Comment faciliter la communication avec le terrain ?

La pandémie de coronavirus a jeté un nouvel éclairage sur équipes de terrain. Maintenant appelé à juste titre« travailleurs essentiels », personnel opérationnel a travaillé sur le première ligne pour mainteniractivité économique.

Bien qu'elle soit au cœur de l'action, travailleurs de première ligne se sont sentis marginalisés. Selon une étude menée par Yoobic, presque un Travailleur de première ligne sur deux (46 %) se sent même déconnecté de leur organisation. Le résultat est une productivité réduite, accélérée chiffre d'affaires et une détérioration du climat social.

Face à cette situation, il est urgent de rétablir communication fluide entre le siège social et les employés présents sur le site. Mais, avec travail à distance d'une part et un faible accès à Outils informatiques d'autre part, comment échanges entre équipes opérationnelles et services de soutienêtre facilité?

Jint se penche sur le problème et vous donne ses conseils pour résoudre ce problème épineux.

Siège social et communication sur le terrain : un défi stratégique

De nombreuses entreprises rencontrent un manque de communication entre le personnel de terrain et le personnel de bureau. La barrière qui existe trop souvent entre les fonctions de soutien et le personnel opérationnel est délétère à plus d'un titre et devrait être supprimée.

Et pour cause, rétablir le contact entre les différentes parties prenantes de l'organisation contribue à améliorer la productivité. De haut en bas la communication est un facteur important de reconnaissance des employés. Plus que 60 % des employés déclarent qu'ils sont plus motivés et productifs lorsqu'ils se sentent valorisés par leurs managers (source : Étude Protime 2021).

Du bas vers le haut et les interactions horizontales contribuent également à la performance de l'entreprise. Ces les retours permettent de prendre la température au plus près des experts de l'entreprise et des clients. Cela nous permet de identifier et corriger rapidement tout dysfonctionnement, mais également pour co-construire des solutions parfaitement adaptées aux contraintes du terrain.

La technologie mobile au cœur de la communication entre le siège et le terrain

Bien qu'essentielle, la communication entre le personnel sur le terrain et le personnel du siège est trop souvent entravée par un problème pratique. Contrairement à leur maison collègues de bureau, Travailleurs de première ligne n'ont pas toujours accès à un ordinateur.

Plongés dans l'action, les caissiers, les vendeurs, les livreurs, les aides à domicile, les serveurs ou encore les ouvriers du bâtiment n'ont ni les outils ni le temps de consulter les supports de communication internes habituels. Intranets, newsletters et réunions d'équipe sembler étranger pour eux.

La solution à ce mal de tête ? Un Espace de travail numérique accessible sur ordinateur et smartphone, adapté aux usages à la fois des services du siège et des collaborateurs opérationnels. En fait, 58 % des travailleurs de première ligne interrogés ont déclaré qu'ils se sentiraient plus connectés à leur entreprise si celle-ci communiquait via mobile. Simple et efficace.

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Tout d'abord, misez sur une communication interne renforcée

L'amélioration de la communication entre les différentes parties prenantes de l'entreprise doit faire l'objet d'une véritable stratégie avec des jalons et des objectifs. Un responsable dédié doit être désigné pour diriger le projet. Les équipes devraient également être interrogées afin de cartographier la situation existante. Ad hoc des outils d'enquête, intégrés à la Digital Workplace, peuvent être utilisés à cette fin.

La mise en place d'un système de communication interne numérisé constitue un premier axe d'intérêt. Les solutions numériques permettent de recréer un lien malgré la distance. Microsoft Teams doit être observé avec un intérêt particulier. L'application de communication collaborative centralise les échanges et facilite les contacts entre les collaborateurs. Cela permet d'introduire plus d'horizontalité dans les interactions.

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Le discours doit également être affiné afin d'être plus engageant et de générer du soutien. L'adoption d'un lexique compréhensible par tous, l'utilisation d'un vocabulaire « doux », l'évitement des tournures de phrase directives et l'utilisation de Emojis sont autant de leviers qui peuvent contribuer à fluidifier le dialogue entre les employés sur le terrain et ceux qui travaillent au bureau ou à distance, mais aussi entre les employés et leurs supérieurs.

Afin de renforcer la cohésion entre les employés travaillant sur site et ceux du siège, il est également nécessaire de favoriser une meilleure connaissance mutuelle. À distance, il est difficile de suivre les changements de poste ou d'identifier le rôle de chacun et les contraintes associées (« Pourquoi le siège social ne répond-il pas à mon e-mail dans les 24 heures ? »).

Bien que cela soit nécessaire, en gardant un annuaire d'entreprises, un trombinoscope ou un mur d'arrivées ne suffit pas à faire bonne impression. Pensez donc à mettre en place des actions de communication mémorables (articles et entretiens avec des collaborateurs, reportages au siège ou sur site), des expériences immersives (visite d'ateliers, invitation à suivre un collègue en mission, etc.) et une offre de formation ludique (avec un micro-apprentissage une application telle que Séparé par exemple).
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Aller plus loin dans le partage des connaissances

La circulation des informations, des idées, du savoir-faire et des bonnes pratiques au sein de l'entreprise est bénéfique à bien des égards. Elle améliore la productivité (pas besoin de « réinventer la roue »), renforce la cohésion entre les parties prenantes et favorise l'émergence d'une forme d'intelligence collective. Le partage des connaissances devrait donc être encouragé par le biais du adoption de véritables Gestion des connaissances.

Pour être exploitables, les connaissances doivent d'abord être documentées et organisées de manière à ce que tous les employés puissent en bénéficier. Certaines connaissances issues du terrain enrichiront la réflexion des équipes du siège(clientaperçus , contraintes techniques, etc.). D'autres connaissances, générées par les fonctions supports, éclaireront les experts métiers et orienteront leurs actions (contraintes administratives, évolution de la législation en vigueur, etc.).

En centralisant les connaissances et en facilitant leur expression, le Espace de travail numérique est le pilier de l'efficacité et de la durabilité gestion des connaissances. Pour en tirer pleinement parti, encouragez vos employés à mettre régulièrement à jour leurs compétences et leurs projets dans leur Tableau de bord . De cette façon, leurs collègues peuvent facilement faire appel à eux lorsqu'ils ont besoin de leur expertise. L'exemple à suivre ? Le groupe Freyssinet, spécialiste mondial du génie civil, qui a réussi à faire communiquer son siège avec ses équipes sur les chantiers en (co) créant un véritable « Wiki » de gestion des connaissances.

Les formations et les ateliers auxquels participent les employés du siège social et les experts commerciaux constituent également un excellent moyen de stimuler le soutien mutuel et le partage d'expériences au sein de l'organisation. Ceux-ci peuvent être en face à face ou via un application de communication collaborative telle que Microsoft Teams.

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💡 Microsoft fait le pari que l'expérience des employés sera une préoccupation majeure des entreprises dans les années à venir. La firme américaine lance donc Viva, la plateforme d'expérience employé.

Création d'une culture d'entreprise et d'un esprit d'équipe

Enfin, pour faciliter la communication entre les services commerciaux et les services du bureau, assurez-vous que créer une culture d'entreprise forte et encouragez l'esprit d'équipe.

Pour ce faire, assurez-vous d'abord de maintenir un niveau d'information et de transparence égal auprès de l'ensemble de votre personnel. Expliquez les décisions prises par le siège social, répondez aux frustrations et aux questions exprimées par les différentes parties prenantes et assurez-vous que les informations importantes sont correctement diffusées au sein de votre organisation. Là encore, l'utilisation d'un espace de travail numérique accessible sur mobile et ordinateur sera d'une grande aide.

En outre, créez des opportunités pour les employés de terrain et du siège social d'interagir de manière informelle. Célébrer des anniversaires de travail, organiser des fêtes de réussite ou planifier team building les activités sont toutes de bonnes occasions de se retrouver « en personne », d'apprendre à se connaître et de développer des synergies entre les employés. Une fois de plus, l'utilisation d'un espace de travail numérique sera d'une grande aide. Cela vous permettra de gérez facilement vos événements, mais également pour les rendre visibles à tous vos employés.

Choses à retenir

📌 Communiquer avec les équipes de terrain est un véritable défi.

📌 Pour les atteindre efficacement, il est donc nécessaire d'adapter à la fois les modes d'interaction et les canaux de communication.

📌 L'adoption d'une application mobile permettant une authentification et une navigation fluides, sur smartphone comme sur PC, est indispensable. Si Sparted répond déjà à cette spécification, Microsoft Teams s'oriente également dans cette direction avec la plateforme Viva, dédiée à l'expérience des employés.