Pourquoi choisir SharePoint pour votre intranet ?

À l'ère de la digitalisation des entreprises et du travail hybride, les services Cloud et les plateformes de travail collaboratif sont désormais légion. Donc pourquoi choisir SharePoint pour créer votre intranet ? Quelles sont les caractéristiques de cet outil et, surtout, quels en sont les principaux avantages ? Dans cet article, Jint se penche sur la question.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint est une plateforme de partage de contenu et de travail d'équipe pour les entreprises et les administrations. Ce service fait partie de la suite Microsoft 365 déjà utilisée par de nombreuses entreprises et organisations.

Les origines d'un outil de référence

L'histoire de SharePoint a débuté en 2001 avec le lancement par Microsoft de deux solutions : la plateforme de gestion de documents Services d'équipe SharePoint (STS) et l'éditeur de l'intranet et du site d'équipe Serveur de portail SharePoint (SPS). Depuis lors, SharePoint a connu une série d'évolutions, une nouvelle version étant dévoilée tous les trois ans. Disponible en ligne depuis 2013, SharePoint est devenu un outil de référence pour la création d'intranets collaboratifs, la curation de contenu et la gestion de documents numériques. À ce jour, le logiciel compte plus de 190 millions d'utilisateurs dans plus de 200 000 organisations.

Intranets SharePoint : du prêt à l'emploi au personnalisé

La solution SharePoint propose plusieurs options de personnalisation adaptées aux besoins et aux contraintes des différentes organisations. Il vous permet de créer :

• « Prêt à l'emploi« intranets qui sont faciles à déployer et à administrer en raison de leur nature standard ;

• « Dans une boîte« intranets, rapides à mettre en place grâce à leur préconfiguration, tout en restant personnalisables pour répondre aux exigences de l'entreprise ;

• « Personnalisé« intranets, entièrement personnalisé, mais nécessitant un investissement humain et financier plus conséquent.

Chaque organisation peut choisir la solution intranet SharePoint qui convient à ses ressources, à ses attentes et à ses défis.

Les principales fonctionnalités de SharePoint

La solution SharePoint propose également de nombreuses fonctionnalités, notamment :

• Le création de sites intranet permettant de communiquer à ses employés les actualités, les événements et les procédures de l'entreprise ;

• Le création de sites extranet configuré pour le partage externe permettant de transmettre des informations et de travailler sur des projets avec des partenaires extérieurs à l'entreprise ;

• Gestion des fichiers et des documents pour stocker, organiser et partager des documents à l'aide de bibliothèques de documents et de listes de fichiers ;

• Recherche de contenu personnalisée qui permet aux employés de faire des recherches sur les sites SharePoint pour trouver rapidement les informations dont ils ont besoin ;

• Gestion de contenu Workflows permettre de créer des processus automatisés pour effectuer des tâches courantes, telles que l'approbation des documents, la notification des mises à jour ou la validation des formulaires ;

• Intégration de SharePoint Online à d'autres outils tels que Application de communication collaborative Microsoft Teams, la messagerie Outlook ou le service de stockage de fichiers en ligne OneDrive pour améliorer la collaboration et la productivité.

Comme on peut le constater, SharePoint est une solution intranet complète et flexible qui permet de répondre aux différents besoins des entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité. Ce faisant, SharePoint apporte différents avantages aux organisations.

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Les avantages d'un intranet SharePoint

L'utilisation de SharePoint pour créer votre intranet présente plusieurs avantages notables :

Collaboration interne optimisée

Tout d'abord, un intranet SharePoint favorise collaboration interne. Ce dans le cloud La solution vous permet de créer des sites d'équipe. Dans ces espaces collaboratifs, les employés participant à un projet peuvent partager des fichiers (images, pdf, etc.), produire et éditer des documents ensemble (Excel, Word, PowerPoint, etc.) et configurer flux de travail pour automatiser certaines tâches, telles que l'approbation d'un nouveau rapport. En résumé, les membres du groupe peuvent collaborer et avancer ensemble sur leur projet, même s'ils ne sont pas au même endroit ou s'ils ne pratiquent pas le travail hybride.

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Une communication interne et externe plus fluide

Deuxièmement, un intranet SharePoint facilite la communication interne et externe. Grâce aux sites d'équipe, les employés appartenant au même service ou au même groupe de projet peuvent facilement partager des informations entre eux, même lorsqu'ils sont en déplacement ou en télétravail. L'organisation peut également créer un site de communication. L'objectif est de rassembler en un seul endroit des informations, des actualités et des événements susceptibles d'intéresser et d'impliquer les employés.

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Gestion documentaire simplifiée et connaissances plus accessibles

Un intranet SharePoint est également idéal pour centraliser les connaissances et les rendre plus accessibles aux employés. Il est en effet facile de transformer SharePoint en EDM, c'est-à-dire un outil de gestion électronique des documents. Avec SharePoint, l'entreprise peut stocker ses documents, administrer les droits d'accès à ceux-ci, mais également retracer leur historique, de leur création à leur archivage en passant par leurs versions successives. Les fichiers sont organisés en listes et en bibliothèques. La barre de recherche de SharePoint permet de les retrouver facilement. En prime, les employés peuvent partager leurs connaissances et leurs idées en créant et en coéditant des pages Wiki.

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Une plateforme flexible et sécurisée

Un intranet SharePoint offre à la fois flexibilité et haut niveau de sécurité. Les employés peuvent accéder à leur espace de travail numérique (DWS) depuis n'importe quel support (tablette, smartphone, ordinateur) et de n'importe où. Cependant, la sécurité des données est garantie. Par exemple, les administrateurs peuvent attribuer différents niveaux d'autorisation aux utilisateurs et gérer les droits d'accès au contenu hébergé sur l'intranet. De plus, les documents ne sont plus perdus dans les boucles de courrier électronique. Dernier exemple : les employés ne s'identifient qu'une seule fois pour accéder à leurs différentes applications, ce qui limite les risques de piratage lors de la connexion.

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AccomJoint simplifié pour le travail d'équipe et l'intégration

Du point de vue de l'employeur et des personnes en charge du déploiement de la solution, un intranet SharePoint présente un avantage majeur : sa facilité d'hébergement et d'intégration avec d'autres outils. SharePoint Online est hébergé sur le site Microsoft Nuage, il n'y a donc pas besoin d'un serveur physique et aucune maintenance associée n'est nécessaire. Un autre point fort est que SharePoint peut s'intégrer à un grand nombre d'applications, notamment Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Planner, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype Enterprise et Salesforce (pour n'en nommer que quelques-unes). Cela signifie que les employés peuvent ouvrir ces programmes sans quitter SharePoint ou accéder aux sites SharePoint depuis ceux-ci.

Des équipes plus productives

Suite aux points précédents, un intranet SharePoint constitue un levier de productivité pour les équipes et pour l'entreprise. Il centralise et rend accessibles en quelques clics toutes les informations et tous les outils dont les employés ont besoin pour travailler efficacement. Pas besoin de naviguer d'un programme à l'autre, SharePoint s'intègre à la suite Office365 et plus encore. Mieux encore, avec SharePoint, les employés peuvent créer flux de travail pour automatiser certains de leurs processus métier (processus d'achat, approbations de projets, révisions de documents, etc.). Un moyen très efficace d'augmenter la productivité.

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Une expérience utilisateur plus satisfaisante

Enfin, un intranet Sharepoint offre une bonne expérience numérique aux employés. Ils peuvent accéder facilement à leur espace de travail numérique, qu'ils soient sur le terrain ou au bureau. Ce point d'entrée unique leur permet d'ouvrir rapidement toutes leurs applications et de passer facilement de l'une à l'autre. Enfin, ils peuvent trouver les informations, les actualités et les documents qui les intéressent sans être submergés par une masse de données. Un bon intranet est en effet l'une des clés pour lutter contre la surcharge d'informations dans les entreprises.

Comme on peut le constater, les avantages d'un intranet SharePoint sont nombreux. Concrètement, comment utiliser SharePoint pour créer l'intranet de votre entreprise ?

Étapes pour créer un intranet SharePoint

Toute organisation disposant de la suite Microsoft 365 peut créez facilement un intranet SharePoint 365, sans avoir à coder. Pour ce faire, il vous suffit de suivre quelques étapes simples :

1. Choisissez le bon type de site SharePoint

Tout d'abord, allez dans Microsoft 365, ouvrez SharePoint et choisissez le type de site que vous souhaitez créer. Deux possibilités s'offrent à vous :

• Créez un site de l'équipe, afin d'améliorer la communication horizontale et la collaboration entre les membres d'une équipe de projet ou d'un département.

• Créez un site de communication pour diffuser des informations, des nouvelles et des événements aux employés de votre organisation.

2. Créez une arborescence pour votre site intranet SharePoint

Réfléchissez ensuite à l'arborescence de votre futur intranet, c'est-à-dire à l'organisation des contenus et des pages ainsi qu'à la manière de circuler entre eux. Cette architecture doit répondre aux besoins de l'utilisateur final : l'employé. Il doit leur permettre de trouver rapidement ce qui est utile et de naviguer sans effort d'une page à l'autre. Pour vous aider dans cette mission, n'hésitez pas à vous faire accompagner par un intégrateur.

3. Création et personnalisation de pages

Une fois que vous avez défini la structure de votre intranet SharePoint, créez des pages et personnalisez-les en ajoutant des fonctionnalités à l'aide de Partie Web composants. Ces blocs de construction vous permettent d'intégrer divers éléments sur vos pages (actualités, bibliothèque de documents, événements à venir, calendrier de groupe, etc.) en quelques clics.

Une fois cela fait, vous disposerez d'un intranet SharePoint utilisable. Cependant, le design et les fonctionnalités de base de SharePoint peuvent donner envie à vos équipes d'en savoir plus. Pour mettre en place une plateforme de communication et de collaboration réellement engageante : créez un intranet moderne et attrayant avec SharePoint à l'aide d'extensions.

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Optimisez votre intranet avec les extensions SharePoint

Les extensions SharePoint vous permettent de créer un intranet moderne qui répond aux attentes et aux besoins de vos employés.

Qu'est-ce qu'une extension SharePoint ?

Une extension SharePoint, ou Plug-in, est un programme informatique qui améliore les fonctionnalités de SharePoint en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités. Il existe différentes extensions SharePoint. Parmi elles, Jint devrait vous intéresser tout particulièrement...

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Transformez votre intranet SharePoint en espace de travail numérique avec Jint

Jint est une extension SharePoint Online qui permet aux organisations de transformer leur intranet SharePoint en un véritable espace de travail numérique. Avec 50 fonctionnalités clefs, les organisations peuvent créer des solutions plus fonctionnelles et orienté vers le design espaces de communication, de collaboration et de gestion des connaissances. Prenons quelques exemples :

• Le fonctionnalité « expérience unifiée » permet aux utilisateurs d'accéder à l'ensemble de leurs outils et aux différents sites SharePoint de l'entreprise depuis un point d'entrée unique : une barre de navigation.

• Le fonctionnalité « lanceur d'applications » centralise les liens rapides. Ce menu permet aux employés d'ouvrir leurs outils « phares » en un clic. Chaque population de travailleurs peut se voir proposer une sélection de logiciels adaptés à ses usages afin de ne pas se laisser déborder par les possibilités.

• Le fonctionnalité « Centre de Templates » vous permet de créer des modèles de sites SharePoint et de les répliquer facilement. Grâce à cette fonctionnalité, les employés peuvent publier des articles et partager leurs connaissances dans un site SharePoint, par exemple, sans affecter la cohérence de l'ensemble.

• Le Fonctionnalité « mur des réseaux sociaux » permet l'intégration des flux des réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.) dans les sites SharePoint de l'entreprise. Les employés peuvent désormais suivre et réagir facilement à l'actualité de leur organisation sur réseaux sociaux sans quitter leur espace de travail numérique. Ils deviennent des ambassadeurs et contribuent à l'image de marque et à la marque employeur.

🚨 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer les employés en ambassadeurs | Webpart Newshub

• La « recherche avancée » fonctionnalité permet aux employés de rechercher des informations et des documents dans leur environnement Microsoft. Il peut être configuré avec des verticales et des filtres pour garantir une expérience de recherche personnalisée aux utilisateurs.

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• Le «fonctionnalité « annuaire du site » permet d'économiser du temps et de l'espace en agrégeant plusieurs types d'espaces communs tels que : les communautés Yammer liées à un groupe Office365 ; les groupes de travail Teams ; et les espaces d'information de type site Sharepoint (classiques ou modernes) sans groupe Office365 associé.

• Enfin, le annuaire des employés ou « annuaire des entreprises » Cette fonctionnalité permet aux employés de consulter l'organigramme de leur entreprise, de trouver les coordonnées d'un collègue et de le contacter en un clic. Grâce à ce produit entièrement personnalisable Partie Web, les employés peuvent également identifier l'expert interne dont ils ont besoin en effectuant une recherche par compétences, par lieu ou même par domaine d'intérêt.

🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment créer un Who's Who d'entreprise sur votre intranet | Les 4 étapes

Pourquoi choisir SharePoint pour créer votre intranet : ce que vous devez savoir

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses raisons de choisir SharePoint pour créer votre intranet d'entreprise. En résumé :

• SharePoint Online est une solution complète et efficace pour la gestion de contenu, la communication interne et la collaboration dans les entreprises.

• Ce service, inclus dans la suite Microsoft 365, permet aux organisations de centraliser leurs données, leurs processus et leurs interactions sur une plateforme fiable et sécurisée.

• Pour compléter le package, SharePoint s'intègre parfaitement à l'écosystème Microsoft 365 pour une expérience utilisateur cohérente et fluide.

Enfin, notez que les limites fonctionnelles et esthétiques de SharePoint peuvent facilement être surmontées grâce à l'installation de plugins. L'extension Jint permet d'ajouter des fonctionnalités à SharePoint afin de créer une véritable Digital Workplace susceptible de renforcer l'engagement et la productivité des employés.

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