Le numérique s’est installé dans toutes les activités des entreprises et dans le quotidien des employés. Mais sauriez-vous dire quels outils ont vraiment digitalisé le travail et permis à la Digital Workplace de voir le jour ? C’est ce que vous allez découvrir dans ce top 9 des outils de digitalisation qui structurent aujourd’hui l’entreprise moderne.
Depuis plus de 15 ans, une transformation digitale s’opère chez les entreprises. Brique par brique, elles réinventent leurs activités pour construire un espace de travail performant, unifié et intégré : la Digital Workplace.
En regroupant les fonctionnalités de plusieurs solutions en un seul endroit, elle décuple les possibilités et facilite la communication interne, la collaboration interne et la gestion de la connaissance. Elle est à la fois un outil de productivité individuelle, mais aussi un catalyseur de la performance collective. Elle est véritablement le socle sur lequel le poste de travail de demain sera conçu.
Mais avant d’imaginer de quoi sera fait le futur, penchons-nous sur les applications qui ont digitalisé les entreprises et permis l'émergence de la Digital Workplace.
La digitalisation s'accélère avec l'IA : selon le Work Trend Index 2024 de Microsoft, 75 % des employés de bureau utilisent déjà l'IA générative au travail, et 78 % apportent leurs propres outils.
1. L’intranet, la base collaborative de la Digital Workplace
Lorsque les intranets se sont démocratisés, les entreprises se sont mises à créer des contenus digitaux pour informer leurs équipes, cultiver la culture d'entreprise et créer un sentiment d'appartenance. Actualités, articles, vidéos, infographies, l'intranet est devenu le média de la communication interne.
La Digital Workplace s’appuie sur les contenus et les sites qui composent l’intranet et va encore plus loin.
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Tout d'abord, chaque élément de contenu peut être ciblé et transmis aux bonnes personnes au bon moment. Cela rationalise le flux d'informations vers chaque employé et leur permet de se concentrer sur ce qui est important pour eux. Deuxièmement, en étant intégré à d'autres outils, l'intranet n'est plus un site web cloisonné. Il devient plus facile d'accès et plus attrayant. L'intranet peut désormais être consulté dans Teams et les communications peuvent être suivies.
Logiciels à connaître :
2. La suite collaborative
Il est devenu difficile de trouver une entreprise qui n'a pas souscrit à des applications de collaboration interne. Google Workspace et Microsoft 365 sont d’ailleurs devenus des incontournables du monde professionnel pour leurs applications collaboratives.
Tout a commencé avec les boîtes mails Outlook, la création de contenus avec Word, Excel, PowerPoint et le stockage de documents et le partage de documents avec SharePoint. Puis Skype a rendu les échanges instantanés, avant de tirer sa révérence en mai 2025 au profit de Teams. OneNote a même fait de l’ombre à votre prise de note manuscrite et vos Post-Its !
Ces applications étaient déjà compatibles entre elles, mais la Digital Workplace a réussi à les décloisonner et à fluidifier la collaboration interne sans perdre en fonctionnalité. Basée sur Teams, SharePoint et le Cloud, elle permet de contribuer simultanément à un document, de notifier un utilisateur au moment précis où il y a besoin d'échanger des informations. Vous pouvez prendre les minutes des réunions ensemble et DANS la réunion Teams sans passer par un email. Fini les versions de pièces jointes qui se croisent dans les boîtes aux lettres.
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L’autre force de la suite collaborative, c’est sa flexibilité : le champ des possibles est si vaste qu’elle s’adapte à tous les métiers et à toutes les entreprises. Depuis 2023, l’IA s’y est installée : Copilot rédige, résume et analyse directement dans Word, Excel, PowerPoint et Teams, pendant que Gemini fait de même côté Google Workspace.
Les suites collaboratives leader du marché :
3. Les outils de communication digitale
Les épisodes de confinement causés par la pandémie de Covid l’ont démontré : les outils de communication sont vitaux pour l’activité des entreprises. La messagerie instantanée, les visioconférences, mais aussi la téléphonie IP et le mobile sont devenus vitaux au quotidien.
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Les moyens de communication sont arrivés au compte-goutte dans les entreprises, mais se sont fait une place durable dans notre quotidien. Grâce à eux, le télétravail a pu se démocratiser.
Les logiciels de la suite Microsoft à connaître :
Quand Slack est arrivé sur le marché en 2014, il a révolutionné la communication au sein des équipes et des projets. Sa force a été de centraliser tous les échanges, tout en les organisant par thème. La messagerie instantanée n’était plus uniquement utilisée pour les échanges One to One informels, mais aussi pour faire avancer les projets. Microsoft est allé encore plus loin avec Teams en 2017, en intégrant les réunions et la gestion des documents.
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Ces outils sont non seulement de formidables outils de collaboration interne, mais ils constituent également la base de la Digital Workplace ! Ils s'intègrent parfaitement aux autres applications et créent un environnement de travail collaboratif, simple et cohérent.
4. Les applications de gestion de projet
De nombreux métiers fonctionnent en mode projet. Au fil des années, leur travail s’est digitalisé en s’appuyant de plus en plus sur des applications SaaS spécialisées. Trello, Wrike, Jira, Asana, ou Monday.com sont certainement les plus connues d’entre elles. Ces solutions sont très efficaces. Du début jusqu'à la fin d’un projet, elles structurent la réalisation des tâches et les documentent.
Un autre atout de ces plateformes réside dans leur ouverture : celles-ci proposent des API qui permettent aux autres applications d’interagir avec elles.
Ce sont ces capacités qui leur ont permis de s'intégrer dans la Digital Workplace. Sans quitter votre tableau de bord personnel, vous pouvez consulter votre agenda, visualiser ou valider une tâche. Le bon critère de choix n’est d’ailleurs plus la liste des fonctionnalités, mais la qualité de l’intégration à votre environnement de travail : un outil de gestion de projet qui vit en dehors de Teams ou de votre intranet finit toujours par être déserté.
Logiciel de gestion de projet :
5. CRM
Les fichiers clients ont toujours été présents mais les CRM (Customer Relationship Management) modernes donnent une nouvelle dimension à la gestion commerciale. Avec eux, on a désormais une vue à 360° du client. Grâce à la Digital Workplace, l’accès au CRM est grandement simplifié. Ce dernier peut même être intégré au tableau de bord personnel des collaborateurs pour qui c’est l’outil de travail principal.
L’approche API des plateformes CRM en mode SaaS permet de créer cette intégration forte entre la Digital Workplace et le CRM. Les données sont plus facilement disponibles et peuvent être exploitées par tous les services qui suivent les parcours de clients ou les ventes. Et là aussi, l’IA change la donne : Copilot dans Dynamics 365 ou Einstein chez Salesforce résument l’historique d’un compte et préparent les relances à votre place.
Les CRM les plus connus :
6. Les applications métier
Chaque métier a ses applications dédiées. La gestion des commandes, la gestion de la paie, la gestion d’entrepôt, la gestion de la maintenance, ont des logiciels qui leur sont propres. On les appelle « les applications métiers ».
Cette catégorie de logiciels a fait une entrée moins discrète dans le monde du travail. En effet, leur intégration a mobilisé des équipes projets, des intégrateurs et a nécessité des formations auprès des utilisateurs. Un vrai challenge de gestion du changement!
Ces outils, hautement techniques, ont été personnalisés par les entreprises pour qu’elles correspondent aux spécificités de leur secteur et de leur maison. Ainsi, les logiciels métiers sont souvent complexes et plus difficiles à intégrer à la Digital Workplace.
Cependant, des stratégies existent pour que la Digital Workplace prenne tout son sens. Par exemple, chaque employé peut retrouver des raccourcis vers les logiciels métier qui lui correspondent dans son tableau de bord personnel et dans Teams.
Le paysage reste dominé par quelques poids lourds : SAP et Oracle pour les ERP, ServiceNow pour les services IT, Coupa pour les achats. Mais la vraie nouveauté vient du low-code : avec Power Apps, les équipes créent leurs propres applications métier directement dans Microsoft 365, sans projet d’intégration lourd.
7. CMS
De nombreuses entreprises se sont dotées d’un CMS (Content Management System) afin d’alimenter leurs sites de communication interne et leurs sites Web. Ces logiciels permettent de gérer le flux de publication de contenus, notamment la création par le service de communication ou les directions fonctionnelles.
Les synergies entre la Digital Workplace et les CMS sont évidentes : le CMS va alimenter la Digital Workplace avec des contenus pertinents et bien segmentés pour toucher ses cibles. Les contenus peuvent ainsi être affichés dans un Widget actualité du tableau de bord personnel de chaque collaborateur.
D’autre part, les CMS sont d’excellentes plateformes pour collaborer à la création de contenus. Des collaborateurs peuvent devenir “auteur” et soumettre des articles d’actualité à validation. Cette fonctionnalité peut être mise à profit pour augmenter le cercle des contributeurs, et ainsi créer des ambassadeurs internes. Pour la communication interne, cela est synonyme de plus de contenus, sans perdre la main sur les publications, ni sur la qualité des contenus. Une nuance tout de même : ces CMS servent d’abord vos sites publics. Pour le contenu interne, les pages SharePoint jouent déjà ce rôle dans Microsoft 365, avec la gouvernance en plus.
CMS à connaître :
8. La digitalisation des outils de gestion des ressources humaines (SIRH)
Annuaire d’entreprise, gestion des entretiens annuels, organigrammes, parcours candidats, fiches employés, mobilité interne, les usages du SIRH sont multiples. Ils ont transformé le quotidien des services de ressources humaines et ont digitalisé la gestion des employés.
Le service RH a un rôle important à jouer dans le succès d’un projet de Digital Workplace, mais le SIRH lui-même contient des données précieuses pour son fonctionnement. Ces informations vont définir le rattachement des collaborateurs à leur Business Unit, leur service et leur groupe de travail.
Mais cette utilisation des données se fait dans les deux sens. Les données délivrées par le SIRH vont permettre d’affiner la personnalisation des contenus et simplifier les accès à toutes les applications utiles au collaborateur. À l’inverse, les fonctions de Crowdsourcing de la Digital Workplace peuvent alimenter les RH de données relatives au climat de l’entreprise. La DRH peut solliciter les collaborateurs via des sondages, des questionnaires ou des discussions lancées dans les forums.
SIRH à connaître :
9. La Business Intelligence
L’essor des plateformes décisionnelles dans les années 2000/2010 a donné naissance à ce que l’on appelle aujourd’hui l’entreprise pilotée par la donnée ou « Data Driven ».
Une multitude d’outils d’analyse de données a émergé. Ils se sont imposés partout et ont donné un rôle de premier rang à la data dans la prise de décision. Aujourd’hui, il est impensable de concevoir une Digital Workplace sans les plateformes de Business Intelligence. Leurs tableaux de bord sont accessibles de partout, sans avoir à ouvrir le logiciel. Ainsi, chacun dispose de ses tableaux de bord et de ses indicateurs clés (KPI). Il suit l’activité de son service et son propre avancement par rapport à ses objectifs personnels.
Par exemple, grâce à Microsoft Power BI, vous pouvez créer des tableaux de bord et visualiser de la donnée facilement. Par exemple : des rapports de ventes, le taux de churn de votre application, le cycle de vie des produits, etc. Ici encore, le langage naturel s’impose : posez une question à Copilot dans Power BI et le rapport se construit sous vos yeux.
Les outils de BI à connaître :
Bonus, l'outil préféré de Jint : la Digital Workplace
Au croisement de tous ces outils de digitalisation, il y a évidemment la Digital Workplace. Cette plateforme rassemble toutes les fonctionnalités des logiciels de l'entreprise et en fait un ensemble cohérent, simple et pratique. C'est grâce à des écosystèmes de logiciels comme Microsoft 365 que ce nouveau concept a pu naître.
Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace
La Digital Workplace doit être totalement intégrée à la plateforme de collaboration, comme Jint SharePoint peut l'être avec Microsoft 365, mais il doit aussi être totalement ouvert pour interagir avec l'ensemble du système d'information de l'entreprise.
Le secret de l’efficacité d’une Digital Workplace réside dans la fluidité de la navigation qu’elle apporte aux employés. La plateforme masque toute la complexité de la connexion à des applications d’origine et de technologies très diverses.
Un mot enfin sur la couche qui manque encore à beaucoup d’organisations : l’automatisation et l’IA. Power Automate enchaîne les workflows entre vos applications, et les assistants IA comme Copilot ou Jint Genius répondent aux questions des collaborateurs à partir de la connaissance interne. Mais un agent IA ne vaut que par la qualité de l’information à laquelle il accède : des données éparpillées ou périmées, et il répond à côté. Avant de déployer des agents, mettez donc de l’ordre dans la maison. Un intranet structuré n’est pas un concurrent de l’IA, c’est sa fondation. D’autant que l’urgence est réelle : selon le Work Trend Index 2025 de Microsoft, les collaborateurs sont interrompus en moyenne toutes les 2 minutes par une réunion, un mail ou une notification.
Pour aller plus loin, n'oubliez pas de sécuriser les postes de travail
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