Dans un contexte de transformation digitale et de développement du travail hybride, l’intranet mobile s’impose aux entreprises. Cet outil de communication interne permet en effet de connecter l’ensemble des collaborateurs entre eux et à leur organisation.
Concrètement, une application mobile intranet est un portail sécurisé, réservé aux salariés d’une société. Cette plateforme centralise les informations, les outils et les canaux de communication dont les équipes ont besoin pour travailler efficacement et de façon agréable.
Accessible depuis un téléphone ou une tablette, l’application intranet mobile abolit la fracture numérique entre les employés du siège, les collaborateurs à distance, les Frontline Workers et les salariés en mobilité professionnelle. Tous ont accès aux informations et ressources internes.
À la clé, une amélioration de l’expérience employé et de la réactivité des équipes, découlant sur un meilleur engagement collaborateur et une productivité individuelle et collective en hausse. Des bénéfices qui séduisent un nombre croissant de dirigeants et de responsables RH. Alors, pourquoi pas vous ?
Dans cet article, Jint fait le point sur les tenants et les aboutissants de l’intranet d’entreprise mobile pour vous aider à mieux comprendre cette technologie, ses avantages pour votre structure, ses cas d’usage et son déploiement. Bonne lecture !
Qu’est-ce qu’un intranet mobile ? Définition.
Un intranet mobile est une version mobile-first de l’intranet d’entreprise, conçue pour être utilisée principalement depuis un smartphone ou une tablette, afin de donner à tous les employés un accès simple et sécurisé à :
- l’information interne (news, RH, procédures),
- les ressources et documents utiles,
- les outils métiers,
- Les échanges et communications internes,
La définition de l’intranet mobile mérite d’être précisée. Cette technologie doit être distinguée de l’intranet classique, mais aussi de l’extranet.
Intranet vs extranet : quelles différences ?
Un intranet est un portail informatique unifié et polyvalent qui centralise les informations et les applications dont les salariés ont besoin pour travailler seuls ou en équipe et évoluer dans l’entreprise de façon fluide.
Cet espace numérique de travail (ENT) est privé. Il est réservé aux collaborateurs d’une organisation. Ceci le différencie d’un extranet qui est un réseau qui peut être ouvert aux partenaires, prestataires, fournisseurs et clients.
L’intranet comme l’extranet garantissent un accès sécurisé aux données puisque seuls les utilisateurs autorisés peuvent s’y connecter. Il s’agit également de deux types de solutions accessibles à distance, grâce à internet.
Cependant, un extranet sert avant tout à partager des fichiers volumineux, à interagir avec des contacts extérieurs et à gérer des projets et processus impliquant des intervenants externes.
Concrètement :
- Les salariés peuvent utiliser l’intranet de leur entreprise pour discuter en équipe, coéditer des documents, stocker des fichiers ou encore réaliser des démarches administratives (demande de congé par exemple).
- Les collaborateurs peuvent utiliser l’extranet pour envoyer des fichiers vidéo lourds à un prestataire, suivre l’avancement d’un projet avec des freelances, ou faire signer un contrat à un client de manière sécurisée.
Intranet mobile vs intranet classique : quelles différences ?
L’intranet mobile d’entreprise se différencie de l’intranet classique sur plusieurs points :
- L’accessibilité. Comme son nom l’indique, une solution intranet mobile est accessible depuis un appareil mobile, en téléchargeant une application, tandis qu’il faut passer par un ordinateur pour se connecter à un intranet classique.
- L’expérience utilisateur. Contrairement à celui d’un intranet classique, le design d’une plateforme intranet mobile est adapté pour s’afficher et permettre une navigation fluide sur tablette et sur smartphone. Il est responsive sur appareils mobiles, c’est-à-dire UX mobile-first.
- L’engagement. Une Digital Workplace mobile est alignée avec les nouveaux usages numériques des collaborateurs. Lorsqu’une information les concerne, ils reçoivent une notification directement dans leur poche. Ils peuvent en prendre connaissance et y réagir en un « tap ».
Les cas d’usage. L’intranet mobile est souvent la prolongation, en version pour téléphone et tablette, de l’intranet classique. Il permet d’accéder à ses contenus clés sans ordinateur, voire sans adresse mail professionnelle. Il s’adapte aux usages des travailleurs de terrain ou en déplacement.
Pourquoi adopter un intranet mobile en entreprise
Mettre en place une plateforme intranet mobile dans votre entreprise est un choix stratégique.
Cette solution qui contribue à transformer votre intranet en véritable Digital Workplace, offre en effet des bénéfices importants :
Améliorer la communication interne et la cohésion
Une solution d’intranet mobile facilite le pilotage de la communication interne. Vous pouvez cibler la diffusion des informations. Vos différentes audiences reçoivent une notification et ne manquent aucune publication.
Avec une application d’intranet mobile, les salariés de terrain sont aussi bien informés que les employés de bureau. Le fossé numérique qui peut exister entre les populations internes est aboli.
Les silos sont supprimés. Grâce à la messagerie instantanée ou au réseau social d’entreprise intégré à l’intranet mobile, les salariés peuvent échanger et tisser des liens, même s’ils sont éloignés géographiquement.
Pour renforcer encore la cohésion interne, les RH peuvent créer et animer des communautés de salariés. Un groupe accessible depuis l’intranet mobile peut ainsi rassembler les collaborateurs autour d’un intérêt comme le sport.
Une sécurité renforcée et une meilleure protection des données
L’application d’intranet mobile est un moyen de communication et de collaboration simple à utiliser pour vos équipes. Sur site, en magasin, en déplacement ou dans les bureaux, tous leurs outils sont à portée de main.
Cet usage intuitif favorise l’adoption utilisateur et évite le Shadow IT. Les salariés ne recourent plus à des logiciels non sécurisés qui échappent à votre contrôle. Vos données confidentielles sont donc mieux protégées.
Le déploiement d’un intranet moderne disponible en version mobile vous permet en outre de fournir une source d’information fiable à vos salariés. Ceci renforce leur confiance et leur productivité, et réduit le risque d’erreurs.
Engager les collaborateurs, même à distance
Les salariés qui bénéficient d’une Modern Workplace mobile peuvent interagir avec leurs collègues et avec leur hiérarchie, même s’ils sont sur le terrain ou à distance. Ceci favorise leur engagement.
Grâce à leur application d’intranet mobile, les collaborateurs peuvent aussi publier du contenu sur le réseau social de l’entreprise (RSE) ou réagir aux publications de leurs pairs de manière spontanée.
Leur tableau de bord personnalisé, responsive sur smartphone et tablette leur permet par ailleurs de recevoir des informations ciblées et d’accéder à un fil d’actualités sur mesure.
Ils peuvent commenter, aimer et repartager ces posts sélectionnés pour eux. Un simple clic leur suffit pour relayer une publication sur leurs propres réseaux sociaux, leur compte LinkedIn par exemple.
Enfin, avec une solution d’intranet mobile 100 % personnalisable, telle que Jint Teams & Web ou Jint Mobile App, les salariés ont dans la poche un écosystème numérique aux couleurs de leur employeur.
À distance ou sur site, les collaborateurs s’imprègnent ainsi des valeurs organisationnelles et de la culture d’entreprise. De quoi renforcer leur sentiment d’appartenance et leur engagement envers le collectif.
Gagner en productivité et en réactivité
L’intranet mobile accroît la productivité des collaborateurs. Qu’ils travaillent au siège, en télétravail, en mobilité ou sur le terrain, ils trouvent le logiciel, le contact ou l’information dont ils ont besoin en un clin d’œil.
L’intégration des outils collaboratifs, des canaux de communication et des outils métiers leur permet de gagner un temps précieux. Ils naviguent de l’un à l’autre sans frictions, de façon fluide et rapide.
Les notifications ciblées qu’ils reçoivent directement sur leur mobile les aident aussi à gagner du temps. Ils ne sont pas surinformés et savent que ces sollicitations leur sont destinées. Ceci améliore leur réactivité.
Grâce à la coédition en temps réel (rapports, présentations, feuilles de calcul, etc.) et aux applications de communication instantanée intégrées (chat, visioconférence), les équipes sont plus productives et réactives.
L’intranet moderne permet en outre d’organiser les échanges, de partager un calendrier, ou de mettre en commun une liste de tâches et une jauge d’avancement. De quoi augmenter encore l’efficacité du travail en groupe.
Les fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) favorisent elles aComment choisir une solution d’intranet mobile pour son entreprise?ussi la productivité. La recherche intelligente permet par exemple d’obtenir en un instant une réponse contextuelle et personnalisée à une question.
Les assistants IA intégrés à la Digital Workplace délestent les collaborateurs de leurs tâches répétitives, les aident à réaliser leurs missions à haute valeur ajoutée plus rapidement, et améliorent leur expérience digitale.
Cas d’usage d’un intranet mobile en entreprise
Les cas d’application de l’intranet mobile en entreprise sont nombreux. En voici quelques exemples :
Utilisation de l’intranet mobile pour la communication RH
Une application d’intranet mobile comme Jint Mobile App ou Jint Teams vous permet de créer un portail de communication RH digitale facilement utilisable par l’ensemble de vos collaborateurs.
Grâce à l’intégration des outils RH, les salariés peuvent accéder en un « tap » à leurs procédures et documents RH : fiche de paie, solde de RTT, formulaire de demande de congés, processus de remboursement des notes de frais, organigramme, annuaire d’entreprise, etc.
Avec la fonctionnalité de ciblage des communications internes, les RH peuvent par ailleurs publier des contenus engageants, adaptés à chaque audience : les nouvelles recrues, les employés en magasin, etc.
Chaque collaborateur reçoit ainsi les actualités, les événements, les sondages, les enquêtes de satisfaction ou encore les offres d’emploi qui le concernent directement sur son téléphone portable ou sa tablette.
Usage de l’intranet RH mobile pour l’onboarding des salariés
Les options de personnalisation de l’intranet mobile permettent aux RH de proposer aux nouvelles recrues un tableau de bord sur mesure, rassemblant les contacts, informations, outils, procédures, formations, et documents dont ils ont besoin pour bien s’intégrer.
Ce Dashboard personnel, fluidifie le parcours collaborateur dès l’arrivée du salarié dans l’organisation. Il l’aide à se repérer, à réaliser ses démarches RH, à monter en compétences et à nouer des liens avec ses collègues. De quoi le retenir dans l’entreprise.
Usage de l’intranet mobile pour la gestion documentaire
Une solution intranet comme Jint Web et Teams est idéale pour mettre en place un système de gestion documentaire mobile et de knowledge management qui centralise les connaissances et les ressources de l’entreprise.
L’intégration d’un logiciel de stockage et de partage de documents en entreprise tel que SharePoint, permet aux salariés de s’envoyer des fichiers, de les modifier, et d’accéder à leur version mise à jour, à tout moment, de manière sécurisée, directement depuis leur smartphone.
Grâce à la recherche avancée, les utilisateurs peuvent en outre trouver instantanément les ressources dont ils ont besoin pour travailler, se former ou encore réaliser des démarches RH.
L’interface mobile peut aussi être personnalisée pour mettre en avant une sélection de documents adaptée aux besoins de chacun.
Le Dashboard des membres d’une équipe projet peut par exemple contenir des raccourcis vers leur calendrier partagé, leurs notes de réunion et leur tableau de suivi.
Usage de l’application intranet pour l’Employee Advocacy
L’intranet mobile est un levier de diffusion de la marque employeur et d’attraction des talents. Il facilite en effet le déploiement de programmes d’employés ambassadeurs (Employee Advocacy) performants.
Une solution telle que Jint Mobile App ou Jint Teams permet aux salariés de visualiser rapidement les contenus postés par leur entreprise sur les réseaux sociaux (via un module « Nouveautés LinkedIn » par exemple).
Les collaborateurs n’ont plus qu’à cliquer sur « partager » pour relayer les publications de leur organisation sur leurs propres médias sociaux. Une démarche simple qui augmente la visibilité et la crédibilité des posts.
Comment choisir une solution d’intranet mobile pour son entreprise?
Les solutions d’intranet mobile sont nombreuses sur le marché. Cependant, les meilleures applications d’intranet mobile présentent des caractéristiques bien précises :
Facilité d’adoption (UX mobile-first)
Une bonne solution d’intranet mobile pour entreprises est avant tout une plateforme pensée pour un usage sur téléphone ou tablette, c’est-à-dire UX mobile-first.
Une bonne expérience utilisateur (UX) sur appareils mobiles est indispensable pour que les salariés aient envie de l’adopter. Une interface engageante et fonctionnelle est la clé pour que votre investissement soit rentable.
Concrètement, votre intranet mobile doit offrir une navigation et des interactions fluides (une seule colonne, boutons plus grands, menu replié, etc.). Il doit aussi afficher les contenus rapidement, et de manière lisible.
Sécurité de l’intranet et contrôle des accès
Un intranet sécurisé est indispensable pour éviter le Shadow IT et protéger les informations sensibles de votre organisation contre les fuites de données et les cybermenaces.
Votre solution intranet mobile doit vous permettre de stocker vos données de manière sécurisée. Avec Jint, vos data restent par exemple hébergées sur les serveurs de Microsoft et soumises aux politiques de sécurité de l’éditeur, ce qui vous garantit un niveau de sécurité maximal.
Votre application d’intranet mobile doit aussi inclure un système de contrôle des identifiants et des accès robuste. Ceci vous permet en effet de vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés se connectent à la plateforme.
Les solutions d’intranet mobile Jint remplissent bien entendu ce cahier des charges.
Intégrations avec vos outils collaboratifs, RH et métiers
Un bon intranet collaboratif mobile est un portail parfaitement intégré avec vos différents outils collaboratifs, vos canaux de communication, vos outils de gestion des ressources humaines et vos outils métiers.
Une parfaite intégration avec le reste de votre écosystème numérique est la clé pour garantir une navigation fluide aux collaborateurs, améliorer leur expérience digitale et booster leur productivité.
Les solutions Jint Teams et Jint Mobile Apps s’intègrent par exemple à votre environnement de travail Microsoft 365. Les salariés peuvent ainsi accéder à leurs outils habituels depuis leur mobile, sans friction et de façon sécurisée.
Personnalisation pour l’entreprise, l’équipe et le salarié
Pour choisir votre application de collaboration et de communication interne mobile, prenez en considération son niveau de personnalisation. Afin de refléter votre marque employeur et d’être adoptée par les salariés, la solution doit en effet s’adapter à vos besoins.
Une solution telle que Jint Teams ou Jint Mobile App offre plusieurs niveaux de personnalisation :
- Votre organisation peut customiser son intranet mobile avec son identité visuelle (logo, couleurs, police de caractère, etc.) et y ajouter les fonctionnalités de son choix grâce à des modules prêts à l’emploi ;
- Vos équipes et vos collaborateurs peuvent personnaliser les contenus, les accès et les dashboards qui s’affichent sur leur portail intranet mobile pour que ceux-ci répondent précisément à leurs besoins.
Analytics et pilotage
Enfin une application intranet mobile performante est une solution qui vous permet de collecter, d’analyser et d’exploiter facilement différents types de données afin de prendre des décisions éclairées.
Les solutions Jint Teams et Jint Mobile App vous permettent, par exemple, de suivre l’adoption de votre intranet et l’engagement de vos collaborateurs directement grâce à des indicateurs clairs et exploitables.
De quoi améliorer continuellement votre plateforme intranet mobile et votre stratégie de communication interne pour optimiser l’expérience des employés, renforcer leur implication, accroître leur productivité et les fidéliser.
Ce qu’il faut retenir : l’intranet mobile, un levier stratégique pour l’entreprise.
- L’intranet mobile est un pilier de la transformation digitale des organisations. Cette plateforme de collaboration et de communication interne accessible sur smartphone et tablette permet de donner aux salariés, y compris aux travailleurs de première ligne, les moyens de bien faire leur travail et d’évoluer sereinement dans l’entreprise.
- Les avantages d’un intranet mobile pour les collaborateurs de terrain et de bureau sont nombreux : renforcement de l’expérience employé, de l’engagement et de la sécurité informatique ; amélioration de la productivité et de la cohésion, ou encore attraction, fidélisation et rétention des talents.
- Pour bénéficier de ces différents avantages, il convient néanmoins de choisir une application d’intranet mobile performante, c’est-à-dire UX mobile first, sécurisée, intégrée à votre écosystème numérique, personnalisable et offrant des fonctionnalités de data analyse. Jint Teams et Jint Mobile remplissent parfaitement ce cahier des charges. Cliquez ici pour obtenir une démonstration de nos solutions intranet mobile.
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