Microsoft Teams : les nouveautés d'Ignite 2021

Le travail en groupe est plus facile à distance

La crise sanitaire et les périodes de confinement qui ont suivi ont incité les entreprises à mettre en place le télétravail à grande échelle. Pour de nombreux employés, cette généralisation du télétravail a eu un impact positif : amélioration de la concentration, gain de temps et de productivité, motivation accrue... Il restait néanmoins une grande inconnue : la gestion de télétravail collaboratif. Contraintes par la situation, les entreprises ont dû développer de nouveaux modèles collaboratifs. Quitte à découvrir que cette méthode de gestion de projet présentait en réalité de nombreux avantages.

Le travail de groupe à distance permet de maintenir la cohésion des équipes en les obligeant à maintenir un niveau élevé de communication et de partage. Les informations sont transmises en temps réel, et les documents sont accessibles à tous les employés via des plateformes de partage de documents.

En outre, l'utilisation de plateformes et d'applications collaboratives permet d'aller droit au but et d'éviter réunions inutiles et e-mails indésirables. Grâce aux outils numériques, les décisions prises par les employés sont entièrement axées sur la qualité, et pas seulement sur la pratique.

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Ces applications et outils numériques garantissent la meilleure continuité possible des activités de l'entreprise, même lorsque les employés travaillent à distance. De plus, le gain de temps sur les trajets domicile-travail permet aux projets de se dérouler plus facilement et plus rapidement.

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Améliorer l'expérience utilisateur lors des réunions

L'utilisation généralisée du travail hybride a conduit Teams à introduire de nombreuses innovations dans les outils collaboratifs pour ces nouveaux usages. L'une de ces innovations est la possibilité d'insérer le flux de caméra Teams dans une présentation Powerpoint. L'objectif ? Pour que les présentations soient aussi efficaces en ligne qu'en personne. Concrètement, les utilisateurs peuvent désormais configurer comment et où ils apparaissent via le nouveau Camée fonction, un nom emprunté au vocabulaire cinématographique(camée fait référence à l'apparition soudaine d'un personnage célèbre au théâtre ou au cinéma).

Cette fonctionnalité permet au présentateur d'une présentation PowerPoint d'insérer le flux de sa caméra Teams à l'endroit le plus approprié, en fonction de la disposition de ses diapositives. Grâce à cette fonctionnalité, les employés n'ont plus à se sentir obligés de se rendre au bureau lorsqu'ils ont une présentation, car ils peuvent désormais le faire n'importe où. En rendant visible le présentateur de la réunion, Cameo contribue à impliquer les participants et à maintenir un contact visuel.  

Une autre nouveauté est l'arrivée du Coach de conférenciers dans Teams, un formateur virtuel qui utilise l'intelligence artificielle pour proposer aux employés les meilleures pratiques personnalisées en matière de mise en œuvre du travail à distance. Elle les soutient dans leur travail quotidien, qu'il s'agisse d'organiser leur temps, de respecter le temps de parole lors des réunions ou de trouver la meilleure façon de s'adresser à leur public.

Enfin, le nouveau RSVP fonction dans Outlook permet aux employés de signaler leur présence (physique ou à distance) à une réunion, et d'indiquer les plages horaires pendant lesquelles ils sont disponibles.

Toutes ces fonctionnalités sont adaptées aux nouveaux usages et facilitent grandement le travail collaboratif, notamment lorsqu'il est effectué à distance.

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L'intelligence artificielle au service de la productivité

De plus, de nouvelles fonctionnalités ont été intégrées dans les salles d'équipe, notamment l'utilisation de caméras intelligentes pour faciliter le suivi des réunions et la reconnaissance des différents participants.

Autre changement majeur : les fonctionnalités de sous-titrage en direct et de transcription des réunions de Teams sont désormais disponibles dans 27 nouvelles langues. Auparavant, les fonctionnalités de sous-titrage et de transcription en direct basées sur l'IA n'étaient disponibles que pour les utilisateurs anglophones. L'application a étendu cette fonctionnalité à de nouvelles langues, notamment le français, l'allemand et le japonais. Les équipes peuvent désormais détecter le contenu et les sous-titres en temps réel lors d'une réunion. Les sous-titres incluent l'attribution du locuteur, ce qui permet à tous les collaborateurs de voir non seulement ce qui est dit, mais également qui le dit.

S'il est soutenu par gestion du changement efforts, cette mise à jour devrait contribuer à accroître la productivité et l'engagement dans les réunions.

Mesh permet aux participants aux réunions à distance d'interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs.

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Travail hybride dans le métaverse avec Mesh

La transformation des usages et des méthodes de travail n'est pas qu'une révolution culturelle. Le passage au travail hybride s'accompagne également de nouveaux problèmes de sécurité et de flexibilité, avec notamment une accélération des solutions de stockage multicloud. Il est également accompagné de nouveaux outils technologiques, qui ont le potentiel de révolutionner la façon dont nous travaillons et, surtout, collaborons.

C'est le cas du métaverse, qui peut être défini comme un ensemble d'espaces virtuels interconnectés dans lesquels les utilisateurs partagent des expériences immersives en temps réel (par exemple via des avatars). Cette nouvelle dimension technologique est rendue possible par la convergence de l'Internet des objets (IoT), de l'intelligence artificielle et de la réalité mixte.

Le métaverse des entreprises se reflète dans l'arrivée de Maille dans Teams. Il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité qui permet aux participants à distance d'interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs. Cette fonctionnalité est accessible depuis n'importe quel appareil et ne nécessite aucun équipement spécial. Grâce à la réalité mixte, les personnes physiquement distantes peuvent participer à des expériences collaboratives partagées, conservant ainsi un sentiment de présence physique - malgré la distance - et renforcer la cohésion d'équipe.

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Choses à retenir

📌 La combinaison du présentiel et du télétravail a bouleversé les structures traditionnelles en même temps que l'utilisation par les employés ;

📌 Cette nouvelle façon de travailler a néanmoins démontré ses multiples avantages. À commencer par la facilitation du travail de groupe, le renforcement des pratiques de communication et une plus grande efficacité des employés dans l'exécution de leurs tâches ;

📌 L'intelligence artificielle a également amélioré le quotidien des employés qui travaillent à distance. Nous l'avons vu avec les nouvelles fonctionnalités de l'application Teams, telles que Loop, Cameo pour les présentations à distance ou Mesh.