Toutes les bonnes résolutions à prendre pour améliorer sa Environnement Numérique. Voici une liste non exhaustive, à compléter selon les situations !
Une bonne résolution en 2026 : encadrer l'IA : selon le Work Trend Index 2024 de Microsoft, 75 % des employés de bureau utilisent déjà l'IA générative au travail, et 78 % apportent leurs propres outils.
1. Alterner communication Top Down et Communication Bottom Up
Situation : La communication Top Down (du haut vers le bas) est une communication descendante, par laquelle la direction communique avec les collaborateurs. A l’inverse, la communication Bottom Up (du bas vers le haut) est une communication ascendante, qui consiste à faire remonter à la direction les informations provenant des salariés. Si l’une peut s’avérer plus pertinente que l’autre dans certains cas, l’idéal reste de mixer les deux.
Solution : Donner la parole à tous, que ce soit en interviewant des collaborateurs dans les actualités publiées sur l’intranet, en demandant du feedback avec des sondages et des boîtes à idées, ou encore en permettant de commenter ou de partager avec Yammer ou le composant "Mur des Réseaux Sociaux". L'objectif : que votre intranet ne consiste pas uniquement en un lieu de communication pour la direction, mais qu’il devienne un lieu de partage.
2. Centraliser la communication, la collaboration et la gestion de la connaissance sur une seule plateforme
Situation : Les outils à disposition des collaborateurs ne sont pas toujours situés au même endroit. De même, ils ne leur permettent pas toujours de travailler en concertation avec leurs pairs. Résultat : une sensation de dispersion, et une performance qui s’en ressent.
Solution : Essayer de proposer des outils qui promeuvent la collaboration et amènent à travailler ensemble, comme le trombinoscope (qui permet à un collaborateur de trouver un expert interne pour l’aider sur une tâche ou une mission), la co-édition de documents, ou encore la mise à disposition de documentation.
💡Pour aller plus loin, découvrez comment créer votre Environnement Numérique avec un exemple de cahier des charges.
3. Mettre en place un cercle de contributeurs pour animer l’intranet
Situation : L’intranet peut vite devenir un lieu figé, où les informations se contentent de se croiser. Pour que les collaborateurs s’en emparent, il est important d’en assurer l’animation régulière.
Solution : L’idéal est de faire ce travail à plusieurs, en recrutant des “contributeurs” parmi les salariés. Ceux-ci pourront ainsi produire du contenu ensemble, animer la plateforme et modérer les commentaires. Pensez à définir une ligne éditoriale en amont, pour éviter toute dispersion ou manque de pertinence.
4. Définir une stratégie globale pour sa Environnement Numérique
Situation : Un intranet doit être vivant. Faute de stratégie, il arrive que ce lieu manque d’animation, voire se retrouve délaissé par les collaborateurs.
Solution : Choisir des objectifs précis (en termes d’audience, de nombre de partages, de nombre de vues, etc.) et poser des jalons pour les atteindre. Il est également important de mettre en place des KPI afin de mesurer chacun de ces objectifs au fil du temps. Autre mesure à mettre en place : la nomination de personnes garantes du bon fonctionnement de la Environnement Numérique, vers lesquelles il sera possible de se tourner en cas de problème.
5. Mettre la Environnement Numérique à jour et la faire évoluer
Situation : Pour être attrayante, une Environnement Numérique doit être régulièrement actualisée. Elle doit évoluer au fil du temps, notamment en fonction des feedbacks des utilisateurs.
Solution : Confier la responsabilité de l'intranet à une ou plusieurs personnes spécifiques. Autre solution : créer un comité de pilotage qui sera chargé d'analyser et de remanier régulièrement l'intranet. Pour faciliter le travail de ce comité de pilotage, il est important de sonder les utilisateurs sur leurs attentes et leurs suggestions. D'une manière générale, pensez à choisir un outil facile à maintenir et à développer.
6. Faire du Change Management pour créer de l'adoption
Situation : Il ne suffit pas de mettre en place une Environnement Numérique pour que celle-ci soit massivement adoptée. Comme pour toute implémentation d’un nouvel outil, les techniques de Change Management doivent être mises à contribution.
Solution : Créer une véritable stratégie de Change Management. Communiquez largement sur le nouvel outil, sur son utilisation et ses bénéfices. Formez également les managers pour qu’ils en fassent la promotion auprès de leurs équipes.
7. Faire la promotion de la Environnement Numérique
Situation : Cette mesure s’inscrit dans une stratégie de Change Management. L’objectif est de convaincre les collaborateurs de l’utilité de la Environnement Numérique dans leur quotidien, et de les amener à la voir comme un outil essentiel.
Solution : Organiser des démonstrations et/ou des formations auprès des collaborateurs. Avec des exemples concrets à l’appui, ils pourront découvrir les bénéfices de la Environnement Numérique. Ne négligez pas les autres moyens de communication : campagnes d’email, affichage, distributions de flyers…
8. Connecter la Environnement Numérique à l’ensemble de votre SI (système d’information)
Situation : Certains intranets sont totalement déconnectés du reste de la Environnement Numérique. Le risque : dissuader les collaborateurs de s’y connecter, car c’est plus fastidieux et engendre des pertes de temps.
Solution : Faire de votre intranet un outil sans couture avec le reste de la Environnement Numérique. Cela signifie choisir un intranet qui s’intègre aux outils déjà en place, et/ou faire des liens entre les outils existants. L’objectif : éviter l’effet de silo, qui peut être rebutant.
9. Utiliser l’UX-UI pour stimuler l’adoption de la plateforme
Situation : L’UX, pour User eXperience (expérience de l’utilisateur), désigne le processus qui prend en compte les besoins et les attentes d’un internaute tout au long de sa navigation. L’UI, pour User Interface (interface utilisateur) se rapporte quant à lui à l’environnement graphique d’un site web ou d’une application. Améliorer l’UX et l’UI présente donc de nombreux avantages pour les internautes : navigation plus intuitive, parcours utilisateur optimisé, site plus attrayant….
Solution : Analyser les performances des pages, pour mieux comprendre ce qui fait qu’une page obtient beaucoup de visites. Ne pas hésiter à faire appel à un UX-UI designer pour améliorer l’expérience des utilisateurs, en prenant en compte les retours de ces derniers. N’oubliez pas que l’UX-UI participe à augmenter la qualité de votre interface et donc à maximiser la satisfaction des utilisateurs. Mais aussi à leur donner envie de revenir !
10. Penser aux équipes terrain et à ceux qui n’ont pas de poste informatique dans le cadre de leurs fonctions
Situation : Dans une entreprise, toutes les équipes ne disposent pas nécessairement d’un poste informatique. Ou bien ils n’y ont pas accès de manière fréquente. Il est donc important de s’adapter aux particularités de chacun.
Solution : Elaborer des sites et des contenus faciles à consulter sur un téléphone, et/ou pendant des déplacements. L’UX-UI est à ce titre un excellent outil.
🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faciliter la communication avec les équipes de terrain
11. Penser à la cybersécurité
Situation : Les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes depuis la généralisation du télétravail, et les collaborateurs ne sont pas toujours formés à la sécurité informatique.
Solution : Choisir une solution fiable, qui n’héberge pas les données de votre entreprise. Penser également à former vos collaborateurs aux bonnes pratiques de cybersécurité.
👉 Pour aller plus loin, découvrez les 4 bonnes pratiques de sécurité à apprendre à vos collaborateurs
Conclusion
Il est toujours possible (et souhaitable) d’améliorer sa Environnement Numérique, tant sur le fond que sur la forme. Cette nouvelle année 2023 est une excellente occasion de faire un bilan et de se pencher sur les améliorations possibles. N’hésitez pas à trouver de l’inspiration parmi notre sélection de bonnes résolutions !
Vous souhaitez mettre en place une ou plusieurs de ces résolutions mais ne savez pas par où commencer ? Contactez un de nos experts de la Environnement Numérique !
Comment tenir ces résolutions dans la durée ?
Le piège des bonnes résolutions, c'est l'abandon après quelques semaines. Pour éviter cela, transformez deux ou trois de ces intentions en rituels réguliers plutôt qu'en grand chantier : une revue mensuelle des contenus clés, un point trimestriel sur les KPI d'usage, un test mobile avant chaque campagne. Confiez chaque rituel à un responsable identifié et appuyez-vous sur les données d'usage pour prioriser. C'est la régularité, plus que l'ampleur, qui fait progresser une environnement numérique année après année.
Pour aller plus loin
- 10 erreurs à éviter dans votre espace de travail numérique
- Le secret pour réussir son projet de Environnement Numérique
- Définir et suivre vos KPIs clés pour votre Environnement Numérique
- Environnement de travail moderne : bénéfices, outils et bonnes pratiques pour un environnement de travail performant
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