Lois 96 & 101 : modernisez votre gestion documentaire pour rester conforme

Avertissement : Les informations contenues dans cet article sont fournies à titre informatif et s’adressent uniquement aux organisations situées au Québec.

En résumé : ce qu'imposent les lois 96 & 101

• Depuis 2022, la Loi 96 renforce la Charte de la langue française (Loi 101). Toutes les communications écrites aux employés et les documents liés aux conditions de travail doivent être en français.
• À compter du 1ᵉʳ juin 2023, les formulaires de demande d’emploi, les documents relatifs aux conditions de travail et les documents de formation doivent être disponibles en français.
• Les entreprises de 25 employés et plus doivent s’inscrire à l’Office Québécois de la Langue Française (OQLF) et entamer une démarche de francisation ; celles de 100 employés et plus doivent constituer un comité de francisation.
• Les ressources mises à disposition des employés sur l’intranet doivent être entièrement disponibles en français.
• Les amendes pour non‑conformité varient de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers de dollars selon la récidive.

Source : info-employeur.ca

Comprendre les lois 96 & 101

La Loi 96 (adoptée en mai 2022) modifie la Charte de la langue française en renforçant l’usage du français dans les entreprises. Selon Lexstart, cette réforme abaisse notamment de 50 à 25 employés le seuil d’assujettissement au programme de francisation et impose aux entreprises de s’inscrire à l’OQLF. Elle précise aussi que les entreprises devront publier les offres d’emploi en français et justifier toute exigence d’une autre langue à l’embauche.

Les communications écrites destinées au personnel, aux syndicats ou à des employés individuels doivent être en français et que les contrats, formulaires, manuels et documents de formation doivent exister en version française.

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Paquette & Associés précise qu’à partir du 1ᵉʳ juin 2023, les formulaires d’emploi et les documents de formation doivent être disponibles et accessibles en français, une version anglaise ne pouvant être fournie qu’en complément.

La Loi 96 prévoit aussi des sanctions importantes en cas de non‑respect. Des amendes croissantes sont prévues et les autorités peuvent ordonner le retrait de contenus non conformes. Continuum Communication rappelle par exemple qu’une entreprise qui n’offre qu’un site web en anglais peut voir son site bloqué au Québec et être sanctionnée de 1 500 $ à 20 000 $ pour une première infraction.

Pourquoi la gestion documentaire est un enjeu de conformité ?

La conformité ne se résume pas à traduire les courriels. Elle implique de maîtriser l’ensemble du cycle de vie des documents, notamment :

• Disponibilité d’une version française à jour : pour les contrats, politiques et manuels. Selon Paquette & Associés, une version anglaise peut accompagner la version française, mais cette dernière doit toujours être accessible.
• Intranet en français : toutes les ressources mises à la disposition des employés sur l’intranet doivent être complètement disponibles en français. Cela inclut les procédures, guides et formations.
• Contrôle des versions et preuve de conformité : l’OQLF peut examiner les dossiers électroniques. Un système documentaire structuré permet de prouver que la version française est à jour et de documenter les validations.
• Éviter la dispersion des documents : trop d’outils (SharePoint, Teams, Drive, courriels) rendent difficile l’identification de la version officielle, ce qui augmente le risque d’utiliser un document obsolète ou non conforme.

En résumé, respecter la Loi 96 demande une approche plus complète qu’une simple traduction ponctuelle : il faut organiser, gouverner et suivre l’ensemble des contenus.

Les 5 problèmes documentaires les plus fréquents

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1. Documents dispersés dans trop d’outils : SharePoint, Teams, OneDrive, courriels… Impossible d’identifier la source officiel
2. Multiples versions non maîtrisées : des fichiers nommés « V2 », « FINAL V3 », etc., parfois dans deux langues.
3. Documentation non structurée : absence de classification
4. Accessibilité inégale : les équipes terrain n’ont pas accès à la bonne version. Or, l’OQLF peut demander les dossiers électroniques.
5. Absence de preuve de contrôle : sans historique, il est difficile de prouver qu’un document français est valide et à jour.

Ces lacunes exposent l’entreprise à des plaintes et des amendes pouvant atteindre 90 000 $.

Loi 96 & 101 : Comment moderniser sa gestion documentaire pour rester conforme

Centraliser et gouverner les documents

Utiliser un référentiel unique (SharePoint, par exemple) permet d’assurer qu’il existe une version française officielle de chaque document. La gouvernance documentaire doit définir :

• des propriétaires de contenu
• des workflows de validation et de publication,
• des dates de révision obligatoires,
• des métadonnées précisant la langue du document et sa catégorie (RH, qualité, sécurité, etc.)
• une gestion des versions (V1, V2) avec archivage,

Structurer et rechercher efficacement

Définir une classification (par département, type de document, langue) et utiliser un moteur de recherche puissant permettent aux employés de retrouver rapidement la version conforme. Un bon système de classification réduit les risques d’utiliser des documents obsolètes.

Assurer l’accessibilité pour tous

L’obligation d’utiliser le français dans les communications internes implique que tous les employés, y compris ceux sur le terrain ou en télétravail, puissent accéder aux documents français. Une interface mobile et responsive est essentielle pour diffuser les procédures et les communications officielles sur smartphone ou tablette.

Maintenir des versions bilingues encadrées

Pour les entreprises évoluant dans un contexte international, il est possible d’avoir des versions anglaises, mais celles‑ci doivent accompagner la version française et ne jamais la supplanter. Un outil de gestion documentaire doit permettre de lier les versions entre elles et de les mettre à jour simultanément.

Comment Jint aide les entreprises à rester conformes aux Lois 96 &101

Jint est une solution native Microsoft 365 qui transforme SharePoint en un intranet moderne et gouverné. Elle apporte les éléments suivants :

• Un portail documentaire unique : tous les documents (procédures, RH, qualité, sécurité) sont centralisés et catégorisés.
• Une gouvernance intégrée : workflows de validation, gestion des droits, dates de révision et métadonnées (langue, type de document).
• Un moteur de recherche optimisé : les employés trouvent rapidement la version française conforme.
• Une accessibilité mobile : l’application Jint Mobile permet d’accéder aux documents en français en un clic, même sur le terrain.
• Une gestion multilingue : Jint permet de publier une version anglaise sans compromettre la primauté de la version française.

Jint permet de gérer des contenus multilingues tout en respectant la primauté du français. Les versions anglaises ne sont publiées qu’après validation et sont liées à la version française correspondante. Cela répond à l’obligation de fournir une version française à jour et accessible en tout temps.

Conclusion : transformer la conformité en opportunité

Se conformer à la Charte de la langue française est une exigence légale, mais c’est aussi une opportunité de structurer et de sécuriser vos processus. En centralisant vos documents, en instaurant une gouvernance et en adoptant un intranet moderne comme Jint, vous réduisez les risques d’amendes et améliorez l’accès à l’information pour vos équipes.

Prêt à moderniser votre gestion documentaire ? Découvrez comment Jint peut vous aider à respecter la Loi 96 et à transformer votre intranet en un véritable levier de performance.

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