.jpg)
1. Qu'est-ce que la fonction « Recherche » ?
La fonction de recherche est l'une des plus demandées par les internautes.
Selon le récent « Rapport numérique » publié par Nous sommes sociaux, « trouver des informations » est en effet la principale raison pour laquelle les gens vont en ligne.
Alors, qu'est-ce qu'un moteur de recherche et quels sont ses avantages pour le monde du travail ?
C'est ce que nous allons voir.
1.1. En quoi consiste une fonction de recherche ?
Derrière son apparente simplicité, la fonction « Recherche » est un outil technique.
En général, un moteur de recherche comprend :
- Une zone de saisie d'une requête, la célèbre barre de recherche ;
- Un algorithme qui analyse les données pour faire apparaître un contenu pertinent ;
- Une zone d'affichage des résultats indiquant le titre, l'auteur, la date ou le type de fichier correspondant à chacun.
Mais ce n'est pas tout. Selon son niveau de sophistication, un moteur de recherche peut également inclure des options avancées telles que :
- Filtres de recherche ;
- Suggestions de recherche ;
- Boutons permettant d'agir sur le contenu proposé (télécharger un document sans avoir à l'ouvrir par exemple).
1.2 À quoi sert une fonction de recherche et pourquoi est-elle importante ?
Ces différentes caractéristiques font de la fonction « Recherche » un outil incontournable, notamment pour les travailleurs.
Dans le contexte professionnel, un moteur de recherche garantit un gain de temps et de productivité ainsi qu'un meilleur confort de travail.
Ainsi, l'outil de recherche permet aux employés de retrouver rapidement les fichiers, les logiciels ou les contacts dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions.
Il complète le processus de gestion électronique des documents (GED) et contribue ainsi à une meilleure circulation des documents, à un meilleur partage des connaissances et, enfin, à une meilleure collaboration interne.
Mais attention, tous les moteurs de recherche ne se valent pas.
Sur Internet, l'outil de recherche Google a su s'imposer grâce à la pertinence de ses résultats.
À ce jour, selon Compteur statistique, le géant américain détient 91,43 % des parts de marché des moteurs de recherche dans le monde.
Mais qu'en est-il des moteurs de recherche dans Des espaces de travail numériques ? Qu'est-ce qu'une bonne fonctionnalité de « recherche » dans un espace de travail numérique ?
Nous en arrivons là.
2. Le profil d'un bon Espace de travail numérique moteur de recherche
En tant que centre qui centralise tous les outils, documents et contacts dont les employés ont besoin pour travailler au quotidien, le Espace de travail numérique doit bien entendu être équipé d'une puissante fonction « Recherche ».
2.1. Un composant facile à utiliser
Pour faciliter l'accès aux ressources, faire gagner du temps aux employés et encourager la collaboration interne, cet outil doit avant tout être simple d'utilisation.
Les utilisateurs devraient être en mesure de saisir les mots clés ou les questions qui leur viennent à l'esprit dans la barre de recherche et de voir tous les résultats pertinents s'afficher, le tout sans avoir à reformuler leur requête ou à parcourir une longue liste de réponses.
2.2. Une fonctionnalité paramétrable en fonction de l'espace
Une bonne fonction de recherche dans le Espace de travail numérique doit également être configurable en fonction des espaces dans lesquels il est utilisé.
Par exemple, la barre de recherche placée dans l'annuaire de l'entreprise ne doit proposer que les résultats associés à l'annuaire et au Who's Who.
L'objectif est, une fois de plus, de répondre le plus efficacement possible aux attentes des utilisateurs.
2.3. Un outil de recherche pour Espace de travail numérique
Un bon outil de recherche, l'environnement de travail numérique (DWE) doit enfin permettre de rechercher des informations, des documents, des outils ou des personnes à l'échelle de l'ensemble Espace de travail numérique .
Un employé qui recherche des informations sur une chaîne Teams, par exemple, devrait se voir proposer des résultats provenant de l'ensemble Espace de travail numérique .
De même, un employé effectuant une recherche à partir de la barre des tâches de son ordinateur devrait pouvoir effectuer une recherche dans OneDrive, SharePoint, Teams et Yammer en même temps.
⚙️ Pour aller encore plus loin, découvrez Les outils de Microsoft pour le partage des connaissances.
Est-ce que tout cela vous semble encore un peu abstrait ?
Explorons quelques cas d'utilisation de la fonction « Recherche » telle qu'elle peut être utilisée au quotidien en Espaces de travail numériques utilisateurs.
3. Quelques cas d'utilisation de la fonction « Recherche »
La fonction « Recherche » peut être utilisée de différentes manières par les employés.
Voici quelques exemples de cas d'utilisation :
3.1 Trouver un Procédé ou un tutoriel
La fonction « Recherche », associée à la gestion électronique des documents (GED), peut être utilisée par les employés pour trouver facilement un processus ou un tutoriel.
Lorsqu'ils entament une tâche qui leur est nouvelle, les employés peuvent légitimement se demander comment procéder et comment l'accomplir conformément aux directives internes.
Grâce à l'outil de recherche, les employés peuvent trouver en quelques clics les Directives formulés par leur Directeur et listé via un logiciel EDM tel que SharePoint.
🔎 Vous souhaitez améliorer l'accessibilité, la sécurité et la qualité de votre base documentaire ? Nous expliquons comment transformer SharePoint en EDM.
3.2. Trouvez et contactez un expert interne
Le moteur de recherche d'un Espace de travail numérique peut également être utilisé par les employés pour trouver et contacter un expert interne.
Pour cela, les employés peuvent effectuer une recherche par nom, prénom, compétence ou service dans l'annuaire de leur entreprise ou dans Who's Who.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les employés de grandes entreprises lorsqu'ils souhaitent obtenir de l'aide sur un sujet précis.
Cela facilite également l'intégration de les nouvelles recrues qui ne connaissent pas encore leurs collègues et leur savoir-faire respectif.
🔑 Pour aller encore plus loin, découvrez pourquoi le répertoire d'entreprise est essentiel pour la collaboration interne.
3.3. Rationaliser le travail du service financier
Le Espace de travail numérique Un outil de recherche est particulièrement utile pour le département des finances, qui a besoin de collecter et d'analyser de nombreuses données.
Les équipes financières peuvent utiliser la fonction « Recherche » de leur espace de travail numérique pour obtenir rapidement données liés à l'activité de l'entreprise.
Ils peuvent également utiliser l'outil de recherche pour accéder facilement à des études et à des analyses qui leur seront utiles pour préparer leurs propres rapports.
Enfin, les experts financiers peuvent utiliser leur Espace de travail numérique moteur de recherche pour trouver des experts internes qui peuvent les aider dans leurs projets.
3,4. Faciliter le travail des équipes commerciales de l'industrie manufacturière
La fonction « Recherche » de l'espace de travail numérique est tout aussi utile pour les équipes commerciales que pour les équipes d'assistance.
Dans le secteur manufacturier, les travailleurs de terrain peuvent utiliser l'outil de recherche pour trouver rapidement les documents (spécifications, dessins, etc.) sur lesquels ils travaillent.
Les équipes commerciales peuvent également utiliser le volet « Recherche » de leur Espace de travail numérique pour trouver des ressources qui les guideront dans la conception de produits adaptés à la demande du marché (catalogues concurrents publiés sur Internet, analyses, avis clients, etc.).
Enfin, les employés sur le terrain peuvent utiliser le moteur de recherche de leur espace de travail numérique pour identifier en un coup d'œil les personnes dont ils ont besoin pour concevoir ou améliorer un produit.
Comme on peut le constater, la fonction « Recherche », lorsqu'elle est bien pensée, facilite grandement le travail des employés. C'est pourquoi Microsoft et Jint s'engagent respectivement à proposer des outils de recherche toujours plus performants.
4. Booster votre « Recherche avancée » avec Microsoft et Jint
Microsoft et Jint fournissent des solutions de recherche de pointe pour améliorer la productivité des employés, le partage des connaissances et la collaboration interne.
Voici ce que vous devez savoir :
4.1. Microsoft Search : la recherche imaginée par Microsoft
Microsoft Search est un outil de recherche conçu par Microsoft et pertinent pour la suite Microsoft 365.
Cette technologie, basée sur Microsoft Graph et Bing, permet de rechercher des informations (personnes, fichiers, conversations, etc.) dans tous les contenus de l'entreprise ainsi que sur Internet.
Microsoft Search propose donc des résultats de recherche très complets. Mais ce n'est pas son seul atout...
Cette fonctionnalité promet également une expérience de recherche meilleure, plus riche, plus organisée et plus cohérente.
Grâce à l'intelligence artificielle (IA), chaque utilisateur se voit proposer des résultats de recherche personnalisés en fonction de son activité dans Espace de travail numérique.
Enfin, Microsoft Search offre des possibilités intéressantes pour les administrateurs.
Il peut s'agir notamment des éléments suivants :
- Permettre aux utilisateurs de n'afficher que certains contenus ;
- Être informé des tendances de recherche afin de générer ad hoccontenu ;
- Ajoutez du contenu externe à l'index à l'aide de Microsoft Graph.
4,2. La recherche avancée est encore plus puissante avec Jint
Jint va encore plus loin en enrichissant Microsoft Search de nouvelles fonctionnalités.
La recherche avancée de Jint a une belle design qui permet aux utilisateurs de trouver encore plus facilement ce qu'ils recherchent.
En outre, le Jint Espace de travail numérique « Recherche avancée » SharePoint Composant WebPart propose trois niveaux de paramètres permettant aux administrateurs de :
- Définissez les règles pour « Recherche avancée » composant WebPart pour l'adapter à l'espace dans lequel il est intégré (par exemple, l'annuaire de l'entreprise).
- Configurez les filtres et les suggestions de recherche différemment pour les différents groupes d'employés afin de faciliter les recherches pour chacun.
- Gérez la gouvernance des droits des utilisateurs pour permettre à certains utilisateurs de modifier les paramètres de leur propre outil de recherche en fonction de leurs besoins.
La recherche avancée réinventée par Microsoft et Jint : ce qu'il faut savoir
La fonction de recherche du Espace de travail numérique est un outil indispensable dans toute organisation.
Dans tous les secteurs, elle permet de gagner en productivité et en confort de travail, mais également de développer la collaboration interne en facilitant l'accès des employés aux informations, aux documents, aux instructions et aux personnes.
La facilité d'utilisation, les options de configuration et une recherche couvrant l'ensemble du contenu de l'entreprise sont les éléments de base d'une bonne fonction de recherche.
Avec Microsoft Search et le composant « Recherche avancée » de Jint, Microsoft et Jint ajoutent plusieurs fonctionnalités à ces principes fondamentaux afin d'améliorer encore l'expérience de recherche, son efficacité et sa sécurité.
.webp)
