La technologie numérique est devenue partie intégrante de toutes les activités de l'entreprise et des collaborateursquotidien. Mais savez-vous quels outils ont réellement numérisé le travail et permis l'émergence du Digital Workplace? C'est ce que vous découvrirez dans notre top 9 des outils qui ont propulsé votre entreprise en 2021.
Depuis plus de 15 ans, les entreprises sont en pleine transformation numérique. Brique par brique, elles réinventent leurs activités pour construire un espace de travail performant, unifié et intégré: le Digital Workplace.
En regroupant les fonctionnalités de plusieurs solutions en un seul endroit, il élargit les possibilités et facilite la communication interne, la collaboration interne et la gestion des connaissances. C'est à la fois un outil de productivité individuelle et un catalyseur de performance collective. C'est véritablement le socle sur lequel l' espace de travail de demain sera construit.
Mais avant d'imaginer ce que sera l'avenir, penchons-nous sur les applications qui ont numérisé les entreprises et permis l'émergence du Digital Workplace.
1. L'intranet, la base du Digital Workplace collaboratif
Lorsque les intranets se sont généralisés, les entreprises ont commencé à créer du contenu numérique pour informer leurs équipes, cultiver la culture d'entreprise et créer un sentiment d'appartenance. Actualités, articles, vidéos, infographies, l'intranet est devenu le support de la communication interne.
Le Digital Workplace s'appuie sur les contenus et les sites qui composent l'intranet et va encore plus loin.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace
Premièrement, chaque contenu peut être audible et ainsi être délivré aux bonnes personnes au bon moment. Cela fluidifie la circulation de l'information vers chaque collaborateur et lui permet de se concentrer sur ce qui lui importe. Deuxièmement, en étant intégré aux autres outils, l'intranet n'est plus un site web cloisonné. Il devient plus facile d'accès et plus engageant. L'intranet peut désormais être consulté dans Teams et les communications y être traitées.
Logiciels à connaître :
📌SharePoint et Jint pour créer votre intranet
📌Sendinblue, eTarget, MailChimp, MailJet pour les newsletters internes
2. La suite collaborative
Il est devenu difficile de trouver une entreprise qui n'ait pas souscrit à des applications de collaboration interne. Google Workspace et Microsoft 365 sont devenus des incontournables dans le monde de l'entreprise pour leurs applications collaboratives.
Tout a commencé avec les boîtes mail Outlook, la création de contenu avec Word, Excel, PowerPoint et le stockage et le partage de documents avec SharePoint. Puis Skype a rendu cela instantané. OneNote a même éclipsé vos notes manuscrites et vos Post-It !
Ces applications étaient déjà compatibles entre elles, mais le Digital Workplace a réussi à les décloisonner et à rendre la collaboration interne plus fluide sans perdre en fonctionnalités. Basé sur Teams, SharePoint et le Cloud, il permet de contribuer simultanément à un document, de notifier un utilisateur à l'endroit précis où un échange d'informations est nécessaire. On peut prendre des notes de réunion à plusieurs et DANS la réunion Teams sans passer par un mail. Fini les versions de pièces jointes qui se croisent dans les boîtes mail.
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L'autre atout de la suite collaborative est sa flexibilité : le champ des possibles est si vaste qu'elle peut s'adapter à toutes les professions et à toutes les entreprises.
Les suites collaboratives leaders du marché :
📌Microsoft 365 de Microsoft
📌G Suite de Google
3. Outils de communication numérique
Les confinements causés par la pandémie de Covid ont démontré que les outils de communication sont vitaux pour les entreprises. La messagerie instantanée, la visioconférence, mais aussi la téléphonie IP et les téléphones portables sont des incontournables.
💡 Pour aller plus loin, découvrez les 11 autres incontournables de la communication interne
Les outils de communication ont été introduits progressivement dans les entreprises, mais font désormais partie intégrante de notre quotidien. Grâce à eux, le télétravail est devenu de plus en plus courant.
Logiciels de la suite Microsoft à connaître :
📌Outlook pour les e-mails
📌Teams pour la messagerie instantanée, les appels, les réunions et la visioconférence
📌Yammer, le réseau social d'entreprise
Lorsque Slack a fait son apparition sur le marché en 2014, il a révolutionné la communication au sein des équipes et des projets. Sa force était de centraliser tous les échanges, tout en les organisant par thème. La messagerie instantanée n'était plus seulement utilisée pour des échanges informels en tête-à-tête échanges, mais aussi à faire avancer les projets. Microsoft est allé encore plus loin avec Teams en 2017, en intégrant les réunions et la gestion documentaire.
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Non seulement ces outils sont de formidables facilitateurs pour la collaboration interne, ils sont le fondement de la Digital Workplace ! Ils s'intègrent parfaitement avec d'autres applications et créent un environnement de travail collaboratif, simple et cohérent.
4. Applications de gestion de projet
De nombreuses entreprises fonctionnent en mode projet. Au fil des ans, leur travail s'est de plus en plus numérisé, s'appuyant de plus en plus sur des applications SaaS spécialisées. Trello, Wrike, Jira, Asana ou Monday.com sont certainement les plus connues d'entre elles. Ces solutions sont très efficaces. Du début à la fin d'un projet, elles structurent l'exécution des tâches et les documentent.
Un autre avantage de ces plateformes est leur ouverture : elles proposent des API qui permettent à d'autres applications d'interagir avec elles.
Ces capacités leur ont permis de s'intégrer à la Digital Workplace. Sans quitter votretableau de bord personnel , vous pouvez consulter votre agenda, visualiser ou valider une tâche.
Logiciels de gestion de projet :
📌Task Planner, List chez Microsoft
📌Trello, Wrike, Jira, Asans, Monday
5. CRM
Les fichiers clients ont toujours existé, mais les CRM modernes (Customer Relationship Management) donnent une nouvelle dimension à la gestion commerciale. Avec eux, vous disposez désormais d'une vue à 360° du client. Grâce à la Digital Workplace, l'accès au CRM est grandement simplifié. Il peut même être intégré au tableau de bord personnel des collaborateurs qui l'utilisent comme principal outil de travail.
L'approche API des plateformes CRM basées sur le SaaS crée cette forte intégration entre la Digital Workplace et le CRM. Les données sont plus facilement disponibles et peuvent être utilisées par tous les services qui suivent les parcours clients ou les ventes.
Les CRM les plus connus :
📌Salesforce
📌Veeva
📌Zoho
📌Hubspot
📌Zendesk
6. Applications métier
Chaque entreprise dispose de ses propres applications dédiées. La gestion des commandes, la gestion de la paie, la gestion des entrepôts et la gestion de la maintenance ont toutes leurs propres logiciels. Ce sont ce que l'on appelle les « applications métier ».
Cette catégorie de logiciels a fait une entrée remarquée dans le monde du travail. En effet, leur intégration a mobilisé des équipes projets et des intégrateurs et a nécessité la formation des utilisateurs. Un véritable défi de conduite du changement!
Ces outils sont très techniques et ont été personnalisés par les entreprises pour s'adapter à leur secteur et à leur organisation. Ainsi, les logiciels métier sont souvent complexes et plus difficiles à intégrer dans la Digital Workplace.
Il existe cependant des stratégies pour donner du sens à la Digital Workplace. Par exemple, chaque collaborateur peut retrouver des raccourcis vers les logiciels métier pertinents dans son tableau de bord et dans Teams.
7. CMS
De nombreuses entreprises se sont dotées d'un CMS (Content Management System) afin d'alimenter leurs sites de communication interne et leurs sites web. Ce logiciel permet la gestion du flux de publication de contenu, notamment la création par le service communication ou les directions fonctionnelles.
Les synergies entre la Digital Workplace et le CMS sont évidentes : le CMS alimentera la Digital Workplace avec des contenus pertinents et bien segmentés pour atteindre ses cibles. Le contenu peut être affiché dans un widget sur l'espace personnel de chaque collaborateur tableau de bord.
De plus, les CMS sont d'excellentes plateformes pour collaborer à la création de contenu. Les employés peuvent devenir des « auteurs » et soumettre des articles d'actualité pour validation. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour élargir le cercle des contributeurs, et ainsi créer des ambassadeurs internes. Pour la communication interne, cela signifie plus de contenu, sans perdre le contrôle des publications ou de la qualité du contenu.
CMS à connaître :
📌Wordpress
📌Shopify
📌Wix
📌Joomla
📌SquareSpace
📌Drupal
8. La digitalisation des outils de gestion des ressources humaines (GRH)
Annuaires d'entreprise, gestion des entretiens annuels, organigrammes, parcours candidats, dossiers des collaborateurs, mobilité interne, les usages de la GRH sont nombreux. Ils ont transformé le quotidien des services des ressources humaines et ont digitalisé la gestion des collaborateurs.
Le service RH a un rôle important à jouer dans la réussite d'un projet de Digital Workplace, mais l'outil GRH lui-même contient des données précieuses pour son fonctionnement. Ces informations définiront la manière dont les collaborateurs se rapportent à leur unité commerciale, leur département et leur groupe de travail.
Mais cette utilisation des données est à double sens. Les données fournies par la plateforme GRH permettront la personnalisation du contenu et simplifieront l'accès à toutes les applications utiles au collaborateur. Inversement, les Crowdsourcing fonctions de la Digital Workplace peuvent fournir aux RH des données sur le climat de l'entreprise. Le service RH peut solliciter les collaborateurs via des sondages, des questionnaires ou des discussions sur des forums.
GRH à connaître :
📌Avature
📌Kronos
📌Factorial
📌Leapsome
📌Cegid
📌SAP Success Factor
9. Business Intelligence
L'essor des plateformes de Business Intelligence dans les années 2000/2010 a donné naissance à ce que l'on appelle aujourd'hui l'" Data Driven Entreprise".
Une multitude d'outils d'analyse de données ont vu le jour. Ils sont devenus indispensables et ont donné aux données un rôle prépondérant dans la prise de décision. Aujourd'hui, il est impensable de concevoir un Digital Workplace sans plateformes de Business Intelligence. Leurs tableaux de bord sont accessibles de n'importe où, sans avoir à ouvrir le logiciel. Ainsi, chacun dispose de ses propres tableaux de bord et indicateurs clés de performance (KPI). Ils peuvent suivre l'activité de leur service et leur propre progression par rapport à leurs objectifs personnels.
Par exemple, avec Microsoft Power BI, vous pouvez créer des tableaux de bord et visualiser des données facilement. Par exemple : les rapports de vente, le taux de désabonnement de votre application, le cycle de vie des produits, etc.
Outils de BI à connaître :
📌Power BI de Microsoft
📌Tableau
📌Qlik
📌Domo
Bonus, l'outil préféré de Jint : le Digital Workplace
Au carrefour de tous ces outils, se trouve l'indispensable Digital Workplace. Cette plateforme regroupe toutes les fonctionnalités des logiciels de l'entreprise et en fait un ensemble cohérent, simple et pratique. C'est grâce aux écosystèmes logiciels tels que Microsoft 365 que ce nouveau concept est né.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace
La Digital Workplace doit être entièrement intégrée à la plateforme collaborative, comme Jint peut l'être avec Microsoft 365, mais elle doit aussi être entièrement ouverte pour interagir avec l'ensemble du système d'information de l'entreprise.
Le secret d'une Digital Workplace efficace réside dans la navigation fluide qu'elle offre aux collaborateurs. La plateforme masque toute la complexité liée à la connexion à des applications d'origines et de technologies très différentes.
💡 Pour aller plus loin, n'oubliez pas de sécuriser les postes de travail
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