Maîtriser SharePoint Microsoft 365 : Collaboration, Sécurité et Productivité Accrues

Introduction : SharePoint Microsoft 365, moteur de votre transformation digitale

La célèbre plateforme de collaboration et de gestion de contenu SharePoint est un outil désormais bien connu des utilisateurs de la suite Microsoft 365. Et pour cause, cette solution est un moteur de transformation digitale. Elle permet en effet de créer des sites d’équipe, des sites web et des intranets, facilitant le partage de documents, le travail collaboratif et la mise en place de flux de travail. 

Pourquoi SharePoint est plus qu’un simple outil

Microsoft SharePoint, anciennement Windows SharePoint Services, est un logiciel intégré à la suite Microsoft 365, ex-Office 365 ou Microsoft Office. Plus qu’un simple outil de gestion documentaire et de création de sites web, SharePoint Online peut ainsi être utilisé pour construire un véritable environnement de travail numérique (ENT). 

Les sites SharePoint peuvent se muer en Digital Workplaces modernes, centralisant les informations et les programmes (Microsoft Teams, Excel, PowerPoint, etc.) dont les collaborateurs ont besoin pour être productifs, seuls ou en équipe, sur site comme à distance. SharePoint contribue donc à la transformation des modes de travail (travail hybride, mobilité, télétravail, etc.) et favorise la résilience et la performance des organisations. 

Collaboration, sécurité et productivité au cœur des enjeux

Plus de 200 000 organisations ont déjà adopté Microsoft SharePoint. La raison de ce succès ? SharePoint répond à trois enjeux essentiels rencontrés par les entreprises et administrations modernes : 

1. SharePoint favorise la collaboration interne puisque les salariés peuvent accéder à des bibliothèques de documents partagées, communiquer en temps réel ou de manière asynchrone, et même coéditer des fichiers à distance ; 
2. SharePoint améliore la productivité des collaborateurs en centralisant leurs documents et outils de travail numériques, mais aussi en leur permettant de créer des workflows ou d’automatiser certaines tâches grâce à l’intelligence artificielle (IA) ;
3. Enfin, SharePoint permet aux organisations de stocker et partager leurs data de manière sécurisée, notamment grâce au chiffrement des données, à leur hébergement sur les serveurs de Microsoft et à la gestion avancée des droits d’accès. 

Vous souhaitez, vous-aussi, relever ces trois défis clés et plus encore ? Fonctionnalités incontournables, bonnes pratiques et solutions pour dépasser les limites de l’outil : dans cet article, Jint (ex Mozzaik365) vous explique comment faire de SharePoint 365 le moteur d’une transformation digitale réussie. Bonne lecture !

Collaborate effectively with SharePoint Online

Pleinement intégrée à l’écosystème Microsoft 365 et basée sur le cloud, la solution SharePoint Online facilite le travail collaboratif, sur site comme à distance.  

Un hub intégré dans l’écosystème Microsoft 365

La plateforme de collaboration et de gestion des documents SharePoint Online favorise grandement le travail en équipe. Grâce à elle, entreprises et administrations peuvent créer des sites d’équipes ou un intranet qui centralisent les informations et les outils dont leurs collaborateurs ont besoin. 

Sur ces portails, les salariés peuvent dès lors :

• Naviguer de manière fluide entre les différentes applications de leur suite de productivité Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.) ;

• Retrouver facilement leurs fichiers dans une bibliothèque de documents partagée et les coéditer en temps réel ou en asynchrone sans quitter leur espace de travail ; 

• Suivre les actualités de leur entreprise, se connecter avec leurs collègues et se former grâce à la plateforme d’expérience utilisateur Microsoft Viva intégrée à Teams et Microsoft 365. 
  

Travailler ensemble, simplement et en tout lieu

Contrairement à SharePoint Server, qui est installée localement sur les serveurs d’une organisation, SharePoint Online est hébergé sur le cloud. Les utilisateurs autorisés peuvent ainsi consulter leurs sites SharePoint depuis leur navigateur web ou leur application mobile. 

Où qu’ils soient, les salariés accèdent aux dernières versions de leurs documents partagés et peuvent les modifier à plusieurs de manière fluide grâce à la synchronisation en temps réel. Une équipe peut par exemple coéditer une présentation PowerPoint stockée sur son site SharePoint directement depuis son canal de conversation Teams.

Booster la productivité grâce à l’automatisation et à l’intelligence artificielle

Microsoft SharePoint inclut des fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) et d’automatisation qui en font une solution de productivité incontournable pour les organisations. 

Power Automate et Power BI : rationaliser et décider mieux

Avec Power Automate, les bénéficiaires d’un abonnement Microsoft 365 peuvent automatiser leurs tâches et leurs processus métiers répétitifs (signature de contrats, suivi des demandes de congés, enregistrement de données, etc.) dans SharePoint sans avoir à coder. À la clé, moins d’erreurs, une meilleure productivité et davantage de temps pour se consacrer à des missions stratégiques comme la prise de décision. 

Cette dernière peut d’ailleurs, elle aussi, être améliorée en connectant PowerBI, le logiciel de business intelligence de Microsoft, à SharePoint. De cette manière, différentes sources de données (bibliothèques SharePoint, fichiers Excel, etc.) sont analysées et retranscrites sous forme de rapports ou de tableaux, eux-mêmes incorporés dans des pages SharePoint Online. Résultat, les décideurs ont sous les yeux des insights exploitables sur lesquels s’appuyer pour piloter de manière éclairée. 

Microsoft 365 Copilot : l’IA au service de la performance

L’agent conversationnel Microsoft 365 Copilot, intégré à SharePoint est un autre levier de taille pour booster la productivité des collaborateurs, automatiser les flux de travail et renforcer la collaboration interne. En effet :

• Les agents IA prêts à l’emploi ou personnalisés retrouvent et synthétisent en un instant les informations hébergées dans un fichier ou une bibliothèque de documents SharePoint. Les salariés ne perdent donc plus de temps à faire de longues recherches. 

• Grâce à l’éditeur de texte enrichi, les utilisateurs peuvent également rédiger des contenus plus rapidement ou améliorer leurs textes à moindre effort. Produire des présentations, des rapports ou des supports de communication est par conséquent plus facile et moins chronophage. 

• Les fonctionnalités d’IA permettent enfin aux collaborateurs de (co) créer des pages SharePoint à partir de modèles (templates) et de simples invites (prompts). La communication interne et le partage des connaissances sont ainsi fluidifiés. 

Sécurité et gouvernance : maîtriser vos données dans SharePoint

La solution intranet SharePoint offre un environnement de travail sécurisé qui protège les organisations contre les fuites de données, les suppressions accidentelles et les cyberattaques. 

Des données sécurisées et conformes par défaut

Les données hébergées sur SharePoint Online sont stockées sur les serveurs sécurisés de Microsoft et protégées par ses politiques de sécurité. Cette solution comporte en outre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que :

• La protection antivirus ;
• La sauvegarde automatique des contenus ;
• Le chiffrement des données ;
• L’authentification multifacteur (MFA) ;
• Le contrôle d’accès et la gestion granulaire des permissions (restriction d’accès aux contenus, téléchargement bloqué depuis les sites SharePoint, rapports des modifications des sites, étiquettes de confidentialité, etc.). 

SharePoint garantit ainsi aux organisations un haut niveau de sécurité et les aide à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 

Une gouvernance claire pour éviter la complexité

Microsoft SharePoint facilite aussi la gouvernance des données :

• La structuration des sites SharePoint permet d’organiser l’information par équipes, services ou projets. Elle évite ainsi la dispersion des ressources et simplifie leur exploitation par les salariés. 

• SharePoint peut également être transformé en système de gestion électronique de documents (GED) afin d’encadrer leur cycle de vie (création, modifications, archivage, etc.) et de protéger les données. Les administrateurs peuvent par exemple prévoir la suppression automatique des fichiers suivant des règles de conformité.

• La fonctionnalité de journalisation (journal d’audit) permet quant à elle de retracer les actions opérées sur les sites SharePoint (partages, accès, etc.) dans l’optique, là encore, d’éloigner les risques. 

• Les politiques d’usage qui définissent les règles de partage et de classification des documents SharePoint sont pour leur part un moyen simple d’harmoniser les pratiques internes en vue, à nouveau, de préserver les données sensibles. 

Mettre en œuvre SharePoint avec succès

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents sécurisée qui peut débloquer la performance de votre organisation. Pour tirer profit de ses nombreux atouts, vous devez néanmoins suivre quelques bonnes pratiques lors de son déploiement. 

Les clés d’un déploiement réussi

Pour réussir la mise en place de SharePoint dans votre organisation, pensez à :

• Préparer la migration de vos données internes en les nettoyant et en les structurant pour garantir un déploiement efficace et des ressources exploitables ;

• Personnaliser votre site d’équipe ou votre site de communication SharePoint pour qu’il reflète votre culture d’entreprise et réponde à vos objectifs et besoins ;

• Accompagner les utilisateurs dans l’adoption de la solution via des campagnes de communication, des actions de formation ou encore un programme de mentorat ;

• Mettre en place une stratégie de conduite du changement (change management) pour épauler les salariés dans la transformation et surmonter les résistances.  

Les pièges à éviter pour garantir l’adoption de SharePoint

Parallèlement, pour vous assurer que vos collaborateurs adoptent SharePoint, évitez plusieurs erreurs courantes :

• Empiler les outils. Pour que vos équipes adhèrent au changement, votre espace numérique de travail doit être ergonomique, bien structuré et agréable à utiliser ;

• Surcharger vos collaborateurs d’informations. Sélectionnez les données, actualités et ressources que vous partagez sur vos sites SharePoint et diffusez-les uniquement auprès des audiences concernées pour ne pas sur solliciter vos salariés ;

• Sous-estimer la résistance au changement. Même une solution bien connue des collaborateurs comme Microsoft 365 peut rencontrer des oppositions, d’où la nécessité de mettre en place une démarche de gestion du changement. 

Les limites de SharePoint… et comment les dépasser intelligemment

Malgré ses nombreux avantages, SharePoint comporte des limites fonctionnelles et graphiques. Ces dernières ne doivent cependant pas vous décourager de l’adopter. Une solution telle que Jint Sharepoint vous permet en effet de transformer SharePoint en une Digital Workplace performante et engageante. 

Une interface puissante, mais parfois peu intuitive

SharePoint est une plateforme puissante et fiable qui présente des options de personnalisation natives (mise en page, webparts, thèmes, etc.). Un développement spécifique (via SharePoint Framework par exemple) est toutefois nécessaire pour optimiser l’expérience utilisateur (UX) sur les sites SharePoint, garantir la fluidité de la navigation et, finalement, faciliter l’adoption de la technologie par les salariés. 

Des fonctionnalités génériques, à enrichir selon les besoins

La solution intranet SharePoint Online manque de modules intranet (webparts) avancés. Résultat, les sites créés sur SharePoint présentent des limites visuelles et fonctionnelles. SharePoint est donc un excellent socle pour construire votre espace numérique de travail, mais pour en faire une Digital Workplace performante, vous devez lui ajouter des fonctionnalités adaptées aux besoins de votre structure. 

Jint (ex Mozzaik365) : une solution pour transformer SharePoint en Digital Workplace

Jint (ex Mozzaik365) est la solution qui vous permet de créer une Digital Workplace moderne et engageante dans SharePoint, le tout sans développement spécifique. Cette extension de SharePoint Online 100 % intégrée à Microsoft 365 vous garantit : 

• Un intranet personnalisable pour refléter votre image de marque, répondre aux besoins de votre organisation et s’adapter aux préférences de chaque collaborateur ;
• Des widgets (modules) prêts à l’emploi (annuaire, FAQ, mur d’actualités, etc.) pour ajouter simplement des fonctionnalités à votre intranet ;
• Une expérience utilisateur (UX) optimale sur smartphone, ordinateur et tablette pour renforcer l’engagement et la productivité de vos salariés.

Conclusion : SharePoint, un levier durable de performance et d’engagement

La plateforme de collaboration et de gestion documentaire SharePoint est un socle solide pour créer un intranet d’entreprise performant, engageant et durable. 

Récapitulatif des bénéfices clés de SharePoint 

Grâce à Microsoft SharePoint vous pouvez : 

• Centraliser l’information et les outils dont vos salariés ont besoin pour travailler efficacement sur un portail unique ou des sites d’équipes dédiés ; 

• Créer un environnement numérique de travail sécurisé dans lequel vos données confidentielles sont protégées (chiffrement, MFA, gestion des accès, etc.) ;

• Fluidifier la collaboration interne, en présentiel comme à distance, grâce à des intranets accessibles depuis un navigateur web ou une application mobile ;

• Booster la productivité individuelle et collective grâce à l’intégration parfaite des différents outils de la suite Microsoft 365, aux automatisations et à l’IA.
  

Pour aller plus loin…

Prêt à construire votre intranet d’entreprise SharePoint ? Avec Jint (ex Mozzaik365), dépassez les limites graphiques et fonctionnelles de SharePoint et créez simplement la meilleure Digital Workplace pour votre organisation.

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