Les conditions de travail actuelles alliant télétravail et travail sur site poussent les entreprises à mettre en place des outils digitaux performants. Améliorer l’expérience numérique est au cœur des préoccupations. Le but est de favoriser la collaboration, simplifier la gestion de la connaissance et améliorer la communication.
Et devinez quoi ?
L'intranet moderne permet de répondre à ces objectifs. Ainsi mettre en place une Digital Workplace en fait rêver plus d’un, mais il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Que ce projet soit amorcé par l’équipe Communication, Ressources Humaine ou des Systèmes d’Informations, le plan à suivre reste le même. Comment structurer sa Digital Workplace ? Et quelles sont les étapes d'intégration ? Découvrez notre méthode en 5 étapes pour réussir la mise en place votre Digital Workplace.
L'adoption est le vrai enjeu : selon Gallup (State of the Global Workplace 2024), seuls 23 % des salariés se disent engagés au travail et le faible engagement coûte environ 8 900 milliards de dollars, soit 9 % du PIB mondial.
1. Impliquer les métiers concernés et faites-vous accompagner
Tout d’abord, définissez quelle équipe sera porteuse du projet. C’est la première étape cruciale pour structurer votre plan. Selon la situation, le projet peut être porté par différents services de l’entreprise : la Communication, les Systèmes d’informations, le Knowledge Management ou Ressources Humaines.
L’équipe projet est avant tout un facilitateur. Elle va collaborer avec tous les services concernés, la direction, les utilisateurs finaux, et un intégrateur pour faire du projet un succès.
Votre intégrateur aura un rôle de premier plan pour réussir le déploiement d’une Digital Workplace. Il est capable de comprendre les besoins de chaque service et de les transformer en fonctionnalité. De plus, il connaît votre infrastructure et les logiciels sur le bout des doigts et saura vous faire gagner du temps sur les aspects techniques.
2. Définir le besoin des utilisateurs
La deuxième étape consiste à recueillir le besoin des utilisateurs. Vous devrez vous poser les bonnes questions sur la structure de votre projet. Cela vous permettra de définir clairement quelles sont vos attentes et de décrire l’objectif principal du projet. Allez-vous moderniser les méthodes de travail, ou favoriser la communication interne ? Notre cahier des charges peut vous aider à mener cette réflexion.
La Digital Workplace sera utilisée par vos collaborateurs. Il est donc primordial de définir en amont leur besoin pour déterminer les fonctionnalités à intégrer. N’hésitez pas à convier les futurs utilisateurs à des ateliers de conception. Vos collaborateurs sont une mine d’informations extrêmement précieuses pour construire cet environnement sur-mesure.
La tâche n’est pas aisée !
Concilier les attentes de différents services peut être une tâche compliquée.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour concevoir ce projet. La méthode du Design Thinking s’y prête très bien. En effet, elle se base sur le besoin utilisateur pour développer des solutions innovantes et résoudre un problème. Ainsi, en misant sur l’innovation collaborative et la co-conception, vous pourrez répondre aux questions de l’usage et des besoins des différents collaborateurs de manière rapide et efficace.
Suite à cette étape, vous serez capable de définir :
- Le besoin ;
- Les objectifs du projet ;
- Les cibles ;
- La structure de l’intranet (l’ensemble des sections devant être présentes) ;
- Les besoins fonctionnels.
Il sera ensuite temps d’établir votre plan.
3. Etablissez un plan
Selon McKinsey, 70% des projets de conduite du changement échouent.
La raison ? La résistance des collaborateurs.
Pour éviter de vous retrouver en situation d’échec, le mot d’ordre est : communiquez. En effet, parler du projet favorise l’adoption ! Dès les prémisses du projet, vous pouvez :
- Lui donner du sens ;
- Apporter de la visibilité sur son évolution ;
- Expliquer les choix stratégiques ;
- Appuyer les bénéfices qu'il apportera.
Une communication transparente et rassurante ne pourra se faire sans une vision claire. Soyez donc au clair de la stratégie choisie, de la conception à l’adoption de la Digital Workplace.
Voici quelques points que nous vous suggérons de creuser avant de vous lancer :
- La méthode de travail : Méthode Agile ou cycle en V ?
- La gouvernance : Qui sont les parties prenantes ? Quand et comment se réunissent-elles ?
- Le planning : Quels sont vos jalons ?
- La formation : Qui devra être formé et qui sera en charge de cette formation ? Quels supports seront mis à disposition des formateurs ?
- Le suivi : Qui sera en charge de maintenir le service à jour et de résoudre les bugs ?
4. Accompagner le changement
55 % des salariés affirment ne pas être assez associés aux décisions de changement les concernant. Et 61 % attendent plus d’accompagnement dans les projets de changement. (Source : Cairn)
Vous êtes capable de mieux !
Vous l’aurez compris, la gestion du changement joue un rôle majeur dans l’adoption d'une Digital Workplace. Prenez les devants et planifiez votre stratégie de gestion du changement. Accompagner vos collaborateurs dans cette migration maximisera l’utilisation de votre plateforme et votre ROI par la même occasion. Vous ne le regretterez pas.
Nous avons plusieurs méthodes à vous suggérer. Vous pouvez par exemple :
- Intégrer la présentation du logiciel lors d’une réunion d’équipe ;
- Mettre de la documentation à disposition des collaborateurs ;
- Proposer des formations à ceux qui en ressentent le besoin ;
- Désigner des référents à contacter en cas de question.
5. Assurer la sécurité et la gouvernance sur le long terme
Ça y est votre Digital Workplace est déployée et adoptée par vos équipes !
Félicitations !
Nous vous suggérons une dernière étape, sur le long terme cette fois.
La hausse des cyberattaques pousse à la vigilance. En choisissant une solution intégrée à votre univers de travail (Microsoft ou Google), vous réduisez les risques d’attaques, car vous bénéficiez constamment de systèmes de sécurité à la pointe.
La Digital Workplace favorise la contribution et peut introduire des risques de piratage. C’est en définissant les règles de gouvernance que vous garantirez la sécurité de votre plateforme. Définir des règles précises permet de déterminer si une action est conforme et nuit à la sécurité ou non. Il s’agit donc de trouver le juste milieu entre contrôle et flexibilité puisqu’une expérience restreinte impacte l’adoption négativement.
Cet avantage est conservé en ajoutant Jint à Microsoft. Vos données seront stockées sur votre environnement cloud Microsoft, cela implique une grande fiabilité en matière de sécurisation des données.
Ça y est, vous connaissez notre méthode pour mettre en place votre Digital Workplace en 5 étapes ! Voici ce qu’il faut en retenir :
Ce qu'il faut retenir
📌Commencez par choisir l’équipe projet et impliquer les parties prenantes, sans oublier votre intégrateur ;
📌Enquêtez sur les besoins des futurs utilisateurs ;
📌Planifiez votre déploiement ;
📌Communiquez sur vos actions pour maximiser l’adoption ;
📌Assurez la sécurité de vos données.
Si vous souhaitez commencer à planifier la mise en place de votre Digital Workplace, vous pouvez télécharger nos spécifications prêtes à être personnalisées.
Par où commencer concrètement ?
Avant d'ouvrir un chantier technique, clarifiez le problème n°1 à résoudre : trop d'e-mails, information introuvable, équipes terrain non atteintes ? Ce point de départ oriente tout le reste. Appuyez-vous ensuite sur ce que vous avez déjà (SharePoint, Teams) plutôt que d'ajouter un outil de plus, et visez une première version utile en quelques semaines. Un déploiement réussi part petit, prouve sa valeur sur un usage concret, puis s'élargit, plutôt que de viser un portail exhaustif dès le premier jour.
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