Tout savoir sur l'environnement numérique : historique, définition et solutions

Bref retour en arrière : du portail d'entreprise à l'environnement numérique

Vous vous souvenez des portails d'entreprise, aussi appelés intranets ? Ce sont des pages statiques dont l'objectif est de partager une information spécifique avec les employés de l'entreprise.

Pour les plus novices, il faut différencier un intranet d'une page internet. La différence réside dans l'accessibilité de la page. La particularité de l'intranet, c'est qu'il n'est accessible qu'à l'interne, soit par les employés de l'entreprise.

De l'intranet statique à l'environnement numérique, quelques évolutions ont eu lieu. Alors, comment l'environnement numérique est-il apparu ?

Il y a plusieurs années, un intranet était une simple page statique dont l'objectif était de partager de l'information avec les employés. Les services de communication et des ressources humaines diffusaient des documents ou de l'information aux employés dans une approche de communication descendante. Les premiers intranets ont vu le jour à la fin des années 1990, plus précisément en 1996 : c'est l'époque où sort « Intranet Genie », un produit développé par Frontier Technologies, premier logiciel de type intranet spécifiquement conçu pour la communication et la collaboration entre employés.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en environnement numérique

L'intranet a évolué en devenant plus dynamique et en intégrant de nouvelles fonctionnalités. Après une période de fort développement dans les années 2000, on retrouve maintenant des réseaux sociaux d'entreprise avec (entre autres) Yammer et Facebook Workplace, de la messagerie instantanée (Teams, Slack…), et des liens vers les outils métiers. Ces évolutions permettent aux employés de profiter d'un environnement de travail numérique unique et fluide, accessible à partir d'un ordinateur, mais aussi à partir d'un téléphone intelligent ou d'une tablette pour les employés mobiles.

💡 Pour aller plus loin, découvrez nos 7 astuces pour dynamiser votre communication interne sur l'environnement numérique

L'objectif de l'environnement numériqueest maintenant de faciliter la collaboration et l'interaction et de permettre aux employés de se sentir connectés aux valeurs de l'entreprise, en renforçant leur sentiment d'appartenance.

En résumé, voici la différence entre un intranet et un environnement numérique : le premier est un outil interne relativement cloisonné aux fonctionnalités limitées, tandis que le second est un espace de travail numérique polyvalent et fluide. Autrement dit, l'environnement numérique est une boîte à outils numérique que les employés utilisent au quotidien. L'intranet fait donc partie intégrante de l'environnement numérique.

Qu'est-ce qu'un environnement numérique ?

Le terme environnement numérique est utilisé depuis plusieurs années, plus précisément depuis la fin des années 2000. Bien qu'il n'ait pas de définition officielle (encore ?), on peut dire que c'est un environnement de travail numérique (ou numérisé) qui :

(1) rend accessible toute l'information individuelle et collective ;

(2) fournit des outils de communication pour mieux collaborer ;

(3) centralise les applications métier dont les employés ont besoin au quotidien.

Autrement dit, c'est un ensemble de technologies et d'outils numériques utiles aux employés pour accomplir leurs tâches quotidiennes, adaptés aux besoins spécifiques d'une organisation. Il s'agit d'une approche holistique qui centralise les outils existants et s'intègre pleinement avec les applications métier. Ainsi, l'environnement numérique inclut généralement les outils suivants (la liste n'est pas exhaustive) :

• Espaces de stockage infonuagiques ;
• Applications de clavardage ;
• Outils de gestion de projet et de partage d'agenda ;
• Applications de visioconférence ;
• Outils de gestion électronique des documents.

La beauté d'un environnement numérique, c'est qu'il peut être utilisé par tous dans l'entreprise, y compris les employés de terrain. Cela permet de mobiliser tous les utilisateurs, qu'ils soient sur place ou non. De plus, l'environnement numérique donne à tous les employés la possibilité de travailler de n'importe où, de façon entièrement sécurisée. En rendant le travail possible et accessible dans une grande variété de situations, il permet la transformation numérique des entreprises.

Les avantages de l'environnement numérique

Les avantages de la mise en place d'un environnement numérique sont nombreux. Nous mentionnerons ici les trois principaux : l'amélioration de la communication interne, le renforcement du travail d'équipe (collaboration), et la simplification du partage des connaissances. Cependant, il est important de garder à l'esprit que ces avantages ne sont pas exhaustifs, et que chaque entreprise peut trouver de nombreux intérêts différents à la mise en place d'un environnement numérique.

1- Améliorer la communication interne

Beaucoup de communications finissent archivées dans une boîte de courriels, sans avoir été lues par les employés. Cela peut être très frustrant pour le service de communication, qui peut avoir l'impression de travailler pour rien ou de ne pas être en mesure de faire circuler l'information nécessaire. Au-delà du sentiment, l'impact négatif est important pour les entreprises : cela peut entraîner une perte d'adhésion aux projets et valeurs de l'organisation, ainsi qu'une baisse de la mobilisation globale des employés. Cela mène généralement à une hausse du roulement de personnel…

C'est là que l'environnement numérique entre en jeu !

L'environnement numérique facilite l'accès à l'information grâce à un ciblage avancé qui permet de transmettre la bonne information à la bonne personne au bon moment. De plus, indépendamment de cette stratégie de communication, les étiquettes permettent aux employés de sélectionner l'information qui les intéresse pour rester informés sur un sujet pertinent. Cela augmente considérablement le taux de mobilisation sur le contenu partagé, et offre aux employés un véritable gain de temps dans la recherche d'information.

L'environnement numérique est aussi une excellente façon de diffuser les valeurs et la culture de l'entreprise. Les employés mieux informés sur les actions et événements de l'entreprise deviennent ses premiers ambassadeurs. Une meilleure information permet aussi de renforcer la culture et l'adhésion au projet d'entreprise, et donc de réduire le taux de roulement.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment mettre en place un intranet de communication efficace en 6 étapes.

2- Améliorer l'expérience employé et favoriser la collaboration

L'environnement numérique offre une expérience numérique positive et fluide aux employés en facilitant plusieurs de leurs tâches quotidiennes. En tant qu'écosystème, il simplifie le travail collaboratif grâce à de nombreuses fonctionnalités : partage de documents et d'agenda, visioconférence, messagerie instantanée, gestion documentaire, Teams (dans le cas d'un Digital Workplace Microsoft)… Et c'est d'autant plus important que les méthodes de travail actuelles combinent le télétravail et le travail en présentiel, et font collaborer des équipes géographiquement éloignées.

Dans la même veine, l'entraide entre employés de deux unités d'affaires différentes devient possible grâce à l'annuaire d'entreprise et au Who's Who avec un organigramme dynamique. En effet, l'environnement numérique permet de trouver un expert interne sur n'importe quel sujet et d'entrer en contact en 2 clics.

Enfin, l'environnement numérique permet de centraliser et de rendre accessible toute la documentation de l'entreprise (voir le prochain point).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard

3- Favoriser le partage des connaissances

Le manque d'accès à l'information pertinente peut faire perdre beaucoup de temps aux employés et, au final, beaucoup d'argent aux entreprises. Grâce aux outils de gestion des connaissances, l'environnement numérique devient un atout majeur dans le quotidien des employés. Les connaissances ne sont pas perdues lorsqu'un expert quitte l'entreprise, et la recherche d'information est simplifiée.

Comment ? C'est très simple :

• Grâce à la disponibilité de l'information dans l'infonuagique ;
• En faisant du versionnage, ce qui consiste à travailler sur un même document en sauvegardant plusieurs versions au fil de ses modifications ;
• En faisant des employés les acteurs de la création de contenu et en les encourageant à contribuer ;
• En offrant une bibliothèque de gestion des connaissances et en évitant les arborescences documentaires complexes ;
• En offrant des procédures et des fiches produits accessibles en 2 clics grâce à un moteur de recherche avancé.

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Comment utiliser l'IA générative dans l'environnement numérique ?

1. Lever les blocages et accélérer la créativité

L'IA générative devient un outil précieux pour surmonter les blocages créatifs en offrant une variété d'apports créatifs. Plutôt que de dépendre uniquement des séances de remue-méninges, elle offre en continu un flot d'idées innovantes, de suggestions de contenu et d'invites créatives, libérant les employés des contraintes des méthodes de création conventionnelles et allégeant la pression de produire des concepts originaux.

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2. Accélérer la compréhension et la recherche

Dans un environnement en constante évolution qui exige une adaptation rapide, les communicateurs internes doivent souvent assimiler rapidement de nouveaux sujets. L'IA générative se révèle un compagnon de recherche agile, balayant rapidement de vastes ensembles de données et résumant des informations complexes en aperçus digestibles. En condensant des concepts complexes en résumés accessibles, elle accélère non seulement le processus d'apprentissage, mais permet aussi aux communicateurs de diffuser efficacement ce savoir dans toute l'organisation, favorisant des canaux de communication plus clairs et mieux informés.

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3. Optimiser la création et la diffusion de contenu

L'IA générative accélère le processus de création de contenu en simplifiant les flux de travail et en augmentant la productivité. En automatisant divers aspects de la génération de contenu, elle facilite la livraison régulière d'information pertinente et mobilisante sur les plateformes internes. Elle rationalise la production de divers formats de contenu, comme des articles de blogue percutants, des annonces opportunes, des infolettres informatives et autres documents essentiels. Ce mécanisme rapide et efficace assure non seulement un flux régulier de mises à jour, mais aussi leur pertinence et leur résonance dans le contexte organisationnel, en répondant aux besoins évolutifs du public.

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Exemples concrets d'IA générative pour une expérience numérique enrichie

Automatisation de la rédaction de documents importants :

Imaginez un outil avancé intégré sans friction dans l'infrastructure de l'environnement numérique, doté de capacités de traitement du langage naturel, capable d'analyser méticuleusement les transcriptions de réunions ou les rapports volumineux. Cet outil distille et résume efficacement les apprentissages clés, les actions à poser et les informations critiques, en fonction des consignes fournies. En automatisant cette tâche laborieuse, il libère les employés du processus chronophage de synthétiser manuellement de gros volumes de données, leur permettant de se recentrer sur les initiatives stratégiques et les tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Aide à la création de contenu personnalisé

Un système d'IA avancé intégré dans l'environnement numérique, doté d'algorithmes d'apprentissage automatique, adapte efficacement les messages et les contenus aux différents segments d'employés pour assurer une mobilisation et une pertinence maximales. Ce système d'IA analyse méticuleusement les comportements des utilisateurs, leurs préférences et leurs interactions historiques pour produire une communication personnalisée et ciblée. En adaptant dynamiquement la langue, le ton et la structure du contenu, il optimise la résonance des messages auprès de divers groupes d'employés, améliorant leur réceptivité et favorisant une mobilisation plus forte avec l'information transmise. Cette approche personnalisée permet aux organisations de livrer un contenu non seulement très pertinent mais aussi qui résonne en profondeur avec chaque employé, augmentant l'efficacité globale de la communication.

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Rapidité dans la création de matériel de communication

L'IA générative est un allié puissant pour le développement rapide de matériel de communication varié, qui inclut des infolettres, des présentations et plus encore. En tirant parti de l'apprentissage automatique et du traitement du langage naturel, elle accélère le processus de création en automatisant plusieurs étapes de la production de contenu. Cela inclut la génération de premières versions, la suggestion de mises en page et même l'intégration d'éléments visuels. Cette accélération réduit considérablement le temps nécessaire au développement de ce type de matériel, permettant aux employés de produire efficacement des infolettres et des présentations soignées sans l'effort manuel laborieux. En conséquence, l'intégration de l'IA générative simplifie le flux de création de contenu, permettant la livraison rapide de matériel de communication professionnel adapté aux besoins ou événements spécifiques de l'organisation.

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Comment créer un environnement numérique ?

1. Identifier vos propres besoins

La mise en place d'un environnement numérique doit répondre aux besoins concrets d'une entreprise. Avant tout, demandez-vous quels sont vos besoins spécifiques et quels objectifs y sont associés. Voulez-vous améliorer la circulation de l'information ? Renforcer le sentiment d'appartenance de vos employés ? Améliorer la recherche de documents et le partage d'information entre employés ? Cette phase d'identification devrait vous permettre de vous concentrer sur les processus à mettre en place, et ainsi de créer un Digital Workplace pertinent et performant, qui pourra évoluer avec votre entreprise.

2. Définir un Manager d'environnement numérique

Il est hors de question de lancer un projet d'environnement numérique sans nommer un responsable ! Quel que soit le titre (responsable RH, responsable TI, etc.), cette personne devra veiller au bon déroulement du projet : mise en place des outils, formation des employés, accompagnement au changement, etc. Elle devra aussi être disponible pour répondre aux questions des employés, et assurer le service après-vente.

3. Pensez à former vos employés

Changer du jour au lendemain les méthodes de travail ou les outils, sans préparer les employés, est souvent contre-productif. Si vous voulez que la mise en place de votre environnement numérique se passe le plus en douceur possible, et qu'il soit massivement adopté, vous devez préparer vos employés au préalable en leur expliquant pourquoi ces changements ont lieu et pourquoi ils sont utiles. Cela peut passer par la création d'un guide d'utilisation avec toutes les informations pertinentes, ou par l'organisation de séances de formation à distance. Mieux vos employés sont préparés aux changements à venir, plus vite ils les adopteront !

💡 Pour aller plus loin, découvrez les enjeux et méthodes de la gestion du changement en entreprise

4. Établir une culture numérique

Aucune entreprise aujourd'hui ne peut se permettre de négliger sa transition numérique. C'est en effet une étape nécessaire pour favoriser l'adoption d'une culture numérique dans l'entreprise, et des outils qui l'accompagnent. Concrètement, cela signifie rendre la technologie numérique non seulement accessible, mais aussi avantageuse pour les employés. Cela implique de multiplier les actions de communication et de formation. De cette façon, l'adoption de l'environnement numérique sera plus forte et plus rapide.

5. Mesurer la performance de votre environnement numérique

Mesurer la performance d'un environnement numérique est important. Et, contrairement à ce qu'on pourrait penser, cette étape doit être réfléchie avant le développement du projet ! En effet, définir les indicateurs de votre environnement numérique permet de fixer des objectifs précis et les moyens de les atteindre. Ces objectifs peuvent être les suivants : améliorer la satisfaction des employés ou augmenter le nombre de prospects. Et si vous constatez que les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, cela vous donne l'occasion d'apporter des changements à votre Digital Workplace, dans une optique d'amélioration continue.

💡 Pour aller plus loin, consultez notre article sur le RSI d'un environnement numérique

Comment créer un environnement numérique avec Microsoft ?

Microsoft offre une suite d'outils appelée Microsoft 365. On y retrouve des outils collaboratifs puissants, tels que :

• Teams, qui intègre un hub d'applications et une messagerie ;
• SharePoint, qui est l'environnement numérique pour créer des sites internes pour les entreprises.

De nombreux autres outils sont inclus dans Microsoft 365 : Outlook, la suite bureautique (qui comprend Word et PowerPoint), Planner, Delve, etc.

Depuis l'arrivée de Microsoft 365 (anciennement Office 365), l'éditeur déploie de plus en plus d'efforts pour briser les silos de son parc applicatif afin d'offrir une expérience fluide à l'utilisateur final. L'arrivée de Microsoft Viva en 2021 en est un parfait exemple.

Cependant, le périmètre fonctionnel de la suite Microsoft ne permet pas d'offrir une expérience fluide et mobilisante sans recourir à des développements spécifiques ou à des logiciels intégrés.

Faut-il quitter Microsoft pour mettre en place votre environnement numérique ?

Cette solution, bien qu'attrayante, pose de nombreux problèmes. Quitter Microsoft signifie :

• Dédoublement de fonctionnalités : certaines fonctionnalités se chevaucheront, faisant payer les entreprises deux fois ;
• Failles de sécurité, car les données sont conservées à deux endroits ;
• Perte de sens de la feuille de route TI, parce que quitter Microsoft ne permet pas de rationaliser les applications en stock ;
• Utilisateurs noyés sous trop d'applications.

Quelle est donc la solution pour utiliser Microsoft comme un environnement numérique à part entière ?

Il existe une solution alternative qui ne demande aucun développement spécifique. La stratégie de Microsoft repose sur des partenariats qui complètent les fonctionnalités de ses solutions.

Jint est l'un de ces partenaires. Nous proposons une solution fluide et complète qui permet aux entreprises de mettre en place leur environnement numérique à partir de leur environnement Microsoft. C'est simple et rapide : notre solution permet de créer un espace entièrement personnalisé en moins de 3 semaines !

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