Chez Jint, notre métier est de créer des outils pour les entreprises qui digitalisent leurs activités. Nous avons énormément appris sur ce processus lors de notre intégration chez nos clients. Aujourd’hui nous vous partageons les 9 bonnes pratiques qui, selon nous, permettent de réussir la digitalisation d’une société. Vous êtes prêts ?
La digitalisation passe par l'usage réel : selon le Work Trend Index 2024 de Microsoft, 75 % des employés de bureau utilisent déjà l'IA générative au travail, et 78 % apportent leurs propres outils.
1. Arrêtez de vouloir tout faire tout de suite
Au lancement d’un projet, l’enthousiasme prend parfois le dessus sur la prudence. Une erreur commune est d’intégrer des outils très puissants, très complets mais trop complexes. Ceux-ci ne trouvent pas leur place dans le quotidien des employés et sont vite délaissés. C’est à la fois une perte de temps, d’argent et de satisfaction. En effet, la frustration de ne pas avoir réussi à maîtriser un logiciel peut créer un sentiment d’échec ou faire baisser la satisfaction des utilisateurs.
Voici la méthode que nous utilisons quand nous choisissons nos priorités. Sélectionnez les chantiers les plus urgents et classez les outils grâce à la méthode MoSCoW :
- Vital : les urgences
- Essentiel : les exigences importantes mais peu urgentes
- Confort : les idées non-nécessaires mais intéressantes
- Luxe : les idées peu urgentes ou peu pertinentes avec la stratégie de l’entreprise
Comment procéder à ce classement ? Tout simplement en écoutant vos employés.
2. Donnez la parole à vos collaborateurs
Ce conseil trouve sa source dans la notion de Product-Market-Fit. Vous ne lanceriez pas un nouveau produit sans interroger le client final ? De même, si vous proposez un nouvel outil de travail à vos équipes, il est nécessaire de connaître leurs besoins en amont et de les impliquer dans le projet.
Faire participer vos collaborateurs a plusieurs avantages :
- Leurs besoins vous aideront à prioriser les outils à intégrer ;
- Le change management sera plus aisé ;
- Ils seront ambassadeurs et soutiendront l’adoption de l’outil auprès de leurs collègues.
- Cela vous amènera à manager les attentes de chacun et à rationaliser les dépenses et les outils.
3. Rationalisez votre stratégie de digitalisation
La rationalisation de la stratégie de digitalisation est cruciale pour la réussite d’une transformation digitale. D’une part, elle limite les ressources investies dans le projet aux éléments utiles. D’autre part, elle étale la transformation digitale dans le temps, laissant aux collaborateurs le temps de s’adapter.
De plus, la démultiplication d’outils augmente le risque que certains logiciels soient mis au second plan puis peu à peu oubliés.
Opter pour des outils intégrés à vos solutions en place peut donc s’avérer une stratégie gagnante. Par exemple, Jint s’intègre dans votre environnement de travail Microsoft. De ce fait, vous rationalisez votre investissement. Un autre exemple d’intégration est Klaxoon, qui met à disposition une suite d’outils collaboratifs. L’interopérabilité entre Klaxoon et la suite Office 365, permet d’accéder aux outils directement depuis Microsoft Teams.
<span>Une chose est sûre, vous ne pouvez pas tout faire d’un coup. Choisir ses batailles est donc primordial.</span>
N’oubliez pas, rationalisation ne veut pas dire que l’on doit rogner sur l'expérience utilisateur ! L’objectif est toujours de créer une expérience sans couture et de donner un sentiment de simplicité aux utilisateurs. Cela nous amène au point suivant.
4. Restez simple
Ciblez les besoins primaires de vos équipes avec beaucoup de précision. Vous pourrez ainsi créer un écosystème d’outils adapté à leur réalité terrain. C’est dans ces conditions que l’adoption sera la meilleure et que le change management sera le plus fluide.
Pour la Digital Workplace, les choses simples sont souvent les meilleures. Elles sont plus efficaces, car déployables plus facilement dans vos Business Units et parce que la satisfaction des utilisateurs est plus forte quand la prise en main est facile.
N’hésitez pas à anticiper les usages et à choisir des outils qui seront simples à faire évoluer quand de nouveaux besoins émergeront.
C’est ça aussi la simplicité : l'agilité.
5. Avancez avec agilité
Lorsqu'un projet se met en place sur le long-terme, les besoins premièrement exprimés peuvent évoluer. Le besoin des utilisateurs change et l'expression faite en début de projet est souvent différente de celle exprimée lors du delivery.
La méthode agile vous permet d’apprendre de vos erreurs et d’ajuster la mire rapidement. Cette méthode met en valeur la collaboration et prône l’autonomie de chacun. Comment ?
En méthode agile, on avance par itération, en planifiant les actions pour 2 ou 3 semaines seulement. Cela apporte flexibilité et souplesse. À chaque étape, vous êtes capables d’adapter votre développement aux retours des utilisateurs.
Rassurez-vous, vous n’avez pas besoin de savoir tout faire. Si vous n'êtes pas expert de ces nouveaux logiciels, ni du change management, n'hésitez pas à vous faire accompagner.
<span>Rassurez-vous, vous n’avez pas besoin de savoir tout faire. Si vous n'êtes pas expert de ces nouveaux logiciels, ni du change management, n'hésitez pas à vous faire accompagner.</span>
6. Faites-vous accompagner
L’intégration d’un outil digital est toute aussi importante que la sélection de ce dernier. L’intégration et le paramétrage de l’outil doivent être conformes à vos attentes. L’accompagnement au changement est primordial pour favoriser l’adaptation.
Une fois que vous aurez choisi vos outils, votre stack technique, arrivera l’étape d’intégration.
C’est le travail des intégrateurs !
Leur rôle est de vous soutenir sur tous les aspects techniques, la mise en place, le paramétrage, mais aussi l’adoption de par les utilisateurs finaux. Un vrai chef d’orchestre, qui fera passer votre digitalisation de l’idée à la réalité.
C’est également ici qu’intervient la conduite du changement. C’est une étape primordiale. En effet, une étude menée par Moovone montre que 67 % des salariés estiment que la direction ne tient pas compte de leurs retours et 63 % qu’ils n’ont pas eu l’opportunité de s’exprimer à ce sujet. Ainsi, intégrez vos employés dans la digitalisation est la clé. Cela vous permettra de contourner un enjeu majeur : la résistance au changement.
7. Devenez autonome sur vos outils
Si se faire accompagner dans la mise en place d’outils est un point clé. Devenir autonome est le but ultime. En effet, il ne serait pas envisageable de devoir faire appel à un prestataire externe pour la moindre demande. Profitez donc de l’accompagnement fourni par les intégrateurs pour vous former.
Soyez conscient qu’un outil évolue constamment. N’oubliez donc pas de rester à jour de ses usages en vous formant constamment. Vous inscrire à la newsletter peut être un excellent moyen de vous tenir au courant des mises à jour et des nouveautés. Chez Jint, c’est Clément Poulain, notre Product Owner, qui fait ce travail. Il envoie une fois par mois un récapitulatif de l’actualité Jint aux utilisateurs.
8. Faites vivre vos outils
Le pire qui puisse arriver suite à l’implémentation de nouveaux outils est qu’ils ne soient pas utilisés. Faire vivre l’outil passe par la création d’une communauté engagée. Elle peut s’entraider et pourra plus tard former les autres collaborateurs.
N’hésitez pas à dédier quelques minutes à la présentation de vos nouveaux outils en réunion d’équipe. La convivialité est un excellent moyen d’aborder les changements.
9. Faites de vos collaborateurs des acteurs
Impliquer vos collaborateurs dans la mise en œuvre de votre transformation numérique est essentiel. Vous pouvez désigner des référents pour chaque outil. Par exemple, une communauté de référents pour la suite Office, une autre pour Yammer, etc. Ce sont des personnes qui développent une expertise spécifique et prennent en charge une mission transversale supplémentaire.
En pratique, un annuaire d'entreprise est un excellent moyen de trouver des experts internes sur chaque sujet. Si les employés ont des questions, ils peuvent s'adresser à un membre de la communauté pour obtenir de l'aide.
Vous êtes prêts à relever le défi de la digitalisation de votre entreprise ! Et vous, quelle bonne pratique ajouteriez-vous à cette liste ?
Ce qu'il faut retenir
📌Priorisez les actions importantes ;
📌Ecoutez et échangez avec vos collaborateurs ;
📌Codifiez votre transformation digitale ;
📌Restez simple ;
📌Adaptez-vous aux différents changements.
📌Faites-vous assister.
📌Devenez indépendant sur les outils digitaux
📌Coconstruisez vos outils avec votre communauté
📌Transformer vos collaborateurs
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