Gestion du changement : réussir votre transformation en 2025

L'engagement des employés est la condition numéro un de la réussite.

L'histoire des entreprises est parsemée de grands projets qui ont échoué parce qu'ils ont été rejetés par ceux qui étaient censés les mettre en œuvre. Obtient le soutien et employees engagement est une condition préalable à toute enterprise transformation projet.

GMK Conseil a identifié 5 principales causes d'échec dans la gestion du changement :

• Resistance au changement
• Mauvaise communication
• Manque d'écoute
• Un processus de changement trop rapide
• L'incapacité de réviser la stratégie commerciale

La cause la plus fréquente d'échec d'un projet est la résistance au changement. Chacun de nous a forgé ses propres habitudes de travail et nous aimons tous rester dans notre zone de confort. Imposer aux employés un projet qui va briser leurs habitudes professionnelles génère automatiquement des oppositions. Tout changement nécessite une explication de la part de la direction et de l'équipe du projet. Il faut communiquer, mais aussi savoir écouter et prendre en compte les retours d'expérience du terrain. La communication est le point le plus critique pour faire d'une stratégie de transformation un succès ou un échec.
‍

La transparence, un impératif en 2025

Imposer un changement organisationnel ou même simplement un nouveau progiciel nécessite une phase d'explication avec les employés. Cet effort de communication doit être proportionnel aux changements qui seront demandés aux employés. Il est important d'expliquer pourquoi le changement doit avoir lieu, comment il fonctionnera et quels en seront les avantages pour chaque employé. La transparence réduit le niveau de stress généré par le changement et incite le personnel à adhérer au projet de l'entreprise.

👍 Boostez votre communication interne en période de changement grâce à nos 7 meilleures pratiques en matière de communication interne.

Comme le souligne Jason Hathaway dans article pour Les Echos, l'empathie est un élément clé d'une gestion du changement réussie. Il faut être capable d'écouter, de prendre en compte les témoignages, mais surtout de pouvoir adapter le projet en fonction des réactions recueillies auprès des employés. La pression économique, mais aussi l'accélération des changements, poussent les dirigeants à vouloir adopter très rapidement les nouvelles technologies. Imposer l'utilisation d'un outil aussi structurant que Microsoft 365 à l'ensemble d'une organisation sans gestion du changement, c'est prendre le risque que l'outil soit sous-utilisé, voire rejeté par certains utilisateurs.

GMK Conseil analyse que le « temps humain » est incompressible. Vouloir précipiter les choses peut mener à une impasse. Il est désormais impossible de négliger cette phase de gestion du changement et de reléguer à la fin du projet.

Peu d'entreprises maîtrisent réellement l'art de la gestion du changement. Le baromètre 2016 de l'IFOP sur l'accompagnement humain du changement a déjà souligné le stress généré par les changements chez les employés. Bien que 78 % considèrent que des changements sont nécessaires, la moitié d'entre eux estiment qu'ils sont trop nombreux, trop fréquents et inquiétants. Le changement des méthodes de travail est le changement le plus cité, devant le mise en œuvre de nouveaux équipements ou logiciels. Logiquement, la réorganisation structurelle demeure la plus traumatisante pour le personnel. Deux fois plus d'employés signalent un mauvais moral à la suite d'une réorganisation ou d'une réduction des effectifs.

Plusieurs modèles de gestion du changement

À la croisée du management et de la psychologie, différentes méthodes de gestion du changement sont apparues ces dernières années. Le plus connu est sans aucun doute le modèle Lewin. Créé par le psychologue américain Kurt Lewin, il est basé sur la métaphore d'un bloc de glace. Pour modifier la forme d'un glaçon, il faut le faire fondre, changer de moule puis le congeler à nouveau pour qu'il prenne une nouvelle forme. Ce modèle, proposé en 1947, a été modifié et étendu à de nombreuses reprises. En pratique, le modèle de Lewin peut être résumé en 5 phases :

• Initiation ;
• L'adoption ;
• Adaptation ;
• Stabilisation ;
• Infusion.

En 2004, le professeur de management Bernard Burnes a complété ce modèle en le bouclant, les changements devenant alors cumulatifs. Cette approche en boucle se retrouve notamment dans les méthodes agiles utilisées dans le développement d'applications. Celles évoluent de manière itérative, par sauts successifs. Cette approche permet de gagner en agilité tout en maîtrisant la gestion du changement. Chaque évolution ayant une portée limitée, l'impact sur les utilisateurs est moindre.

Parmi les nombreuses approches de la gestion du changement, la Roue du changement de Kanter occupe une place majeure. Présentée sous la forme d'une roue à 10 rayons, elle a inspiré de nombreux consultants et auteurs en gestion du changement.

Les 10 phases de la Roue du changement de Kanter :

1. partager la vision ;
2. Mise en place d'un système de mesure des progrès et de jalons ;
3. Créer un système d'incitation basé sur les récompenses et la reconnaissance ;
4. Mise en place de procédures visant à normaliser les pratiques ;
5. Rechercher le succès dès le début ;
6. Désigner des champions et des sponsors ;
7. Communiquer et échanger les meilleures pratiques ;
8. Fournir un soutien en termes de formation et d'outils ;
9. Identifier les symboles et les signaux qui mettent l'accent sur le changement ;
10. Configurez une structure de contrôle des processus.

Un autre modèle plus moderne a été proposé en 1996 par John Kotter, l'auteur du célèbre article »Diriger le changement : pourquoi les efforts de transformation échouent ». Il avait déjà fait remarquer que 70 % des changements organisationnels n'atteignaient pas leurs objectifs. Le modèle de Kotter reprend le principe de la boucle. Son intérêt réside dans le fait de placer le rôle du manager au centre du processus. Il doit créer un sentiment d'urgence, point de départ du projet. Il ou elle doit communiquer la vision de l'avenir et aider chaque membre du personnel à s'impliquer dans le processus. Tout au long du projet, le responsable doit communiquer sur les premiers succès et consolider l'ensemble du processus pour en assurer la pérennité. Il est à noter que John Kotter a actualisé son modèle en renforçant le rôle des collaborateurs en tant que relais et co-constructeurs du changement.

Ce rôle de l'individu est également mis en évidence par le modèle ADKAR, qui signifie Conscience, désir, connaissances, capacités, renforcement. Proposé par le cabinet de conseil Prosci en 1981, ce modèle est plus spécifiquement centré sur l'individu. Son créateur, Jeff Hiatt, souhaitait intégrer pleinement l'individu dans le processus de transformation. Il définit une feuille de route pour impliquer à la fois les porteurs de projets, les managers, les formateurs et les employés*.

Le rôle de l'outillage dans une transformation réussie

Chacune de ces méthodes a ses forces et ses faiblesses, mais elles convergent toutes vers l'importance de la communication avec les employés. Une bonne communication est la clé d'une gestion du changement réussie. Le rôle des ressources humaines et de la communication interne est de impliquer les employés dans les projets. La direction doit être en mesure de communiquer à ses employés sa vision, la nature des changements et les raisons du projet. Tout au long du projet, l'équipe en charge de la transformation doit fournir des informations sur l'avancement du projet. La communication sur les succès obtenus, les échanges sur les difficultés rencontrées et le partage des meilleures pratiques devraient être encouragés autant que possible.

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une culture d'entreprise forte en 6 étapes.

La communication interne peut distribuer Brochures aux employés, organisateur des séminaires et des cours de formation. Il devrait également publier régulièrement des informations sur le projet via les réseaux sociaux de l'entreprise et intranet, organisez webinaires et des sessions de questions-réponses en ligne. Il existe de nombreux mécanismes en présentiel et à distance pour stimuler l'engagement des employés. Chaque collaborateur doit être en mesure de rendre compte à l'équipe du projet et à la direction des réussites, mais également des points de friction rencontrés. À cet égard, le role de l'espace de travail numérique et les outils de collaboration sont essentiels pour faciliter ces échanges.

👍 Pour aller plus loin, découvrez comment transformez votre intranet en espace de travail numérique

Bien plus que par le passé, en 2025, toute transformation doit s'accompagner d'un plan de gestion du changement solide et d'une stratégie de rationalisation des outils.

Capitaliser sur les outils existants permet de gagner du temps et de gagner en efficacité. En ce qui concerne l'extension de Microsoft 365, Jint améliore l'expérience utilisateur tout en restant dans l'environnement Microsoft. L'expérience est fluide pour les utilisateurs. Cela réduit les points de friction, ce qui facilite grandement l'adoption de nouveaux outils.

💡 Pour aller plus loin, découvrez 5 bonnes raisons de créer un intranet basé sur Microsoft

Choses à retenir

📌 Sollicitation of Employees Engagement ;

📌 Restez transparent ;

📌 Restez simple ;

📌 Adoptez un modèle de gestion du changement pour votre organisation ;

📌 Choisissez un outil d'aide à la transformation.