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Une infolettre (newsletter) interne en entreprise est l’un des canaux de communication les plus efficaces pour transmettre des informations importantes aux salariés. Une bonne Infolettre digitale permet en effet de diffuser des messages clairs, structurés et ciblés directement dans la boîte mail des collaborateurs. Grâce à cet outil de communication interne, les organisations peuvent renforcer la productivité et l’engagement des collaborateurs. Ceux-ci savent en effet ce qui est attendu d’eux, ont toutes les clés en main pour évoluer de manière fluide dans l’entreprise, peuvent s’aligner sur les objectifs de cette dernière et se sentent appartenir à un collectif. Pour porter ses fruits, un bulletin d’information interne doit cependant être conçu avec soin. Dans cet article, Jint (ex-Mozzaik365) vous révèle les bonnes pratiques et les erreurs à éviter pour utiliser efficacement l'infolettre interne dans votre entreprise, exemples et cas d’usage à l’appui.
Le rôle du management est décisif : selon Gallup (State of the Global Workplace 2024), les managers pèsent pour 70 % de la variance de l'engagement des équipes. Une infolettre du management régulière et incarnée est donc l'un des leviers d'engagement les plus rentables.
Les différents types d'infolettres internes en entreprise
Une Infolettre (newsletter) interne en entreprise peut répondre à différents objectifs, par exemple : aligner les collaborateurs sur les objectifs stratégiques de l’entreprise ou favoriser le travail collaboratif et la cohésion entre les services. En fonction du but que souhaite atteindre votre organisation, vous pourrez créer différents types de bulletins d’information. Attention cependant à ne pas additionner tous ces modèles d'infolettre dans une ou plusieurs publications, au risque de générer une surcharge informationnelle et de perdre vos lecteurs.
Infolettre RH : informer sur les recrutements, avantages, événements internes
Une Infolettre interne de type RH diffuse des messages relatifs aux processus RH de l’entreprise, mais aussi aux collaborateurs eux-mêmes. Elle permet d’améliorer l'expérience des employés, le sentiment d’appartenance et la fidélisation des talents. Grâce à elle, les salariés reçoivent les renseignements RH dont ils ont besoin pour évoluer sereinement dans l’organisation, par exemple :
- Les offres d’emploi interne, les opportunités de mobilité et le programme de parrainage ;
- Les formations, conférences, programmes de mentorat et autres ressources éducatives à leur disposition ;
- Des rappels pour bien utiliser leurs avantages sociaux (épargne salariale, mutuelle, etc.) ;
- Des conseils pour bien comprendre les politiques et processus RH (dépôt des jours de congé, demande de télétravail, gestion de la paie, etc.).
Pour être attrayante et rassembler les employés, une lettre d'information sur les ressources humaines peut également inclure un contenu plus axé sur l'humain :
- Des portraits des nouvelles recrues avec leur photo, leur rôle et une courte biographie ;
- Des citations ou de courtes interviews d’experts internes ou de dirigeants ;
- Des chiffres clés comme le taux de satisfaction des employés ou le nombre de recrutements ;
- La présentation d’un service ou d’un département de son entreprise et de ses missions ;
- Des sondages ou enquêtes concernant par exemple les politiques RH et avantages sociaux.
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Infolettre du Management : communiquer la vision et la stratégie
Une infolettre interne d’entreprise consacrée aux messages de la direction permet d’aligner les salariés sur les objectifs stratégiques de l’organisation. Grâce à ce type de Infolettre, les collaborateurs se sentent impliqués dans les processus décisionnels de leur organisation et comprennent le sens de leurs missions. Résultats, ils sont plus engagés et plus productifs au travail ce qui améliore la performance organisationnelle. En pratique, une infolettre interne de la direction peut inclure différentes sortes de contenus :
- Un message du PDG ou du comité exécutif décrivant la vision et les objectifs trimestriels ;
- Un aperçu des résultats financiers et des indicateurs clés de performance tels que les taux de satisfaction des clients ou les taux de conversion des prospects en clients ;
- Présentations des principaux projets en cours et des priorités stratégiques (par exemple, développement de nouveaux produits, expansion du marché, etc ;)
- Annonces de changements organisationnels, tels que l'acquisition d'une autre entreprise ou un changement à la tête de l'entreprise ;
- Des projecteurs sur les employés les plus performants, les équipes qui réussissent ou les projets qui obtiennent des résultats exceptionnels.
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Infolettre d'équipe : favoriser la collaboration entre services
Une infolettre d'équipe vise à encourager la cohésion et le travail collaboratif au sein des équipes et départements, et surtout entre eux. Les contenus qu’elle propose permettent de briser les silos et d'éviter les problèmes de communication interne. Grâce à elle, les lecteurs savent comment les autres services fonctionnent, quelles sont leurs missions et quels sont leurs enjeux. Une infolettre de ce type peut ainsi comporter des rubriques consacrées :
Les projets en cours, leur état d'avancement et les défis auxquels l'équipe concernée est confrontée ;
- Aux process et outils utilisés par l’équipe dont il est question (méthodologie de travail, logiciels, etc.) ;
- Aux témoignages d’équipes sur leurs succès et leurs apprentissages récents ;
- À la collecte de feedbacks collectifs via des sondages relatifs par exemple aux méthodes de travail collaboratif ;
- Aux prochains événements internes à venir (afterworks, team buildings, séminaires).
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Infolettre Corporate : relayer les actualités générales de l’entreprise
Une infolettre Corporate permet de diffuser les valeurs, la mission et plus largement la culture d’entreprise auprès des salariés. L’objectif : renforcer le sentiment d’appartenance à l’égard de l’entreprise, donner du sens au travail et, finalement, améliorer l’engagement des collaborateurs. Pour cela, le bulletin d’information Corporate peut relayer différentes catégories de contenus :
- Des communications à propos des partenariats et collaborations de l’organisation ;
- Des annonces relatives aux événements internes et externes (salons, conférences, webinaires) ;
- Des cas clients ou témoignages mettant en valeur des projets réussis et impactants ;
- Des articles de presse ou des ressources traitant de l’entreprise, de ses produits ou de ses salariés ;
- Des publications consacrées aux actions RSE et aux initiatives durables de l’organisation.
Concrètement, une infolettre interne Corporate pourrait ressembler à ceci :
Infolettre de formation : accompagner le développement des compétences
Une Infolettre interne dédiée à la formation a pour vocation d’aider les salariés à monter en compétences. Elle contribue à l’épanouissement professionnel de ces derniers, favorise une bonne expérience collaborateur et participe à la fidélisation des talents. Si vous créez ce type d'infolettre ou ajoutez une rubrique dédiée à l’apprentissage dans votre infolettre digitale, vous pouvez y intégrer les contenus suivants :
- Des présentations des nouvelles formations internes et externes proposées aux salariés ;
- Des témoignages d’employés ayant suivi ces formations et leurs bénéfices ;
- Des encarts expliquant les compétences clés à acquérir pour l’avenir ;
- L’annonce des ateliers, webinaires et sessions de mentorat que votre audience cible pourrait suivre ;
- Des listes de formations en ligne, de certifications ou de ressources utiles (podcasts, chaînes YouTube, médias, études, blogs, etc.).
Une infolettre interne d’entreprise consacrée à la formation pourra ainsi prendre la forme suivante :
25 idées de contenus pour vos infolettres internes d’entreprise
En fonction du type d'infolettre interne que vous souhaitez mettre en place, vous pouvez intégrer dans vos infolettres une grande diversité de contenus. Par exemple :
Les erreurs à éviter pour votre infolettre interne d’entreprise
L'infolettre est un support de communication interne relativement simple à mettre en place, efficace et qui offre de nombreuses possibilités. Cependant, pour bien l’utiliser et en tirer pleinement profit, vous devez éviter de commettre quelques erreurs courantes :
Un contenu inadapté
Pour être ouverte puis lue par les collaborateurs, votre Infolettre interne doit comporter des contenus à forte valeur ajoutée. Bien entendu, les sujets et les formats qui conviennent à certains salariés ne vont pas nécessairement intéresser les autres. Pour assurer le succès de votre périodique, vous devez par conséquent segmenter votre audience cible, c’est-à-dire la découper en différents groupes présentant des caractéristiques communes (les managers, les salariés de terrain, les employés du siège, etc.). Ensuite, vous devez envoyer à chacun de vos segments d’audience une infolettre contenant des informations qui lui sont utiles
Pour obtenir l’adhésion de vos lecteurs internes, votre infolettre doit par ailleurs être claire et digeste. Le niveau de langage que vous employez doit être adapté à votre audience. Vous devez également éviter les longueurs et bien structurer l’information pour que les destinataires puissent lire votre périodique sans effort et rapidement. Pensez par exemple à faire des rubriques, avec des titres courts, des descriptions synthétiques, et à hiérarchiser les informations en plaçant la plus importante en premier. Enfin, lorsque vous souhaitez apporter des détails, insérez un lien externe et placez un bouton d’appel à l’action clair pour inciter les collaborateurs à cliquer sur ce dernier.
Un mauvais design
Un design peu attrayant peut également décourager les employés de lire votre lettre d'information interne. Vous devez donc accorder une attention particulière à la présentation graphique de votre Infolettre. Elle doit être moderne et refléter l'identité visuelle de votre entreprise (logo, polices de caractères, couleurs, etc.).
Pour la rendre agréable à lire et capter l'attention des salariés, intégrez des images, des vidéos, des infographies ou encore des GIF. Mais attention : veillez toujours à ce que votre infolettre numérique soit responsive, c'est-à-dire qu'elle s'affiche correctement sur tous les types d'écran (smartphones, tablettes, ordinateurs). Pour vous en assurer, utilisez des modèles d'infolettre responsive et n'oubliez pas de prévisualiser vos emails avant de les envoyer.
Une surcharge d'information
Le choix du moment est un facteur clé du succès d'une Infolettre interne. Les employés sont très sollicités et reçoivent de nombreux courriels chaque jour. Votre lettre d'information ne doit pas être un autre courriel de masse qui encombre leur boîte de réception. En plus de fournir un contenu de grande valeur, vous devez également ajuster la fréquence de votre Infolettre avec soin.
En fonction des messages que vous souhaitez faire passer et des objectifs de votre lettre d'information, celle-ci peut être envoyée chaque semaine, chaque mois ou même chaque trimestre. Pour aligner la fréquence d'envoi sur les besoins et les habitudes de votre public cible, interrogez-le et suivez vos indicateurs de performance en matière de communication. Si vous constatez que le taux d'ouverture ou de lecture de vos courriels internes est faible, il est probable que vous deviez ajuster la fréquence pour éviter de submerger votre public.
Un manque d'interaction
Enfin, pour être véritablement engageante, votre infolettre interne ne doit pas seulement être un canal de communication descendante. Lorsqu’il est intégré avec votre plateforme de communication ou à votre intranet, ce support peut inclure des sondages, des quizz ou encore des boîtes à idées. Utilisez tous ces formats pour engager la conversation avec vos lecteurs, recueillir leurs feedbacks et les impliquer dans vos processus décisionnels. De cette façon, ils se sentiront pris en considération et seront plus assidus dans la lecture de votre infolettre.
L’infolettre interne et la LCAP : ce qu’il faut savoir au Canada
Contrairement à une infolettre marketing envoyée à des clients, l’infolettre interne échappe en grande partie à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Selon le CRTC, les messages électroniques envoyés entre employés d’une même organisation, portant sur les affaires de cette organisation, sont exemptés des exigences de consentement et de désabonnement de la LCAP. Une exemption similaire s’applique aux communications entre employés d’organisations différentes, tant qu’un lien d’affaires existe entre elles et que le message concerne cette relation.
Concrètement, si votre infolettre est envoyée à des employés actifs, sur leur adresse professionnelle, à propos de sujets liés à l’entreprise, vous n’avez pas besoin de recueillir un consentement exprès ni d’inclure un mécanisme de désabonnement au sens de la LCAP. La prudence reste de mise dans deux cas fréquents : si votre liste d’envoi inclut des retraités, d’anciens employés ou des contractuels externes, ou si l’infolettre est relayée vers des adresses personnelles plutôt que professionnelles — ces destinataires ne sont pas automatiquement couverts par l’exemption, et un consentement peut alors être requis.
Cette nuance n’a rien d’anecdotique : elle simplifie considérablement la mise en place d’une infolettre interne comparée à une infolettre client, et évite à vos équipes RH ou communication de bâtir inutilement un processus de consentement pour un canal qui n’en a pas besoin.
Comment utiliser efficacement l'infolettre interne en entreprise ? Conclusion.
Dans le cadre de la digitalisation des entreprises, l'infolettre est devenue une solution de communication digitale incontournable. Simple à mettre en place et à administrer (à condition d’être équipé d’un bon logiciel d’emailing), l’infolettre peut prendre plusieurs formes adaptées à différents objectifs :
- Infolettre de la direction pour aligner les salariés sur la stratégie de l’entreprise ;
- Infolettre RH pour améliorer l’expérience collaborateur à travers la clarification des processus RH ;
- Infolettre de formation pour aider les salariés à monter en compétences et s’épanouir ;
- Infolettre Corporate pour diffuser et consolider la culture d’entreprise ;
- Infolettre d'équipe pour briser les silos et favoriser le travail collaboratif.
Ces différents types d'infolettres internes peuvent éventuellement se cumuler ou se combiner en une seule infolettre contenant plusieurs rubriques. Mais attention, pour remporter l’adhésion des salariés et leur être utile, votre bulletin d’information doit :
- Contenir uniquement des messages digestes et à forte valeur ajoutée, adaptés à chacun de vos segments d’audience cible ;
- Présenter un design attractif et responsive, que chacun pourra apprécier sur son application mobile de messagerie, son laptop ou sa tablette ;
- Être envoyé à un rythme raisonnable, adapté à vos objectifs, mais aussi aux habitudes de consommation des membres de votre entreprise ;
- Être interactifs, avec des questionnaires, des sondages et des enquêtes afin d’établir une connexion avec les lecteurs et de renforcer leur engagement.
La nouvelle fonctionnalité Jint Newsletter vous permet de créer sans effort une lettre d'information interne qui répond à tous ces critères. Intégrée à votre intranet Microsoft365, cette solution vous permet de concevoir, de distribuer et d'analyser facilement vos campagnes d'emailing internes, vous aidant ainsi à atteindre vos objectifs RH de manière efficace. Cliquez ici pour en savoir plus.
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