Les services de gestion électronique des documents sont de plus en plus recherchés par les entreprises. La grande majorité de la connaissance organisationnelle est souvent implicite, rendant sa bonne gestion essentielle. Dans le contexte actuel du travail hybride, où les échanges informels diminuent, une gestion documentaire efficace est d'autant plus cruciale.
Beaucoup d'entreprises ne réalisent pas qu'elles peuvent mettre en place une gestion électronique des documents robuste et performante avec SharePoint. Cet article explore comment SharePoint, notamment via SharePoint Online intégré à Microsoft 365, peut devenir un pilier central pour votre stratégie de GED.
GED SharePoint : Une solution complète pour la Gestion Documentaire
Dans un monde numérique en constante évolution, la Gestion Électronique des Documents (GED) est devenue un atout majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leurs opérations. SharePoint, faisant partie intégrante de Microsoft 365, offre une plateforme idéale pour une GED efficace. Elle facilite l'ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, tout en assurant une sécurité des documents renforcée grâce à des contrôles d'accès avancés.
En l'intégrant à votre intranet SharePoint, votre site SharePoint se transforme en un véritable centre de knowledge management, améliorant la collaboration au sein de vos sites d'équipe et de vos bibliothèques de documents (ou bibliothèques SharePoint). Avec l'écosystème Office 365, déployer une GED SharePoint devient une étape naturelle vers une meilleure productivité.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?
La gestion électronique des documents (GED) est un processus qui encadre le cycle de vie des documents au sein d'une organisation : de la création au stockage, en passant par la modification, la suppression ou l'archivage.
Avec la dématérialisation croissante des informations, les entreprises gèrent un volume toujours plus important de documents électroniques. D'où l'importance de mettre en place un processus de gestion des documents à la fois souple et efficace.
Les bénéfices de la GED sont nombreux :
- Accès rapide et simplifié : Trouver la bonne version d'un document devient intuitif, tout en résolvant les problèmes de stockage physique.
- Sécurité accrue : La sécurité des documents est assurée grâce à un partage restreint des données, garantissant que seules les personnes autorisées y ont accès.
- Harmonisation des pratiques : Elle permet d'uniformiser les méthodes de travail et d'établir des circuits de validation clairs.
- Optimisation des processus : La GED améliore les processus qualité et conduit à une gouvernance documentaire optimisée.
Attention : Avant de déployer une GED, la dématérialisation de tous les documents de l'entreprise (scan et numérisation) est une étape préalable nécessaire.
Pourquoi opter pour un Logiciel de GED ?
Les logiciels GED permettent aux entreprises de gérer tous leurs documents de manière entièrement dématérialisée. En les adoptant, les organisations gagnent en temps et en productivité, tout en favorisant le travail collaboratif et le partage d'informations.
Les avantages clés de ces logiciels incluent :
- Efficacité opérationnelle : Ils simplifient les processus, notamment les circuits de validation, réduisant les risques d'erreur et améliorant la traçabilité des documents.
- Sécurisation des données : Une fonctionnalité essentielle est la sécurité des documents. Ces solutions offrent un accès rapide et sécurisé à l'ensemble de vos documents, où que vous soyez, grâce à un contrôle d'accès rigoureux.
- Réduction des coûts : Ils permettent de réduire les dépenses liées à l'impression et au stockage physique.
- Centralisation et cohérence : Les risques de perte d'information sont considérablement réduits puisque tous les documents sont centralisés et mis à jour en temps réel.
- Automatisation des tâches : La GED offre la possibilité d'automatiser certaines actions sur les documents, configurables selon vos besoins.
SharePoint : L'Outil Idéal pour Votre GED
SharePoint, un service hébergé par Microsoft, est conçu pour les organisations de toutes tailles. Il permet de créer des sites SharePoint dédiés au partage de documents et d'informations entre collaborateurs, ainsi qu'au stockage sécurisé de fichiers
Les atouts de SharePoint en tant qu'outil de GED sont nombreux :
- Collaboration fluide : Fini les allers-retours d'e-mails sources de pertes de données. SharePoint permet l'accès aux fichiers à des destinataires multiples, y compris des utilisateurs externes. Pour travailler sur le même document, il suffit de partager un lien plutôt qu'une copie.
- Intégration naturelle : L'utilisation de SharePoint s'intègre parfaitement à votre environnement Microsoft 365, notamment avec Microsoft Teams, évitant d'ajouter de nouvelles applications et garantissant une meilleure sécurité des documents et une efficacité accrue.
- Personnalisation et automatisation : Il est possible d'étendre les fonctionnalités natives de SharePoint grâce à des automatisations, adaptant la solution à vos besoins spécifiques.
- Organisation intuitive : La création de sites d'équipe et de bibliothèques de documents (ou bibliothèques SharePoint) facilite une organisation claire et efficace des contenus.
Si vous souhaitez approfondir votre connaissance de SharePoint, consultez notre article "Comment créer un intranet sexy sur SharePoint"
Mettre en place votre GED dans SharePoint
Vous souhaitez créer votre GED dans SharePoint ? Voici les grandes étapes à suivre :
- Définir les rôles : Identifiez les responsabilités de chacun dans la gestion des documents pour former la meilleure équipe.
- Analyser l'utilisation : Déterminez les types de documents sur lesquels vos équipes travailleront et leur mode d'utilisation.
- Planifier l'organisation : Structurez vos documents en sites SharePoint et bibliothèques de documents. SharePoint offre de nombreuses options pour organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers.
- Prévoir les déplacements : Anticipez les besoins de déplacement des documents à chaque étape de leur cycle de vie.
- Standardiser les types de contenu : Organisez les informations relatives aux documents, telles que les métadonnées ou les flux de travail, pour une organisation cohérente.
- Optimiser les flux de travail : Contrôlez et suivez le parcours des documents au gré des contributions de chaque membre de l'équipe. SharePoint inclut des flux de travail pour les tâches courantes comme la révision et la validation.
💡 L'astuce : pour une GED sur mesure et parfaitement optimisée, l'accompagnement par un intégrateur spécialisé peut être un atout majeur.
La GED avec Jint : Booster les capacités de SharePoint
Jint enrichit votre environnement Microsoft 365 en ajoutant des fonctionnalités avancées à SharePoint, transformant votre gestion électronique des documents en une expérience intuitive et puissante.
En centralisant l'ensemble de votre documentation, Jint facilite un accès rapide et aisé aux informations pertinentes.
Avec Jint, vous pouvez :
- Créer une base de connaissances centralisée : Gérez l'ensemble de vos documents à toutes les étapes de leur vie au sein de votre environnement Microsoft.
- Enrichir les contenus : Chaque collaborateur peut contribuer et enrichir les contenus avec ses propres connaissances, favorisant ainsi le knowledge management.
- Simplifier la gestion des métadonnées : La gestion simplifiée des Tags (métadonnées) et une recherche avancée rendent la connaissance accessible à tous les membres de l'organisation.
Cas client : La Ville de Westmount et la recherche intelligente
La Ville de Westmount illustre parfaitement la valeur ajoutée de Jint. Leur objectif était de créer un centre de documentation à la fois facile et intuitif pour leurs équipes. Le principal défi résidait dans la mise en place d'une recherche multicritères efficace, permettant de retrouver des documents ou des informations même sans en connaître le nom exact.
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Grâce à Jint, les utilisateurs de la Ville de Westmount peuvent désormais affiner leurs recherches avec des critères précis tels que la date de création, le format du document, ou encore des tags indiquant la catégorie du document ou le service l'ayant rédigé. Ces filtres intelligents réduisent considérablement le champ de recherche, permettant de trouver rapidement un document, peu importe son nom ou son emplacement spécifique dans un site SharePoint ou une bibliothèque de documents.
Cette approche assure une gestion des documents optimisée et une sécurité des documents renforcée, tout en maximisant l'efficacité du knowledge management au sein de l'administration municipale.
En se connectant à votre Digital Workplace, Jint vous permet de centraliser et d'organiser les connaissances de votre équipe, les rendant accessibles à tous les employés, sans compromettre la sécurité de vos documents.
Ce qu'il faut retenir : Comment transformer SharePoint en une véritable GED ?
- La mise en œuvre d'une politique de GED optimale est essentielle pour les entreprises modernes.
- SharePoint, intégré à Microsoft 365 et Office 365, est idéal pour créer des sites SharePoint et des bibliothèques de documents sécurisés, facilitant le stockage et le partage d'informations.
- Cet outil puissant permet d'optimiser la gestion documentaire de votre entreprise, de renforcer la sécurité des documents et de dynamiser le knowledge management.
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