Comment lutter contre la surcharge d'informations dans les entreprises ?

Qu'est-ce que la surcharge d'informations ?

Infoobésité, surcharge d'informations, pollution de l'information, surcharge numérique, fatigue liée à l'information, hyperconnexion, hyperconnectivité, « technostress », syndrome de saturation cognitive ou numérique burn-out: les termes ne manquent pas pour décrire le surcharge d'informations dont souffrent de nombreuses personnes, en particulier sur le lieu de travail. Mais de quoi parle-t-on exactement et quels sont les risques liés à ce phénomène ?

Surcharge d'informations : définition

Le terme »informationsurcharge« a été théorisé par le sociologue américain Bertram Myron Gross dans le livre »La gestion des organisations : la lutte administrative (lien hors site) »en 1964.

En tant que docteurs en sciences de gestion Henri Isaac, Éric Campoy et Michel Kalika souligner dans un article publié dans « Management&Avenir » en 2007, surcharge d'informations correspond à l'état dans lequel se trouve un sujet lorsqu'il est exposé à un volume d'informations et de communications si important que cela dépasse ses capacités cognitives.

Dans un contexte professionnel, la surcharge d'informations s'explique en grande partie par le numérique hyperconnexion, c'est-à-dire l'omniprésence et l'utilisation excessive de solutions numériques telles que le courrier électronique, les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, les SMS, les appels téléphoniques, les visioconférences ou les notifications provenant de diverses applications de travail collaboratif.

Surcharge d'informations en chiffres

Selon l'étude de Lecko et Cog'x mentionnée dans l'introduction de cet article,hyperconnexion, caractérisée par la participation à des réunions et l'envoi fréquent de courriels en dehors des heures de travail, concerne 10 % des salariés français.

Ce chiffre pourrait être encore plus élevé puisque, comme l'a révélé un enquête commandée par OpenText et menée par 3Gem En 2022, 40 % des travailleurs français estiment qu'une mauvaise gestion de l'information nuit à leur bien-être mental au travail. Et pour cause, surcharge numérique n'est pas neutre pour les employés...

Quels sont les risques de l'hyperconnexion au travail ?

Surconnexion etinfobésité dans l'entreprise présentent plusieurs risques pour les employés et pour l'organisation elle-même.

Un danger pour la santé physique et mentale des employés

Le premier danger de la surcharge d'informations et de l'hyperconnectivité au travail est la détérioration de la santé physique et mentale des employés. Une utilisation déraisonnable des technologies numériques peut en effet brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie privée, nuire au sommeil des employés et bien sûr les plonger dans un état de stress plus ou moins avancé.

Selon un étude réalisée par Speak & Act et Dynamic Workplace, en 2021, 47 % des employés interrogés ont déclaré ne pas être en mesure de concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle, 49 % ont déclaré consulter fréquemment leurs e-mails avant de s'endormir et 73 % ont déclaré travailler tous les week-ends. En conséquence, selon la même source, 60 % des actifs ont déclaré être souvent stressés pour des raisons liées au travail.

Une baisse de la productivité individuelle et de la performance collective

Le deuxième risque lié à la surcharge d'informations dans les entreprises est celui d'une baisse de la productivité individuelle et, par conséquent, de la performance collective.

La sollicitation excessive et les interruptions constantes ont un impact négatif sur la concentration des employés, leur capacité à prendre des décisions, leur créativité et même la qualité de leurs relations sociales. En conséquence, selon Cyril Couffe, docteur en psychologie cognitive, hyperconnexion au travail réduit la productivité de 28 %.

Un risque juridique pour l'employeur

Enfin, en tant que journaliste spécialisé Aurélie Tachot nous rappelle dans Le Figaro, l'employeur qui ne garantit pas droit à la déconnexion comme le prévoit le Code du travail et permet une situation de surcharge numérique persister, ce qui nuit à la santé physique et mentale de ses effectifs, s'expose à des sanctions légales.

Comme on peut le constater, les risques liés à infobésité dans les entreprises et les conséquences hyperconnexion sont importants. Quelles solutions peuvent donc être mobilisées pour lutter contre les surcharge numérique de employés ?

L'espace de travail numérique : une solution contre l'infobésité et l'hyperconnexion des employés

Le Espace de travail numérique est une solution efficace pour lutter contreinfobésité et employéhyperconnexion . Comme nous le verrons, cet outil numérique tout-en-un permet de gérer le surplus d'informations auquel les employés sont exposés et peut être utilisé pour accompagner une transformation de la culture d'entreprise.

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Une solution efficace pour centraliser et hiérarchiser les informations

Le Espace de travail numérique est une plateforme qui centralise les différents outils dont les employés ont besoin pour travailler. Grâce à cet espace de travail numérique, les employés peuvent accéder rapidement et facilement à leurs logiciels d'entreprise, travail collaboratif des applications (par exemple Teams) et des outils de communication internes (par exemple, le réseau social d'entreprise Viva Engage).

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Avec le Espace de travail numérique, les employés naviguent d'un outil à l'autre sans friction et gagnent un temps précieux. Mais ce n'est pas tout. Cet intranet avancé permet également de lutter contre la surcharge mentale en centralisant et en hiérarchisant les informations et les demandes adressées aux employés.

Le secret ? Le Espace de travail numérique vous permet d'utiliser différents outils de communication en fonction de l'intention et du type de contenu partagé. Par exemple :

• Le Discuter d'une chaîne Teams pour discuter avec votre équipe d'un projet en cours ;
• Le « mur d'actualités » personnalisé de chaque utilisateur pour recevoir des informations ciblées liées à la vie de l'entreprise ;
• Le « mur des réseaux sociaux » de chaque employé pour suivre l'activité de l'organisation sur LinkedIn, Facebook, Twitter ou même Instagram ;
• Une « communauté Viva Engage » (ex-Yammer) pour échanger avec des collègues sur un intérêt commun et créer un lien ;
• etc.

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Un environnement de travail numérique personnalisable

Un autre point fort du Espace de travail numérique dans la lutte contre surcharge numérique est-ce que c'est ça environnement de travail numérique est personnalisable non seulement au niveau de l'entreprise, mais également au niveau de chaque utilisateur individuel.

Une plateforme de ce type permet de fournir à chaque employé les outils et services numériques dont il a besoin, et uniquement avec ces outils. Les employés sont ainsi moins exposés à la pollution de l'information et au risque de surcharge cognitive.

Mieux encore, un moderne Espace de travail numérique tel que Jint permet aux employeurs de proposer à chacun de leurs employés un tableau de bord personnel. Ce tableau de bord personnalisable est un allié précieux dans la lutte contre la surcharge d'informations et technostress puisqu'il regroupe en un seul endroit et organise visuellement les ressources et les outils dont le salarié a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

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Un levier pour transformer la culture d'entreprise

Pour freinerinfobésité ethyperconnexion sur le lieu de travail, il est essentiel de mettre en œuvre une culture numérique qui favorise la déconnexion. Dans cette perspective, l'organisation doit adopter des règles pour contrôler l'utilisation des outils numériques : interdiction d'envoyer des e-mails à des collègues ou de programmer des réunions en dehors des heures de bureau par exemple.

Le Espace de travail numérique peut constituer un levier dans la mise en œuvre de ces mesures. Un outil tel que la plateforme d'expérience des employés Microsoft Viva peut, par exemple, être utilisé pour planifier des moments de concentration (ou « focus ») sans notifications ni distractions, ponctués de pauses régulières permettant aux employés de « recharger leurs batteries ».

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Cependant, l'accompagnement au changement reste nécessaire pour échapper à la culture de l'urgence et du contrôle, transformer les comportements et apprendre aux employés à faire bon usage des outils numériques. Ateliers de sensibilisation surcharge d'informations et la formation à l'utilisation de solutions technologiques peut donc être essentielle pour garantir que droit à la déconnexion est respecté.

Comme on peut le constater, Espace de travail numérique est un allié de poids dans la lutte contre la surcharge d'informations et l'hyperconnectivité dans les entreprises. Dans cette bataille, le Jint Espace de travail numérique est à la pointe puisqu'il intègre diverses fonctionnalités particulièrement adaptées pour réduire surcharge numérique .

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Quelles fonctionnalités Jint devraient être incluses pour réduire la surcharge d'informations au travail ?

Le Jint Espace de travail numérique propose différentes solutions pour faire face à infobésité et hyperconnexion. En particulier :

Recherche avancée pour trouver facilement des informations internes

Selon l'étude OpenText mentionnée plus haut, 47 % des employés déclarent passer une heure ou plus chaque jour à rechercher des informations et des documents sur les réseaux de leur entreprise. Parmi eux, 13 % déclarent y consacrer de 2 à 3 heures par jour, et 10 % disent y passer plus de 3 heures.

Le Jint Espace de travail numérique La fonction de « recherche avancée » de Microsoft permet de résoudre ce problème. Grâce à ses filtres, à ses verticales de recherche personnalisables et à ses suggestions, les employés peuvent trouver rapidement un document ou une page dans leur environnement Microsoft 365. Ainsi, les employés ne se sentent plus noyés dans la masse d'informations à leur disposition.

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Accès rapide aux fichiers grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Jint's "EDM" Cette fonctionnalité permet de mettre en place un système de gestion documentaire efficace et cohérent. Grâce à cet outil, les documents internes validés, stockés, indexés et mis à jour peuvent être rapidement récupérés et utilisés par les employés.

Ce faisant, la gestion électronique des documents évite l'accumulation d'un surplus d'informations et réduit la charge mentale des employés puisqu'ils ont la garantie d'un accès direct à la bonne version du fichier qui les intéresse.

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Le mur d'actualités personnalisé pour partager les bonnes informations avec les bonnes personnes

Le mur d'actualités est l'un des caractéristiques essentielles d'un bon intranet d'entreprise. Ce module vous permet de regrouper en un seul endroit toutes les informations que vous jugez utiles pour vos employés (communications externes, articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, événements à venir, applications préférées, etc.).

Mieux encore, le mur d'actualités vous permet de cibler les populations qui recevront les informations que vous souhaitez mettre en avant (invitation à un événement, actualités internes, etc.). Ainsi, les employés ne sont pas exposés à des contenus qui ne les concernent pas, ce qui empêche surcharge d'informations.

Cerise sur le gâteau, grâce à la fonctionnalité « mes flux », chaque utilisateur peut s'abonner aux thèmes qu'il aime et voir le contenu associé affiché sur son mur d'actualités. De cette façon, les informations sont hiérarchisées et filtrées, et les travailleurs s'évadent infobésité!

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Raccourcis pour accéder à vos applications préférées en un clic

Enfin, parmi les fonctionnalités à intégrer à votre Jint Espace de travail numérique pour réduire surcharge numérique est bien entendu le composant « mes applications ». Cela permet aux utilisateurs de mettre en avant leurs applications préférées sur leur mur d'actualités ou sur leur page personnelle tableau de bord pour un accès instantané.

Mais ce n'est pas tout. L'administrateur peut également sélectionner les liens rapides disponibles pour les différentes populations d'employés. Ainsi, les employés savent immédiatement quel outil utiliser et ne sont pas submergés par le nombre de logiciels disponibles. Encore une fois, un bon moyen d'éviter la saturation cognitive !

Comment lutter contre la surcharge d'informations sur le lieu de travail : ce qu'il faut retenir

Surcharge d'informations est un phénomène de saturation cognitive qui se produit lorsqu'un individu est exposé à un volume excessif de communications et d'informations.Hyperconnexion, c'est-à-dire l'utilisation excessive des outils numériques et les sollicitations incessantes qui en découlent, aggrave ce problème, notamment dans le contexte professionnel.

Baisse de la productivité individuelle et collective, détérioration de la santé physique et mentale des travailleurs et même risque juridique pour l'organisation :infobésité et la surconnexion ont des conséquences néfastes tant pour les employés que pour leurs employeurs. Il est donc essentiel pour ces derniers d'adopter des solutions pour lutter contre la pollution de l'information et surcharge numérique .

Le Espace de travail numérique est l'une des solutions les plus efficaces. Une solution SAAS telle que Jint permet de rationaliser environnement de travail numérique où les outils et les ressources sélectionnés sont centralisés et organisés pour répondre précisément aux besoins de chaque employé sans le surcharger d'informations et d'applications.

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