Gestion documentaire en entreprise : les points à retenir
- La gestion documentaire est un système rationalisé visant à optimiser le processus de collecte, d’indexation, d’organisation, de validation, de diffusion, d’archivage et de destruction de vos documents internes.
- La gestion électronique des documents (GED) est une gestion documentaire informatisée qui repose sur une plateforme numérique (intranet), des documents dématérialisés et l’automatisation de vos procédures et politiques de gouvernance.
- La GED fait passer la gestion documentaire à la vitesse supérieure. Elle permet à vos collaborateurs de gagner du temps, facilite le travail collaboratif (notamment à distance), sécurise vos données, réduit vos frais d’entreposage et vous aide à respecter vos obligations légales et réglementaires.
- La GED optimise votre gestion documentaire. Elle centralise tous vos documents en une source d’information unique, fiable, accessible et sécurisée. Elle automatise et améliore l’étiquetage et le classement de vos ressources et garantit un accès rapide et sécurisé à ces dernières, depuis n’importe où.
- Mettre en place la GED dans votre entreprise est donc un moyen efficace pour gagner en productivité, alléger vos coûts, diminuer les risques cyber, juridiques et réputationnels, et finalement augmenter vos bénéfices.
- Dans un contexte d’inflation législative, d’augmentation du volume d’information, de transformation numérique de l’économie et d’essor du travail hybride, la GED n’est plus une option. Il s’agit d’un enjeu stratégique qui s’impose à tous les acteurs économiques.
- Pour réussir votre projet de GED, faites un diagnostic interne, impliquez vos parties prenantes dans la définition de vos politiques de gouvernance, formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire, et surtout utilisez des outils performants et intelligents comme Jint pour Microsoft 365.
Les connaissances, savoir-faire, procédures et ressources de votre entreprise constituent un véritable patrimoine immatériel qui la distingue de ses concurrents et assurent sa pérennité.
Qu’il s’agisse de travailler au quotidien, d’onboarder de nouveaux salariés ou de vous conformer à vos obligations légales : votre documentation interne est essentielle.
C’est ici qu’intervient la gestion documentaire, cette pratique consistant à stocker, indexer, organiser, partager, transformer et archiver vos documents selon des règles de gouvernances définies.
Dans un contexte de transformation digitale des entreprises et de dématérialisation des documents, la gestion documentaire passe un cap : celui de la gestion électronique des documents (GED).
À la clé notamment :
- Un accès facilité et sécurisé à vos ressources internes ;
- Un gain de temps pour vos utilisateurs comme pour vos administrateurs ;
- Une mise en conformité avec la réglementation simplifiée ;
- Une réduction de vos dépenses d’archivage.
Autant d’avantages qui font de la GED un levier de performance essentiel pour votre entreprise.
Alors, qu’est-ce que la GED ? Quels bénéfices apporte-t-elle à votre organisation ? Et comment mettre en place la GED dans votre structure ?
On vous explique. Bonne lecture !
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un levier de performance essentiel pour votre entreprise.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? Comment la différencier de la Gestion Electronique des Documents (GED) ? Et quels challenges permet-elle de relever ?
Jint vous éclaire.
Gestion documentaire : définition
La définition de la gestion documentaire est relativement simple :
La gestion documentaire en entreprise est un système reposant sur des règles, des processus et des outils, visant à assurer la conservation, le classement, le partage et l’archivage des documents (emails, factures, contrats, présentations, etc.).
Cette pratique garantit la protection des données, la conformité à la réglementation, et l’accès à l’information pour les utilisateurs autorisés.
Gestion documentaire vs GED : quelle différence ?
La différence entre gestion documentaire et GED (gestion électronique des documents) tient aux outils employés pour assurer la gouvernance documentaire.
La GED est une manière de mettre en œuvre la gestion documentaire en entreprise. Plus précisément, il s’agit, comme son nom l’indique, d’une gestion documentaire numérique.
La GED prend la forme d’un système de gestion documentaire informatique, s’appuyant sur une plateforme intranet (Microsoft SharePoint par exemple).
La gestion documentaire classique repose sur des documents imprimés, des dossiers cartonnés, des étiquettes adhésives, des armoires de rangement.
La GED pour sa part stocke, organise et archive des documents numériques, dans des bibliothèques et des fichiers digitalisés, sur des serveurs informatiques (ou sur le cloud) et en utilisant des métadonnées.
Dans un contexte de transformation digitale des entreprises et de dématérialisation des documents, la GED est incontournable.
Cette solution de gestion documentaire informatisée permet en effet d’optimiser le cycle de vie des documents : création, validation, indexation, classement, diffusion, archivage, suppression.
Pour cela, elle peut appliquer automatiquement vos procédures et vos règles de gouvernance et de sécurité à vos ressources internes.
Quels sont les enjeux de la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est l’un des piliers d’une organisation performante et compétitive.
En effet, déployer un système efficace et rationalisé de gestion des documents internes permet de :
#1 Assurer la continuité de votre activité
Les savoirs concernant votre cœur de métier et vos processus internes sont un patrimoine essentiel à la longévité et à la compétitivité de votre entreprise.
Lorsqu’un collaborateur quitte votre structure, il ne part pas avec une part de votre capital immatériel. Les idées, livrables et processus qu’il a contribué à créer sont conservés et peuvent être transmis aux autres membres de l’équipe et aux nouvelles recrues.
En résumé, une bonne gestion documentaire assure donc la continuité de l’activité et facilite l’onboarding des nouveaux employés.
#2 Garantir la conformité aux lois et réglementations
Mettre en place un système formalisé de gestion documentaire permet à votre entreprise de respecter les règles en matière de conservation et de transmission des documents.
Vous vous assurez par exemple de sauvegarder et d’être en mesure de présenter à vos collaborateurs leurs bulletins de salaire pendant la durée obligatoire, en accord avec les exigences légales.
#3 Booster la productivité individuelle et collective
Une bonne organisation des documents est indispensable pour permettre à vos collaborateurs de travailler efficacement, seuls comme en équipe.
En France, les salariés perdent en moyenne 8,65 heures par semaine à rechercher les informations dont ils ont besoin pour exécuter leurs missions.
Bien archiver, classer et diffuser vos documents internes est par conséquent un axe de travail prioritaire pour gagner en productivité.
#4 Améliorer l’expérience collaborateur
Perdre des heures chaque semaine à supplier ses collègues pour obtenir un document ou à se battre avec un logiciel de gestion documentaire impraticable nuit grandement au bien-être des employés et à l’ambiance de travail.
Implémenter une solution de gestion documentaire rationalisée est au contraire un moyen efficace pour faciliter le travail de vos équipes et favoriser des relations interpersonnelles apaisées.
#5 Optimiser l’expérience client
Être en mesure de rassembler rapidement toutes les informations et tous les documents relatifs à un dossier est indispensable pour offrir des prestations soignées à vos clients, augmenter leur satisfaction et les fidéliser.
Pour répondre rapidement et avec précision à la requête d’un acheteur, votre service après vente (SAV) a par exemple besoin d’accéder en un instant à son historique d’achat, à ses factures ou encore aux fiches techniques correspondant aux produits qu’il a commandés.
#6 Réduire les coûts d’archivage
Stocker des documents au format numérique ou au format papier a un coût financier et écologique.
Bâtir une stratégie de gestion documentaire rationnelle est la clé pour limiter vos dépenses de stockage et l’impact environnemental de la conservation de vos fichiers.
Avantages de la GED : 6 bénéfices concrets pour votre entreprise
Mettre en place la gestion électronique des documents (GED) est une stratégie gagnante (voire incontournable !) pour votre organisation, en particulier dans un contexte de transformation digitale, de dématérialisation des documents et de normalisation du travail hybride.
Les avantages de la GED sont en effet nombreux :
#1 Gagner du temps et augmenter votre productivité avec la GED
La mise en place de la GED correspond en principe à une optimisation de la gestion documentaire. Vos processus sont rationalisés et fluidifiés.
Gain de temps pour les administrateurs de bases de données
Avec la GED, le cycle de vie des documents peut être automatisé selon des règles et des flux de travail (workflows) prédéfinis.
De leur création à leur suppression, en passant par leur enrichissement en métadonnées, leur étiquetage, leur hiérarchisation ou encore leur archivage, vos ressources peuvent être traitées sans intervention humaine (ou presque).
Résultat, vos administrateurs de bases de données et vos gestionnaires de bibliothèques de document voient leur charge de travail allégée.
Ils sont libérés de tâches fastidieuses et chronophages comme l’indexation des documents, le classement documentaire et le suivi du calendrier de conservation (durées légales).
Gain de temps pour les utilisateurs de bases de données
Vos collaborateurs gagnent également un temps précieux lorsqu’ils souhaitent utiliser vos documents et informations internes.
Ils peuvent partager rapidement des ressources avec leurs collègues, leurs prestataires ou leurs clients.
Grâce aux fonctionnalités de co-édition intégrées, vos salariés peuvent aussi co-éditer en simultané des présentations PowerPoint, des textes Word ou des tableurs Excel.
Fini les chaînes de mail ou les papiers qui se perdent et les journées perdues à attendre le retour d’un collègue. Vos équipes avancent plus vite sur leurs projets.
Enfin, avec le moteur de recherche documentaire, les utilisateurs accèdent en un clic à des données fiables et actualisées.
Un simple mot-clé ou des filtres de recherche basés sur des métadonnées leur permettent de trouver les informations dont ils ont besoin en un instant.
La recherche alimentée par l’intelligence artificielle (IA) fait gagner encore plus de temps à vos collaborateurs.
Une solution de GED intelligente telle que Jint pour l’intranet Microsoft 365 permet par exemple à vos employés d’obtenir :
- Des réponses précises, personnalisées et basées sur vos données internes ;
- Des vues de document contextuelles adaptées à leur profil et à leurs besoins ;
- Des recommandations de documents sur mesure, sans recherche supplémentaire ;
- Des modèles pour créer des documents rapidement.
#2 Sécuriser vos données et protéger la réputation de votre entreprise
L’adoption de la GED est synonyme d’une amélioration de la sécurité des documents et d’une image de marque mieux protégée.
Protection contre la perte des données
Adopter une stratégie documentaire basée sur le numérique c’est vous préserver contre la perte de vos connaissances internes.
Des fichiers physiques peuvent être perdus ou dégradés à cause de sinistres (incendie, nuisibles, inondations, etc.).
Les documents numériques peuvent pour leur part être protégés grâce à une procédure de sauvegarde et de récupération.
Accès sécurisé aux documents
Une gestion documentaire basée sur un intranet (SharePoint, le logiciel de GED de Microsoft 365 par exemple) permet de gérer les droits d’accès aux documents.
Vous pouvez mettre en place une politique de contrôle des identifiants et des accès granulaire afin de vous assurer que chaque fichier ne soit accessible que par les utilisateurs autorisés, depuis des appareils autorisés.
Vous êtes ainsi protégé contre les fuites de données et la divulgation d’informations sensibles ou confidentielles qui pourraient nuire à la réputation de votre organisation.
Réduction du risque d’erreurs
L’automatisation du cycle de vie des documents grâce à la GED réduit le risque d’erreurs de gestion documentaire.
En effet, vos politiques de confidentialité et règles de classification s’appliquent de façon systématique.
Vos bibliothèques de documents et bases de données restent organisées et actualisées. Les utilisateurs ont ainsi accès à une source d’information fiable et à jour.
Ceci diminue le risque qu’ils commettent des erreurs qui pourraient porter atteinte à la réputation et à l’efficacité de votre entreprise.
#3 Fluidifier le travail collaboratif, y compris pour les équipes hybrides
Implémenter une solution de gestion documentaire électronique dans votre entreprise c’est permettre à vos collaborateurs de travailler en équipe plus facilement, même s’ils ne se trouvent pas au même endroit.
Accès aux documents depuis n’importe où
Grâce à la GED, vos salariés ont accès à leurs documents depuis n’importe quel appareil autorisé : ordinateur de bureau, ordinateur portable, smartphone, tablette.
Qu’ils soient en télétravail, en déplacement ou sur le terrain, vos collaborateurs peuvent consulter et exploiter leurs fichiers sans effort et sans perte de temps.
En magasin, dans leur voiture de fonction, au siège de votre entreprise, depuis chez eux, ou en mode hybride, ils travaillent ensemble sans friction.
Travail collaboratif facilité grâce à la coédition et au versioning
Avec une GED Microsoft 365, vos salariés peuvent non seulement consulter et partager des fichiers, mais aussi les modifier seuls ou en équipe, en direct ou en asynchrone.
La fonction de co-édition permet par exemple à des coéquipiers de travailler en temps réel sur une présentation PowerPoint, même s’ils se trouvent dans des pays différents.
Chacun dispose immédiatement d’une version actualisée et de l’historique des modifications du document.
À la clé, un travail collaboratif facilité, un gain de productivité et une réduction du risque d’erreur.
Contrôler les accès et l’évolution de vos documents
Doter votre entreprise d’une solution de gestion documentaire digitalisée c’est vous assurer de la traçabilité des documents de votre organisation.
Contrairement à l’archivage physique des documents, la GED permet de conserver différentes versions d’un même document pour en suivre l’évolution, revenir en arrière si nécessaire, comprendre d’où provient une erreur ou s’assurer de sa conformité.
Ce versioning permet par exemple aux collaborateurs de revenir à une ancienne version d’un document partagé et de savoir ce qui a été modifié par leurs collègues ou clients. Ceci facilite le travail collaboratif et limite le risque d’erreurs.
Outre l’historique des versions, la journalisation des actions dans la GED vous permet aussi de conserver une trace des accès aux documents.
Ceci renforce la sécurité documentaire en facilitant la détection rapide des anomalies (fuites de données, accès non autorisés, etc.).
Diminuer vos coûts d’archivage et de conservation des documents
Avec la GED, plus besoin d’imprimer, de classer et de trier des montagnes de documents au format papier.
L’automatisation des procédures de gestion documentaire permet d’alléger vos coûts de main-d’œuvre en la matière.
Louer un local de stockage ou réserver une pièce à l’entreposage de vos dossiers n’est plus nécessaire non plus.
L’achat des fournitures dédiées à l’archivage (cartouches d’encre, cartons, classeurs, chemises, étiquettes, étagères, agrafeuse, déshumidificateur, etc.) disparaît aussi de la liste de vos charges.
Et pour cause, vos dossiers sont numérisés et dématérialisés. À la clé, une réduction des coûts documentaires et de vos dépenses de stockage.
Honorer vos obligations légales et réglementaires plus simplement
Finissons cette liste non exhaustive des avantages de la GED par l’un de ses atouts majeurs : la gestion électronique des documents vous aide à vous conformer à vos obligations légales et réglementaires.
Mettre en place un système rationalisé et automatisé d’archivage de vos documents vous permet par exemple de respecter vos obligations en matière de :
- Protection des données personnelles (politiques de sécurité, droits d’accès, calendrier de conservation des données personnelles conforme à la réglementation, etc.) ;
- Propriété intellectuelle (identification des auteurs, traçabilité des documents, etc.) ;
- Preuve juridique (application automatique du calendrier de conservation) ;
- Transparence (partage des documents facilité, flux de travail formalisés, etc.).
En cas de contrôle administratif ou de litige avec un collaborateur, un client, un concurrent ou encore un prestataire, vous disposez immédiatement des éléments requis pour défendre vos droits et vos intérêts.
Optimisation de la gestion documentaire avec la GED
Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED) dans votre entreprise vous permet d’optimiser la gouvernance de votre documentation.
Explications.
Créer et centraliser les documents facilement
Une solution de gestion documentaire électronique (GED) vous permet de créer, centraliser et organiser vos documents facilement :
- Vos documents papier nécessitent une opération de numérisation comme la réalisation d’un scan ou d’une photographie numérique.
- Vos documents dématérialisés peuvent en revanche être rassemblés et classés automatiquement sur votre intranet de gestion documentaire.
Fini les documents dispersés, qui se perdent faute d’avoir été identifiés et rangés immédiatement. Fini aussi les documents oubliés pendant des semaines dans une bannette de bureau, en attente d’une signature ou d’une relecture.
Avec la GED, vous pouvez accéder en temps réel à tous vos documents, savoir à quel stade du circuit de validation ils se trouvent, et même programmer des relances automatiques pour éviter les oublis.
Une solution de GED intelligente telle que Jint pour l’intranet Microsoft365 (SharePoint) facilite encore la création des documents et l’enrichissement de votre connaissance interne. En effet :
- L’aide à la contribution permet à vos collaborateurs de créer des pages et des articles pour votre intranet simplement, à partir de templates (modèles).
- L’assistant de rédaction IA les aide à rédiger, traduire ou optimiser leurs contenus sans effort pour enrichir votre capital immatériel et stimuler l’intelligence collective.
Classement et organisation intelligente des documents
Avec la GED, vos critères de classement et d’archivage peuvent être appliqués de manière systématique.
Vous pouvez mettre en place des workflows automatisés afin de ranger, hiérarchiser et conserver vos ressources selon des règles préétablies.
Mieux, vos fichiers peuvent être enrichis en métadonnées et étiquetés automatiquement, sans intervention de la part d’un gestionnaire.
Résultat, votre base documentaire est toujours organisée et exploitable, sans effort de votre part.
Accès sécurisé et rapide aux documents
Sans surprise, la GED facilite grandement l’accès aux fichiers pour vos collaborateurs, y compris lorsqu’ils travaillent à distance, en boutique ou sur une chaîne de production.
Vos salariés peuvent en effet consulter, partager et co-éditer leurs documents dématérialisés depuis leur ordinateur portable, leur téléphone ou leur tablette.
Pour autant, avec la GED, l’accès aux documents est sécurisé.
L’application de votre politique de contrôle des identifiants et des accès peut en effet être automatisée et systématisée.
Vos employés peuvent donc ouvrir, diffuser et/ou modifier facilement vos ressources internes, à condition de posséder les autorisations requises.
Comment réussir un projet de gestion documentaire ?
Pour assurer le succès de votre projet de gestion documentaire, vous devez suivre plusieurs étapes, mettre en œuvre quelques bonnes pratiques, et surtout miser sur les bons outils, en particulier Jint, la solution de GED pour votre intranet Microsoft 365.
5 étapes à suivre pour mettre en place une GED en entreprise
Un projet de gestion documentaire réussi suit plusieurs étapes clés :
#1 Analyse de l’existant et des besoins de votre entreprise
Commencez votre projet de GED en menant un audit interne main dans la main avec les différentes parties prenantes de votre projet de GED (utilisateurs finaux, responsables de services, dirigeants, administrateurs). Analysez :
- Vos procédures et pratiques documentaires actuelles ;
- Vos documents (types, niveau de confidentialité, sources, utilisateurs, etc.) ;
- Les normes et le cadre juridique applicable à vos données ;
- Les besoins de vos collaborateurs (gestionnaires, utilisateurs finaux, etc.) ;
- Vos objectifs stratégiques (productivité, conformité, sécurité des données, etc.).
#2 Définition de vos règles de gouvernance documentaire
Une fois votre cahier des charges et vos contraintes éclaircies, formalisez votre politique de gestion documentaire, c’est-à-dire les règles qui régiront le cycle de vie de vos documents, notamment :
- Les critères d’archivage de vos ressources internes ;
- Votre plan de classement des documents ;
- Vos règles de nommage et d’indexation ;
- Votre calendrier d’archivage conforme aux durées légales ;
- Votre politique de contrôle des accès ;
- La répartition des responsabilités.
#3 Choix de votre logiciel de GED
Optez pour une solution de GED adaptée aux besoins de votre organisation. Idéalement, choisissez un logiciel de gestion électronique des documents qui :
- Garantit un haut niveau de sécurité des données ;
- Simplifie la mise en conformité réglementaire ;
- Permet d’automatiser vos processus de gestion documentaire ;
- Facilite la recherche d’information pour les utilisateurs finaux (moteur de recherche) ;
- Favorise le travail collaboratif grâce à son intégration avec vos autres outils ;
- Fluidifie l’accès à l’information grâce à un point d’entrée unique et intuitif.
SharePoint, le logiciel de gestion de la connaissance (knowledge management) de l’écosystème Microsoft 365 remplit ce cahier des charges… Rendez-vous ci-dessous pour en savoir plus.
#4 Déploiement de votre solution de GED
Après avoir choisi votre outil de GED, il est temps de concrétiser votre projet de GED. Pour cela, vous devez notamment :
- Scanner les documents papier de votre entreprise ;
- Nettoyer et importer vos fichiers numériques existants ;
- Indexer vos documents numériques via leurs métadonnées ;
- Classer vos ressources internes en respectant l’arborescence prévue ;
- Mettre en place vos workflows (validation, sécurité, conformité, sauvegardes, etc.) ;
- Intégrer votre GED avec vos autres outils de travail.
#5 Formation des utilisateurs et accompagnement au changement
Une solution de GED qui n’est pas adoptée par vos collaborateurs ou qui est mal utilisée par ces derniers ne sert à rien, et peut même s’avérer contre-productive.
Pour réussir votre projet de GED et obtenir un bon retour sur investissement (ROI), vous devez donc :
- Sensibiliser vos équipes aux avantages de la gestion électronique des documents ;
- Former vos collaborateurs à l’utilisation de votre plateforme de GED ;
- Expliquer vos critères de classement et procédures internes à vos salariés ;
- Suivre l’adoption et l’utilisation de votre logiciel de GED par les utilisateurs ;
- Ajuster vos processus de GED en fonction des retours du terrain et de vos indicateurs.
Erreurs courantes et bonnes pratiques de la gestion documentaire
Plusieurs bonnes pratiques de gestion documentaire peuvent vous aider à réussir la mise en place de votre GED :
# 1 N’archivez pas tous vos documents et évitez les doublons
La tentation peut être grande de conserver l’intégralité des ressources de votre entreprise.
Le risque : augmenter vos coûts de stockage, mais aussi (et surtout) complexifier votre base de données, la rendre difficilement exploitable, voire créer des failles de sécurité.
Pour éviter cela, définissez par exemple :
- Des critères d’archivage pour trier les documents à conserver ;
- Un calendrier de conservation pour archiver ou éliminer les documents obsolètes ;
- Des règles d’usage pour éviter la création de doublons (partager les fichiers en envoyant un lien plutôt qu’en créant une copie par exemple).
#2 Formez vos équipes à la GED et accompagnez son adoption
L’efficacité de votre GED tient en grande partie à l’usage qui en est fait par les utilisateurs. Pour que celle-ci soit utilisée, qu’elle reste sécurisée et qu’elle demeure opérationnelle, vous devez donc :
- Sensibiliser vos collaborateurs à l’intérêt de la GED ;
- Leur expliquer son fonctionnement ;
- Les former aux bonnes pratiques en matière de gestion documentaire ;
- Leur fournir des outils d’aide à la contribution intuitifs ;
- Suivre des indicateurs de performance (taux d’adoption, statistiques d’utilisation) ;
- Adapter vos actions de formation et de sensibilisation en fonction de ces KPI.
#3 Mettez en place des flux de travail automatisés
La GED vous permet d’automatiser vos procédures de gestion documentaire (traitement des factures, signature électronique, validation des documents internes, classification, etc.).
Utilisez cette fonctionnalité pour rationaliser et systématiser vos processus répétitifs. Vous gagnerez ainsi en productivité et limiterez le risque d’erreurs.
Jint pour Microsoft SharePoint : la clé d’une GED efficace
Choisir le meilleur logiciel de GED pour votre entreprise est essentiel pour réussir votre projet de gestion documentaire.
Nous vous recommandons de baser votre GED sur Microsoft 365 et de structurer votre gestion documentaire grâce à Jint.
Pourquoi Microsoft 365 est devenue un socle de gestion documentaire ?
La suite Microsoft 365 est la solution idéale pour constituer le socle de votre GED. Elle inclut en effet trois outils incontournables pour la gestion des connaissances :
#1 Microsoft SharePoint : l’outil de GED de Microsoft
Transformer SharePoint en GED est une option vers laquelle se tournent naturellement bon nombre d’organisations évoluant dans l’écosystème Microsoft 365.
Avec ses bibliothèques de documents et ses fonctionnalités de versioning et de gestion des droits d’accès, SharePoint permet en effet de stocker, d’organiser et de partager des documents, le tout de manière sécurisée.
Parfaitement intégrée aux autres applications de la suite Microsoft 365, telles que Teams, OneDrive et Outlook, une GED SharePoint est simple d’utilisation pour les collaborateurs.
#2 OneDrive : la solution de stockage et de partage de fichiers de Microsoft
OneDrive, le logiciel de stockage et de partage de fichiers basé sur le cloud de Microsoft vient avantageusement compléter la GED SharePoint.
Cet outil permet aux collaborateurs de conserver leurs documents et fichiers de travail personnels en ligne, d’y accéder et de les partager depuis leurs différents appareils.
Vos employés peuvent ainsi utiliser OneDrive pour mémoriser leurs notes de réunion, présentations clients ou projets de contrats avant de les transférer vers SharePoint.
#3 Microsoft Teams : la plateforme collaborative de Microsoft
Teams, la plateforme de collaboration sécurisée de Microsoft 365 rend la GED SharePoint plus opérationnelle encore.
Vos collaborateurs peuvent partager, consulter voire coéditer leurs documents SharePoint directement dans leurs canaux et équipes Teams.
Associer GED sur SharePoint et collaboration sur Teams est donc le secret pour faciliter le travail collaboratif et booster l’avancement de vos projets internes.
Comment Jint structure la gestion documentaire dans Microsoft 365 ?
L’environnement Microsoft 365, et en particulier SharePoint, constitue une base solide pour créer une GED efficace et fiable.
Cependant, le logiciel SharePoint ne permet pas, à lui seul, de mettre en place un centre de knowledge management durablement structuré, attrayant et actionnable.
C’est ici qu’intervient la solution de gestion de la connaissance Jint pour Microsoft 365.
Jint dépasse les limites fonctionnelles de SharePoint
SharePoint comporte des limites en matière de :
- Indexation des documents (métadonnées) ;
- Structuration des ressources (organisation documentaire) ;
- Recherche documentaire ;
- Gouvernance et gestion du cycle de vie des documents.
Jint ajoute des fonctionnalités avancées à SharePoint afin de vous permettre de dépasser ces limitations et de créer une GED intuitive et puissante dans Microsoft 365.
Fonctionnalités clés de Jint pour la gestion documentaire (GED)
Concrètement, Jint vous permet notamment de :
- Améliorer et simplifier l’indexation et la structuration de vos bibliothèques de documents et sites SharePoint grâce à des tags (métadonnées) précis ;
- Rendre vos ressources plus accessibles pour les membres de votre organisation grâce à des filtres contextuels et à la recherche alimentée par l’IA ;
- Gérer facilement l’ensemble du cycle de vie de vos documents dans votre écosystème Microsoft 365 ;
- Fluidifier le partage de la connaissance grâce à l’aide à la contribution et à un assistant de rédaction IA.
Finalement, en se connectant à votre Digital Workplace Microsoft 365, Jint vous permet de créer simplement une GED structurée et facile d’utilisation, tout en bénéficiant du haut niveau de sécurité de Microsoft.
Alors, prêt à construire votre GED avec Jint ? Cliquez ici pour demander une démonstration.
Gestion documentaire en entreprise : la FAQ
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire correspond à l’ensemble des règles et procédures visant à centraliser, structurer, partager et archiver les ressources d’une entreprise, le tout de manière sécurisée et conforme aux obligations réglementaires.
Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
Les 4 principales étapes de la gestion électronique des documents (GED) sont :
- La création ou la collecte des documents ;
- L’indexation et le classement des documents ;
- La diffusion et l’utilisation des documents ;
- L’archivage ou la suppression des documents.
Quels sont les objectifs de la gestion documentaire ?
La gestion documentaire permet à une entreprise de se conformer à ses obligations légales, de gagner en productivité et d’améliorer la qualité de ses services.
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