L’organigramme d’entreprise est un outil de communication, de gestion et de performance bien connu. La plupart des organisations se dotent en effet d’un schéma organisationnel représentant leur structure interne.
Mais à quoi sert un organigramme d’entreprise précisément ? Quels sont les différents types d’organigrammes ? Comment choisir un organigramme adapté à vos besoins ? Quels sont les avantages et inconvénients des organigrammes ? Et finalement, comment créer un organigramme d’entreprise ?
Jint fait le tour de la question et vous révèle le secret pour disposer d’un organigramme d’entreprise efficace et toujours à jour, sans effort. Bonne lecture !
Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise et pourquoi est-il essentiel ?
Un organigramme d’entreprise est une sorte de carte routière qui permet aux parties prenantes d’une organisation (collaborateurs, clients, nouvelles recrues, direction, etc.) de naviguer efficacement au sein de cette dernière et de comprendre en un clin d’œil la répartition de ses ressources et ses interconnexions.
Organigramme d’entreprise : définition
Plus concrètement, l’organigramme d’une entreprise est une représentation visuelle de son organisation interne. Ce graphique donne à voir les rapports hiérarchiques, fonctionnels et organisationnels entre les collaborateurs ou les équipes en positionnant ces derniers de manière significative (pyramide, râteau, constellation, etc.) et en les reliant par des lignes symbolisant leurs relations.
On parle également de diagramme d’entreprise, voire d’annuaire du personnel ou, lorsqu’il est agrémenté de portraits des salariés, de trombinoscope d’entreprise. On recense par ailleurs de nombreux types d’organigrammes d’entreprise : organigramme fonctionnel, organigramme hiérarchique, organigramme matriciel, organigramme divisionnel, organigramme en réseau, organigramme horizontal ou encore organigramme holacratique.
Chacun de ces modèles d’organigramme d’entreprise traduit une certaine structure d’organisation d’entreprise. Il existe ainsi des organigrammes pour PME, l’organigramme hiérarchique par exemple, et des organigrammes pour grande entreprise, comme l’organigramme divisinonnel ou le matriciel.
Objectif principal d’un organigramme d’entreprise
Le principal objectif d’un organigramme d’entreprise est de faciliter la collaboration et la communication interne et externe. Grâce à ce schéma, les collaborateurs et les partenaires extérieurs peuvent en effet savoir rapidement quel est l’interlocuteur interne auquel ils doivent s’adresser en fonction de son niveau de responsabilité et de son poste.
Imaginons un fournisseur qui souhaite faire une offre commerciale à une entreprise. Il lui suffit de se rendre sur le site web de cette dernière et de consulter son organigramme pour identifier en un instant le décisionnaire avec lequel prendre contact pour échanger à propos du projet. L’organigramme lui évite de solliciter un collaborateur qui n’a pas de pouvoir de décision ou n’est pas compétent dans le domaine ciblé. Un vrai gain de temps pour tous.
Les principaux types d’organigrammes d’entreprise
Il existe de nombreux exemples d’organigramme d’entreprise. Chacun de ces modèles correspond à un type de structure organisationnelle et peut être adapté en fonction des besoins et objectifs de la société.
Voici les principaux types d’organigrammes d’entreprise :
L’organigramme hiérarchique ou pyramidal
L’organigramme hiérarchique ou pyramidal est l’un des modèles d’organigramme d’entreprise les plus courants. Comme son nom l’indique, cette représentation visuelle met en valeur la structure hiérarchique de la société. Le directeur ou les membres du comité de direction apparaissent en haut du schéma, puis les cadres sur la ligne du dessous, puis les salariés ou équipes rattachés à chaque responsable.
Ce type de graphique a l’avantage de rendre immédiatement visibles les pouvoirs et les attributions de chacun ainsi que les liens de subordination entre les parties prenantes internes. Chacun sait à qui se référer pour obtenir une validation ou une directive. Les collaborateurs peuvent en outre visualiser clairement leurs possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.
Revers de la médaille, l’organigramme hiérarchique peut traduire une chaîne de commandement rigide, parfois synonyme de lourdeurs dans la prise de décision et d’absence d’autonomie. Il est donc plus adapté aux PME et aux entreprises traditionnelles qu’aux grands groupes ayant une structure complexe ou aux startups qui aspirent à un maximum d’agilité et d’innovation.
L’organigramme fonctionnel
La différence entre organigramme hiérarchique et fonctionnel est que le premier met l’accent sur les relations hiérarchiques entre les membres de l’entreprise (PDG, directeurs de services, managers, salariés) tandis que le second met en évidence la spécialisation de chacun. En effet, l’organigramme fonctionnel regroupe les collaborateurs en fonction de leur expertise et mentionne cette dernière avec clarté (comptabilité, paie, etc.).
Pour faciliter la lecture de la structure d’entreprise, l’organigramme fonctionnel est néanmoins souvent combiné avec l’organigramme hiérarchique : les dirigeants sont positionnés en haut du schéma ; les directeurs de départements (marketing, DRH, comptabilité, etc.) sont placés sur le rang du dessous ; viennent enfin les collaborateurs ou équipes, rassemblés par métiers (communication, marketing produit, vente, etc.).
Ce type d’organigramme favorise la compréhension du rôle de chacun dans l’entreprise et donc l’efficacité opérationnelle. Il contribue également à renforcer l’engagement collaborateur puisqu’il valorise les compétences de chacun. En revanche, cette structure peut déboucher sur un fonctionnement en silos, dans lequel les services communiquent peu, la collaboration transversale est freinée et la productivité bridée.
En pratique, l’organigramme fonctionnel est adapté aux entreprises moyennes ou grandes, spécialisées dans un produit ou un secteur d’activité, et dans lesquelles les fonctions de chaque collaborateur et/ou unité sont clairement définies.
L’organigramme divisionnel
L’organigramme divisionnel est un modèle d’organigramme d’entreprise adapté aux grandes entreprises proposant plusieurs produits ou services, s’adressant à différentes clientèles ou implantées dans plusieurs zones géographiques. Il permet en effet de bien visualiser les liens entre les différentes divisions de la société et la structure interne propre à chacune d’elles.
Un organigramme divisionnel classique fait figurer la direction générale en haut. Viennent ensuite les directions de chaque zone géographique (Europe, Asie, USA, etc.) ou les services dédiés à chaque activité. Sur les lignes inférieures sont positionnées les divisions présentes dans chaque direction ou service (production, marketing, ventes, etc.), puis éventuellement le détail des fonctions exercées dans chacune (marketing, RH et production par exemple).
Les entreprises qui adoptent une structure divisionnelle accordent une certaine autonomie à leurs différentes directions. Chacune dispose en effet de ses propres fonctions support et opérationnelles. Cette organisation trouve cependant sa limite dans l’existence de silos qui peuvent nuire à la coopération interne. Elle peut également engendrer des surcoûts du fait des doublons qu’elle implique (plusieurs services RH par exemple).
L’organigramme matriciel ou par projet
L’organigramme matriciel, ou « par projet », combine structure opérationnelle et fonctionnelle. Il souligne le double rapport hiérarchique auquel est soumis un collaborateur ou une équipe de travail. Habituellement, la direction générale apparaît en haut du schéma, puis les directeurs fonctionnels. Les collaborateurs ou équipes projet sont représentés sur les lignes du dessous. Les chefs de projet, qui pilotent chaque équipe projet, figurent pour leur part en bout de rang, le plus souvent à gauche.
Cette structure organisationnelle met en évidence la double hiérarchie, fonctionnelle et par projet, qui existe dans certaines entreprises. Elle incite au partage des ressources et à la collaboration entre les fonctions (vente, marketing et production par exemple). L’inconvénient majeur de cet organigramme d’entreprise reste sa complexité qui peut nuire à la compréhension de la chaîne de commandement, voire causer des conflits entre responsables hiérarchiques ayant des objectifs différents.
Bien entendu, il s’agit de l’exemple d’organigramme d’entreprise parfait pour les grandes entreprises menant des projets vastes, exigeants et innovants.
L’organigramme en réseau
L’organigramme d’entreprise en réseau se matérialise sous la forme d’une constellation ou d’une toile d’araignée. Il répertorie les parties prenantes internes et externes (prestataires, fournisseurs, sous-traitants, etc.), et cartographie leurs relations en les regroupant par marché, fonction ou encore statut (freelances par exemple) et en représentant leurs rapports par des flèches ou des lignes.
Cette structure flexible correspond bien aux entreprises innovantes (startups) qui souhaitent optimiser leurs coûts, gagner en agilité et saisir rapidement les opportunités grâce à l’apport de compétences extérieures. Le point fort de l’organigramme en réseau est aussi son point faible : les pouvoirs et les informations ne sont pas centralisés ce qui peut conduire à une perte de contrôle et à un manque de cohérence.
Pourquoi un organigramme d’entreprise est-il si important ?
Créer un organigramme d’entreprise présente de nombreux bénéfices, tant pour les collaborateurs et la direction que pour les clients et partenaires extérieurs de la société.
Avantage de l’organigramme d’entreprise pour les employés
L’importance d’un organigramme d’entreprise pour les collaborateurs est indiscutable. Ce support de communication clarifie les rôles, les responsabilités et les relations hiérarchiques, fonctionnelles et organisationnelles entre les parties prenantes. Partagé sur l’intranet, il permet aux salariés de savoir à qui se référer lorsqu’une décision doit être adoptée ou quand ils recherchent un expert interne.
L’organigramme d’entreprise renforce la cohésion, la communication et la collaboration internes puisque la mission de chacun et sa position dans la société sont bien identifiées. Cet instrument est particulièrement utile pour les nouvelles recrues qui peuvent s’en servir pour se repérer dans l’entreprise, comprendre rapidement son fonctionnement et prendre leurs marques plus facilement.
Enfin, l'organigramme d’entreprise peut valoriser les salariés et leur expertise. Il peut en effet mentionner leur nom, leur poste, leur spécialisation et même faire apparaître leur portrait. Ce faisant, il favorise les sentiments d’appartenance et de reconnaissance, et finalement l’engagement et la productivité des équipes.
Avantage de l’organigramme d’entreprise pour la direction
L’organigramme d’entreprise est un outil de décision stratégique. Il permet en effet aux dirigeants de visualiser rapidement le fonctionnement de la société et de ses services. De cette manière, le top management peut identifier les besoins en recrutement, repérer les dysfonctionnements organisationnels, optimiser la structure d’entreprise, améliorer l’allocation des ressources (compétences, formations, budgets, etc.) et bien sûr communiquer de manière plus efficace avec les collaborateurs.
Avantage de l’organigramme d’entreprise pour les clients, partenaires et candidats
Faire un organigramme d’entreprise est également essentiel pour faciliter les relations avec les clients, les partenaires, les candidats potentiels ou encore l’administration. Cet outil de communication, qui peut être partagé sur le site internet de la société, permet en effet aux parties prenantes externes de savoir à qui s’adresser lorsqu’elles ont un projet à proposer à l’entreprise (commande, proposition de partenariat, offre commerciale, etc.).
En résumé, un organigramme d’entreprise bien conçu peut vous aider à saisir des opportunités commerciales, obtenir plus de clients ou encore attirer davantage de talents. Il s’agit d’un gage de sérieux, qui traduit la clarté du fonctionnement de votre structure.
Comment faire l’organigramme de votre entreprise ?
Pour concevoir votre organigramme d’entreprise, vous devez suivre plusieurs étapes :
Choisir son type d’organigramme d’entreprise
La première étape pour mettre en place un organigramme d’entreprise consiste à choisir un modèle d’organigramme adapté à votre organisation. Pour cela :
- Analysez votre culture d’entreprise (êtes-vous plus axé sur la collaboration ou sur l’efficacité et l’autonomie des départements ?) et surtout faites le point sur la réelle structure de votre organisation en recensant vos différentes divisions, départements, directions ou équipes projet, les membres de chacun de ces pôles, ainsi que leurs fonctions, responsabilités et expertises.
- Considérez la taille de votre entreprise. Une PME peut souvent opter pour un type d’organigramme d’entreprise relativement simple (hiérarchique par exemple) tandis qu’un grand groupe international préférera un modèle capable de refléter la complexité de son organisation (divisionnel par exemple).
- Identifiez vos objectifs. Chaque type d’organigramme permet d’atteindre un but (matriciel pour plus de flexibilité par exemple). Par ailleurs, la finalité de votre organigramme va déterminer les informations que vous allez y faire figurer (noms des équipes, noms des collaborateurs, postes, expertises, coordonnées, etc.).
Créer son organigramme d’entreprise
Sans surprise, la deuxième étape pour mettre en place un organigramme d’entreprise consiste à traduire visuellement la structure organisationnelle en suivant un modèle prédéterminé. Pour cela, vous pouvez utiliser des templates disponibles sur le web et un logiciel comme Microsoft PowerPoint.
La meilleure solution pour créer votre trombinoscope d’entreprise facilement est d’utiliser le widget « organigramme » de Jint. Ce module, intégré à votre Digital Workplace Jint, vous permet de générer un organigramme affichant des informations basées sur les données de Microsoft 365 Entra ID (ex Azure Active Directory) : photos des utilisateurs, poste, coordonnées, manager, localisation, compétences, équipe, etc. Attention, pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez créer un intranet SharePoint et vous équiper de l’extension Jint, ou bien utiliser l’intranet Jint pour Teams & Web.
Mettre à jour votre organigramme d’entreprise
Afin de rester pertinent et vous aider à atteindre vos objectifs, votre organigramme d’entreprise doit être régulièrement mis à jour. Il doit refléter les changements organisationnels et les mouvements de personnel (départs et arrivées, changement de poste ou d’équipe, etc.).
Bien entendu, si vous possédez un organigramme au format numérique, sa mise à jour est facilitée, voire automatique. C’est pourquoi nous vous recommandons de faire de l’organigramme dynamique l’une des fonctionnalités incontournables de votre intranet d’entreprise.
Organigramme d’entreprise : ce qu’il faut retenir
- L’organigramme d’entreprise est une représentation schématique et visuelle de la structure hiérarchique, fonctionnelle et organisationnelle d’une société, d’une administration ou encore d’une association.
- Cet outil de communication et de gestion est un levier de performance. Il permet aux parties prenantes internes et externes de comprendre le fonctionnement du collectif et d’identifier les bons interlocuteurs pour bien collaborer, optimiser les processus métiers ou encore rationaliser les ressources. Le rôle de l’organigramme en gestion RH est également essentiel, par exemple pour repérer les besoins de recrutement.
- Un organigramme bien conçu, relayé de manière efficace et mis à jour régulièrement est un vecteur d’engagement, de productivité et de croissance. C’est pourquoi le choix de l’outil utilisé pour créer votre organigramme d’entreprise est crucial. Opter pour un organigramme dynamique, synchronisé avec vos données internes, et mis en valeur sur votre intranet est la meilleure option. Le module trombinoscope de Jint remplit parfaitement ce cahier des charges.
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