Le guide ultime pour un parcours d'intégration réussi

Ce processus est d'autant plus important que seuls 12 % des employés se disent satisfaits de l'intégration proposée par leur nouvel employeur. De plus, 22 % des nouveaux arrivants quittent leur emploi dans les 45 premiers jours ! Pour l'employeur, cela représente une importante perte de temps, d'argent et d'énergie.

Le parcours d'intégration permet aux nouvelles recrues de s'intégrer dans leur nouvel environnement, d'apprendre à collaborer avec leurs collègues au quotidien et d'acquérir la culture de l'entreprise. Par conséquent, une recrue qui suit un processus d'intégration complet a 58 % plus de chances de rester dans l'entreprise qu'une personne qui n'y parvient pas. On peut dire que l'onboarding est désormais essentiel pour les entreprises !

Voici donc tous nos conseils pour réussir votre processus d'intégration et faire participer vos nouveaux collaborateurs à vos côtés.

Préparation avant l'arrivée du nouvel salarié

Un parcours d'intégration nécessite une préparation préalable.

Communication préliminaire

Avant tout, il est essentiel d'annoncer l'arrivée du nouveau collaborateur aux équipes. Cette annonce doit être accompagnée d'une brève présentation de la nouvelle recrue, permettant à chacun de prendre connaissance de son profil, de ses compétences, de ses expériences passées, etc. Il est hors de question d'accueillir un nouveau collaborateur dans l'entreprise sans en informer au préalable les équipes !

Enfin, il est important d'envoyer un kit de bienvenue complet à cette nouvelle recrue avant son arrivée. Ce kit doit contenir toutes les informations nécessaires sur le fonctionnement de l'entreprise. N'oubliez pas : un employé heureux est un employé bien préparé ! Pensez également à leur transmettre toutes les informations essentielles pour leur premier jour : heure d'arrivée, identité des personnes chargées de leur accueil, programme de la journée, etc.

Organisation des espaces de travail

N'oubliez pas de préparer l'espace de travail de votre nouvel employé ! Un bureau propre et bien organisé leur donnera une première impression positive. Assurez-vous également que tous les outils et équipements nécessaires sont préparés et opérationnels dès le premier jour. Le premier jour dans une nouvelle entreprise est généralement stressant, il n'y a donc rien de pire que d'arriver dans un endroit où l'équipement ne fonctionne pas.

Procédures administratives

La première journée d'une nouvelle recrue est généralement remplie de procédures administratives. Pour garantir le bon déroulement du processus, assurez-vous de préparer tous les documents contractuels et les formulaires nécessaires. Facilitez également l'accomplissement de toutes les formalités administratives, telles que l'obtention de badges d'accès, la configuration de l'accès informatique, etc. Le parcours de l'employé doit être rapide et simple, sans perte de temps inutile.

Accueil et intégration dès le premier jour

Cette étape est cruciale ! Cela façonne la première impression que votre nouveau collaborateur aura de l'entreprise.

L'importance d'un accueil chaleureux

Le premier jour d'un nouveau collaborateur est très important. Leurs impressions dépendront en partie de l'accueil qu'ils recevront de leur responsable et de leurs collègues. C'est pourquoi il est essentiel de les accueillir avec enthousiasme et convivialité, par exemple en organisant un petit-déjeuner. Lors de ce petit déjeuner (ou à un autre moment de la journée), assurez-vous de présenter chaque membre de l'équipe et de décrire ses responsabilités. Cela aidera la nouvelle recrue à identifier ses différents points de contact et à s'adapter rapidement à son nouvel environnement.

Visite des installations et présentation de l'entreprise

L'accueil du salarié devrait se poursuivre par une visite des locaux et une présentation des différents départements et services de l'entreprise. C'est également le bon moment pour présenter la culture, les valeurs et les missions de l'entreprise. À cet égard, un document de synthèse (par exemple, une brochure) peut être fourni à l'employé.

Présentation du parcours d'intégration

Le moment est venu d'expliquer clairement et précisément le processus d'intégration. Définissez et justifiez chaque étape clé. L'objectif est d'apporter le plus de transparence possible à l'employé. Présentez également toutes les ressources disponibles dont ils pourraient avoir besoin pour leur intégration dans l'entreprise.

Formation et assistance

Cette étape fait partie de la phase d'intégration et ne doit pas être négligée.

Formation spécifique au poste

Peu de nouveaux employés sont immédiatement prêts à effectuer leur travail efficacement. Avant de commencer à travailler, il est essentiel que l'employeur planifie et organise une ou plusieurs sessions de formation liées aux compétences requises.

Vous pouvez également organiser une réunion avec une équipe spécifique ou un employé de l'entreprise pour un échange informel. L'essentiel est de faire en sorte que la nouvelle recrue se sente soutenue dans son rôle et de lui fournir des contacts compétents pour répondre à toutes ses questions.

Que ce soit à distance ou en présentiel, il est crucial de ne pas négliger cet aspect.

✅ Pour plus d'informations, découvrez comment faciliter le travail hybride avec Microsoft Teams.

Mentorat et parrainage

Ce n'est pas obligatoire, mais pourquoi ne pas désigner un mentor ou un collègue expérimenté pour soutenir le nouveau collaborateur ? Rien de tel que d'échanger régulièrement avec un mentor d'entreprise qui peut partager son expérience. Ces échanges favorisent également le partage de connaissances et d'informations.

Suivi et évaluation

Au fil des jours, votre nouveau collaborateur évoluera et s'intégrera dans son nouvel environnement. Envisagez de planifier des réunions régulières pour évaluer leurs progrès.

Lors de ces réunions, n'hésitez pas à fournir des commentaires constructifs et à donner des conseils pour promouvoir l'apprentissage continu.

Intégration de l'équipe et culture d'entreprise

Cette étape se déroule dans les jours et les semaines qui suivent l'arrivée de la nouvelle recrue et fait partie intégrante de l'intégration.

✅ Pour plus d'informations, découvrez comment utiliser Teams pour réussir l'intégration des employés.

Activités de team building

Encouragez le nouveau collaborateur à participer aux événements de l'entreprise. Ces moments de socialisation les aideront à s'intégrer pleinement. Pour faciliter le processus, organisez des activités qui privilégient les interactions sociales et renforcent l'esprit d'équipe. Si vous manquez de temps, un simple déjeuner régulier avec les membres de l'équipe peut faire l'affaire.

😯 Pour plus d'informations, découvrez comment gérer les événements de votre entreprise avec le Digital Workplace.

Communication et collaboration

On ne soulignera jamais assez l'importance de la communication ! Pour faciliter l'intégration de votre nouvel employé, encouragez l'utilisation des canaux de communication internes, tels que les applications de messagerie instantanée. Il est important qu'ils puissent communiquer régulièrement avec leurs pairs. Favorisez également la collaboration avec les membres des autres départements.

💡 Pour plus d'informations, découvrez comment améliorer la communication interne sur Teams.

Évaluation et reconnaissance des employés

Un employé apprécié est un employé heureux. Assurez-vous donc de reconnaître leurs réalisations et leurs contributions, et/ou de souligner leurs progrès. Lorsque vous donnez des commentaires, assurez-vous qu'ils sont constructifs.

En outre, à long terme, il est essentiel d'offrir aux employés des opportunités de développement professionnel et d'avancement de carrière. C'est ce qui contribuera à renforcer leur sentiment d'appartenance et leur loyauté envers l'entreprise.

Quels outils d'intégration utiliser ?

Aujourd'hui, de nombreux outils d'intégration sont disponibles. Il appartient à chaque entreprise de choisir celle qui correspond le mieux à sa structure et/ou à ses besoins. En général, certains outils à prendre en compte sont les suivants :

• Plateformes de gestion des ressources humaines.
• Systèmes de gestion de l'apprentissage, qui vous permettent de créer des modules de formation en ligne pour les nouveaux employés.
• Portails intranet comme Jint, où les employés peuvent accéder à diverses ressources, documents et informations.
• Applications de messagerie et outils de communication tels que Microsoft Teams.
• Des applications mobiles, pour fournir aux nouveaux arrivants toutes les informations dont ils ont besoin lors de leur processus d'intégration ;
• Des évaluations et des questionnaires en ligne, pour mesurer l'intégration des nouvelles recrues ;
• Outils de gestion de projet et de suivi des tâches ;
• Outils de communication et de collaboration entre les équipes, tels que Teams et Jint pour les équipes. Jint for Teams est une application qui vous permet de concevoir, de créer et de personnaliser vos tableaux de bord directement dans Microsoft Teams. En deux clics, centralisez vos outils professionnels et améliorez l'expérience mobile de vos employés. Le concept est simple : Jint pour les équipes est la meilleure façon de commencer votre journée de travail. Toutes vos informations essentielles s'y trouvent : vos e-mails, vos réunions, vos tâches, vos applications préférées et bien plus encore ! Mieux encore, vous pouvez créer un tableau de bord spécifique pour l'intégration de votre nouvel employé, avec toutes les informations relatives à son arrivée et importantes pour son travail

🔍 Pour aller plus loin, en savoir plus sur Jint pour les équipes.

• Systèmes de gestion des connaissances qui facilitent le partage d'informations.

📢 Pour en savoir plus, découvrez comment intégrer efficacement les nouveaux employés | 10 conseils.

Conclusion

Vous l'avez compris, le parcours d'intégration est crucial pour garantir une arrivée en douceur des nouveaux employés dans une entreprise. C'est tout aussi important pour la rétention des talents et la satisfaction globale des employés. Pour rappel, 22 % des nouveaux employés quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours. Pour éviter cette situation inconfortable pour les deux parties, il est essentiel de ne pas négliger les premières semaines d'un nouvel employé dans une entreprise.

Communication efficace avant et après l'arrivée, préparation du poste de travail informatique et des outils nécessaires aux tâches quotidiennes, mise en place d'un programme de mentorat, formation en ligne et en présentiel, organisation d'événements d'accueil, mise en place d'outils d'intégration... Il existe de nombreux processus à mettre en place pour garantir une intégration réussie de vos employés. Il ne vous reste plus qu'à vous lancer !