité des ressources de référence
- Un administrateur de site peut solliciter SharePoint Knowledge Agent pour bénéficier de suggestions d’optimisation et réaliser les modifications pertinentes automatiquement (classer les documents par type, ajouter une colonne « auteur » ou « résumé », mettre en place une procédure d’approbation, etc.)
Comment fonctionne SharePoint Knowledge Agent ?
Les SharePoint Knowledge Agents sont faciles à prendre en main, mais ils sont réservés aux utilisateurs bénéficiant d’une Licence Microsoft 365 Copilot et à ceux ayant souscrit au paiement à l’utilisation.
Licences nécessaires pour accéder à SharePoint Knowledge Agent
Pour pouvoir configurer et utiliser les Agents de Connaissances SharePoint, vous devez posséder une licence Microsoft 365 Copilot et disposer des autorisations requises pour agir en tant qu’administrateur. Si vous ne bénéficiez pas d’une Licence Microsoft 365 Copilot, vous pouvez accéder au service SharePoint Knowledge Agent en souscrivant à la facturation avec paiement à l’utilisation.
Configuration requise pour déployer SharePoint Knowledge Agent
Pour que les SharePoint Knowledge Agents soient intégrés à votre intranet et à vos bibliothèques de documents un administrateur de site ou un administrateur général doit configurer cette fonctionnalité.
Bon à savoir :
Les SharePoint Knowledge Agents sont des bots prêts à l’emploi et non personnalisables. Pour bénéficier d’assistants customisés, répondant à des besoins spécifiques, les administrateurs peuvent créer des agents sur mesure. Pour concevoir un agent customisé facilitant l’exploitation d’un jeu de documents, rendez-vous dans SharePoint, sélectionnez des fichiers, puis cliquez sur « créer un agent » et personnalisez votre Agent SharePoint basé sur ces sources.
Il n’est pas nécessaire d’être un développeur pour créer un SharePoint Agent. Les utilisateurs autorisés peuvent ainsi mettre en place un assistant IA sur mesure sans compétences en code particulières.
Prise en main de SharePoint Knowledge Agent
La prise en main des Agents de Connaissances SharePoint par les utilisateurs est simple. Les collaborateurs peuvent formuler leurs demandes aux Assistants Intelligents SharePoint et faire leurs recherches en langage naturel, à l’écrit ou à l’oral. Pour lancer le chatbot, il leur suffit de cliquer sur le bouton flottant « SharePoint Knowledge Agent », dans le coin inférieur droit de leur écran. Ils peuvent dès lors adresser leurs questions à l’assistant comme s’il s’agissait d’un individu.
Attention, pour voir l’icône « Knowledge Agent » apparaître sur SharePoint et pouvoir utiliser l’outil, les salariés doivent disposer d’une licence Microsoft 365 Copilot, mais aussi être propriétaires ou membres du site concerné.
Quelles sont les fonctionnalités clés de SharePoint Knowledge Agent ?
Les fonctionnalités de base des Agents de Connaissances SharePoint se répartissent en trois grandes catégories :
Les fonctionnalités d’amélioration des sites et pages SharePoint
Les Agents IA de Connaissances SharePoint aident les administrateurs de sites à créer et optimiser les pages et les portails sur lesquels ils ont la main grâce à des fonctionnalités telles que :
- Le signalement des liens brisés, pages obsolètes et lacunes de contenu ;
- La génération de pages, sections et FAQ à partir de prompts et de templates ;
- Les suggestions d’idées de design pour améliorer les pages intranet ;
- La création automatique de contenus harmonieux.
Les fonctionnalités de rationalisation de la gestion des connaissances
Les SharePoint Knowledge Agents permettent de rationaliser et d’automatiser l’organisation des bibliothèques de document à travers des fonctionnalités de knowledge management telles que :
- La création automatique de colonnes basées sur le contenu des fichiers ;
- La mise en place simplifiée de workflows et de règles de gouvernance ;
- La création de vues de bibliothèque pour modifier l’affichage des documents.
Les fonctionnalités d’exploitation des contenus SharePoint
Les assistants conversationnels Knowledge Agents intégrés à SharePoint offrent plusieurs fonctionnalités facilitant l’accès aux informations et la capitalisation sur les connaissances internes, notamment :
- La génération instantanée de réponses personnalisées et contextuelles (basées sur les informations contenues dans un document, une bibliothèque, une page ou un site) aux questions posées par les utilisateurs ;
- La génération immédiate de résumés (audio ou écrits) à partir d’un ou plusieurs documents ou d’une page pour en saisir les points essentiels sans avoir à ouvrir une multitude de fichiers et à étudier des centaines de pages ;
- La visualisation des différences et des similitudes entre deux documents pour les comparer plus rapidement et repérer les erreurs ou les changements ;
- La génération en direct d’une FAQ (foire aux questions) à partir d’un document pour faciliter la transmission des informations clés.
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