Entre essor du travail hybride, explosion de l’usage des outils d’intelligence artificielle (IA), ou encore hausse des menaces cyber, le monde du travail connaît depuis quelques années des transformations rapides et profondes.
Dans ce contexte, les organisations doivent se doter de solutions propres à favoriser la productivité individuelle et collective sur site comme à distance, améliorer l’expérience collaborateur, mais aussi garantir la conformité et la sécurité des données.
Alors, comment créer un environnement de travail moderne, performant, sécurisé et centré sur l’humain ? Une technologie semble répondre à cette problématique : la Modern Workplace.
De quoi s’agit-il ? Quels sont les avantages et les fonctionnalités clés de cette Digital Workplace augmentée ? Comment l’adopter et quels écueils éviter ? Dans cet article, Jint vous dit tout à propos de l’environnement numérique de travail dernière génération…
Qu’est-ce qu’une Modern Workplace ?
Littéralement, la Modern Workplace est un « espace de travail moderne ».
Modern Workplace : définition
Dans le détail, une Modern Workplace est un environnement de travail numérique qui centralise, sur un portail sécurisé et intuitif, tous les outils digitaux et informations dont les collaborateurs ont besoin pour travailler efficacement seuls ou en équipe, sur site comme à distance.
Modern Workplace, Digital Workplace et Smart Workplace
Un espace de travail moderne est une Digital Workplace augmentée.
Version numérique du Smart Workplace (bureau intelligent), elle intègre la technologie, notamment les outils collaboratifs (Microsoft Teams, SharePoint, etc.) et d’IA, pour s’adapter à des besoins et des cas d’usage ciblés, améliorer la productivité individuelle et collective, et booster l’expérience collaborateur.
En résumé, la Modern Workplace est un lieu de travail digital personnalisable, qui reflète la culture d’entreprise et les méthodes de travail de chaque organisation et mobilise différentes technologies pour optimiser les processus de travail, favoriser le bien-être et l’engagement des salariés, le tout en assurant la sécurité des données.
Les bénéfices clés de la Modern Workplace
La Modern Workplace présente plusieurs avantages majeurs pour les organisations :
Une hausse de la productivité
Avec la Modern Workplace, les salariés accèdent facilement à leurs logiciels bureautiques, à leurs canaux de communication et à leurs documents de travail. Ceux-ci sont en effet rassemblés sur une interface et intégrés entre eux. La navigation entre ces différents outils est fluide ce qui garantit un gain de temps aux collaborateurs et les aide à améliorer leur productivité.
Outre les logiciels de productivité classiques comme la plateforme de travail collaboratif Teams, la messagerie Outlook ou encore le logiciel de gestion des tâches Microsoft Planner, une Modern Workplace comprend des outils d’IA tels que Jint Genious et des solutions d’automatisation comme Power Automate.
Grâce à ces services, les salariés peuvent trouver plus rapidement des informations, créer du contenu (sites d’équipe, présentations, emails, etc.) en quelques clics ou encore mettre en place des flux de travail automatisés (approbation des contrats, gestion des documents, etc.). Ces workflows leur permettent de se concentrer sur leurs tâches à plus haute valeur ajoutée. À la clé, une productivité boostée.
Une collaboration à distance, synchrone et asynchrone optimisée
La Modern Workplace présente aussi l’avantage de faciliter le travail à plusieurs. Grâce aux outils collaboratifs comme Teams les salariés peuvent en effet interagir en direct ou de manière asynchrone dans des canaux de discussion bien organisés.
L’intégration d’une plateforme de gestion documentaire, hébergée sur le cloud (SharePoint Online par exemple), permet en outre aux utilisateurs de la Modern Workplace de stocker, partager et coéditer des documents (Word, Excel, PowerPoint, etc.) de façon fluide et sécurisée, même lorsqu’ils sont éloignés géographiquement.
Des fonctionnalités de collaboration telles que le trombinoscope ou le réseau social de l’entreprise (RSE) permettent également de briser les silos entre les services et de renforcer la collaboration et la cohésion entre les différentes équipes.
Une meilleure expérience collaborateur
La Modern Workplace fait partie des outils de la transition numérique qui mettent l’humain et son bien-être au centre de ses objectifs. Elle permet aux collaborateurs de passer d’une application à l’autre de manière fluide, de recevoir les actualités qui les concernent sans être sur sollicité ou encore de faire des recherches ou produire des contenus à moindre effort grâce aux fonctionnalités d’IA.
Une solution telle que Jint permet par exemple de créer un tableau de bord personnalisé, adapté aux besoins de chaque employé. Ce point d’entrée unique améliore grandement l’expérience employé puisque chaque profil accède immédiatement à ses outils métiers, ses documents de travail et des informations ciblées (événements, liste de tâches, réunions à venir, etc.). Résultat, moins de stress et plus d’efficacité.
Une mobilité, une flexibilité et une agilité renforcées
En tant qu’espace de travail numérique, la Modern Workplace est en principe hébergée sur le cloud et accessible à distance, depuis n’importe où et n’importe quel appareil autorisé (smartphone, ordinateur, tablette, etc.). Grâce à cette solution, les collaborateurs en mobilité, en télétravail ou sur le terrain peuvent avancer sur leurs projets et interagir avec leurs collègues.
En bref, la Modern Workplace est l’un des piliers du travail hybride. Elle permet aux organisations de gagner en flexibilité et en agilité afin de s’adapter aux nouvelles exigences des talents (travail à distance, équilibre vie professionnelle-vie personnelle, etc.) mais aussi d’être résilientes aux imprévus, aux changements et aux crises (confinement, transports en commun bloqués, bureaux inaccessibles, etc.).
Un management modernisé et libéré
La Modern Workplace est synonyme d’un management réinventé. L’intégration d’outils de business intelligence tels que Power BI et d’assistants IA comme Copilot permet en effet aux dirigeants et managers d’obtenir des insights, de préparer leurs réunions et de prendre des décisions éclairées plus rapidement.
Conséquence, les managers disposent de plus de temps pour échanger avec leurs équipes, faire des feedbacks individuels constructifs ou encore accompagner les talents dans le développement de leurs compétences.
Les dirigeants peuvent par ailleurs communiquer plus facilement avec les collaborateurs, par exemple en les conviant à une réunion virtuelle ou en leur diffusant un message via le réseau social de l’entreprise. Parallèlement, la Modern Workplace fluidifie la remontée d’information en direct du terrain, notamment grâce aux fonctionnalités de sondage.
Un onboarding fluidifié
L’onboarding est une étape clé pour faire monter les nouvelles recrues en compétence, mais aussi retenir et fidéliser les talents. La Modern Workplace facilite grandement cette étape clé du parcours collaborateur.
Une solution comme Jint permet par exemple de proposer aux nouveaux arrivants un tableau de bord (dashboard) rassemblant les informations, ressources, contacts et applications qui leur sont immédiatement utiles ainsi que la liste des tâches qu’ils doivent réaliser tout au long de leurs processus d’onboarding.
Réduction des coûts IT et retour sur investissement (ROI)
Enfin, mettre en place une Modern Workplace présente un avantage économique puisque cette solution permet de réduire les coûts IT de l’organisation. L’environnement de travail moderne regroupe une sélection d’outils rationalisée et sur mesure ce qui évite de multiplier les abonnements, les frais de maintenance, et donc les dépenses.
Résultat, une Modern Workplace bien conçue peut offrir un retour sur investissement substantiel. Une étude menée par Forrester pour Microsoft en 2019 conclut par exemple que la plateforme de collaboration Teams — intégrée aux Modern Workplaces sous Microsoft 365, comme Jint — génère à elle seule un ROI de 832 % sur 3 ans pour une organisation type.
Les outils essentiels d’une Modern Workplace
Une Modern Workplace qui tient ses promesses en matière de productivité, d’expérience employé ou encore de sécurité repose sur plusieurs outils incontournables :
La suite Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook…)
La suite collaborative Microsoft365 est le pilier d’une Modern Workplace performante. Elle intègre en effet des logiciels de productivité clés tels que :
- Les applications de bureautique Word, Excel ou encore PowerPoint grâce auxquelles les salariés peuvent éditer des documents, seuls ou à plusieurs, à distance ou sur site, de manière synchrone ou asynchrone ;
- La plateforme de collaboration Teams qui facilite les échanges entre les collaborateurs, notamment les membres d’une même équipe projet qui peuvent y partager des calendriers, listes de tâches et autres documents de travail (Word, Excel, etc.) ;
- La messagerie Outlook qui permet aux utilisateurs de communiquer par email, d’organiser des réunions et de partager leur calendrier facilement pour se coordonner et travailler en équipe de façon fluide ;
- La plateforme de gestion de contenus et de création de sites web SharePoint indispensable pour concevoir des intranets collaboratifs et des sites d’équipes, mais aussi stocker, partager et gérer des documents de manière organisée et sécurisée.
Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI…)
Microsoft Power Platform est une suite de services low-code (Power Automate, Power Apps, PowerBI, Power Page). Elle permet aux entreprises de créer des automatisations personnalisées intégrées à leur Modern Workplace telles que des Chatbots, des workflows (automatisation des processus métier) et des applications d’analyse de données, le tout sans compétences avancées en programmation.
À la clé, une véritable Smart Workplace numérique, dans lequel la technologie libère les collaborateurs de leurs tâches répétitives (gestion documentaire, signatures, analyse de données, etc.), réduit les risques d’erreurs, augmente la productivité individuelle et collective.
Microsoft Entra ID (ex Azure Active Directory)
La solution de gestion des identités et des accès Microsoft Entra ID (anciennement Azure Active Directory) est la composante incontournable d’une Modern Workplace. Grâce à l’authentification unique, l’authentification multifacteur (MFA) ou encore à l’accès conditionnel, les utilisateurs autorisés peuvent se connecter à leurs applications, appareils et données de manière simple, mais hautement sécurisée.
Jint (ex Mozzaik365)
L’extension pour SharePoint et Teams Jint (anciennement Mozzaik365) est la brique qui transforme une Digital Workplace classique en véritable Modern Workplace, personnalisée, fluide, engageante et intelligente. Avec Jint chaque organisation peut se doter simplement d’un intranet moderne, adapté à ses besoins, ses cas d’usages, ses défis internes et sa culture d’entreprise.
Jint, c’est plus de 60 modules prêts à l’emploi (organigramme, répertoire, mur d’actualités, mur de réseaux sociaux, centre de connaissances, etc.) et des templates personnalisables qui vous permettent d’optimiser les solutions intranet Microsoft (Teams, Sharepoint) afin de booster la productivité, l’engagement et l’expérience collaborateur.
Comment réussir la mise en place d’une Modern Workplace ?
Pour mettre en place une Modern Workplace performante et durable, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes clés :Audit des besoins et cartographie des outils
Une véritable Modern Workplace est personnalisée. Elle répond aux cas d’usages, challenges et besoins spécifiques de l’entreprise et de ses collaborateurs. Pour atteindre cet objectif :
- Commencez par dresser un bilan de l’existant (infrastructure intranet, base de données, processus métiers, etc.).
- Analysez ensuite vos besoins internes, identifiez vos objectifs propres et formalisez-les dans un cahier des charges.
- Enfin, cartographiez les outils et fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre précisément à votre cahier des charges.
Co-construction avec les parties prenantes
Tout au long du processus de conception de votre Modern Workplace, impliquez les différentes parties prenantes de votre organisation : service IT, département RH, direction générale, et bien entendu collaborateurs.
Organisez des ateliers et des sondages pour récolter leurs besoins, leurs priorités (améliorer les processus RH, la productivité, la sécurité des données, etc.) et connaître leurs cas d’usage précis. Cette démarche de co-création est indispensable pour construire une Modern Workplace rentable et favoriser son adoption par les utilisateurs internes.
Change management et formation
Lors de votre projet de Modern Workplace, ne sous-estimez pas la résistance à la transition numérique. Pour les collaborateurs, changer d’outils, de méthodes de travail ou encore déléguer certaines de leurs tâches à l’IA peut être source de stress, voire de désengagement.
Afin d’éviter cette situation et de faire de votre Modern Workplace un levier d’amélioration de l’expérience collaborateur et de productivité, mettez en place un programme de gestion du changement et de formation (séminaires, ateliers, mentoring, cours en ligne, campagnes de communication, etc.).
Cette stratégie vous permettra de préparer l’adoption de la solution sur le plan technique (acquisition des compétences), mais aussi sur le plan humain (dépassement des peurs, compréhension des bénéfices de la Modern Workplace, etc.).
Choix des bons partenaires IT
Pour déployer une Modern Workplace efficace et fluide, faites-vous épauler par un ou des partenaires IT (fournisseurs de solutions logicielles comme Jint, intégrateur, cabinet de conseil en transformation digitale, etc.), qui sauront :
- Vous conseiller dans le choix des outils et fonctionnalités ajustées à vos besoins ;
- Impliquer les différentes parties prenantes de votre entreprise dans le processus ;
- Vous proposer des solutions adaptées à votre budget ;
- Vous accompagner dans le déploiement et le paramétrage de votre plateforme ;
- Former vos collaborateurs à l’utilisation de la Modern Workplace ;
- Vous fournir un support technique et une assistance une fois la solution installée.
Suivi de l’adoption et des KPIs
Une fois votre Modern Workplace mise en place, monitorez son adoption en suivant des indicateurs de performance pertinents comme le taux d’adoption de la plateforme, la fréquence d’utilisation de l’outil, le temps passé sur chaque section ou encore le taux de satisfaction des salariés.
Une solution comme Jint vous permet de traquer vos KPI directement depuis votre Modern Workplace et d’obtenir des informations exploitables. Ces résultats et feedbacks utilisateurs vous permettent de réaliser des ajustements pour faire de votre intranet moderne un levier de productivité, d’expérience employé et d’engagement collaborateur.
Défis à anticiper avant de déployer une Modern Workplace
Attention, plusieurs challenges peuvent freiner le déploiement et l’adoption d’une Modern Workplace et doivent donc être anticipés :
Résistance au changement
La résistance au changement ne doit pas être sous-estimée. La force des habitudes, la crainte du remplacement ou encore la technophobie peuvent pousser les collaborateurs à s’accrocher à leurs anciennes méthodes de travail et à refuser, activement ou passivement, d’adopter la Modern Workplace.
Pour éviter cela, la mise en place d’un programme de formation et de management centré sur l’humain est essentielle. Celui-ci doit démontrer aux collaborateurs l’intérêt de la Modern Workplace (expérience collaborateur, productivité, sécurité, conformité, etc.), et leur fournir le soutien nécessaire pour s’adapter (plan d’action, montée en compétences, suivi de l’adoption).
Empilement des outils numériques, surcharge numérique et informationnelle
Une Modern Workplace est un espace de travail numérique intuitif et rationalisé, comportant une sélection de fonctionnalités et d’outils ajustés à vos cas d’usage et aux besoins de vos collaborateurs. Accumuler les applications, mais aussi les notifications, les messages et les ressources va à l’encontre de ce principe et risque d’être contreproductif.
La surstimulation et la surinformation nuisent à l’expérience collaborateur et à la productivité. Vous devez donc éviter ces écueils. Une solution telle que Jint vous aide justement à concevoir un environnement de travail fonctionnel, dans lequel chaque utilisateur accède aux informations, outils et documents dont il a besoin, sans excès.
Budget et retour sur investissement (ROI)
Le prix d’une Modern Workplace peut varier grandement en fonction de vos besoins et de vos contraintes. Les postes de dépense peuvent s’accumuler :
- Prestations de conseil en transformation digitale ;
- Achat de licences d’exploitation (Microsoft365 par exemple) et d’abonnements ;
- Acquisition de matériel informatique (smartphones, tablettes, etc.) ;
- Intégration, migration des données et développements spécifiques ;
- Formation des collaborateurs et change management ;
- Support technique et maintenance.
Afin de respecter votre budget et d’optimiser le ROI de votre Digital Workplace, optez pour une solution, comme Jint, qui s’adapte facilement à votre infrastructure existante (SharePoint par exemple) et vous permet de personnaliser votre espace de travail numérique à moindre coût.
Modern Workplace : ce qu’il faut retenir
- Une Modern Workplace est un espace de travail numérique intelligent, adapté aux contraintes et cas d’usage d’une organisation et de ses collaborateurs. Cette solution répond aux nouvelles exigences du monde du travail (mobilité, flexibilité, agilité). Elle centralise en effet tous les outils, informations et ressources dont les salariés ont besoin pour collaborer efficacement à distance ou sur site, en direct ou en asynchrone. Mais ce n’est pas tout. Elle intègre également la technologie (IA) pour améliorer les processus internes et l’expérience des collaborateurs.
- Résultat, la Modern Workplace booste la productivité, renforce l’engagement et la satisfaction des salariés et génère un ROI important. Dans un contexte de transformation digitale, de concurrence internationale, de crises successives, de hausse des cybermenaces, ou encore de guerre des talents, cette solution devient incontournable pour concilier bien-être des collaborateurs et productivité dans une logique de performance durable.
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