Comment rendre les connaissances disponibles grâce à de bonnes recherches

Partage des connaissances est un sujet particulièrement important pour les entreprises. Améliorer les processus, accroître la compétitivité, renforcer la culture d'entreprise et le lien entre les équipes... Les avantages sont nombreux. Heureusement, à l'ère numérique, il existe des outils pour faciliter le partage d'informations.

Comment pouvez-vous profiter de gestion des connaissances dans Microsoft ? Nous vous présentons la fonction de recherche avancée de Jint et ses avantages.

1. La gestion des connaissances, qu'est-ce que c'est et pourquoi est-ce important ?

Gestion des connaissances est un processus qui vise à partager et/ou à organiser les connaissances au sein de l'entreprise, à travers différents outils et méthodes. C'est est né au milieu des années 80 aux États-Unis d'un réel besoin de mieux gérer les connaissances, de leur stockage à leur partage. Il vise à créer une base de connaissances facilement exploitable, notamment grâce à la circulation de l'information entre les employés.

Et l'enjeu est de taille, puisque selon une étude de l'Association de l'information et de la gestion, un salarié dépense en moyenne 7,5 heures une semaine à chercher des informations sans les trouver !

De plus, en raison de l'évolution des équipes, des changements rapides au sein des organisations et de le turn-over (en 2021, la moyenne chiffre d'affaires (taux en France était de 15 %, selon l'Insee), le risque de perte d'informations est de plus en plus élevé dans les entreprises.

Gestion des connaissances permet de pallier ces insuffisances en renforçant la gestion, l'organisation, le stockage et la rationalisation des informations et des connaissances de l'entreprise.

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2. Les deux formes de connaissance

Il existe deux types de connaissances :

• 📢 Le premier est connaissances explicites. C'est celui qui s'exprime de manière articulée, à travers des documents, des vidéos, des systèmes informatiques, etc. Il est transférable de manière physique : par exemple, des fiches techniques, des processus, des catalogues de produits, des chartes, des témoignages, des techniques de vente... Le défi des connaissances explicites réside dans leur stockage : les documents doivent donc être facilement accessibles.
• 💭 Le second est connaissance tacite. Il représente la plus grande partie du savoir en entreprise. Il s'agit d'un savoir inné ou acquis par une personne, non retranscrit sur un support : par exemple, le savoir-faire ou l'expérience acquise dans un domaine particulier est un savoir tacite. En fait, c'est plus difficile à formaliser. Le risque de perdre ces connaissances est également plus grand, lors du départ d'un salarié, par exemple. Cela montre l'importance de faire converger les connaissances tacites avec les connaissances explicites.

De plus, nous constatons que la circulation des connaissances est un flux évolutif et non un simple stockage de données similaire à une bibliothèque fixe. Des outils adaptés sont alors nécessaires pour faciliter le partage et la sauvegarde des connaissances.

3. Comment sauvegarder les connaissances de l'entreprise avec SharePoint ?

Les outils numériques sont d'une valeur inestimable pour la diffusion de l'information et la sauvegarde des connaissances.

Avec SharePoint, il est possible de créer gestion des connaissances, espaces et les structurer en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez créer des espaces dédiés à la comptabilité, aux ressources humaines, au marketing, aux informations commerciales, etc.

Mais en fait, de quoi s'agit-il réellement ?

SharePoint est un logiciel de travail développé par Microsoft, qui permet de stocker, d'organiser, de partager et de consulter des documents entre collègues. Pour ce faire, les sites SharePoint sont créés en tant qu'espaces sécurisés de création et de partage de fichiers.

Avec Jint, vous pouvez ajouter fonctionnalités de SharePoint et créez un DMS entièrement intégré à votre espace de travail numérique. Cela vous permet de centraliser les connaissances de vos équipes et de les mettre à la disposition de tous les employés. Chaque employé peut enrichir le contenu avec ses propres connaissances, et étiquette, la gestion et la recherche avancée fluidifient le processus de circulation de l'information au sein de l'entreprise.

SharePoint permet également aux collaborateurs de produire des fichiers adaptés à chaque besoin : vidéos, listes de contrôle, des wikis, des tutoriels, etc. Et si vous souhaitez limiter la publication de fichiers à certaines personnes uniquement, vous pouvez créer une validation flux de travail ou gérez les droits d'accès en détail. Simple et pratique

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en DMS

4. Comment rendre les connaissances disponibles via la fonction de recherche ?

Les informations peuvent être stockées, mais elles ne sont d'aucune utilité si elles ne sont pas accessibles à tous les employés. de Microsoft Fonction de recherche est donc essentiel pour permettre aux utilisateurs de trouver les informations dont ils ont besoin et de naviguer dans la base de données sans perdre de temps.

🚀 Pour aller encore plus loin, découvrez les outils Microsoft dédiés au partage des connaissances
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À ce titre, le Microsoft L'algorithme de recherche est capable de récupérer des informations provenant de plusieurs sources et d'apprendre grâce à l'intelligence artificielle. En configurant correctement cette fonctionnalité, il est possible d'optimiser l'expérience de l'utilisateur. Et pour établir les meilleurs réglages, vous pouvez faire appel à un intégrateur.

Concrètement, la fonction de recherche est composée de 3 éléments :

• Une barre de recherche ;
• Filtres ;
• Zone qui affiche les résultats et les éléments de personnalisation.

La recherche doit être pertinente pour faire apparaître les bons documents pour chaque mot saisi dans la barre. Pour ce faire, Microsoft Search explore les titres, la base de connaissances, mais aussi les auteurs, balises, du contenu et d'autres critères générés par l'IA. Les résultats sont présentés par des boutons d'action (télécharger, partager, modifier, ouvrir dans un navigateur, etc.) afin que le document puisse être utilisé le plus rapidement possible.

Des suggestions sont également fournies pour vous aider à y parvenir encore plus rapidement. Par exemple, si vous tapez « ressources humaines » dans la barre de recherche, des suggestions relatives à ce mot clé apparaissent.

💡 À savoir : Les informations peuvent être regroupées par sujet pour obtenir une vue d'ensemble et trouver facilement les bonnes informations.

L'utilisation de la recherche native de Microsoft présente toutefois certaines limites.

En ce sens, Jint souhaitait pousser plus loin le Microsoft Rechercher avec son nouveau composant de recherche avancée en apportant quelques fonctionnalités essentielles :

• Percutant design ;
• Le paramétrage de filtres/verticales et de suggestions en fonction des différents groupes d'utilisateurs pour une expérience toujours plus personnalisée ;
• La fonction d'affinement pour permettre une recherche dynamique ;
• Permettre à ses utilisateurs de configurer leur propre outil en fonction des droits accordés ;
• Définissez les règles de fonctionnement du « recherche avancée » widget afin de l'adapter à l'espace dans lequel il est intégré ;
• Des boutons d'action plus pertinents pour limiter le nombre de clics.

Une fonction de recherche doit être vivante, fluide et adaptée aux utilisations que les membres d'une organisation en font. Il est donc important de comprendre comment la base de données documentaire est utilisée, en interrogeant les utilisateurs et en analysant soigneusement les indicateurs de performance clés. Les chiffres ainsi obtenus peuvent être utilisés pour optimiser la recherche d'informations et améliorer l'expérience utilisateur en résolvant les points d'achoppement.

Conclusion

Il existe aujourd'hui de nombreux outils pour favoriser le partage des connaissances. Grâce à SharePoint et à la fonction de recherche, toutes les formes de connaissances (vidéos, textes, documents, tutoriels, etc.) peuvent être enregistrées, structurées et consultées facilement par tous les membres d'une organisation. La fonction de recherche est évolutive et permet d'alimenter le flux de connaissances et de garantir à chaque collaborateur un accès rapide à toutes les informations.

Lorsqu'elle est maîtrisée, la gestion des connaissances permet de créer des liens au sein de l'entreprise, d'optimiser les processus, mais également de diffuser de nouvelles compétences. Il s'agit d'un avantage considérable pour les organisations, qui doivent désormais travailler à la diffusion de l'information à l'aide des outils à leur disposition.