Intranet municipal : la grille de décision

SharePoint natif, extension native ou plateforme indépendante : quelle voie pour votre municipalité?

Une municipalité ou un organisme public compte des employés répartis entre plusieurs services et organismes, des contrats de courte durée et, aux travaux publics ou dans les arénas, beaucoup d'employés sans poste informatique. La voie technique ne corrige pas à elle seule les causes d'échec habituelles, mais elle détermine qui paie, où sont les données et ce que vous pourrez exiger à l'acceptation. Elle doit aussi durer : selon sa Modern Lifecycle Policy, Microsoft prévoit un préavis minimal de douze mois avant une fin de soutien sans successeur (Microsoft, 2024).

Ce livre blanc décrit les conditions dans lesquelles chaque voie est la bonne, sans noter personne, et donne à votre comité les outils pour décider sur pièces. Le modèle de cahier des charges intranet prolonge cette grille.

Ce que vous trouverez à l'intérieur :

• Trois voies, trois produits réels : ce que couvre SharePoint natif avec Viva Connections en 2026, ce qu'ajoute une extension native déployée dans le tenant, et le prix d'une plateforme indépendante.
• La matrice en douze critères : cinq critères propres au secteur public (mode d'acquisition, données et hébergement, accessibilité, employés sans poste informatique, gouvernance multi-entités entre MRC, villes et organismes) et sept critères classiques, avec une méthode pour pondérer sans biais.
• Approvisionnement et données : les questions à régler avec l'approvisionnement avant l'appel d'offres, cinq points de réversibilité à écrire dans le cahier des charges et une carte des obligations (résidence des données au Canada, Loi 25, accessibilité).
• Les employés de première ligne : ce que permettent les plans Microsoft 365 F1, F3 et E pour l'intranet, et comment tester l'accès sans licence en démonstration.
• La grille de coût total sur cinq ans : neuf postes de coût pour chaque voie, à remplir avec vos chiffres en hypothèse basse et haute, y compris les coûts que les soumissions oublient.
• 25 exigences pour l'appel d'offres : cinq blocs (acquisition et contrat, données et sécurité, accessibilité et inclusion, fonctionnel et contribution, pérennité et soutien), chaque exigence avec sa preuve d'acceptation.
• La méthode en quatre étapes : diagnostiquer, pondérer puis évaluer, lancer l'appel d'offres, accepter, avec le livrable attendu à chaque étape.

Pourquoi le télécharger :

Une grille qui ne note personne. La matrice indique dans quelles conditions chaque voie marque des points, et la pondération reste la décision de votre comité.

Des exigences sans parti pris technologique. Chacune des 25 exigences se vérifie à l'acceptation par un document, une démonstration ou un test, et vaut pour les trois voies, y compris le natif seul.

Un coût défendable devant le conseil. La grille sur cinq ans distingue les licences déjà détenues des dépenses nouvelles, afin de présenter une fourchette crédible plutôt qu'un chiffre unique.

Des obligations citées avec leurs sources. La Loi 25, les engagements de résidence des données au Canada et les critères d'accessibilité sont repris des textes publiés, avec ce qu'ils imposent au projet.