1. L’annuaire d’entreprise, un outil au cœur de la Digital Workplace
L'annuaire d’entreprise est un annuaire qui centralise toutes les informations publiques sur les employés d'une entreprise. Chaque employé possède une fiche qui résume qui il est, sur quoi il travaille, avec qui il travaille et ce qu'il fait. Ces informations proviennent des comptes Microsoft créés par l'IT et des informations introduites par chaque utilisateur dans son tableau de bord personnel.
Parce qu'il centralise l'information et la rend accessible à tous, l'annuaire d'entreprise est devenu un outil incontournable pour les entreprises. Microsoft SharePoint et de la Digital Workplace en général. Alors que la Digital Workplace vise à améliorer la communication interne, à favoriser le partage des connaissances et à encourager la collaboration, l'annuaire permet de relever les deux premiers défis.
Ce guide se concentre sur la mise en place technique de votre annuaire d’entreprise : synchronisation des données, gouvernance des profils affichés et personnalisation de l’édition. Pour le design et les bonnes pratiques d’adoption, consultez notre guide complet du trombinoscope d’entreprise.
En effet, il offre de nombreux avantages, comme celui de mettre en valeur ses compétences, d’identifier ses collègues et d’entrer en contact facilement avec le bon interlocuteur.
Cependant, la mise en place d'un annuaire d'entreprise Microsoft 365 n'est pas un projet facile. Vous devez mettre en place une synchronisation avec votre base de données, authentifier les utilisateurs avec leur adresse email, créer une expérience utilisateur cohérente et unifiée dans le Digital Workplace.
C'est pourquoi Jint a créé le composant"Trombinoscope", un Widget permettant de créer facilement votre annuaire d'entreprise dans Microsoft. En plus d'être sécurisé et constamment mis à jour, il se décline sous plusieurs formes pour s'adapter à tous les usages : Annuaire d'entreprise, trombinoscope, organigramme et profils d'utilisateurs personnels.
1.a. Les bénéfices de l’annuaire d’entreprise pour les employés
L'annuaire d'entreprise offre de nombreux avantages aux employés :
- La recherche d’un expert ou d’une expertise, grâce à la recherche par nom, département, fonction, compétences ;
- La visualisation et édition de son profil, pour mettre en avant ses réalisations et ses compétences ;
- L’accès aux profils des autres collaborateurs, pour mieux comprendre les rôles et les connaissances de chacun ;
- La mise en relation en 1 clic depuis le profil des autres collaborateurs, être redirigé vers la messagerie et commencer à collaborer sans tarder ;
- La visualisation des équipes sous forme d’organigramme pour mieux comprendre l’organisation de l’entreprise.
1.b. Les bénéfices du composant Trombinoscope pour les administrateurs
Grâce à ses fonctionnalités avancées, Jint offre des avantages considérables aux administrateurs :
- La gestion des profils importés dans l'annuaire, pour créer un compte à chaque nouveau collaborateur, dès son arrivée à son poste de travail ;
- Le choix des champs affichés dans la section « Mon compte » de chaque utilisateur ;
- La personnalisation du formulaire d'édition de profil ;
- La mise en page et la personnalisation du Branding du composant aux couleurs de votre société ;
- Le paramétrage avancé pour adapter l’outil à vos préférences.
2. Fonctionnement de l’annuaire d’entreprise de Jint
L’écosystème a aussi évolué depuis la sortie de ce composant : Microsoft Copilot permet aujourd’hui d’interroger l’annuaire en langage naturel directement depuis Microsoft 365, et Viva Engage propose sa propre vue des profils collaborateurs. Voici comment ces options se comparent à un annuaire d’entreprise Jint :
La puissance du composant Trombinoscope de Jint réside dans sa synchronisation avec Microsoft Entra ID (anciennement Azure Active Directory) et les données de profil Microsoft 365.
📍Définition de Microsoft Entra ID :
Microsoft Entra ID (anciennement Azure Active Directory) est un service Microsoft basé sur l’infonuagique qui permet de gérer les identités et les accès. C’est une base de données comprenant notamment les identifiants Microsoft, le nom et la licence de chaque compte employé. Il est utilisé par les employés pour se connecter aux applications Microsoft 365 et aux applications SaaS.
Pour plus d’informations, consultez la documentation Microsoft sur Entra ID.
📍À propos des données de profil Microsoft 365 (anciennement via Delve) :
Depuis le retrait de Delve par Microsoft en décembre 2024, les informations enrichies de profil (photo, rôle, coordonnées) sont accessibles directement depuis les cartes de profil de Microsoft 365, Microsoft Search et SharePoint.
Pour plus d’informations, consultez le guide Microsoft sur le retrait de Delve.
Le composant Jint fait remonter les données de ces 2 applications, les mets à disposition dans une belle interface facile à utiliser :
👉 La liste des employés et leurs accès sont toujours à jour grâce à Microsoft Entra ID ;
👉 Les renseignements sont complets grâce aux données de profil Microsoft 365 ;
👉 L’UX design fait du trombinoscope un outil pratique qui décuple les possibilités de collaboration interne grâce à Jint.
Les usages du composant Trombinoscope sont nombreux. C’est pourquoi nous vous proposons de découvrir quelques fonctionnalités en détail.
2.a. Créer et mettre à jour son profil
Lors de la première connexion à la Digital Workplace, l’employé s’authentifie avec son compte Microsoft. Il retrouve alors son profil, tel qu’il apparait sur le trombinoscope pour les autres collaborateurs. Il peut vérifier et mettre à jour ses informations : votre nom et prénom, coordonnées, photo de profil, poste occupé, présentation, compétences, projets menés, centres d’intérêt, etc.
2.b. Rechercher mes collaborateurs
L’utilisateur peut ensuite explorer l’annuaire grâce à la barre de recherche avancée. Des suggestions personnalisées aident l’utilisateur à cibler sa demande. Par exemple, il peut :
- Aller directement à la page de profil de la personne qu’il recherche.
- Lancer une recherche par fonction, département, projet, compétences.
- Lancer une recherche libre sur n’importe quel propriété de profil.
Une recherche pourra filtrer tous les commerciaux travaillant à Lille ayant été partie prenante du projet Microsoft Office. À partir de cette liste, il est possible d’explorer le profil de chaque employé et de voir l’organigramme de leur équipe.
Il ne reste plus qu’à entrer en contact. En cliquant sur l’icône de messagerie qu’il préfère, l’utilisateur sera redirigé vers la messagerie instantanée de l’entreprise ou sa boîte mail.
2.c. Éditer son profil dans l’annuaire
Édition du profil depuis les données Microsoft 365
L’utilisateur peut cliquer sur un bouton pour éditer son profil. Cette action le redirige par défaut vers la carte de profil Microsoft 365 (accessible depuis Microsoft 365, Microsoft Search ou SharePoint).
Formulaire personnalisé
Plusieurs raisons peuvent vous pousser à ne pas vouloir utiliser le formulaire d’édition de profils natif de Microsoft 365 :
- Il n’est pas souhaitable que vos utilisateurs sortent de l’intranet pour cette action.
- L’accès à certaines propriétés de profil est limité dans votre organisation.
- Vous avez besoin d’un formulaire d’édition personnalisé.
- Des processus précis doivent être définis.
Pour répondre à tous ces cas, nous vous permettons d’ouvrir un formulaire personnalisé en panel. Directement dans votre annuaire d’entreprise. Cela peut être une application PowerApps, un formulaire Microsoft Forms ou bien n’importe quelle application/formulaire créée par votre entreprise.
En combinant un formulaire avec les capacités de Power Automate dans Microsoft 365, vous pouvez rapidement mettre en place une solution complète adaptée à votre entreprise !
Par exemple :
1. L’utilisateur demande l’édition de son profil.
2. Certaines propriétés sont directement modifiées.
3. D’autres propriétés demandent une validation à priori ou a postériori, par son manager ou par le service compétent en fonction de la propriété.
Par conséquent, plusieurs de vos services pourraient bénéficier de cette interface simple dans laquelle ils seront mis au courant des demandes de vos collaborateurs.
2.d. Gérer les profils qui ont été téléchargés dans le répertoire de l'entreprise
Synchroniser les profils
Vous êtes dans Microsoft 365 ? Vos profils utilisateurs sont sûrement déjà synchronisés avec votre annuaire d’entreprise. Si ce n’est pas le cas, il est toujours possible de mettre en place une synchronisation dans le cadre de votre projet. Cela profitera à toutes vos fonctionnalités Microsoft 365.
Choisir les profils affichés
Tous les profils présents dans votre annuaire d’entreprise ne sont pas bons à afficher à vos collaborateurs :
- Comptes de service ;
- Utilisateurs ayant quitté l'entreprise ;
- Utilisateurs externes...
Vous pouvez définir une requête personnalisée permettant de choisir les comptes à inclure ou exclure. Par exemple, ne pas afficher les utilisateurs dont l’email contient -old, ou -ext.
Guide pas-à-pas : configurer votre annuaire de A à Z
Voici la séquence concrète pour passer d'un Entra ID brut à un annuaire d'entreprise fiable dans Microsoft 365.
- Auditez les attributs existants. Ouvrez Entra ID et vérifiez l'état des champs poste, service, gestionnaire, localisation et téléphone pour un échantillon de comptes. C'est presque toujours là que les surprises apparaissent.
- Nettoyez avant de synchroniser. Désactivez les comptes de service et les profils d'employés partis. Synchroniser un annuaire sale ne fait que rendre le problème plus visible, pas le régler.
- Définissez les attributs personnalisés manquants. Compétences, équipe projet, langues parlées : ajoutez-les comme extensions de schéma Entra ID ou comme colonnes SharePoint selon votre architecture.
- Automatisez la synchronisation avec votre SIRH. Reliez Entra ID à votre système RH (Workday, SAP SuccessFactors ou équivalent) pour que les changements de poste ou les départs se répercutent sans intervention manuelle.
- Construisez un formulaire personnalisé si nécessaire. Si le formulaire natif de Microsoft 365 ne couvre pas vos besoins (champs spécifiques, validation par un gestionnaire), montez une application PowerApps reliée à un flux Power Automate pour gérer les approbations.
- Paramétrez l'affichage dans Jint. Choisissez les champs visibles, excluez les comptes non pertinents par requête personnalisée, et ajustez le branding aux couleurs de votre organisation.
- Testez avec un groupe pilote. Un département ou une équipe suffit pour repérer les champs mal mappés avant un déploiement à toute l'entreprise.
- Documentez le processus de mise à jour. Qui déclenche la désactivation d'un compte au départ d'un employé ? Qui valide un changement de poste ? Sans réponse écrite, l'annuaire redevient obsolète en quelques mois.
Gouvernance et sécurité : qui a accès à quoi
Un annuaire d'entreprise expose des données personnelles. Avant de le déployer à grande échelle, clarifiez qui peut voir quoi, et qui décide.
Répartir les rôles entre IT et RH
La synchronisation technique et la configuration d'Entra ID relèvent de l'IT. Mais décider quels champs afficher, valider les fiches des nouveaux arrivants et confirmer la désactivation des comptes au départ d'un employé, c'est aux RH de le faire. Sans ce partage clair, l'annuaire dérive vite : postes obsolètes, anciens employés toujours visibles, fiches incomplètes.
Distinguer les données publiques des données sensibles
Le poste, le service, le bureau et le courriel professionnel peuvent généralement s'afficher sans friction. Le numéro de cellulaire personnel, l'adresse résidentielle ou toute donnée médicale liée à un accommodement ne devraient jamais s'y trouver, même si elles existent quelque part dans Entra ID. Définissez une liste explicite des attributs affichables et laissez le reste hors du composant.
Respecter la Loi 25 (et le RGPD pour vos filiales européennes)
Au Québec, la Loi 25 encadre la collecte et la diffusion de renseignements personnels, y compris à l'interne. Un employé doit savoir quelles informations le concernant sont visibles dans l'annuaire, et disposer d'un moyen simple pour en demander la correction ou le retrait de certains champs (photo, numéro personnel). Documentez cette politique quelque part d'accessible, pas seulement dans la tête de l'équipe IT.
Prévoir un cycle de revu
Un annuaire n'est jamais « fini ». Fixez une cadence de révision (trimestrielle, semestrielle) pour repérer les comptes fantômes, les postes non mis à jour et les champs qui ne servent plus à personne.
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