Comment créer un intranet accessible sur mobile ?

En à peine une décennie, le téléphone mobile est devenu l'appareil numérique le plus utilisé par les Français pour naviguer sur Internet. En 2023, selon Statista, 50,7 % du trafic web français s'est fait sur un smartphone. Au Canada, cette bascule vers le mobile suit une tendance similaire, en particulier chez les travailleurs de première ligne rarement assis devant un poste fixe.

Pour offrir une expérience optimale aux employés, en particulier pour les travailleurs de première ligne, renforcer l'engagement des employés et encourager le partage d'informations, les organisations doivent intégrer cette nouvelle habitude dans leurs stratégie de communication interne.

La solution ? Équipez-vous d'une application intranet mobile qui rend l'intranet de votre entreprise facilement accessible et agréable à utiliser, à la fois pour les employés de première ligne, les équipes hybrides et le personnel du siège social.

Alors, comment créer un intranet accessible aux appareils mobiles ? Dans cet article, Jint explore le sujet : les besoins des employés, les fonctionnalités essentielles d'un intranet mobile, les étapes à suivre pour rendre votre plateforme intranet disponible sur les smartphones et les meilleures solutions intranet pour les appareils mobiles.

Application mobile ou intranet responsive : lequel choisir ?

Avant de se lancer, une question mérite d’être tranchée : avez-vous vraiment besoin d’une application native, ou un intranet responsive (accessible depuis un navigateur mobile, sans installation) suffit-il ?

Pour des collaborateurs principalement postés devant un ordinateur, qui consultent l’intranet ponctuellement depuis leur téléphone, un site responsive bien conçu peut suffire : pas de développement ni d’abonnement supplémentaire, et le contenu s’adapte automatiquement à l’écran.

Pour les travailleurs de première ligne, l’application native change la donne sur trois points concrets que le responsive ne couvre pas :

• Les notifications push. Un site consulté dans un navigateur ne peut pas alerter un employé en temps réel ; une application installée, si.
• L’icône sur l’écran d’accueil. Elle rend l’intranet aussi accessible que les réseaux sociaux personnels, sans URL à retaper ni favori à retrouver.
• L’accès à certains contenus hors connexion, utile pour les équipes qui travaillent dans des zones mal couvertes (entrepôts, sous-sols, chantiers).

En résumé : le responsive convient à un usage ponctuel et informatif, l’application mobile s’impose dès que l’engagement, la réactivité en temps réel ou l’inclusion des travailleurs sans poste fixe deviennent un enjeu.

Les besoins des équipes mobiles ou hybrides

Une application intranet répond aux différents besoins des employés d'aujourd'hui :

Accessibilité de l'intranet pour tous les profils

Une application mobile est la solution idéale pour rendre votre intranet accessible à tous vos employés. Tant qu'ils sont équipés d'un smartphone, vos équipes sur site, vos employés d'usine, votre personnel de vente au détail, vos conseillers itinérants ou vos vendeurs en voyage d'affaires peuvent utiliser votre réseau interne de manière fluide, agréable et sécurisée.

Grâce à cet outil de communication et de collaboration interne, mobile et les travailleurs de première ligne sont pleinement intégrés à la vie de l'entreprise. Ils ont accès aux mêmes canaux d'information et de communication que les employés de bureau, ce qui renforce leur engagement et leur sentiment d'appartenance.

Les besoins exprimés par les employés de première ligne sont importants. En effet, selon Forrester, 63 % d'entre eux sont mécontents de la technologie mise à leur disposition. Proposer une version mobile de votre intranet à vos employés vous permet ainsi de répondre efficacement à cette forte demande.

Pour faciliter la transition, choisissez une solution d'intranet mobile accessible à tous les employés, y compris ceux qui n'ont pas de licence Microsoft. Les employés, en particulier les travailleurs de première ligne sans licence Microsoft, peuvent alors se connecter à votre plateforme intranet mobile même s'ils ne disposent pas d'informations d'identification Microsoft ou d'un profil Active Directory. Par exemple, l'application mobile Jint permet aux employés d'accéder à votre espace de travail numérique Microsoft 365 via leur téléphone, même sans licence. Votre intranet SharePoint n'exclut donc personne.

Travailler en déplacement ou sur le terrain

Qu'ils travaillent dans un magasin, un entrepôt, sur le site d'un client ou à bord d'un train, vos employés ont besoin d'un accès rapide à leurs outils de travail numériques, à leurs canaux de communication, à leur calendrier, à l'annuaire de l'entreprise, à leurs listes de tâches, à leurs fichiers partagés ou à leurs informations RH.

Grâce à son application intranet mobile, un technicien travaillant sur le site d'un client peut, par exemple, consulter le manuel technique de l'entreprise dans la bibliothèque de documents, chercher une procédure dans le wiki interne ou trouver un expert dans l'annuaire qui peut l'aider, le tout sans retourner au bureau ou passer de nombreux appels. Il en résulte un gain de temps et une plus grande satisfaction des clients.

Collaboration rapide et réactive

Un intranet moderne accessible via mobile répond également à la nécessité de rationaliser la collaboration interne et le travail collaboratif entre équipes dispersées. Les travailleurs sur le terrain et en déplacement restent connectés et synchronisés avec leurs collègues. Un consultant ou un vendeur itinérant peut, par exemple, continuer à co-éditer une présentation PowerPoint avec son équipe et avoir toujours accès à la dernière version d'un document.

Grâce aux notifications en temps réel, à la messagerie intégrée (e-mail, réseau social d'entreprise, chaînes et équipes Teams, etc.), aux fils d'actualités ou aux calendriers partagés, les employés reçoivent rapidement les informations dont ils ont besoin pour collaborer, même lorsqu'ils sont éloignés les uns des autres. Dites adieu à problèmes de communication qui entravent les performances et créent des tensions.

Grâce à une application intranet mobile, un responsable d'entrepôt qui constate un retard imprévu peut, par exemple, informer les chauffeurs-livreurs des créneaux de livraison mis à jour simplement en mettant à jour le planning partagé et en envoyant automatiquement une notification sur leur smartphone. En conséquence, les employés de première ligne deviennent plus productifs et fournissent un meilleur service aux clients de l'entreprise.

Caractéristiques essentielles d'un intranet mobile

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Pour répondre aux besoins des employés, être adoptée par eux et les aider à gagner en efficacité et en engagement, votre portail intranet mobile doit inclure plusieurs fonctionnalités essentielles :

Une expérience utilisateur optimisée (UX)

Selon Lakeside Software, 52 % des travailleurs de première ligne pensent que l'expérience numérique des employés doit être une priorité absolue, et 20 % des dirigeants estiment qu'il est nécessaire d'améliorer l'expérience numérique de leurs équipes. Votre application intranet mobile doit donc répondre à ces attentes en proposant une expérience utilisateur (UX) optimisée.

En d'autres termes, l'utilisation de votre solution intranet mobile doit être intuitive. Les utilisateurs devraient être en mesure de trouvez et consultez les informations, les outils, les contacts, les conversations ou les documents dont ils ont besoin pour travailler efficacement au quotidien. Ils devraient également pouvoir naviguer facilement entre leurs différentes applications, sans perdre de temps à les parcourir ou à rechercher celles qu'ils utilisent le plus souvent.

Enfin, pour être attrayante et devenir un véritable outil d'engagement, votre plateforme intranet mobile doit être personnalisée avec l'image de marque de votre entreprise et refléter sa culture. Vos employés devraient être capables de reconnaître les principaux éléments de votre identité visuelle, par exemple le nom, le logo et la palette de couleurs de votre organisation.

Des notifications en temps réel

Les alertes en temps réel sont essentielles pour faire de votre application intranet mobile un outil efficace de collaboration, de communication interne et d'engagement. Lorsque vous publiez un article sur votre intranet, lorsqu'un collègue met à jour une liste de tâches ou lorsqu'un employé modifie un document, les utilisateurs concernés doivent être rapidement informés. Grâce aux notifications en direct, l'intranet mobile permet ainsi une meilleure information des équipes et une plus grande réactivité individuelle, contribuant ainsi à la performance collective.

Sécurité renforcée

Sur site ou à distance, la sécurité des données de votre organisation est primordiale. La version mobile de l'intranet de votre entreprise doit donc protéger vos informations contre les fuites de données, les cyberattaques ou le vol d'identité. Pour y parvenir, la solution choisie doit inclure un système d'authentification robuste, le chiffrement des données, la gestion des droits d'accès, la surveillance et la détection des menaces et, bien entendu, des mises à jour et des correctifs réguliers.

Étapes pour rendre votre intranet accessible sur mobile

La mise en place d'un intranet mobile est une étape clé de la transformation numérique de votre entreprise. Cet outil de gestion des connaissances, de collaboration et de communication contribue à améliorer les performances organisationnelles et est essentiel pour conserver les travailleurs de première ligne. Alors, comment créer un intranet accessible par smartphone ? Regardons-le de plus près.

Évaluation des besoins et audit de l'utilisation actuelle

Comme tout projet de transformation numérique, la création d'une version mobile de l'intranet de votre entreprise commence par analyser les besoins de vos employés, les pratiques actuelles et les processus qui peuvent être améliorés grâce à un intranet mobile.

Si vous êtes une entreprise de vente au détail, par exemple, votre personnel de vente en magasin peut avoir besoin d'accéder plus facilement aux informations sur les stocks afin de répondre plus rapidement aux demandes des clients sans avoir à traverser le magasin pour utiliser un ordinateur partagé.

Pour identifier les besoins de vos employés, comprendre leurs habitudes, détecter les points faibles et saisir précisément leurs priorités, adoptez une approche participative, en organisant des enquêtes internes, des entretiens et des ateliers collaboratifs, par exemple.

Choisir les bons outils et technologies

Une fois que votre cahier des charges est prêt, il est temps de choisir la solution qui répond à ses exigences. Pour trouver l'application intranet la mieux adaptée à votre entreprise, comparez les outils en évaluant leur compatibilité avec votre système d'information existant, leur convivialité, leurs capacités de personnalisation et leurs niveaux de sécurité et de conformité.

Ensuite, examinez la tarification en tenant compte à la fois de l'investissement initial et des coûts de maintenance, ainsi que des gains de productivité (ROI) attendus.

Enfin, pour vous aider dans votre décision et réduire les risques liés à l'adoption de votre nouvelle solution intranet mobile, demandez à un petit groupe d'utilisateurs de le tester avant de le déployer à plus grande échelle.

Déploiement et support progressifs

Une fois votre application intranet mobile sélectionnée, procédez à l'installation, à la migration des données et à l'intégration avec votre logiciel existant. Ensuite, lancez une campagne de communication interne par le biais d'affiches, de newsletters, de séminaires ou en mettant en place un programme d'ambassadeurs numériques. L'objectif : informer les collaborateurs du lancement de la plateforme, les sensibiliser à ses avantages et les rassurer.

Dans le même temps, formez vos équipes pour utiliser votre nouvelle application intranet mobile. Proposez des ateliers, des tutoriels et un programme de mentorat associant les premiers utilisateurs à des utilisateurs plus hésitants. Fournissez également support technique sous la forme d'une FAQ, d'un chat ou d'une hotline pour résoudre rapidement les problèmes que les employés peuvent rencontrer.

Enfin, surveiller l'adoption de l'intranet mobile vous permet d'ajuster votre stratégie après le lancement : voir plus bas comment la mesurer concrètement.

Solutions d'intranet mobile

Vous recherchez la meilleure application intranet mobile pour améliorer la productivité et l'engagement des employés, que ce soit sur site, à distance ou en déplacement ? Deux solutions se démarquent à nos yeux :

L'application mobile Microsoft Teams

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L'application Teams vous permet de créer un intranet social sur mobile. Cette solution présente l'avantage d'être entièrement intégré aux autres outils Microsoft 365, garantissant un haut niveau de sécurité et une interopérabilité fluide entre les différents programmes (Teams, OneDrive, Outlook, SharePoint, etc.). De plus, un intranet mobile via Microsoft Teams est facilement adopté par les employés qui connaissent déjà la version de bureau.

Cependant, pour que vos employés puissent accéder à la plateforme, vous devez acheter une licence Microsoft pour chacun d'entre eux. Teams a également des limites fonctionnelles et visuelles. Il est peu personnalisable et configurable, ce qui vous empêche de créer un environnement de travail numérique totalement engageant et intuitif qui reflète l'identité de votre entreprise.

L'application mobile Jint

L'application mobile Jint est une extension de votre espace de travail numérique Microsoft 365. C'est entièrement intégré à votre environnement Microsoft 365. Comme Teams, il intègre les fonctionnalités essentielles d'un bon intranet mobile (notifications en temps réel, informations ciblées, recherche de documents, etc.).

Cependant, contrairement à Teams, l'application mobile intranet Jint est accessible aux utilisateurs sans licence Microsoft. Cela se traduit par moindre coûts, mais aussi plus de flexibilité et d'inclusivité, ainsi qu'un déploiement et une gestion simplifiés. La version mobile du Jint Digital Workplace se distingue également de Teams par ses nombreuses options de personnalisation et de configuration (logo, couleurs, etc.), vous permettant d'adapter l'interface aux besoins de vos employés et de garantir une expérience utilisateur optimale.

Comment mesurer l’adoption de votre application intranet mobile ?

Déployer l’application ne suffit pas : encore faut-il vérifier qu’elle est réellement utilisée, et pas seulement installée. Quatre indicateurs suffisent pour suivre l’essentiel :

• Le taux d’utilisateurs actifs (quotidiens et mensuels), rapporté au nombre de comptes créés : il révèle l’écart entre déploiement et adoption réelle.
• La fréquence et la durée des sessions. Un intranet mobile consulté deux minutes par semaine n’a pas le même impact qu’un outil ouvert plusieurs fois par jour.
• Le taux d’ouverture des notifications push. C’est un signal direct de la pertinence de vos contenus et de la qualité de votre ciblage.
• Le volume de demandes au support technique. Un pic juste après le lancement est normal ; s’il ne redescend pas, c’est le signe d’un problème d’ergonomie ou de formation à corriger.

Consultez régulièrement un tableau de bord regroupant ces indicateurs plutôt que de les vérifier ponctuellement : c'est ce qui permet de repérer une baisse d'usage avant qu'elle ne devienne un problème. Comparez aussi ces chiffres avant et après chaque campagne de communication interne ou chaque nouvelle fonctionnalité : cela objective l’impact de vos actions, plutôt que de vous fier uniquement aux retours qualitatifs de vos équipes.

Comment créer un intranet accessible aux appareils mobiles ? Conclusion.

La croissance du travail à distance et l'utilisation généralisée des smartphones dans la routine quotidienne pour l'information et la communication rendent la mise en place d'un intranet mobile essentielle dans chaque entreprise. Grâce à cette technologie, tous vos employés, y compris le personnel de première ligne, sont inclus dans la vie de l'organisation et ont accès aux ressources dont ils ont besoin pour travailler efficacement au quotidien.

La meilleure façon de déployer une version mobile de votre intranet, surtout si vous travaillez dans l'environnement Microsoft 365, est d'adopter une application entièrement mobile qui se connecte directement à votre espace Microsoft 365. Il doit être accessible aux utilisateurs sans licence Microsoft afin de garantir qu'aucun profil n'est exclu, tout en étant personnalisable et configurable pour répondre aux besoins spécifiques de vos employés et refléter la culture de votre entreprise. L'application mobile Jint répond parfaitement à ces critères. Nous contacter pour en savoir plus sur cette solution et créer facilement la version mobile de votre intranet.