Ce que vous devez savoir à propos de Viva Insights

Depuis plusieurs décennies, le monde du travail est marqué par de nombreux bouleversements profonds. Dans ce contexte en perpétuel changement, les entreprises cherchent des moyens d'optimiser la productivité de leurs employés, tout en garantissant leur bien-être. En 2020, selon une étude de l'Ifop, 81 % des salariés français estiment que le bien-être est un enjeu prioritaire pour les entreprises.

À cette fin, Microsoft a lancé Viva Insights, une plateforme conçue pour aider les entreprises à comprendre et à améliorer la façon dont leurs employés travaillent.

Viva Insights permet de collecter et d'analyser des données précédemment anonymisées provenant de diverses sources. Chaque calcul effectué par Viva Insights est basé sur des données obtenues en collectant et en examinant les métadonnées des e-mails, des réunions, des appels et des messages instantanés, telles que leurs heures de début et de fin et leurs lignes d'objet. En d'autres termes, Viva Insights automatise ce qui serait autrement une tâche laborieuse ; ces calculs automatiques offrent une transparence quant aux habitudes de collaboration sur le lieu de travail.

Dans cet article, nous allons explorer les fonctionnalités et les avantages de Viva Insights. Comment cet outil peut-il aider les employés à mieux gérer leur temps ? Comment favorise-t-il la collaboration ? Et comment pouvez-vous le mettre en œuvre dans votre propre entreprise ?

Qu'est-ce que Viva Insights ?

Viva Insights est un outil d'analyse des données sur le lieu de travail conçu pour mesurer les actions quotidiennes des utilisateurs de Microsoft 365. Il s'intègre à Microsoft Teams pour donner un aperçu de la façon dont les employés utilisent leur temps, communiquent et collaborent entre eux.

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Viva Insights fournit également des analyses de la santé et du bien-être des employés, ainsi que des recommandations pour améliorer la productivité et la satisfaction au travail.

La confidentialité reste la clé : Viva Insights n'analyse pas le contenu des e-mails, des réunions ou des pièces jointes. Il ne s'agit pas d'un outil de surveillance, mais d'un outil de suivi et d'analyse fournissant des indicateurs fiables pour optimiser le travail des employés.

⚙️ Pour en savoir plus, consultez notre article sur L'engagement des employés, le secret de la productivité.

Comment fonctionne Viva Insights

Viva Insights collecte des données anonymisées (habitudes de communication, charge de travail, périodes de pointe de productivité, etc.) à partir de Teams, Outlook et LinkedIn. Une fois ces données collectées, la plateforme les analyse pour fournir des informations exploitables. Des tableaux de bord personnalisés sont ensuite générés pour aider les utilisateurs à comprendre leurs habitudes de travail.

Tout cela se fait dans le respect de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles.

En fait, Viva Insights permet notamment de mieux comprendre les aspects suivants :

• L'implication et la productivité des employés ;
• Les moyens de communication au sein de l'entreprise ;
• Niveaux d'interaction entre collègues et tiers externes.

Cette meilleure compréhension devrait aider les entreprises à prendre des décisions éclairées, notamment en matière d'organisation du travail.

En résumé, Viva Insights utilise des données concrètes pour fournir des informations pertinentes qui peuvent être utilisées pour mettre en œuvre une meilleure organisation du travail.

Les différents outils et fonctions proposés

Viva Insights propose les fonctionnalités suivantes :

• Collecte de données: les informations collectées peuvent provenir de sources diverses et peuvent concerner des échanges de courriers électroniques, des interactions commerciales, des réunions, etc. Il donne un aperçu des activités quotidiennes des employés.

Viva Insights utilise :

- Informations sur les éléments de courrier : métadonnées, y compris l'horodatage des e-mails, l'expéditeur, les destinataires et le signal de « lecture », actions des autres utilisateurs qui reçoivent votre e-mail, par exemple s'ils ont ouvert votre e-mail.

- Informations sur les éléments du calendrier : type (réunion ou rendez-vous), statut (occupé, libre, absent, temporaire), catégorie, sujet, durée, participants

- Informations provenant de Teams : Viva Insights considère les appels audio, les appels vidéo et les conversations que les utilisateurs passent dans Teams comme des activités collaboratives.

- Données SharePoint OneDrive : Viva Insights affiche le nombre de documents OneDrive et SharePoint sur lesquels des travaux ont été effectués.

• Analyse des données: Viva Insights utilise des algorithmes avancés pour extraire des modèles et des tendances.
• Tableaux de bord: L'outil génère des tableaux de bord personnalisés pour les employés et les responsables. Ces tableaux présentent les données collectées de manière claire, pour une meilleure compréhension et une meilleure prise de décision.
• Recommandations: Viva Insights propose des recommandations personnalisées (basées sur les données collectées) pour aider les utilisateurs à optimiser leur productivité et leur bien-être. Par exemple : la plateforme peut proposer de faire des pauses, d'organiser des réunions, de planifier des moments de concentration...

👀 Pour aller plus loin, découvrez comment offrir une bonne expérience numérique aux employés : le guide

Les avantages de Viva Insights pour les entreprises

Les entreprises sont toujours à la recherche de nouveaux moyens d'optimiser la productivité de leurs employés, tout en préservant leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Viva Insights leur offre les avantages suivants :

• Améliorer la productivité et l'efficacité des employés en collectant et en analysant les données pertinentes ;
• Renforcer l'engagement et la satisfaction au travail ;
• Meilleure gestion de la charge de travail des employés ;
• Meilleure mesure de l'impact du changement organisationnel ;
• Utiliser les données pour prendre des décisions stratégiques.

📢 Pour en savoir plus, consultez notre article sur les entreprises culture .

Préoccupations de Viva Insights

L'utilisation de Viva Insights soulève des préoccupations légitimes, notamment en ce qui concerne la confidentialité des employés.

Les données collectées par Viva Insights sont anonymisées à 100 % et agrégées pour préserver la confidentialité. L'entreprise conserve le contrôle total des données et est en mesure de définir des politiques de confidentialité adaptées à ses besoins.

Le respect des réglementations en matière de protection des données, comme le règlement RGPD, est également assuré pour garantir la sécurité des informations collectées.

Comment garantir une utilisation responsable de l'outil ?

Avant tout, il est important d'informer et d'impliquer les employés. Ils ont besoin de savoir comment Viva Insights sera utilisé et comment leurs données seront collectées et utilisées. La transparence et le consentement des employés doivent rester les maîtres mots.

🚀 Pour en savoir plus, consultez notre article sur gestion du changement dans les entreprises

En outre, l'entreprise doit s'engager à utiliser les données collectées de manière éthique. Les informations collectées par l'outil ne doivent pas être utilisées pour surveiller ou sanctionner les employés. L'objectif reste de se concentrer sur l'amélioration de la productivité et de la collaboration, ainsi que sur la création d'un environnement de confiance.

Enfin, l'entreprise doit être en mesure de garantir que les données collectées par Viva Insights sont anonymisées et traitées conformément aux réglementations en matière de protection des données.

Comment implémenter Viva Insights dans votre entreprise ?

La configuration de Viva Insights nécessite une planification minutieuse.

Voici les étapes à suivre :

1. Établissez des objectifs clairs : quels sont les objectifs de votre entreprise ? Dans quels domaines spécifiques souhaitez-vous vous améliorer ? S'agit-il du bien-être des employés, de la collaboration au sein de l'équipe ? Définissez des objectifs mesurables et élaborez une stratégie en conséquence.
2. Communiquer et former les employés: une communication efficace est essentielle à la réussite de l'adoption de Viva Insights. À ce titre, pensez à informer les employés des avantages de la plateforme, de la manière dont leurs données seront utilisées et des mesures de confidentialité mises en place pour garantir leur confidentialité.

💡 Pour en savoir plus, consultez notre guide ultime pour l'élaboration d'un plan de communication interne .

3. Déploiement progressif: Nous vous recommandons de mettre en œuvre Viva Insights progressivement. Commencez par un département ou une équipe spécifique pour évaluer son impact et recueillir des commentaires. Cette approche permet d'identifier les ajustements à apporter avant un déploiement plus large.
4. Surveiller les résultats: Pour optimiser les avantages de Viva Insights, il est important de suivre et d'évaluer régulièrement les résultats obtenus. Utilisez les tableaux de bord et les rapports fournis par l'outil pour mesurer l'impact sur la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.

Choses à retenir

Viva Insights permet d'utiliser les données de l'entreprise pour obtenir des informations approfondies, tout en améliorant l'organisation du travail et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Bien-être des employés, charge de travail, interactions, échanges professionnels... De nombreux indicateurs peuvent être mesurés et analysés.

Cependant, il est important de souligner que Viva Insights doit être utilisé comme un outil pour améliorer la productivité et non comme un moyen de surveillance ou de contrôle. À cet égard, les données et la confidentialité des utilisateurs doivent être protégées par l'entreprise.