Dans ce guide, Jint vous présente cet outil essentiel, conçu pour améliorer la communication et la collaboration internes , la gestion des connaissances et l' expérience collaborateur . Bonne lecture !
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Ces dernières années, de nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour faciliter la collaboration , la communication, la gestion des connaissances, l'expérience employé et la gestion de projet. Parmi elles figurent les plateformes intranet, telles que SharePoint . Mais comment définir un intranet ? Et qu'est-ce qui le distingue des autres technologies ? Poursuivez votre lecture pour découvrir notre définition de l'intranet et bien plus encore.
Se pose alors une question clé : quel CMS choisir pour un intranet qui réponde à la fois aux besoins métiers et aux contraintes techniques de l'organisation ?
Définition d'intranet :
Un intranet est un réseau informatique similaire à Internet, mais dont l'accès est réservé aux membres d'une entreprise ou d'une organisation. Les plateformes intranet modernes intègrent de nombreuses fonctionnalités, se transformant ainsi en véritables espaces de travail numériques . Elles jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de la communication interne , de la collaboration , de la gestion des connaissances et du travail d'équipe , notamment dans le contexte du télétravail ou du travail hybride.
Il s'agit également d'un environnement sécurisé, accessible uniquement à un groupe spécifique de personnes.
Parmi les approches possibles, certaines organisations optent pour un intranet open source, tandis que d'autres privilégient des solutions intégrées à leur environnement existant, comme Microsoft 365.
Par exemple, les réseaux intranet peuvent être utilisés pour :
- Diffuser l'information et promouvoir les événements auprès des employés ;
- Organiser et suivre l'avancement d'un projet commun ;
- Créer un cours d'intégration ou de formation numérique ;
- Centralisez les outils de travail dont les employés ont besoin au quotidien ;
- Stockez, partagez, gérez et modifiez des documents collectivement ;
- Recherchez et trouvez facilement des informations et des connaissances internes ;
- Identifier ou trouver rapidement un contact interne ;
- Interagir par chat , messages, appels, vidéoconférence, commentaires, etc. ;
- Sondage auprès des employés pour recueillir leurs commentaires ;
- etc.
Historique de l'intranet
D’après Anne Pauline Garbar et Magali Véran , le concept d’intranet est apparu pour la première fois dans des articles de journalistes en 1992, avant d’être formalisé par Forrester Research en 1996 dans un rapport intitulé « Full service intranet ». À la fin des années 1990, les intranets s’imposaient dans les grandes entreprises. Selon une étude de l’Union des Annonceurs, en 2000, 64,3 % des 1 500 premières entreprises françaises disposaient déjà d’un intranet.
À ses débuts, l'intranet d'entreprise était principalement un outil de communication interne , offrant un accès à la messagerie privée et aux contenus administratifs, commerciaux ou institutionnels. Depuis, l'intranet a considérablement évolué, intégrant de nombreux services et devenant une solution pour le travail collaboratif, la gestion de projet et la gestion électronique des documents (GED).
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Quelle est la différence entre intranet, internet et extranet ?
Internet, intranet et extranet sont des cousins proches.
Le dictionnaire Larousse définit Internet comme un réseau international accessible à tous et « résultant de l'interconnexion d'ordinateurs à travers le monde utilisant un protocole d'échange de données commun (IP pour protocole Internet ) ».
Contrairement à Internet, l'intranet est un réseau privé, accessible uniquement aux membres d'une organisation. Il repose sur les mêmes protocoles qu'Internet et offre les mêmes services (partage de fichiers, messagerie, logiciels en ligne, etc.), mais à l'échelle de l'entreprise.
Enfin, l'extranet est une extension de l'intranet. Il s'agit d'un réseau sécurisé utilisant les protocoles Internet, permettant à une structure d'échanger des informations en toute sécurité avec des partenaires externes (fournisseurs, prestataires de services, clients, etc.).
Quel est le rôle de l'intranet ?
L' intranet d'entreprise moderne , avec toutes ses nouvelles fonctionnalités, ne remplit pas un seul rôle, mais une multitude de rôles essentiels au bon fonctionnement des organisations actuelles.
Transmission d'informations
Dignes héritières des premiers intranets, les plateformes intranet 2.0 facilitent la diffusion d'informations . Via l'intranet, la direction, le service des ressources humaines ou le service communication peuvent communiquer aux employés des actualités de l'entreprise, des offres d'emploi ou des événements à venir.
Diffuser la culture d'entreprise
L'intranet contribue également à forger une culture d'entreprise forte. En effet, il peut être personnalisé aux couleurs de l'organisation pour diffuser son image de marque employeur. C'est aussi un canal privilégié pour raconter l'histoire de l'entreprise, exposer ses valeurs, rappeler sa mission et, en définitive, mettre en valeur sa culture.
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Renforcer l’engagement des employés
L'intranet nouvelle génération est également conçu pour renforcer l'engagement des employés. Sur ce réseau d'entreprise privé, les employés peuvent s'exprimer et participer activement à la vie de leur entreprise. Ils peuvent commenter les publications de leur employeur, participer à des sondages, partager leurs connaissances via des articles de blog publiés sur la plateforme ou relayer les publications de leur organisation sur leurs propres réseaux sociaux, le tout sans quitter l'intranet.
Favoriser la cohésion interne
Grâce à ses nombreux moyens de communication horizontaux , l'intranet social favorise également la cohésion interne. Les systèmes de messagerie, les forums de discussion et les réseaux sociaux d'entreprise qu'il héberge permettent aux employés de communiquer, de collaborer facilement et de tisser des liens. Les employés peuvent interagir de manière formelle, au sein d'un groupe de projet par exemple, ou de façon plus informelle, en créant par exemple un groupe de discussion dédié à un intérêt commun (pratique sportive, innovations, etc.) sur un réseau social interne.
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Faciliter la collaboration interne
L'un des rôles essentiels de l'intranet est d'optimiser le travail collaboratif. Les outils qui encouragent l'interaction entre les employés facilitent la collaboration interne . Mais ce n'est pas le seul avantage de l'intranet. Ce réseau privé permet également de partager, de stocker et même de travailler ensemble sur des fichiers. En se connectant à leur plateforme intranet, les employés peuvent accéder à tous leurs documents de travail dans leur version la plus récente. C'est idéal pour accroître l'efficacité, même lorsque les employés travaillent à distance ou dans des fuseaux horaires différents.
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Sécurisation des données de l'entreprise
L'intranet joue également un rôle important dans la sécurisation des données de l'entreprise. Ce réseau privé permet le partage sécurisé d'informations et de fichiers confidentiels, car seuls les membres de l'organisation peuvent y accéder. Pour garantir la sécurité de l'intranet, les administrateurs peuvent attribuer différents droits aux utilisateurs, afin de limiter leurs actions ou les informations qu'ils peuvent consulter.
Améliorer l'expérience des employés
Enfin, et surtout, l'intranet offre aux employés une meilleure expérience numérique. Sur cette plateforme, toutes les applications et informations nécessaires à leur efficacité de travail sont regroupées au même endroit. Cerise sur le gâteau : elles sont présentées dans une interface claire, conviviale et personnalisable. Autant d'éléments qui améliorent l'expérience utilisateur… et donc l' expérience employé .
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un intranet ?
Avec toutes ces fonctionnalités, l'intranet d'entreprise est un outil incontournable, d'autant plus que ses avantages sont nombreux. En voici quelques-uns :
productivité individuelle et collective accrue
Le principal avantage de l'utilisation d'un intranet réside dans l'augmentation de la productivité individuelle et collective. Selon une étude de McKinsey , les entreprises qui utilisent des technologies sociales telles que les intranets pour améliorer la communication , le partage des connaissances et la collaboration peuvent accroître la productivité de leurs employés de 20 à 25 %.
Image de marque et marque employeur renforcées
Un autre avantage significatif de la mise en place d'un intranet d'entreprise réside dans l'amélioration de l'image de marque et de la marque employeur. Grâce à cet outil, les organisations peuvent facilement lancer des campagnes de fidélisation des employés et faire de ces derniers de véritables ambassadeurs. Une stratégie de communication gagnante, puisque, selon une étude de PostBeyond , les messages d'entreprise ont une portée 561 % supérieure lorsqu'ils sont partagés par les employés sur leurs réseaux sociaux plutôt que sur les canaux officiels de l'entreprise.
Fidéliser les talents en toute simplicité
En 2023, d'après une enquête menée par OpinionWay et Grant Alexander, 60 % des dirigeants interrogés considéraient la fidélisation des talents comme le principal enjeu RH de l'année. L'intranet est l'outil idéal pour fidéliser les employés. Grâce à lui, il est possible de mettre en place un processus d'intégration optimal et d'assurer une intégration réussie des nouveaux collaborateurs. Il s'agit d'une étape absolument déterminante pour leur engagement à rester dans l'entreprise. L'intranet améliore également l' expérience collaborateur en offrant un environnement de travail numérique agréable et fluide. Un atout qui joue également un rôle crucial dans la fidélisation des talents. Preuve en est : selon une étude réalisée par Zapier, un jeune sur six (génération Z et Millennials) déclare avoir déjà quitté son emploi en raison d'une technologie inadaptée.
Économies et retour sur investissement pour l'organisation
Le dernier avantage clé de l'utilisation d'un intranet est financier. En premier lieu, l'adoption d'un intranet réduit divers coûts et dépenses supportés par l'entreprise. Par exemple, la réduction du nombre de recrutements infructueux représente à elle seule une économie significative.
Selon Hay, une erreur de recrutement peut coûter à un employeur entre 45 000 et 100 000 euros. Finalement, grâce à la réduction des coûts et aux gains de productivité, la mise en place d'un intranet moderne génère un retour sur investissement (ROI) remarquable.
Selon une étude MVware de 2017, le ROI d'un environnement de travail numérique atteint en moyenne 150 %. Mieux encore, selon une étude Forrester et Microsoft réalisée en 2019, l'application de communication et de collaboration Microsoft Teams, intégrée aux intranets de Microsoft 365 (comme Jint), permettrait d'atteindre un ROI de 832 % sur 3 ans !
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