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Comme vous le savez, un intranet d'entreprise est non seulement un outil essentiel pour la communication interne et la collaboration, mais également pour la culture d'entreprise et même pour la productivité collective et individuelle.
Envisagez-vous de doter votre organisation d'un intranet collaboratif, ou mieux encore, un véritable Espace de travail numérique, et avez-vous une idée précise des besoins auxquels il doit répondre ?
Pour vous aider à faire votre choix parmi toutes les fonctionnalités possibles, Jint vous présente l'essentiel fonctionnalités d'un bon intranet de l'entreprise, leurs utilisations et leurs avantages.
Lisez attentivement ce qui suit !
1. Des fonctionnalités qui facilitent la communication interne
La communication interne est un vecteur important pour l'engagement et le bien-être des employés. Elle conditionne leur soutien au projet commun et les amène à s'impliquer dans sa réalisation.
Des idées originales peuvent vous aider stimuler votre communication interne. Néanmoins, pour faciliter la communication au sein de votre organisation, veillez également à intégrer les fonctionnalités suivantes :
1.1. Le mur d'actualités, pour partager les bonnes informations avec les bonnes personnes
Le mur d'actualités personnalisé est un incontournable fonctionnalité à ajouter à votre intranet d'entreprise.
Elle présente plusieurs avantages. Elle permet de :
- de créer un véritable intranet de communication en centralisant le contenu interne (articles de blog, messages sur les réseaux sociaux, etc.) ;
- envoyer les bonnes informations aux bonnes personnes en ciblant les communications ;
- pour mettre en avant les messages les plus importants et même entamer un dialogue avec les employés ;
- pour satisfaire les besoins de chaque collaborateur, grâce à l'abonnement à des thèmes.
Avec le Jint Espace de travail numérique News Wall, il est possible de créer un contenu élégant, standardisé et multilingue, puis de le diffuser à un public cible.
Cerise sur le gâteau, les employés peuvent réagir aux publications et personnaliser leur flux d'informations en s'abonnant à leurs thèmes préférés. Logiquement, ils s'intéressent davantage au contenu publié sur les intranets de l'entreprise. Quelle façon de stimuler leur engagement !
Par exemple, le composant « Mes flux » intégré au mur d'actualités de Jint Digital Workplace permet aux employés de s'abonner aux thèmes de leur choix afin de se voir proposer les derniers contenus connexes (pages Web ou documents).
1.2. Le mur des réseaux sociaux d'entreprise, pour faire de vos employés vos meilleurs ambassadeurs
Le mur des réseaux sociaux en est un autre fonctionnalité que vous devez absolument intégrer à votre intranet plateforme. Mais qu'est-ce que c'est ?
Le mur du réseau social, ou Centre d'actualités, est une interface sur laquelle une sélection de publications pertinentes provenant de différents réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.) est centralisée sur votre intranet.
Le mur des réseaux sociaux est un outil puissant. Il vous permet de diffuser efficacement en interne les communications externes de votre entreprise susceptibles d'intéresser vos équipes.
Avant tout, un mur réseau, comme celui proposé par Jint, est un levier de choix pour faites de vos employés des ambassadeurs. Grâce à cette fonctionnalité, vos employés peuvent facilement réagir à vos publications externes et relayer vos messages sur leurs propres réseaux sociaux pour accroître leur visibilité. C'est ce que nous appelons Défense des intérêts des employés.
📌 Pour aller plus loin, découvrez comment La fonctionnalité « mur des réseaux sociaux » transforme vos employés en ambassadeurs
1.3. Cibler les communications pour transmettre le bon message à la bonne personne au bon moment
Le ciblage des communications est particulièrement utile pour communication interne département. Grâce à cela fonctionnalité intranet, l'équipe de communication peut en effet faire apparaître du contenu à certains groupes d'employés uniquement. C'est l'idéal pour garantir une meilleure réception des messages et éviter que les employés ne se perdent dans une masse d'informations inadaptées.
Le Jint Espace de travail numérique offre la possibilité de diffuser des informations à des publics spécifiques. Le Gestionnaire d'événements Un composant, par exemple, permet de cibler chaque événement en fonction du profil de l'utilisateur. De même, le composant Actualités vous permet de diffuser chaque actualité vers un public spécifique.
2. Fonctionnalités qui facilitent la gestion des connaissances
Les connaissances produites par une organisation représentent un véritable capital immatériel qui doit être maintenu et valorisé.
Le intranet de l'entreprise peuvent être mobilisés dans cette perspective. Un bon intranet comprend des connaissances gestion fonctionnalités.
Voici les plus importantes :
2.1. Gestion électronique des documents (GED), pour co-construire et partager des connaissances
Un Gestion électronique des documents (EDM) l'espace est un allié important pour formaliser, centraliser et organiser les connaissances (souvent implicites) qui émanent de l'entreprise et de ses employés.
Plus précisément, cet outil de gestion documentaire dématérialisé permet de contrôler le cycle de vie des documents internes, de leur (co) création à leur archivage, en passant par leur modification, leur partage et leur stockage.
SharePoint est une excellente solution pour créer un DMS, notamment parce qu'il s'intégrera parfaitement à votre environnement de travail numérique Microsoft 365 et à Teams. Enrichis par Jint, les sites SharePoint facilitent le partage des connaissances et leur organisation.
L'essentiel est de pouvoir les retrouver facilement.
2.2. La recherche avancée, pour trouver rapidement les informations nécessaires pour terminer le travail
Une recherche avancée fonctionnalité est un must pour tout moderne intranet d'entreprise. Si votre intranet est utilisé pour partager des processus, des bonnes pratiques et des connaissances internes, vous ne pouvez pas vous en passer fonctionnalité. Et pour cause : si les connaissances sont documentées, mais qu'elles ne peuvent être trouvées au moment où un employé en a besoin, l'EDM devient inutilisable.
C'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes du duo Jint x Microsoft 365 !
Les documents peuvent être nommés, balisés, triés, associés à des métadonnées et à des auteurs, puis trouvés en quelques clics grâce à une barre de recherche et à des filtres précis.
La recherche avancée permet aux employés de gagner du temps et de se sentir frustrés. Ils peuvent facilement accéder aux informations qu'ils recherchent et apprendre continuellement de leurs pairs.
La recherche avancée apporte deux avantages essentiels à votre intranet :
- Libérez du temps pour permettre à vos équipes de mener à bien leurs missions ;
- Accroître les compétences de tous les employés, les rendant ainsi plus efficaces dans leur travail.
2.2. Aide à la contribution, pour permettre à chacun de diffuser facilement ses connaissances
Le partage des connaissances en interne peut être aussi gratifiant que cela prend du temps. Pour favoriser le partage des connaissances, pensez à intégrer une contribution fonctionnalité dans votre intranet plateforme.
L'aide à la contribution prend la forme d'un raccourci permettant de créer des documents à partir de modèles conçus par l'administrateur de l'intranet. Il devient facile de publier des pages belles, claires, structurées, mises en forme et illustrées. Des personnes compétentes peuvent créer des matériaux utiles et percutants en quelques clics !
Là encore, le Jint Espace de travail numérique peut être pris comme exemple. Le volet « aide à la contribution » permet aux utilisateurs d'alimenter le système de gestion de contenu (SCG) avec des modèles d'articles.
3. Fonctionnalités qui facilitent la collaboration interne
La collaboration interne est essentielle au bon fonctionnement d'une entreprise. Heureusement, un bon intranet collaboratif peut favoriser le travail d'équipe. Pour cela, il doit néanmoins inclure, à au moins, les fonctionnalités suivantes :
3.1. L'annuaire de l'entreprise avec photos, pour faciliter les interactions entre collègues
Comme on pouvait s'y attendre, le annuaire des entreprises avec photos est également l'un des meilleures fonctionnalités pour intégrer dans un environnement moderne intranet d'entreprise.
Ce composant permet de retrouver facilement le contact d'un collaborateur en effectuant simplement une recherche par nom, prénom, département, pays, projet ou encore par compétences.
Le moyen idéal pour identifier un expert interne sur un sujet et entrer en contact avec lui en un clic !
3.2. Le tableau de bord personnel pour améliorer la productivité individuelle
Le Personnal Dashboard est en fait le tableau de bord de vos employés sur le intranet d'entreprise. Il centralise tout ce dont chacun a besoin pour travailler, s'informer, communiquer et collaborer avec ses collègues. Il s'agit de la première page à laquelle les employés se connectent le matin et elle sert de point de référence pour naviguer dans l'espace de travail numérique tout au long de leur journée.
Pour chaque travailleur :
- Une véritable économie de charge mentale et de temps ;
- une utilisation plus confortable de l'intranet ;
- Et une plus grande capacité à collaborer avec ses pairs.
Ces avantages ont fait du Personal Tableau de bord un indispensable dans l'espace de travail numérique, ce qui a incité Microsoft à lancer le module Viva Connection, qui vous permet de créer tableaux de bord dans Teams.
Cet espace de productivité individuel peut également être créé en juxtaposant SharePoint et Jint. Composants WebPart. Grâce à ce dernier, les administrateurs de l'intranet peuvent mettre en place des tableaux de bord adaptés au profil de chaque employé. Ils sélectionnent les fonctionnalités pertinentes pour chaque entreprise et les mettent à la disposition des populations ciblées uniquement. Les données de l'utilisateur sont ensuite introduites dans Composants WebPart (e-mails, réunions, tâches, etc.) pour créer un véritable outil de travail pour tous.
3.3. Intégration avec Teams, pour faciliter la collaboration au sein des équipes de projet
Intégrer vos chaînes Teams dans votre intranets d'entreprise est un Indispensable pour faciliter le travail d'équipe.
En intégrant l'application de travail collaboratif Teams à votre Jint Espace de travail numérique, vous pouvez permettre à vos employés d'accéder plus facilement aux informations concernant leurs projets en cours. Notifications, tags, édition de documents, vos intranets seront au centre de la collaboration.
À l'inverse, permettre aux utilisateurs d'accéder à l'intranet depuis Équipes créera une expérience riche et fluide sur toutes les plateformes de l'entreprise.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment Optimisez la gestion de vos projets avec Teams et Microsoft 365.
Les fonctionnalités qui font de votre intranet un site utile, pratique, fiable et sécurisé
Comme nous l'avons vu, un intranet d'entreprise doit être utile, pratique et fiable, mais il doit également être sécurisé ! Certains fonctionnalités et les fonctions sont essentielles pour atteindre cet objectif :
4.1. Intégration à Microsoft 365, pour une plateforme tout-en-un
Un bon intranet d'entreprise est un espace de travail numérique qui regroupe tous les outils importants pour les employés et leur garantit un flux d'informations fluide et fluide. Cet outil doit donc offrir une expérience utilisateur optimale.
L'intégration du logiciel intranet dans le Microsoft 365 L'environnement est essentiel pour garantir que toutes les applications utiles à vos employés s'intègrent parfaitement. Joint vous permet de créer un véritable Espace de travail numérique intégré à Microsoft 365. Un outil indispensable pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs !
📌 Pour aller plus loin, découvrez 7 raisons de basez votre stratégie informatique sur Microsoft 365
4,2. Fonctionnalités visant à améliorer l'accessibilité et l'adoption de votre intranet
Certaines fonctionnalités discrètes peuvent être des facteurs qui changent la donne pour l'inclusion de tous. En effet, certains employés sont confrontés à des défis personnels qui peuvent constituer des obstacles à l'adoption de l'intranet. Votre intranet doit rendre le contenu accessible à tous, quel que soit le niveau de langue des utilisateurs, leurs capacités visuelles ou auditives ou leur niveau d'utilisation des ordinateurs.
Voici quelques fonctionnalités à inclure pour rendre votre intranet accessible à tous :
- Assurez-vous de disposer d'une solution de traduction sur votre plateforme ;
- Choisissez une solution telle que le « Vérificateur d'accessibilité » de Microsoft pour vous assurer que tout le contenu répond aux normes d'accessibilité ;
- Sous-titrer les vidéos et transcrire les podcasts publiés sur l'intranet afin que l'audition ne soit pas un obstacle à l'accès à l'information ;
- Créez une plateforme suffisamment belle et simple pour être utilisée par tous les niveaux de l'informatique ;
- N'oubliez pas réactivité mobile, afin que les personnes sur le terrain puissent accéder au contenu même si elles n'ont pas d'ordinateur.
4.3. Hébergement dans le Cloud, pour plus de sécurité et une meilleure accessibilité
Pour être tout à fait pratique et garantir la sécurité des données, un bon intranet d'entreprise devrait de préférence être hébergé sur le Nuage, c'est-à-dire sur des serveurs accessibles via Internet.
La raison ? Le Cloud rend votre plateforme intranet accessible depuis n'importe quel appareil et de n'importe où dans le monde, en vous connectant simplement à votre compte Microsoft. En outre, Microsoft garantit un très haut niveau de sécurité en renouvelant fréquemment ses normes en matière de cybersécurité.
Avec SharePoint intranets d'entreprise, vos employés peuvent se connecter en toute sécurité à leur espace de travail et poursuivre leurs tâches en cours même lorsqu'ils ne sont pas dans vos locaux.
Bon à savoir : en tant que complément, Jint préserve la sécurité de l'environnement, comme le propose Microsoft. En effet, aucune donnée client n'est visible ou hébergée par Jint.
Les caractéristiques essentielles d'un bon intranet d'entreprise : le dernier mot
Vous aurez compris, pour être pleinement satisfait, un intranet de l'entreprise doit être équipé d'une série d'équipements essentiels fonctionnalités destiné à garantir son utilité, sa praticité, sa fiabilité et sa sécurité et également à faciliter la collaboration, la communication interne et la gestion des connaissances, en fonction des besoins de votre entreprise et de vos employés.
Joint Espace de travail numérique propose tous les meilleures fonctionnalités attendu d'un moderne intranet d'entreprise. 100 % sécurisée, intuitive et dotée d'un design saisissant, notre solution ajoute pas moins de 50 fonctionnalités à SharePoint et Teams. De quoi répondre à chacun des besoins de votre organisation !
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