La Environnement Numérique est certainement le grand défi de cette décennie pour les entreprises. Véritable environnement de travail connecté au collaborateur,c’est à la fois le bureau de travail virtuel, mais c’est aussi une nouvelle façon de travailler. L'étude Gartner 2020 Environnement Numérique Survey montré que la Environnement Numérique est devenue une priorité pour 68% des managers suite à l’épisode du COVID, passant en quelques semaines du statut de « Nice to Have » à « Must Have ».
C’est, pour de nombreux consultants et managers, une véritable rupture technologique dans le monde du travail, un outil pour instiller plus d’agilité dans les organisations. Le design des Open Spaces et des salles de réunion doit pleinement intégrer cette nouvelle dimension digitale du travail. En outre, cet environnement est devenu le principal lien entre le télétravailleur et son entreprise et les gains de productivité sont spectaculaires. Selon une étude Avanade auprès de 500 managers et DSI, ces gains peuvent atteindre jusqu’à 67% !
En outre, la <b>Environnement Numérique</b> participe à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise auprès de ses salariés. En ce sens, c’est un élément de la marque employeur, à l’image de ce que représentaient la voiture de fonction ou la taille du bureau il y a quelques années. En 2021, on n’attire pas et on ne fidélise pas des candidats à haut potentiel avec des outils digitaux obsolètes.
💡 Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez les 6 étapes pour créer une culture d'entreprise forte
Le contexte bouge vite : selon le Work Trend Index 2024 de Microsoft, 75 % des employés de bureau utilisent déjà l'IA générative au travail, et 78 % apportent leurs propres outils.
Une Environnement Numérique pour les métiers avant tout
Selon le cabinet d'études Arctus, si 79% des entreprises françaises interrogées en 2021 disposent d’un intranet, seuls 39% d’entre elles estiment réellement offrir des fonctions dignes d’une Environnement Numérique à leurs collaborateurs. Déployer une Environnement Numérique n'est pas un projet trivial. Il n'existe pas un modèle unique à déployer dans toutes les entreprises. Chaque secteur d’activité, chaque métier à ses spécificités et chaque entreprise a une organisation qui lui est propre. La Environnement Numérique doit en être le reflet et doit tenir compte de toutes ces spécificités dès sa conception.
Déployer une Environnement Numérique, ce n’est pas simplement ouvrir des comptes Microsoft 365 à ses collaborateurs. Proposer des outils sans dialogue avec les futurs utilisateurs, c’est courir à l’échec. C’est la raison pour laquelle il est absolument nécessaire de mener un projet en amont afin d’identifier quels sont les véritables besoins des collaborateurs.
Le rôle de la DSI est de cadrer le projet, assurer son intégration et la sécurité des données. Cependant, il est indispensable de faire participer des représentants des métiers dans les groupes de travail. Ce sont eux qui vont permettre d’identifier les fonctions qui leur seront utiles, celles dont ils ont besoin, mais qui ne sont pas intégrées dans la suite collaborative choisie.
Les fonctions clés d’une Environnement Numérique réussie
Chaque entreprise, chaque DSI ou même chaque utilisateur a sa propre vision de sa Environnement Numérique idéale. Celle-ci va s’appuyer tant sur les outils Microsoft Teams que sur SharePoint et le portail intranet afin de susciter et générer de la collaboration.
Quelques recettes sont communes à tous les projets :
- Centraliser les outils de productivité et de collaboration dans un environnement commun. Celui-ci doit refléter l’image que souhaite cultiver l’entreprise auprès de ses salariés. La Environnement Numérique doit être ergonomique, mais aussi d’un design étudié et élégant. Une étude Kissflow menée en 2021 montre ainsi que pour 42,7% des utilisateurs, c’est la multiplication des outils qui est le principal frein à leur productivité.
- Adaptez la Environnement Numérique au contexte de l’entreprise. Les priorités en termes de management ou d’organisation ne sont pas les mêmes entre une Start-Up tech ou un gros industriel. La Environnement Numérique doit refléter cette culture d’entreprise.
- Personnalisez le design et le contenu en fonction du type d’utilisateur au sein de l’entreprise. Les priorités et centres d’intérêt des utilisateurs dans les services supports sont différents de ceux des opérationnels ou du management. Le Dashboard affiché à l'écran doit être généré en fonction du profil de l'utilisateur.
- Proposez le multilingue : même si l’anglais est la langue d’usage de l’entreprise, mettre en place le multilingue peut être un atout dans l'engagement des utilisateurs. Des fonctions de traduction automatique faciles à mettre en place participent à la prise en main de l’outil par les utilisateurs non-anglophones. Cette simplicité stimule naturellement l’engagement des utilisateurs dans les forums, Chat et le réseau social d'entreprise (RSE).
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une plateforme de réseau social d'entreprise sans vous tromper.
- Intégrez l’ensemble des outils métier du collaborateur. Il faut éviter l’effet silo où chaque application fonctionne indépendamment des autres. Le rôle de la Environnement Numérique est d’être ouverte et d’intégrer tous les outils du collaborateur en un seul environnement. C’est à la fois un moyen d’accroître la productivité des collaborateurs, mais aussi de simplifier la prise en main par les nouvelles recrues.
Pourquoi une Environnement Numérique doit être vivante
Mettre en place une Environnement Numérique performante est une chose, être capable de la faire vivre et évoluer en est une autre.
Le seul moyen d’atteindre une bonne adoption par ses utilisateurs et de sa pérennité dans le temps est de s’assurer que la Environnement Numérique reste en adéquation avec les besoins réels des métiers. Les métiers, les organisations doivent s’adapter sans cesse à leur environnement et la Environnement Numérique doit être le reflet de cette agilité. L’exemple des intranets créés sous Lotus Domino il y a quelques décennies montre bien une chose : une technologie incapable de s’interfacer avec les outils plus modernes finit par mourir.
La Environnement Numérique doit être agile. Il ne s’agit pas d’un projet qui s’arrête après son déploiement initial. Microsoft a bien compris cet impératif et fait très régulièrement évoluer son offre Microsoft 365 en fonction des nouveaux usages et des retours de ses utilisateurs.
💡 Pour aller plus loin, découvrez 5 raisons de créer un intranet basé sur Microsoft
À l’échelle de l’entreprise, il faut appliquer la même approche. L’équipe projet doit être capable de faire évoluer sa Environnement Numérique lorsque Microsoft propose de nouveaux outils au sein de sa suite Microsoft 365 ou lorsque les métiers déploient une nouvelle solution pour répondre à leurs besoins.
À cet égard, les experts pointent les synergies qui existent entre les approches agiles à l'échelle et la Environnement Numérique. Cette dernière constitue un véritable facilitateur dans la mutation des organisations vers l’agilité.
L' étude Avanade "Global Survey : Companies are unprepared for the arrival of a true Environnement Numérique" a démontré qu’une Environnement Numérique accroît la productivité des employés et, in fine, le chiffre d’affaires, mais c’est aussi un formidable outil d‘engagement pour les collaborateurs. Les analystes estiment à +53% le niveau d’engagement généré par un tel projet. Pour maintenir un tel niveau d’activité dans la durée, il faut être capable d’animer constamment l’intranet. Que le projet initial soit porté par le service Communication, les Ressources Humaines, la DSI ou le Knowledge Management, lla Environnement Numérique doit être animée par un réseau de contributeurs. Ses membres doivent disposer de tous les moyens techniques pour alimenter en contenus la Environnement Numérique très simplement, en quelques clics. Il faut non seulement alimenter l’intranet de contenus pertinents pour susciter l’engagement auprès des collaborateurs mais il faut aussi veiller à optimiser cette diffusion en fonction du profil des utilisateurs. La capacité de cibler la diffusion des contenus par populations de collaborateurs permet d’accroître les échanges, initier des processus d’innovation. En cela, la Environnement Numérique va bien au-delà de la seule mise à disposition d’outils de collaboration.
La DSI doit s’assurer de la sécurité des contenus
La sécurité est un point capital pour le bon fonctionnement d'une Espace de travail numérique et cette dimension doit être intégrée dans le projet dès le départ. On ne peut proposer un environnement de travail qui peut potentiellement devenir une source de fuite de données ou être immobilisée par un Malware tu cours Un ransomware. L'expérience récente a montré que dans de telles situations, c'est l'activité même de l'entreprise qui est mise en péril. Favoriser les échanges entre collaborateurs ou avec les partenaires de l'entreprise augmente le niveau de risque. C'est la raison pour laquelle il faut intégrer cette dimension de sécurité dès le lancement du projet Espace de travail numérique et ne pas s'en soucier qu'une fois celle-ci prête à être lancée.
👾 Pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour sécuriser les postes de travail de votre entreprise.
Il est préférable d'opter pour une plateforme qui, à l'image de Microsoft 365, est » Sécurisé dès la conception », c'est-à-dire conçue dès le départ en intégrant la problématique cybersécurité. D'autre part, les données ne doivent pas être répliquées entre de multiples systèmes. Ainsi Joint vient se placer en extension naturelle à la plateforme Microsoft et ne va pas répliquer les données. Cette approche sous forme de plug-in est une garantie de sécurité contre toute fuite de données.
Ce qu'il faut retenir
📌 Une Environnement Numérique doit pouvoir évoluer au rythme de l'entreprise et des nouveaux besoins de ses utilisateurs métiers ;
📌 Il ne s'agit pas d'un one shot, mais d'une plateforme bâtie pour durer et s'intégrer à l'ensemble de l'écosystème informatique de l'entreprise ;
📌 Elle doit accueillir toutes les applications de l'entreprise présentes ou futures tout en assurant la sécurité des données échangées par les collaborateurs ;
📌 Alors que Microsoft 365 s'est imposé comme la plateforme de collaboration n°1 des entreprises françaises, en tant qu'extension Microsoft, Jint apparaît aujourd'hui clairement comme la solution idéale pour déployer sa Environnement Numérique.
.webp)
