Le guide pour une communication interne efficace

Pourquoi faut-il prendre la communication interne au sérieux ?

La communication interne fait référence à toutes les actions de communication menées au sein d'une organisation, dans le but de transmettre des informations et des valeurs aux employés. L'un des principaux objectifs de la communication interne est de créer (puis de renforcer) une identité collective, un sentiment d'appartenance au même groupe, qui permet à tous les membres d'une entreprise de travailler sur un projet commun. Et pour renforcer la motivation globale des employés, en faisant vivre la culture de l'entreprise au quotidien.

À ce titre, la communication interne est en quelque sorte le porte-parole de la stratégie de l'entreprise. C'est par ce canal que sont diffusés les objectifs, la vision, les valeurs, les orientations stratégiques de l'entreprise, ainsi que ses résultats et ses succès.

À cet égard, il est important de se rappeler que la communication interne ne consiste pas uniquement à partager des informations du haut vers le bas (de la direction aux employés). Il existe en fait deux types de communication interne :

• Du bas vers le haut communication, qui est un type de communication dans lequel le partage d'informations et d'idées provient des employés. Contrairement à l'approche traditionnelle, ce sont les employés qui pilotent la communication. Il s'agit donc d'un système plus fluide et plus ouvert qui permet aux employés de s'exprimer, de partager leurs idées et de participer à la stratégie de l'entreprise. Pour que ce système fonctionne, il est nécessaire de mettre en place un cadre garantissant que l'opinion de chacun soit entendue et prise en compte.
• De haut en bas communication, qui est un type de communication interne dans lequel des informations sont transmises de la direction aux employés. Il s'agit de la forme classique de communication interne, qui est mise en œuvre dans de nombreuses organisations grâce à des outils tels que l'intranet, courriels, communiqués, etc. Souvent critiqué pour sa rigidité, il peut être source d'abus et contribuer à démotiver les employés.

Il est donc temps de souligner que la communication interne est une voie à double sens : si l'objectif premier est de permettre à la direction de transmettre des informations et des idées, les employés doivent également pouvoir être entendus sur la façon dont ils perçoivent l'entreprise et quelles sont leurs idées. Une bonne stratégie de communication interne mélange donc habilement la communication ascendante et descendante, de sorte que écoute mutuelle peut avoir lieu.

Aujourd'hui, la communication interne est devenue un poste clé et un véritable investissement pour les entreprises, avec des départements de communication interne dédiés. Il faut dire que c'est la qualité de la transmission de l'information qui est en jeu, et par là même, la diffusion de la culture de l'entreprise et la rétention des talents. La communication interne, en améliorant la satisfaction des employés, améliore également la productivité de l'entreprise. Il est donc une question importante.

En 2021, une étude de l'Observatoire de l'intranet et du travail numérique sur la transformation numérique interne des organisations a cherché à découvrir pourquoi cette question est si cruciale. Il a révélé que la technologie numérique dans l'entreprise repose sur trois piliers principaux :

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle (pour 61 % des personnes interrogées) ;
• La fluidité de la communication interne (pour 52 % des personnes interrogées) ;
• Continuité des activités en cas de crise (pour 46 % des personnes interrogées).

La conclusion est claire : pour plus de la moitié des personnes interrogées, la communication interne est l'une des les grands défis de la révolution numérique. Cette importance s'est accrue depuis la crise sanitaire et la démocratisation du travail à distance.

Selon une enquête menée par Clocher, 70 % des personnes interrogées étaient satisfaites de la communication interne au sein de leur entreprise pendant la crise de la Covid-19. Mais ils sont encore plus nombreux (83 %) à considérer que la communication interne est un projet à prioriser pour la période d'après-crise. Pour la majorité des employés, la communication interne ne doit pas être une fonction accessoire de l'entreprise, mais plutôt un rôle central.

Nos conseils pour une communication interne efficace

1° Identifiez vos cibles

Cela signifie définir un interne stratégie de communication. Pour définir la stratégie la mieux adaptée aux caractéristiques de votre organisation, il est important d'identifier les cibles que vous souhaitez cibler (tous les employés ? certains d'entre eux ?). Une fois ces cibles identifiées, vous pouvez adapter les types de contenus et les canaux de communication utilisés : site web, intranet, newsletter interne, blog, vidéo, événement, etc. En effet, nous ne communiquons pas de la même manière en fonction des personnes auxquelles nous nous adressons et de leur niveau hiérarchique. Par exemple, si vous souhaitez transmettre des informations à des employés qui travaillent sur le terrain et qui utilisent peu leur ordinateur, vous devrez faire preuve de plus de créativité pour mobiliser des supports faciles à consulter en déplacement.

2° Créer un véritable espace de communication interne

Cet espace doit être accueillant et facilement accessible. Il doit rassembler toutes les informations de l'entreprise et permettre aux employés de communiquer entre eux. Cela peut prendre la forme d'un réseau social interne, d'un espace de travail numérique, d'un fil d'actualité, d'une conversation Teams, etc.

3° S'engager dans une démarche de diffusion de la culture et des valeurs de l'entreprise

Quel que soit le canal utilisé, l'important est d'être proactif afin de diffuser non seulement des informations, mais également les valeurs que l'entreprise souhaite véhiculer. Par exemple, si votre organisation s'engage sur un sujet en particulier, il est important de communiquer régulièrement afin de créer une dynamique (pour annoncer un événement de collecte de fonds, par exemple). N'oubliez pas : la communication interne est un vecteur important pour diffuser la culture d'entreprise.

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4° Mettre l'accent sur la transparence

C'est l'erreur à ne pas commettre : communiquer uniquement pour annoncer de bonnes nouvelles, ou pour transmettre des informations purement factuelles.

La transparence consiste à communiquer tout ce qui se passe dans l'entreprise, qu'il soit positif ou négatif. Pour les employés, ne pas savoir ce qui se passe est pire que d'être régulièrement mis à jour Difficultés. Qu'il s'agisse d'un changement de direction, d'une réorganisation ou de la mise en œuvre de nouveaux processus, toutes les informations sont bonnes à partager. Résultat : une plus grande confiance des employés.

5° Utiliser Teams à son plein potentiel

Teams est un excellent outil de collaboration, qui permet également de communiquer efficacement en interne et de renforcer les liens entre les employés : échanges par bavarder ou visioconférence, planification des tâches, création d'équipes de travail, etc. Mais Microsoft va encore plus loin : grâce à Viva Connections, les employés peuvent accéder à l'intranet directement depuis leur application Teams. Cela leur permet d'accéder encore plus facilement à l'information et réduit le nombre d'obstacles auxquels ils sont confrontés lorsqu'ils partagent leurs opinions. La plateforme centralise toutes les communications internes, les transformant en un outil de communication et de productivité centre.

Teams est également particulièrement adapté aux employés qui travaillent à distance car il est accessible via une application mobile.

🎁 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d'utilisation de Teams que vous devez absolument connaître.

6° Fixez-vous des objectifs

Afin de savoir si la stratégie de communication interne que vous mettez en place est adaptée, il est important de définir un plan d'action précis, de fixer des objectifs et de suivre les KPI (indicateurs de performance) associés. Si vous constatez qu'un objectif n'est pas atteint, cela vous permet de réajuster votre stratégie... et de progresser.

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7° Impliquez vos employés

Ne vous concentrez pas uniquement sur une communication descendante : vos employés ont également des choses à dire, et leur avis peut être précieux ! D'où l'importance de les impliquer dans votre stratégie de communication interne, que ce soit en utilisant Défense des intérêts des employés soit en mettant en œuvre des outils d'expression tels que la boîte à suggestions, les enquêtes ou le collectif Remue-méninges séances.

Il s'agit de créer un environnement de travail qui favorise la confiance et le bien-être des équipes, en leur donnant les clés pour s'exprimer librement. Résultat : un sentiment d'appartenance renforcé et une forme de loyauté envers l'employeur. En revanche, si votre culture d'entreprise repose sur une hiérarchie stricte et la conservation des informations, il sera difficile de communiquer efficacement. Par conséquent, vos employés seront moins impliqués.

Nos articles pour aller plus loin sur le sujet :

• Communication interne : 11 outils essentiels
• Comment cibler votre communication interne ?
• 7 conseils pour améliorer la communication interne

Comment Microsoft et Jint relèvent les défis de la communication interne

Microsoft 365 et Jint sont deux outils essentiels que les entreprises peuvent utiliser dans leur stratégie de communication interne.

Microsoft 365 propose de nombreux outils pour faciliter le travail collaboratif et mieux communiquer en interne : Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections...

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💡 Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter les articles suivants :

• Microsoft Viva, le employéplateforme d'expérience
• Quoi vous devez vous renseigner sur les réseaux sociaux d'entreprise (en savoir plus sur Yammer)

Jint propose de créer un espace de travail numérique attrayant, intégré à Microsoft 365, pour connecter les équipes et les faire collaborer de manière fluide et efficace. Pour ce faire, Jint dépasse les limites fonctionnelles et graphiques de SharePoint. Consultez notre blog publications pour en savoir plus sur l'utilisation de Jint pour la communication interne.

Les deux solutions offrent également un niveau de sécurité extrêmement élevé. En effet, les standards de Microsoft répondent à des attentes très élevées de la part des utilisateurs. Jint est une extension qui n'héberge aucune donnée client, garantissant ainsi l'intégrité des services Microsoft.

À cet égard, la sécurité de vos données doit rester une priorité lors de l'utilisation de solutions de communication internes.

De nouvelles pratiques qui ne compromettent pas la sécurité au travail

La mise en œuvre d'une stratégie de communication interne nécessite l'utilisation de nouveaux outils et de nouvelles solutions numériques. Cela soulève des problèmes de sécurité légitimes. Néanmoins, la fatalité n'existe pas. Oui, il est possible d'utiliser un large éventail d'outils de communication interne sans mettre en péril la sécurité de l'entreprise.

Cela nécessite non seulement de choisir des solutions sécurisées, mais également d'accompagner le changement et de former les employés à bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Les employés ne doivent pas être laissés à eux-mêmes avec leurs nouveaux outils : il est non seulement important de les former à leur utilisation, mais il est également essentiel de leur expliquer comment ces outils contribuent au partage et à la transmission d'informations.

Conclusion

La communication interne a un double rôle : elle sert à transmettre des messages, des valeurs et des informations clés aux employés, mais également à renforcer la cohésion de l'équipe et le sentiment d'appartenance à un groupe. En d'autres termes, les organisations d'aujourd'hui auraient du mal à s'en passer.

Pour une communication interne efficace, il est important d'utiliser les bons outils tels que Teams, et de diversifier ses pratiques : par exemple, en mélangeant communication ascendante et communication descendante. Tout en établissant un cadre défini et en garantissant une saine transparence, gage de confiance et de motivation des équipes.

Un équilibre que chaque organisation doit trouver.