L'évolution d'un intranet vers une plateforme d'expérience collaborateur

Le savais-tu ? Uniquement 13 % des employés déclarent utiliser leur intranet au quotidien, et 31 % affirment ne jamais l'utiliser. Pire encore, 57 % d'entre eux disent qu'ils ne voir aucune valeur sur l'intranet de leur entreprise ! Cependant, la transition vers une plateforme d'expérience des employés (EEP) pourrait permettre aux entreprises concernées de créer un environnement de travail numérique moderne et efficace qui stimule la productivité, améliore la collaboration et améliore l'engagement des employés.

Mais qu'est-ce que c'est exactement ? Quels sont les avantages d'une telle plateforme ? Et quelles entreprises ont réussi cette transition ? Des explications détaillées suivent.

Comprendre l'intranet traditionnel et ses limites

Tout d'abord, répondons à la question suivante : qu'est-ce qu'un intranet ?

Un intranet traditionnel est un réseau informatique interne au sein d'une entreprise (ou de toute autre organisation) conçu pour faciliter la communication, le partage d'informations et la collaboration entre ses membres. Divers documents, calendriers, articles, ressources et répertoires y sont stockés, consultés et échangés.

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Si un intranet favorise la communication et la collaboration en fournissant un espace centralisé d'informations, il présente néanmoins des limites évidentes, notamment en termes d'expérience utilisateur. De nombreux employés citent les contraintes suivantes :

• Difficulté à trouver les informations qu'ils recherchent ;
• Manque de personnalisation ;
• Manque d'interactivité ;
• Absence de fonctionnalités avancées ;
• Rigidité face aux avancées technologiques.

Il est essentiel de comprendre ces lacunes pour saisir l'importance de la transition vers une plateforme d'expérience des employés (EEP) plus moderne et plus dynamique.

Qu'est-ce qu'une plateforme d'expérience des employés (EEP) ?

Tout d'abord, il est important de définir ce qu'est l'expérience des employés. Il s'agit d'un concept de ressources humaines qui fait référence à la somme des sentiments et des expériences d'un employé à l'égard de son entreprise, de son arrivée à son départ. Concrètement, il s'agit simplement de l'impression générale qu'un collaborateur a du fonctionnement de son entreprise. Il prend en compte différents éléments tels que les conditions de travail, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les tâches quotidiennes, etc.

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Une plateforme d'expérience employé (EEP) est une solution qui regroupe tous les outils RH d'une entreprise en un seul endroit. Il surmonte les limites des intranets traditionnels en proposant une approche plus complète, interactive et personnalisée. Dans cet espace, les employés peuvent collaborer et communiquer de manière fluide. Cela est rendu possible par l'intégration de fonctionnalités avancées, telles que la messagerie instantanée en temps réel, les fils d'actualités personnalisés, les outils de gestion de projet, etc.

Essentiellement, un EEP s'adapte aux besoins spécifiques de chaque employé. Grâce à ses fonctionnalités avancées, les utilisateurs peuvent organiser leur espace de travail numérique selon leurs préférences et accéder rapidement aux outils et aux informations dont ils ont besoin.

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Quels sont les avantages de passer d'un intranet à un EEP ?

Pour les entreprises, l'adoption d'une plateforme d'expérience des employés (EEP) présente de nombreux avantages. En voici les principales :

• Approche personnalisée: En donnant la priorité à une approche centrée sur l'individu, les EEP offrent une expérience utilisateur personnalisée.

• Interface intuitive: Cela simplifie la navigation et l'accès aux informations critiques et aux outils de travail, contrecarrant ainsi l'effet « statique » des intranets traditionnels.

• Fonctionnalités de collaboration avancées: Co-création de documents en temps réel, discussions par messagerie instantanée : ces fonctionnalités améliorent la coopération, l'efficacité et la créativité au sein des équipes.

• Mobilité améliorée: Contrairement aux intranets traditionnels, les EEP sont souvent optimisés pour les appareils mobiles (smartphones, tablettes), ce qui permet aux employés de rester connectés même lorsqu'ils sont en déplacement ou en dehors du bureau.

• Productivité accrue des employés: amélioration de la collaboration entre les équipes, accès facilité aux connaissances et augmentation la satisfaction globale contribue à améliorer les performances des employés.

• Accès au savoir: Les EEP constituent un moyen efficace de stocker et de partager les connaissances au sein de l'entreprise, en rendant les documents et les ressources facilement accessibles.

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• Suivi des données facilité: Les EEP peuvent fournir des données analytiques sur l'utilisation de la plateforme, permettant aux entreprises de mesurer l'engagement des employés et d'ajuster leur stratégie en conséquence.

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Quels sont les facteurs clés pour réussir la transition d'un intranet à une plateforme d'expérience des employés ?

La transition d'un intranet traditionnel à une plateforme d'expérience des employés (EEP) est une étape cruciale pour améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise.

La formation des employés joue avant tout un rôle central. Comprendre les différentes fonctionnalités de la plateforme et les maîtriser devraient faire partie de la stratégie globale. Il est également important de communiquer, à la fois avant et après la mise en œuvre de la plateforme. Les employés doivent être informés des changements à venir et des avantages auxquels ils peuvent s'attendre.

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Ensuite, il est important que la direction de l'entreprise soit activement impliquée dans le projet, tant en termes de mise en œuvre que de communication interne. Leur engagement doit inspirer confiance et enthousiasme aux employés.

La migration des données constitue un autre défi à relever. Le transfert de données de l'intranet vers la nouvelle plateforme nécessite une méthodologie précise et un processus structuré.

Enfin, un autre aspect à prendre en compte lors de la mise en œuvre d'une plateforme d'expérience employé est la gestion du changement. Cela est essentiel pour atténuer les résistances potentielles et favoriser l'acceptation des employés. À cette fin, une communication transparente est cruciale et des mesures de soutien telles que des formations, des conférences, des webinaires, etc. devraient être mises en œuvre.

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Étude de cas : entreprises qui ont réussi leur transition

Plusieurs entreprises sont passées avec succès d'un intranet traditionnel à une plateforme d'expérience des employés (EEP). Voici quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer :

Airbnb : La célèbre plateforme de location AccomJoint for Teamstation investi dans un EEP pour améliorer la communication et la collaboration parmi ses employés répartis dans le monde entier. La plateforme a été entièrement personnalisée pour refléter la culture d'entreprise d'Airbnb et garantir un accès rapide à toutes les informations essentielles (actualités internes, espaces de discussion thématiques, etc.). Résultat : une amélioration significative de l'expérience utilisateur (UX) et un sentiment d'appartenance renforcé.

Unilever: La multinationale a adopté un EEP pour améliorer la collaboration en temps réel parmi ses équipes, quelle que soit leur localisation dans le monde. L'objectif était de permettre aux employés de partager facilement des idées, de collaborer sur des projets interfonctionnels et de rester constamment informés des dernières actualités de l'entreprise.

Bouygues Télécom: Bien qu'il ne s'agisse pas d'un EEP traditionnel, la société française a récemment lancé le Plateforme Innolab, une plateforme numérique collaborative ouverte à tous (employés, clients, prospects). L'objectif de cette plateforme est de créer un espace de réflexion et de créativité pour envisager les produits et services du futur.

IBM : L'entreprise américaine a choisi de migrer vers un EEP pour rationaliser ses méthodes de travail. En remplaçant ses anciens intranets par une plateforme moderne, IBM a favorisé la collaboration en temps réel et la diffusion d'informations personnalisées. Cette transition a stimulé l'innovation et renforcé le partage des connaissances au sein de l'entreprise.

Conclusion

L'intranet traditionnel appartient au passé. Les chiffres le prouvent : de nombreux employés en sont mécontents, au point qu'ils préfèrent parfois ne pas l'utiliser. Les entreprises ont donc tout intérêt à passer à une plateforme d'expérience employé (EEP), plus fluide, interactive et dynamique. L'objectif est de favoriser la créativité, la collaboration, la personnalisation du contenu, le partage d'idées et d'informations et, en fin de compte, d'améliorer la satisfaction et la productivité des employés. Il s'agit d'un programme ambitieux à mettre en œuvre, et des mesures concrètes de gestion du changement sont indispensables !

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