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Comment rejoindre des équipes de soins qui n'ont ni poste ni courriel professionnel?
Au Québec, Santé Québec est depuis avril 2024 l'employeur unique du réseau, avec 347 000 membres du personnel et 30 établissements, selon Santé Québec. Dans le réseau public comme dans un établissement privé conventionné, la mécanique est la même : un siège produit l'information, des installations la reçoivent, des unités devraient la lire. Or 63 % des travailleurs de première ligne déclaraient que les messages de la direction n'arrivaient pas jusqu'à eux (Microsoft Work Trend Index, 2022).
Ce livre blanc suit un établissement illustratif de 12 installations et donne aux responsables des communications internes, aux DRH et aux directions des établissements les outils pour caler la communication sur les quarts de travail plutôt que sur les jours de publication.
Ce que vous trouverez à l'intérieur :
- Une communication de bureau pour des métiers sans bureau : pourquoi l'information écrite pour des gens assis devant un écran n'arrive pas jusqu'à l'unité, et l'écart entre ce que le siège voit et ce que l'unité reçoit.
- Huit populations et sept moments : une cartographie des populations d'un établissement de santé, des infirmières aux préposés aux bénéficiaires, aux équipes de nuit et au personnel d'agence, et les moments du quart où l'information passe.
- La matrice populations, moments, canaux : deux créneaux de lecture et un canal par défaut pour chaque population, avec une méthode pour cartographier vos propres populations en une rencontre.
- Ce que chaque canal rejoint vraiment : le courriel, le poste partagé, le cellulaire personnel, l'appareil partagé, l'affichage et le relais de la chef d'unité comparés, les repères de la Commission d'accès à l'information du Québec, et la façon dont Jint Mobile App relie à votre intranet SharePoint les employés sans licence Microsoft 365.
- Les rôles du siège, de l'installation et de l'unité : une matrice de responsabilités par type d'information, une fiche 48 heures pour le personnel d'agence et les nouveaux employés, et la frontière avec les renseignements de santé.
- Quatre indicateurs de portée et un diagnostic en 12 questions : taux de portée par population, délai d'arrivée, couverture des populations et taux de relais, avec un barème sur 24 points.
- Un pilote de 90 jours : une installation, deux populations et trois moments pour prouver qu'une information du siège arrive dans une unité de nuit sans passer par personne.
Pourquoi le télécharger :
Une communication calée sur les quarts de travail. La matrice associe chaque population aux moments où elle peut réellement lire, du début de quart aux heures calmes de la nuit.
Une portée mesurable. Les quatre indicateurs et le diagnostic en 12 questions remplacent les taux d'ouverture par la part de chaque population rejointe dans un délai défini.
Des rôles écrits à chaque niveau. La matrice de responsabilités précise qui publie, qui relaie et qui répond, afin que douze installations ne produisent plus douze versions du même message.
Un pilote dimensionné pour commencer petit. Le plan de 90 jours démarre avec une installation volontaire, deux populations et trois moments, et donne au comité de direction une base chiffrée pour décider de l'extension.
