Microsoft Teams va-t-il tuer votre boîte aux lettres ?

Le courrier électronique va-t-il disparaître ? La question peut légitimement être posée. En effet, si les cadres européens continuent de privilégier l'ordinateur pour consulter leurs emails (85% des répondants), le smartphone les rattrape pour cette même tâche (77% des répondants utilisent ce canal). D'autant plus que l'attention portée aux emails semble diminuer : en 2017, les répondants estimaient consulter leurs emails pendant 5,1 heures par jour, contre 6,5 heures en 2016. Force est de constater que l'usage de l'email, s'il a révolutionné notre quotidien, ne permet pas toujours de communiquer (et encore moins de collaborer) efficacement.

Voyons donc, à travers cet article, si les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams ont le pouvoir de révolutionner notre utilisation du courrier électronique... et si oui, comment.  

Courriel ou équipes ?

La moitié de la population mondiale utilise le courrier électronique (3,9 milliards d'utilisateurs en 2019), mais il souffre d'une baisse d'attention. En effet, de nombreux autres canaux sont apparus ces dernières années.

Si l'e-mail ne risque donc pas (ou presque) d'être entièrement remplacé en termes de chiffres d'utilisation, son usage est progressivement supplanté par d'autres outils. Par exemple, la plateforme collaborative Teams a triplé son nombre d'utilisateurs quotidiens en 2020. De 44 millions en mars 2020, le nombre d'utilisateurs est passé à 115 millions en octobre 2020, avant d'atteindre 250 millions en avril 2021. De quoi vider (un peu) les boîtes mail des salariés, qui peuvent désormais utiliser des canaux de chat pour communiquer entre eux.

L'organisation de l'information

Jusqu'à présent, de nombreux employés ont utilisé Outlook pour organiser leurs courriels. Une solution qui souffre de certaines lacunes : pour organiser l'information, il faut créer des dossiers, puis trier les courriels manuellement ou à l'aide d'un traitement automatisé. Il s'agit d'une tâche interminable qui n'est jamais parfaitement exécutée et qui prend du temps.

Teams, enrichi par Microsoft Viva, révolutionne cet usage en créant des équipes et des canaux en fonction des projets à mener. L'information s'organise alors autour des personnes concernées, sans perte de temps.

💡 Pour aller plus loin et utiliser le bon outil de communication au bon moment dans votre communication interne., consultez notre top 11 des meilleurs outils de communication.

Plus de réponses qui se croisent...

Les courriers électroniques fonctionnent de telle manière que lorsque deux personnes répondent en même temps, leurs réponses se croisent. Selon l'ordre dans lequel elles traitent leurs messages, elles peuvent répondre à un ancien message sans se rendre compte qu'il y a déjà eu une suite à l'échange. Cette situation n'est pas pratique, surtout lorsque les échanges nécessitent une communication claire et efficace.

Pour pallier ces inconvénients, pourquoi ne pas opter pour Microsoft Teams ? La plateforme classe vos discussions par ordre chronologique, ce qui permet de les retrouver facilement. Elle vous permet également de répondre à une discussion dans un seul canal sans interférer avec les nouveaux éléments. Finis les messages qui se chevauchent et la perte d'informations qui en résulte.

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... Et les versions des documents qui se croisent et se perdent

Il nous est arrivé à tous d'envoyer un courriel sans la pièce jointe demandée, et d'être suivis d'un second message un peu déçu : "avec la pièce jointe, c'est mieux"... Et si ce scénario classique se terminait par Teams ? La plateforme vous permet non seulement de discuter avec vos collègues, mais aussi de travailler avec eux sur différents documents. Il n'existe qu'une seule version de ces documents, qui est toujours mise à jour et partagée avec toutes les personnes concernées. C'est ce qu'on appelle la coécriture, le document est donc hébergé dans votre serveur Microsoft Cloud et peut être consulté et modifié depuis n'importe quel poste de travail (ordinateur ou smartphone). Vous avez également la possibilité de consulter les versions précédentes via l'historique des versions. Il est ensuite facile de les retrouver, puisque les documents partagés sont directement stockés dans SharePoint : une bonne pratique qui favorise la gestion des connaissances. Fini l'envoi intempestif d'e-mails avec le risque de perdre les pièces jointes.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment faire de SharePoint une véritable GED (gestion électronique des documents)
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Des équipes plus transparentes et plus pertinentes

Plus de 306 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour. Cela représente une moyenne de 33 courriels par personne chaque jour ! Tous ces courriels sont-ils vraiment nécessaires, et surtout pertinents ? Et s'il existait un moyen plus rapide et plus efficace de partager l'information ?

Avec Teams, finies les boucles d'e-mails que vous recevez sans être réellement impliqué, finies les informations manquées lorsqu'un contact n'est pas ajouté, et finis les lecteurs invisibles avec des copies cachées (Bcc). Chaque personne peut être avertie lorsque son avis est requis, tandis que l'organisation en canaux offre une circulation et un partage optimaux de l'information.

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Teams intègre Outlook pour centraliser l'utilisation

Vous n'êtes pas prêt à abandonner votre boîte aux lettres électronique ? Pas de problème ! Il est possible d'envoyer un courriel à un canal particulier, mais aussi d'organiser des réunions à partir de Teams en utilisant les fonctionnalités classiques fonctionnalités la boîte aux lettres électronique. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.

Pour aller plus loin et optimiser l'utilisation de ces deux outils en parallèle, ceux-ci peuvent être intégrés dans un tableau de bord personnel sur votre Digital Workplace.

Équipes et courrier électronique : des fonctionnalités distinctes

Comme vous l'aurez compris dans cet article, il ne s'agit pas de remplacer un outil par un autre. Qu'il s'agisse de Teams ou de la boîte aux lettres, chaque outil a ses avantages et ses particularités : l'objectif est donc de les rendre complémentaires et de les adapter aux nouvelles pratiques de travail tout en accompagnant le changement.

L'e-mail est un identifiant personnel pour toutes les plateformes, ce qui n'est pas le cas pour Teams. Il peut également être utilisé pour laisser une preuve écrite, pour répondre à des invitations formelles, pour envoyer des contrats signés à votre RH ou à un fournisseur, etc. Son caractère officiel est un avantage certain, que Teams n'a pas vocation à remplacer. Alors que le courrier électronique était le canal privilégié pour communiquer en dehors de l'entreprise, Teams vous permet désormais de communiquer même en dehors de l'organisation. Il existe deux types de communication : synchrone et asynchrone. La communication synchrone est un échange d'informations en temps réel. Dans le cas d'une messagerie instantanée comme Teams, si la conversation est en direct, on parle de communication synchrone. À l'inverse, la communication est asynchrone lorsque l'échange est différé. Qu'il s'agisse du courrier électronique ou de la messagerie Teams, les deux outils peuvent relever de la communication synchrone ou asynchrone en fonction de la fréquence de la communication (si la discussion est en direct ou en différé).

Mais si le courrier électronique permet une communication rapide, il n'est pas très efficace pour la collaboration. C'est là que les plateformes collaboratives prennent le relais. Il ne s'agit donc pas de prédire la mort de l'e-mail, malgré ses défauts, mais de se réjouir de la complémentarité bienvenue qu'apportent les plateformes collaboratives telles que Teams.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard.

Ce qu'il faut retenir

📌 L'email reste un moyen rapide et efficace de communiquer, notamment avec des personnes extérieures à l'entreprise

📌 Microsoft Teams est un moyen de désengorger les boîtes mail, grâce aux espaces de collaboration qu'il propose ;

📌Teams offre désormais la possibilité de communiquer avec des personnes extérieures à l'organisation ;

Teams permet de centraliser les informations, de partager des données et des documents.