Comment cibler votre communication interne ?

Selon un étude réalisée par Opinion Way, seulement 45 % des employés sont satisfaits de la communication interne de leur entreprise. Pourtant, communication interne est un enjeu majeur pour un une entreprise qui veut prospérer. Gartner a montré que le les employés les plus informés surpassent leurs pairs de 77 % en termes de efficacité (Source : CEB/Gartner)).

Ainsi, pour gagner part de marché, il ne suffit pas de communiquer avec les clients, vous devez également chouchoutez vos employés. Ils doivent être informé, surligné et reconnu tout au long de l'année. À envoyer eux communications pertinentes, il est donc nécessaire d'avoir un bonne stratégie de communication interne. La clé pour y parvenir est de segment et personnaliser communications en fonction de chaque objectif. Savoir comment ciblez votre communication est une clé compétence qui augmentera la portée du contenu diffusé par le service de communication.

Nous avons conçu cet article pour vous, en tant que aide méthodologique pour devenir un pro de ciblage de la communication interne. Qui sont tes personnes? À quoi s'attendent-ils ? Comment adapter la communication qui leur est destiné ? C'est ce que nous allons voir, en 4 étapes.

Préparation : connaître votre public

Afin d'adapter votre communication, vous devez bien connaître vos publics de communication interne. Tout comme vous le feriez lors de la création d'un plan de communication externe, vous commencez par créer personas qui représentent chaque type d'employé. Pour cela, dressez la liste des parties prenantes de votre entreprise, unités commerciales, générations, professions, etc.

Lesquels d'entre eux ont des attentes spécifiques en matière de communication interne ? Notez-les dans un tableau comme celui-ci ci-dessous et allez à la rencontre de vos collègues pour comprendre ce qu'ils attendent de la communication interne. Ce tableau servira de référence pour les étapes suivantes.

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Si vous disposez de statistiques sur l'impact des communications internes précédentes, vous pouvez les utiliser pour compléter votre analyse.

Maintenant que vous avez une idée précise des segments qui composent votre public, vous êtes prêt à créer des communications personnalisées.

Créez une communication interne personnalisée

Étape 1 - Définissez la cible du message

À qui s'adresse ce message ? Parcourez votre tableau et sélectionnez les groupes qui seront intéressés par le contenu que vous allez préparer. Selon le sujet, il se peut que vous ne choisissiez pas les mêmes cibles.

Plusieurs options de ciblage s'offrent à vous.

• Cibler la communication en fonction d'une zone géographique : si, par exemple, votre entreprise est située dans plusieurs pays et que vous souhaitez communiquer sur un événement interne spécifique à ce pays.
• Cibler la communication en fonction d'une orientation commerciale
• Cibler la communication par niveau hiérarchique : dans ce cas, certaines communications peuvent être exclusivement destinées à la direction ou aux stagiaires et aux suppléants

Étape 2 - Choisissez le canal de communication interne

74 % des employés ont le sentiment de ne pas avoir accès aux informations et aux actualités de l'entreprise. Cette figure montre que les canaux utilisés ne sont pas toujours les plus appropriés. Vous pouvez utiliser plusieurs canaux pour atteindre vos cibles. En fonction de la position, le canal le plus pertinent ne sera pas le même. Pour un employé de bureau, la communication via l'intranet semble être une bonne option. Pour les employés de terrain, la communication via une application mobile semble plus appropriée. Ainsi, communiquer en interne nécessite de s'adapter à la cible en proposant une approche adaptée à chaque canal.

Certains des canaux de communication internes sont les suivants :

• La boîte à idées et l'enquête : très pratique pour impliquer les employés dans la communication interne.
• Application interne et/ou réseau social d'entreprise : la mise en place d'une application interne permet de toucher les employés qui n'ont pas accès à une boîte mail car celle-ci est facilement accessible sur mobile
• Écrans d'affichage au sein de l'entreprise. Ils sont utilisés pour afficher des informations en temps réel dans les zones à fort trafic.
• L'espace de travail numérique : cette plateforme, très appréciée des collaborateurs, permet au service de la communication de diffuser des informations, notamment sous forme d'articles. Nous allons le décrire en détail prochainement.
• Le réseau social d'entreprise lequel permet de modifier les pratiques de communication en permettant aux employés de s'exprimer.

• L'intérieur webinaire: il permet des échanges entre des sites géographiquement éloignés, mais également dans le cas d'un travail hybride. L'organisation d'un événement numérique pour les employés est un bon moyen de communiquer.
• Réunions pour transmettre des informations, il est important de rencontrer la haute direction. C'est l'occasion pour les employés de poser des questions et haut la direction pour diffuser les résultats et sa vision.
• Le bulletin d'information: 91 % des employés disent qu'ils apprécient de recevoir des informations par e-mail, alors que ce canal est souvent inadapté. La newsletter reste toutefois un moyen de résumer les informations, de créer des liens vers l'intranet et de mettre en évidence certaines informations clés.
• Envoi : certaines informations ne peuvent pas être communiquées dans la newsletter, en raison de leur caractère urgent ou de leur niveau d'importance. C'est le cas, par exemple, du coronavirus ou des informations structurelles. Ce canal est voué à être de moins en moins utilisé au profit du mur d'actualités sur l'intranet et d'autres fonctionnalités proposées par la Digital Workplace telles que le centre de notification.
• Le journal : cela met en valeur l'activité de l'entreprise à travers un journal physique distribué aux employés ou mis à disposition à l'entrée des bâtiments.

Étape 3 - Choisissez le format et le message

C'est là que vos compétences en communication prendront tout leur sens.

En fonction de votre public cible et du support que vous choisissez, vous pouvez créer une communication sur mesure. En utilisant le ton et les codes de votre public, vous pouvez concevoir une communication qui lui plaît. Mettez-vous à la place de votre public cible et imaginez ce qu'il attend en termes de ton, de contexte, de longueur, d'approche, de langage et d'énergie.

Si, par exemple, vous aviez choisi de communiquer les résultats de l'année N-1 à vos équipes :

• Les dirigeants peuvent choisir d'intégrer des rapports automatisés depuis Power BI et d'y accéder depuis leur espace de travail numérique ;
• Les équipes d'innovation apprécieront une actualité publiée sur l'intranet expliquant le contexte du secteur ;
• Les équipes de terrain préfèreront une vidéo dynamique publiée sur le réseau social interne de l'entreprise ;
• Les équipes finlandaises de votre unité commerciale auront besoin d'une version anglaise ;
• Etc.

Il ne reste plus qu'à envoyer chaque communication à chaque cible, mais pas n'importe quand !

Étape 4 - Choisissez la fenêtre de diffusion

Comme vos collègues l'ont peut-être mentionné lors de votre enquête, ils ne sont pas toujours réceptifs à entrepreneurial communications. Leur disponibilité est très influencée par l'heure de la journée, les délais du mois, les temps forts des départements, etc.

Pour optimiser la réception de votre message, planifiez votre communication là où les cibles sont les plus susceptibles de vous accorder du temps. La Digital Workplace permet de choisir les plages horaires idéales pour diffuser des informations.

N'hésitez pas à tester pour chaque cible et à analyser les statistiques de lectorat de vos communications pour améliorer vos résultats.

La contribution de la Digital Workplace à la communication interne

En ajoutant des fonctionnalités à votre intranet, la Digital Workplace vous permet de mieux cibler vos messages de communication internes. En effet, il permet de créer des groupes d'audience et de sélectionner facilement qui recevra chaque communication et sur quel canal. Ainsi, les informations mises en avant ne seront pas les mêmes pour tous. Chacun recevra les informations qui le concernent et sera plus susceptible de voir les communications importantes.

Mais la Digital Workplace va encore plus loin et permet d'ajouter des métadonnées aux communications. Cela permet d'organiser les communications et de récupérer les informations en quelques clics. En outre, ces balises permettre aux employés de s'abonner à des thèmes. Grâce à cette fonctionnalité, ils verront les communications qui les intéressent en premier.

Choses à retenir

📌 Seuls 45 % des employés se disent satisfaits de la communication interne de leur entreprise.

📌 Cibler votre communication est le moyen de vous assurer de toucher la bonne personne au bon moment.

📌 Il est nécessaire de choisir le bon canal de communication pour chaque cible.

📌 La Digital Workplace vous permet de cibler vos messages, de rendre la communication interactive et transversale.